¿Cuáles son los principales vínculos involucrados en el proceso comercial de adquisiciones empresariales?
Sistema de gestión y procesos comerciales de adquisiciones (prueba)
Disposiciones generales
Artículo 1 Para satisfacer las necesidades del rápido desarrollo de la empresa, con el fin de fortalecer adquisición y pago de materiales de la empresa Para el control interno de cada enlace, el Departamento de Finanzas, bajo la instrucción del Sr. Li y con la cooperación del Departamento de Proyectos, el Departamento de Compras y otros departamentos, formuló especialmente este sistema.
Artículo 2 El requisito básico del sistema de control interno para las actividades de adquisiciones externas es que se separen las funciones incompatibles en adquisiciones y pagos, incluyendo:
(1) Personal de aprobación de pagos y pagos Los ejecutivos no pueden encargarse de la búsqueda de proveedores y negociar precios al mismo tiempo;
(2) El negociador, la persona que celebra el contrato y el comprador del contrato de adquisición no pueden ser atendidos por una sola persona al mismo tiempo;
(iii) ) El comprador de bienes no puede ser responsable de la aceptación y contabilidad de los bienes al mismo tiempo.
Artículo 3 División de Departamentos de Compras
(1) Adquisición de materias primas de producción: el departamento de compras es responsable de su gestión.
(2) Adquisición diaria de material de oficina: el departamento administrativo o su departamento designado o persona dedicada es responsable de su manejo.
(3) Para la adquisición de materiales importantes, cuando sea necesario, el gerente general asignará una persona especial o departamento designado para manejar las operaciones de adquisición.
Artículo 4 Métodos de contratación
En general, elija uno de los siguientes métodos más ventajosos para la contratación:
(1) Contratación planificada centralizada: cualquier persona con * ** Para materiales de la misma naturaleza, es más ventajoso comprarlos a través de un plan centralizado. Antes de comprar, notifique al departamento solicitante para que presente una solicitud de acuerdo con el plan, y el departamento de compras se encargará de la adquisición de forma centralizada.
(2) Adquisición de cotizaciones a largo plazo: para materiales que se usan con frecuencia y en grandes cantidades, el departamento de compras debe seleccionar al proveedor con anticipación, negociar el precio de suministro a largo plazo y notificar al solicitante. Departamento para enviar la propuesta según sea necesario después de la aprobación.
(3) Sin el consentimiento por escrito del líder de la empresa, ningún proveedor existente de materias primas y auxiliares podrá cambiarse o reemplazarse sin permiso si hay un proveedor más adecuado y el proveedor original necesita ser reemplazado; , el departamento de compras debe presentar una declaración por escrito. Los cambios en los materiales de la declaración del proveedor sólo se pueden realizar después de obtener una aprobación por escrito.
(4) Una vez completadas la consulta y la negociación, se requiere el consentimiento por escrito del líder de la empresa antes de poder fijar el precio; de lo contrario, la empresa no aprobará el precio (en circunstancias especiales, el director general el consentimiento debe obtenerse por teléfono); esto puede causar que la persona responsable sea la única responsable de las consecuencias.
(5) La empresa deberá designar o autorizar a una persona para que sea responsable de firmar el contrato de adquisición, de lo contrario se considerará inválido.
Artículo 5 Consulta, comparación de precios y negociación
(1) El personal de manipulación clasificará la información de cotización del fabricante y realizará investigaciones y análisis en profundidad, y luego se comunicará con el fabricante. Por teléfono u otros métodos de contacto. Los proveedores negocian precios.
(2) Si la cantidad mínima de compra excede la cantidad de la solicitud, el personal de adquisiciones debe indicarlo en la solicitud después de negociar el precio e informarlo después de la firma y confirmación del supervisor.
(3) Después de recibir la "Solicitud de compra", el personal de compras debe seleccionar más de tres empresas de acuerdo con el tiempo de uso de los materiales comprados, las condiciones del mercado y los registros de compras anteriores o la información proporcionada por los fabricantes. Los proveedores realizan comparaciones de precios de productos por escrito, negocian precios después del análisis e informan los resultados de la negociación al supervisor por escrito.
(4) Cuando el departamento de adquisiciones recibe una situación de adquisición de emergencia contactada por teléfono por el departamento de solicitudes de compra (departamento de proyectos, departamento de gestión administrativa), el supervisor debe designar inmediatamente al personal de manejo para consultar y negociar los precios primero. , y esperar a que se reciba la solicitud. Una vez realizado el pedido, éste será procesado con prioridad según los procedimientos generales de compra.
Reglas de implementación específicas
Artículo 6 Diagrama de flujo de reembolso de adquisiciones
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Artículo 7 Solicitud de compra y adquisiciones
(1) El departamento usuario deberá completar el formulario de solicitud de compra (es decir, la primera página de la orden de compra) en función de las necesidades materiales reales del departamento y aclarar el nombre, las especificaciones, los estándares de ejecución de calidad, cantidad, precio, etc. de los materiales comprados, la fecha de uso, etc., se enviará al departamento de compras para su revisión. La solicitud de compra debe estar firmada por el director del departamento.
(2) Cuando el departamento de compras recibe la solicitud de compra enviada por el departamento usuario, si es necesario comprarla después de la revisión, el gerente de compras la firmará y luego solicitará la aprobación del gerente general.
Después de recibir la "Solicitud de compra" aprobada (es decir, la segunda página de la orden de compra), el personal de compras debe operar de acuerdo con los principios generales anteriores, comparar precios, seleccionar un proveedor adecuado y confirmar la entrega por teléfono o fax (llegada). fecha.
(3) La orden de compra deberá realizarse por cuadruplicado. La primera copia será la solicitud de compra presentada por el departamento de compras, la segunda copia será el formulario de solicitud de compra utilizado por el departamento de compras, y la segunda copia será el formulario de solicitud de compra utilizado por el departamento de compras. la tercera copia se enviará al departamento de finanzas (para la aprobación del comprador en el momento de la venta), la cuarta copia se entregará al encargado del almacén (para su aceptación).
Artículo 8 Aceptación y almacenamiento
(1) Después de que lleguen los materiales comprados, el comprador debe organizar de inmediato el departamento de supervisión de calidad y el administrador del almacén para realizar el inventario y la aceptación antes del almacenamiento. Durante el proceso de aceptación, primero debe comparar si el nombre del producto, las especificaciones, la cantidad y el precio unitario en la solicitud de compra y la factura son consistentes con los materiales recibidos, y luego verificar si los materiales están dañados y si el rendimiento es bueno o malo. Una vez aprobada la aceptación, el personal del departamento de aceptación debe preparar un formulario de aceptación numerado previamente de dos partes para los materiales recibidos y firmarlo como base para la aceptación e inspección de los materiales. La primera copia será retenida por el. departamento y la segunda copia se entregará al encargado del almacén.
(2) El encargado del almacén colocará los productos calificados en el almacén según los resultados del informe de inspección entrante (principalmente el formulario de aceptación. El formulario de almacenamiento debe estar firmado por el comprador y el encargado del almacén). . La devolución de productos no calificados será manejada por el comprador correspondiente. El formulario de almacenamiento debe redactarse por triplicado. La primera copia debe conservarse en el departamento, la segunda copia debe entregarse al departamento de finanzas y la tercera copia debe entregarse al comprador.
Artículo 9 Pago y Contabilidad
(1) Adquisición con Pago Anticipado
1 Si se requiere pago por adelantado según el contrato, el comprador deberá realizar una compra. formulario de solicitud, una copia del contrato y un aviso de pago (indicando el motivo del pago, monto del pago, nombre de la contraparte, banco y número de cuenta), y después de completar los procedimientos de aprobación del pago (el aviso de pago debe estar firmado por el gerente general), enviarlo al departamento financiero de la empresa para el negocio de pago anticipado.
2. Han llegado la mercancía y las facturas. Después de pasar la inspección y comprobar con el contrato de compra, facturas y listas, el comprador pega las notas de reembolso (formulario de solicitud de compra, formulario de almacenamiento, formulario de orden de compra). Entrega de bienes, factura, contrato de compra), previa revisión por parte del Departamento de Finanzas, firmada por el Gerente General y contabilidad realizada por el Departamento de Finanzas.
(2) Compra en efectivo
El comprador debe pedir dinero prestado al departamento de finanzas con una nota de préstamo firmada por el gerente general. Una vez devuelta la compra, el comprador acudirá al. almacén con la factura de compra Los procedimientos de almacenamiento están sujetos a la aceptación por parte del departamento de supervisión de calidad y custodio del almacén, y se emite un comprobante de almacenamiento (el comprobante de almacenamiento debe estar marcado con: nombre del proveedor, nombre de la mercancía, cantidad, unidad). precio, monto y firma del propósito). El recibo de almacén debe estar firmado por el comprador y el custodio. El comprador pega los recibos de reembolso (formulario de solicitud de compra, formulario de almacenamiento, factura de compra, contrato de compra) y, después de revisarlos por parte del departamento de finanzas, el gerente general los firma y luego realiza los procedimientos de reembolso.
(3) Adquisición pospago
El comprador pega el recibo de reembolso (formulario de solicitud de compra, formulario de almacenamiento, factura de compra, contrato de compra) y, previa revisión por parte del Departamento de Finanzas, firma por el director general. Cuando el proveedor necesite liquidar el pago, el departamento financiero remitirá el pago.
(4) Una vez llegada la mercancía y no llegada la factura, pasada la aceptación y verificado el contrato de compra, si lo solicita el proveedor y lo aprueba el gerente general, el pago puede se realizará con el aviso de pago, sin exceder el valor total de los bienes es RMB 80, y el saldo se pagará después de que se haya emitido la factura. Si la factura se ha emitido pero los bienes no han llegado, el precio de compra no es. permitido pagar. Una vez completado el negocio de compra, el departamento financiero debe instar al comprador a liquidar el saldo de la compra de manera oportuna sin dejar "colas".
(5) La adquisición de materiales debe obtener una factura antes del reembolso. A menos que existan circunstancias especiales, la factura debe ser una factura especial del impuesto al valor agregado.
¡Lo anterior es solo como referencia!