¿Cómo formular el sistema de adquisiciones de la empresa?
1. Sistema de liderazgo de adquisiciones
El sistema de liderazgo de adquisiciones, también conocido como sistema de toma de decisiones de adquisiciones, divide el sistema de liderazgo según qué comprar, cuánto comprar y cuándo. para comprar, etc Hay tres tipos específicos:
(1) Concentración
El poder de decisión de compra se concentra en la casa matriz, y otras sucursales o sucursales no tienen derecho a comprar. para pequeñas empresas o sucursales (subramas) para concentrar empresas. Las características de la centralización son: (1) Si el volumen de compra es grande, puede disfrutar de descuentos por cantidad y reducir los precios de compra; ② La compra centralizada y el acuerdo general pueden ahorrar mucha mano de obra, materiales y recursos financieros; Actualmente adopta este sistema de toma de decisiones, como el Grupo Yaohan.
(2) Sistema descentralizado
Descentralizar el poder de decisión adquisitivo en cada sucursal o fábrica. Generalmente, las empresas con mayores escalas y sucursales (sucursales) están dispersas por todo el país, y los materiales requeridos por cada sucursal (sucursales) de la empresa son bastante diferentes. Las empresas a menudo adoptan este sistema de liderazgo. Este sistema de liderazgo puede movilizar plenamente el entusiasmo de las sucursales (sociedades sucursales) y reducir los procedimientos internos de asignación de materiales, pero no favorece la gestión unificada de los fondos de adquisiciones, desperdicia recursos humanos, materiales y financieros, no puede disfrutar de concesiones de precios y dificulta las adquisiciones. precios más altos.
(3) Sistema mixto
Si las sucursales (sucursales) de una empresa necesitan los mismos artículos y el monto de la compra es grande, la oficina central deberá comprarlos de manera uniforme, y el Las sucursales comprarán los mismos artículos entre las sucursales, artículos que son diferentes entre diferentes períodos, son de pequeña cantidad y son comprados temporalmente por uno mismo. De esta manera, por un lado, se pueden gestionar de manera razonable y uniforme los fondos de adquisiciones, se puede movilizar el entusiasmo de cada rama y se pueden satisfacer las necesidades comerciales de manera oportuna.
2. Sistema de responsabilidad económica
El sistema de responsabilidad económica consiste en determinar científicamente las responsabilidades y deberes económicos de los departamentos y el personal pertinentes de acuerdo con los requisitos de las leyes económicas objetivas y con el objetivo. de mejorar los beneficios económicos y la calidad del servicio. Aclarar el sistema de responsabilidad económica favorece el mantenimiento del buen funcionamiento del equipo de adquisiciones, mejora la eficiencia del trabajo, presta atención a la contabilidad económica y mejora así los beneficios económicos. El sistema de responsabilidad económica del departamento de compras suele tener los siguientes aspectos:
(1) Sistema de responsabilidad laboral [1]
El sistema de responsabilidad laboral es el eslabón central del sistema de adquisiciones. Establecer y mejorar el sistema de responsabilidad de los puestos de adquisiciones puede garantizar que todos en el departamento de adquisiciones sean responsables, todo esté gestionado, los objetivos sean claros, las responsabilidades sean claras y el trabajo sea ordenado, mejorar el sentido de responsabilidad de los empleados, movilizar el entusiasmo por el trabajo y dar plena aprovechar sus talentos; puede tapar lagunas laborales y garantizar el buen orden del trabajo de adquisiciones.
Aunque los diferentes tipos de adquisiciones corporativas tienen diferentes sistemas de responsabilidad laboral, el departamento general de compras tiene diferentes puestos y diferentes puestos tienen diferentes responsabilidades. Con base en el trabajo de adquisiciones real, creemos que las responsabilidades del personal del departamento de adquisiciones son:
Las responsabilidades del supervisor y planificador de adquisiciones son las siguientes: 1. Formular el plan de adquisiciones (2) Desarrollar y; modificar el sistema de adquisiciones; (3) Fondos de adquisiciones Hacer arreglos generales; (4) Supervisar y evaluar al personal de compras y guiar su trabajo; ⑤ Revisar y gestionar los contratos; ⑥ Decidir sobre las operaciones de compras para mejorar los beneficios económicos; recopilar información del mercado, predecir fuentes de suministro y sus tendencias y preparar Servir como un buen asesor para los líderes empresariales ⑧ Guiar al personal de compras para construir una buena relación con los proveedores; Las responsabilidades del personal de compras generales son: ① Investigación de mercado sobre suministro, precio y servicio; (2) Negociar con los proveedores para determinar asuntos relevantes, como precio, calidad, fecha de entrega, condiciones de liquidación, etc.; ④ Manejo de devoluciones y reclamos; ⑤ Verificación y pago de facturas; 6. Manejo de procedimientos de almacenamiento; ⑦ Establecer buenas relaciones con los proveedores; (8) Recopilar información de configuración, predecir los recursos disponibles y sus tendencias para la toma de decisiones de liderazgo; y mejorar los beneficios económicos de la empresa.
(2) Sistema de contrato de costos de adquisición
Este es un formulario para que el departamento de adquisiciones fortalezca la contabilidad económica. En el trabajo real, los costos de adquisición de muchas empresas exceden con creces el nivel de costos normal, lo que resulta en una baja eficiencia económica en el proceso de adquisición y afecta la mejora de la eficiencia económica de toda la empresa. Por lo tanto, es particularmente importante controlar el nivel de gasto de los costos de adquisición en forma de un sistema.
El sistema de contrato de costos de adquisiciones consiste en implementar los indicadores de costos de adquisiciones para cada puesto y cada personal de adquisiciones, y permitirles gastar solo dentro de los estándares de costos prescritos, controlando así los costos de adquisiciones. En el proceso de operación real, se pueden utilizar números relativos para controlar, como el costo por tonelada de bienes comprados o el costo por 100 yuanes de bienes.
También se puede controlar mediante números absolutos. Por ejemplo, se estipula que el departamento de compras debe completar las tareas de compras según sea necesario. Para los departamentos que gastan en exceso, el nivel de costo de compra mensual total correrá a cargo del departamento de compras y los compradores. El ahorro de costes puede ser asignado por el departamento de compras y por el propio personal de compras, estimulando su sentido de responsabilidad.
3. Sistema de recompensas y castigos
Para movilizar el entusiasmo del personal de compras, aprovechar al máximo su inteligencia y talento y esforzarse por hacer un buen trabajo, las empresas deben establecerse. y mejorar diversas formas de sistemas de recompensa y castigo. Realmente encarna el espíritu de distribución de "hacer más y menos, hacer el bien y el mal, no hacer nada, tener algo ligero y algo pesado". Se deben otorgar recompensas apropiadas al personal de compras que tiene logros sobresalientes y trabajo duro; al personal de compras que es negligente en su trabajo, tiene un desempeño deficiente e incluso trae pérdidas económicas a la empresa, se les deben dar los castigos necesarios, e incluso el castigo necesario. El equipo de compras debe ser eliminado.
Al establecer un sistema de recompensa y castigo, debemos prestar atención a dos puntos: primero, captar el "grado de incentivo", es decir, aumentar el nivel, no participar en el igualitarismo, recompensas altas y pesadas. castigos, de modo que las medidas de recompensa y castigo puedan realmente desempeñar un papel motivador. Por otro lado, debemos prestar atención a la combinación de varios métodos de recompensa y castigo. La teoría psicológica cree que las necesidades humanas son multifacéticas y que las recompensas materiales sólo pueden satisfacer las necesidades materiales de los empleados. Un énfasis excesivo en los incentivos materiales conducirá a la idea errónea de que "todo gira en torno al dinero" y tendrá un efecto limitado. Abogamos por la combinación de recompensas materiales y otras formas de recompensa, como el estímulo espiritual (evaluación del desempeño avanzado, elogios, ascensos, etc.). Lo mismo ocurre con los castigos, que pueden ser multas, sanciones administrativas o incluso el despido del público. Sólo así el sistema de recompensas y castigos podrá ser verdaderamente eficaz.
4. Sistema de supervisión
A la hora de implementar el sistema de adquisiciones se debe seguir una estricta supervisión y evaluación. Sin una supervisión estricta, el sistema de adquisiciones se convertirá en una mera formalidad, y la supervisión estricta se basa en una evaluación científica. Existen tres métodos de supervisión en el trabajo real: en primer lugar, la persona a cargo de las adquisiciones realiza inspecciones verticales de la implementación de varios departamentos y empleados individuales; en segundo lugar, organiza a los jefes de departamento pertinentes para realizar inspecciones conjuntas horizontales; y en tercer lugar, el autoexamen personal.
Al formular el sistema de supervisión, debemos prestar atención a dos aspectos: primero, el uso y supervisión del poder, para verificar si existe algún abuso de poder y comportamiento de adquisición con fines de lucro; la supervisión e inspección de responsabilidades correspondientes, para verificar si las responsabilidades se implementan. Vaya a cada unidad y a cada persona para ver si hay responsabilidades poco claras y transferencia mutua de responsabilidades.
5. Sistema de gestión democrático
La realización de un sistema de gestión democrático es una tendencia importante en las empresas modernas. La naturaleza de las empresas estatales determina que la gestión democrática sea un sistema básico. El departamento de adquisiciones también debería hacer hincapié en la gestión democrática. La implementación de la gestión democrática puede combinar mejor la democracia y la centralización y movilizar el entusiasmo de los empleados; puede reunir la sabiduría del gran número de personal de adquisiciones, intercambiar ideas y formular * * * planes de negocios; puede cerrar la relación entre los cuadros y las masas; y superar la burocracia y el mando ciego. También puede ayudar a resolver conflictos y disputas dentro del departamento de compras y promover la estabilidad y la unidad en el departamento de compras.
La implementación de un sistema de gestión democrático requiere que las empresas promuevan un estilo democrático dentro del departamento de adquisiciones. Algunas decisiones importantes sobre adquisiciones no deben ser tomadas únicamente por la persona a cargo de las adquisiciones. Es necesario movilizar a todos para discutir juntos. Cada comprador debe tratar con los proveedores todos los días, estar familiarizado con las condiciones del mercado, aprovechar al máximo su sabiduría y mejorar la precisión de sus decisiones de compra. opiniones de otros departamentos de la empresa y adoptarlas sugerencias racionales, especialmente el departamento de ventas y el departamento de desarrollo de mercado, debido a que tratan con los clientes todos los días, comprenden las necesidades de los consumidores, comprenden las tendencias del mercado y escuchan sus sugerencias racionales, a menudo pueden garantizar. que los bienes adquiridos sean comercializables y satisfagan las necesidades de los consumidores, mejorando así los beneficios económicos y sociales de las empresas. Establecer y mejorar el sistema de gestión de adquisiciones es el trabajo básico para hacer un buen trabajo en adquisiciones y garantizar el buen funcionamiento del departamento de adquisiciones. Es un proceso a largo plazo y es necesario mejorar continuamente varios sistemas para reflejar su naturaleza científica. También enfatizamos la coordinación entre varios sistemas de adquisiciones, la cooperación entre varios sistemas y el isomorfismo de los sistemas de adquisiciones empresariales. Sólo esas reglas y regulaciones pueden funcionar realmente.