¿Qué es un empleado?
Los empleados son los empleados de nivel inferior de la empresa. Generalmente se dedican al procesamiento de documentos. Sin embargo, algunas empresas dividen los niveles de empleados, empleados y personal. Las empresas tienen requisitos muy altos para los empleados y también otorgan algunos poderes.
De hecho, los llamados oficinistas también son personal administrativo, es decir, asistentes de gerentes y similares. Pero en diferentes empresas, el trabajo realizado por los empleados varía. Normalmente, los empleados realizan tareas como procesamiento de textos, clasificación de documentos, copia de documentos, contestar llamadas telefónicas y manejar los asuntos diarios de la oficina (recibir invitados, limpiar, comprar material de oficina, etc.). Considerándolo todo, es bastante complicado. Además, en algunas empresas los empleados también ayudan a los contadores a realizar algunos trabajos de contabilidad. Generalmente, se requieren operaciones informáticas básicas (diferentes empresas tendrán requisitos específicos: significa que el contenido y la competencia de las operaciones informáticas son diferentes. Por supuesto, es posible que algunas empresas no requieran computadoras). Algunas empresas grandes también tienen requisitos de idioma (mandarín). , inglés, etc.), y el otro son algunas cualidades integrales que poseen las propias partes (actitud laboral, carácter ideológico y moral, capacidad para el trabajo, etc.).
1. Clasificación de los secretarios
Los secretarios del ICBC se dividen en dos categorías:
1. Los secretarios son secretarios en el sentido ordinario.
2. "Secretario" no es un empleado en el sentido ordinario.
3. Dividido principalmente en: empleado administrativo, empleado de personal, empleado de redacción, archivador y empleado de ventas.
①Los empleados administrativos son los principales responsables de los asuntos diarios de la oficina.
②El empleado de personal es el principal responsable de la asistencia del personal, la contratación de personal, el cálculo de salarios, la tramitación de la seguridad social y la gestión logística.
③Los redactores publicitarios son los principales responsables de redactar documentos, contratos y otros documentos.
④Los empleados de archivo son los principales responsables de gestionar los documentos, contratos y otra información relacionada de la empresa.
⑤El empleado de ventas es el principal responsable de ayudar en la gestión, clasificación, clasificación, archivo y almacenamiento de los contratos de venta y otros documentos de marketing.
2. Responsabilidades del oficinista: Principalmente responsable de reuniones, documentos, sellos, archivos, recepción, carteles publicitarios, envío y recepción de documentos y periódicos, específicamente:
1. y transferir llamadas telefónicas; recibir visitas.
2. Responsable del trabajo de secretaría, información, confidencialidad y confidencialidad de la oficina, y realizar un buen trabajo en la recopilación y organización de los archivos de la oficina.
3. Responsable de la limpieza de la oficina del gerente general.
4. Llevar actas de las reuniones.
5. Responsable de la distribución de documentos de la empresa, cartas, correos electrónicos, periódicos y revistas.
6. Responsable del envío y recepción de faxes.
7. Responsable del almacenamiento del almacén de oficina y del registro de artículos que entran y salen del almacén.
8. Elaborar la columna publicitaria de la empresa.
9. Conservar y utilizar el sello oficial de acuerdo con la normativa de gestión de sellos de la empresa y ser responsable del mismo.
10. Hacer un buen trabajo en los gastos del comedor de la empresa y el registro del diario, hacer estadísticas sobre los gastos de comidas y recopilar y llevar los gastos de comidas.
11. Envío de declaraciones mensuales de protección ambiental y presentación de declaraciones de seguridad social.
12. Gestionar bien los materiales de los archivos de personal de los empleados, establecer y mejorar la gestión de los archivos de personal de los empleados y hacer cumplir estrictamente los procedimientos de préstamo de archivos.
13. Seguro y solicitud de seguro social.
14. Calcule las estadísticas de asistencia mensual y envíelas al departamento de finanzas para su contabilidad y mantenimiento de registros.
15. Gestionar diversos inmuebles de oficinas, utilizarlos racionalmente y mejorar su eficiencia, y promover la frugalidad.
16. Aceptar otros trabajos temporales.
3. Responsabilidades del Secretario Administrativo
1. Bajo el liderazgo del Gerente del Departamento de Planificación, ser responsable del diseño, planificación, implementación y gestión comercial de los planes de actividades promocionales de la empresa.
2. Responsable de elaborar el presupuesto anual de actividades promocionales de la empresa, presentar el plan de promoción anual, formular y coordinar el tiempo de promoción y planificar la selección de actividades promocionales en cada región.
3. Responsable de la gestión de orientación laboral y aprobación de las actividades promocionales en cada región, y ayudar a cada mercado regional en la realización de actividades promocionales.
4. Responsable de formular el plan de relaciones públicas de la empresa y el plan de implementación, planificar y organizar la implementación de las actividades de relaciones públicas.
5. Responsable de la gestión del plan y archivo de documentos de las actividades promocionales, evaluar la efectividad de las actividades y presentar informes trimestrales de análisis de las actividades promocionales.
6. Completar otras tareas asignadas por el responsable de planificación.
4. Responsabilidades del Secretario de Archivo:
1. Responsable de redactar las actas de las reuniones administrativas de la empresa y otras reuniones periódicas.
2. Responsable del desembalaje, registro, circulación y urgencia de diversos documentos, hacer un buen trabajo en la recepción, clasificación, mantenimiento y estadísticas de los diversos archivos de la empresa e implementar una gestión centralizada y unificada.
3. Responsable del almacenamiento de diversos documentos y archivos y elaboración de estadísticas.
4. Responsable del préstamo, copia y utilización de archivos, preparando las herramientas de búsqueda y los materiales de referencia necesarios según sea necesario, prestando atención a la retroalimentación de la información, brindando comodidad para la revisión de archivos por parte de varios departamentos de la empresa y con cuidado. mantener registros de uso.
5. Recopile todo tipo de archivos de manera oportuna, haga un buen trabajo en el trabajo de archivo diario y haga un buen trabajo en la clasificación, reparación, encuadernación, catalogación y archivo.
6. Responsable de la aceptación y evaluación de los documentos archivados para garantizar que estén completos, completamente firmados, cuidadosamente encuadernados, científicamente clasificados y fáciles de usar.
7. Responsable de la inspección periódica de los archivos, la rápida recopilación de los archivos prestados y garantizar que las cuentas sean coherentes.
8. Limpiar los archivos y registrar la temperatura y la humedad todos los días, implementar medidas antirrobo, prevención de incendios, prevención de polvo y otras medidas de seguridad, y reparar y copiar archivos dañados o deteriorados de manera oportuna.
5. Requisitos profesionales del empleado:
1. Tener buenas habilidades de escritura, ya sea escribiendo cosas "sólidas" o "huecas". Además, es necesario ser bueno para comprender las intenciones del líder (a veces, es posible que él no pueda expresar bien lo que quiere decir, pero usted debe poder ponerse en su lugar).
2. La eficiencia del trabajo debe ser alta y la memoria debe ser súper fuerte, porque hay muchas cosas triviales y emergencias que resolver. A veces hay algunas cosas pequeñas y de largo plazo que deben solucionarse. hecho. Si lo olvida accidentalmente, las consecuencias serán desastrosas.
3. Si eres secretario del líder, también debes cuidar bien el día a día del líder, pensar en él y cuidarlo, es muy importante hacerlo bien.
4. El trabajo de los dependientes es relativamente complicado. Algunos dependientes de las pequeñas empresas suelen barrer el suelo, limpiar las mesas y echar agua cuando viene alguien. Debe ser capaz de pensar y pensar, y saber qué hacer y qué no hacer.
5. Los empleados con conocimientos de informática pueden utilizar software de oficina "de oficina".