¿Cuáles son los principales aspectos del control interno de almacenamiento?
El almacén es el punto de apoyo del control interno y de la gestión del almacenamiento. El almacén generalmente debe estar equipado con supervisores de almacén, personal de aceptación, personal de recepción y envío y personal de registro. Esto permite la separación de funciones incompatibles en las operaciones de almacenamiento. Por ejemplo, la aceptación y el almacenamiento de objetos físicos deben estar separados de los registros; el emisor y el aprobador deben estar separados del encargado del inventario; el recuento del inventario debe ser realizado simultáneamente por personal de custodia, contabilidad y otro personal independiente de estas funciones. Si los puestos mencionados anteriormente están vacantes o el personal relevante está temporalmente fuera de su cargo, se deben designar sustitutos o personal temporal para que se hagan cargo para evitar la superposición temporal de responsabilidades o la desconexión de la gestión. A excepción del departamento de gestión física y el personal de almacenamiento, se debe restringir el acceso al inventario a otros departamentos y personal.
El control interno del almacenamiento incluye principalmente la aceptación de materiales en el almacén, el almacenamiento y mantenimiento de materiales, el inventario y registro de materiales, y la entrega y distribución de materiales.
Se aceptan materiales en el almacén
Cuando los materiales se colocan en el almacén, el personal de recepción primero debe recibirlos con el aviso de almacenamiento y verificar el nombre, especificaciones, cantidad, etc. de los materiales que ingresan al almacén. Los materiales entrantes con embalaje exterior dañado también deben desembalarse e inventariarse. Durante la inspección, si se encuentra que hay errores en la cantidad, especificación o modelo de los materiales de almacenamiento, o si los materiales están dañados, etc., deberán indicarlo en el aviso de almacenamiento y emitir una visa. y comuníquese con el personal relevante de manera oportuna para resolver adecuadamente el problema.
En segundo lugar, el personal de recepción también debe controlar estrictamente la calidad y verificar estrictamente los certificados de inspección en el embalaje o en las órdenes de entrega de los materiales que ingresan al almacén, de modo que los materiales que no estén calificados o tengan certificados de calidad incompletos sean no puesto en el almacén. Para los materiales que deben inspeccionarse, se debe preparar una hoja de inspección de calidad y enviarla al departamento correspondiente para su inspección al día siguiente de recibir los materiales. Al mismo tiempo, los materiales no inspeccionados deben estar estrictamente separados de los materiales inspeccionados o de los materiales no calificados. Sólo después de que la cantidad, las especificaciones, el modelo y la calidad de los materiales entrantes estén claros, el inspector de aceptación y el custodio del almacén pueden emitir el recibo y el inspector de aceptación y el custodio del almacén pueden firmar o sellar el formulario de recibo para su confirmación.
Almacenamiento y mantenimiento de materiales
Los custodios del almacén deben apilar rápidamente los materiales que hayan pasado la inspección en lugares específicos de acuerdo con las especificaciones y modelos. Se llevan a cabo inspecciones frecuentes de mantenimiento de los materiales. Para los materiales almacenados, se deben realizar inspecciones periódicas a prueba de fuego y humedad para evitar que los materiales del almacén se enmohezcan y se deterioren, y para garantizar que la calidad esté intacta. Organice inspecciones aleatorias al menos una vez al mes y mantenga registros de las inspecciones aleatorias para garantizar que las cuentas, las tarjetas y los artículos sean consistentes. Unificar la numeración del número de almacén, estantería, capa y posición de los materiales almacenados, y unificarlos con los números de las cuentas y tarjetas para facilitar la gestión del área de almacén.
Si se almacenan objetos de valor, mercancías peligrosas y otros artículos especiales (oro, plata y otros metales preciosos, productos químicos inflamables y explosivos, estupefacientes, etc.), es necesario restringir el acceso de personal no relacionado. Si fuera necesario, también se podrá realizar el acceso autorizado al interior del almacén. Los artículos especiales adquiridos por el departamento de compras deben entregarse al almacenista el mismo día. El personal de gestión del almacén que manipula la mercancía debe almacenar inmediatamente los materiales recibidos en la caja fuerte (almacén especial) e implementar el sistema de gestión de cinco dobles, es decir, cerraduras dobles, dos personas a cargo, dos personas en la entrega, dos personas en la recepción. , y el doble de personas en la entrega. Los artículos especiales en uso deben utilizarse exclusivamente para fines especiales y el saldo debe pagarse al tesoro. Controlar estrictamente, asegurar libros de cuentas claros y procedimientos completos.
Inventario y registros de materiales
Los custodios deben fortalecer el inventario de materiales bajo custodia. Después de cada recepción y distribución de materiales, deben registrar oportunamente las órdenes de entrada y salida de estos materiales. Realice inventarios con regularidad, mantenga registros de inventario y envíelos al departamento financiero y a la persona a cargo como referencia. Durante el inventario, si los materiales del almacén están por encima o por debajo del inventario, o están dañados, deteriorados, vencidos o no pueden usarse normalmente, se deben inspeccionar y analizar las razones, se deben identificar las responsabilidades y se deben tomar medidas. Una vez que el jefe de departamento confirma las cifras de pérdidas y ganancias, las cantidades del libro financiero y de almacén deben ajustarse de manera oportuna e informarse a la alta dirección de la empresa para su procesamiento.
Distribución de materiales fuera de almacén
Todo tipo de materiales deben emitirse con comprobantes de salida de almacén (listas de selección de materiales, órdenes de entrega, etc.) y no expedirse sin certificados. Cuando los custodios emiten materiales, deben revisar estrictamente los comprobantes de emisión de materiales (bienes), si los nombres de los materiales, las especificaciones del modelo, los números de material, las cantidades, los aprobadores, los recolectores (bienes) y la fecha de recepción están completos. Para los materiales recibidos por otros departamentos distintos al departamento de producción y fabricación, se debe completar el propósito. Si los materiales no cumplen con los requisitos, se debe realizar una solicitud de reemplazo o complemento, de lo contrario no se emitirán. Para los departamentos de fabricación con planes de cuota, los materiales se distribuirán de acuerdo con la cantidad del plan de cuota y el personal de emisión de materiales no puede emitir materiales más allá del plan por su cuenta.
Para los productos vendidos fuera del almacén, preste también atención a si el albarán de entrega tiene un sello financiero especial; de lo contrario, la mercancía no será recogida. Al personal del almacén no se le permite utilizar materiales del almacén sin autorización, ni se le permite alterar el comprobante de solicitud de material ni emitir una lista de materiales para el departamento solicitante. Después de un nuevo examen y confirmación, los procedimientos fuera del almacén se completarán de manera oportuna de acuerdo con el comprobante de fuera del almacén. Después de la nueva inspección y confirmación, el personal de revisión del almacén completará el formulario fuera del almacén. formulario de almacén y registrarlo inmediatamente en la tarjeta de inventario físico. La letra debe ser clara y precisa al momento de registrarse. Cuando se descubre que la reserva mínima de almacenamiento es inferior a la reserva mínima, se debe informar la alarma a tiempo. La expedición de grandes cantidades de mercancías, mercancías valiosas o mercancías peligrosas requerirá también autorización y aprobación especial de la máxima autoridad directiva de la empresa.
Registros contables
1. El personal financiero deberá manejar con prontitud la contabilidad del almacenamiento de acuerdo con las órdenes de almacenamiento y las facturas, y registrar cuentas detalladas de acuerdo con los nombres de inventario, especificaciones, etc.
2. El personal financiero verificará los pedidos salientes y las facturas de ventas todos los meses, calculará el volumen de ventas del mes en función de los datos verificados y verificará el saldo del inventario con el almacén con regularidad.
3. Las ganancias y pérdidas del inventario descubiertas durante el inventario deben registrarse de manera oportuna y las cuentas deben ajustarse de manera oportuna después de la aprobación de acuerdo con la autoridad.