Procesos y sistemas de adquisiciones de la empresa
Los siete pasos de un proceso de adquisiciones exitoso son los siguientes:
Paso 1: Determinar los requisitos de productos y servicios de cada unidad de negocio.
El ciclo de adquisiciones comienza cuando cualquier unidad de negocio de una empresa requiere bienes o servicios de un proveedor externo. Por lo tanto, la primera etapa del proceso de adquisiciones es identificar e integrar las necesidades de las distintas unidades de negocio dentro de la empresa. Puede comprender las áreas y categorías de gasto y utilizar el análisis de gastos para encontrar oportunidades de reducción de costos.
Paso 2: Enumerar y analizar proveedores potenciales.
Después de determinar los requisitos de la unidad de negocio, el siguiente paso es desarrollar una lista de proveedores que pueden proporcionar bienes/servicios. Utilice búsquedas básicas en línea o métodos más formales como RFP, RFQ y RFI durante este proceso.
El objetivo de este proceso es evaluar proveedores potenciales. Precios, calidad del servicio, reputación y reconocimiento de la industria, garantía y términos de garantía y servicio al cliente son algunas de las medidas de evaluación. Después de la evaluación, los acuerdos se adjudicarán al proveedor que proporcione el mayor valor y el mejor precio del mercado.
Paso 3: Firmar un contrato con el proveedor seleccionado.
El proceso de contratación comienza cuando se selecciona un proveedor que satisfaga las necesidades de la organización. Para lograr una creación de valor óptima y facilitar la cooperación entre compradores y vendedores, los contratos son un paso crucial para toda empresa. El procedimiento requiere una evaluación de factores importantes como la estructura de precios, el alcance del trabajo, los términos y condiciones y las fechas de entrega. Mediante un análisis y una negociación detallados de los contratos, podemos identificar opciones adicionales de reducción de costos, incluidos descuentos dinámicos.
Paso 4: Crea una orden de compra y publícala.
El siguiente paso es crear una solicitud de compra después de que la empresa complete el contrato con el proveedor (PR). El PR proporciona una descripción del producto/servicio, precio y cantidad, información del proveedor y proceso de aprobación.
Cuando se acepta el PR, el equipo de finanzas envía una orden de compra (P)O al proveedor, que incluye el número de orden de compra, las condiciones de pago y la información del proveedor.
Paso 5: Luego de recibir la factura, completa el proceso de pago.
Cuando el proveedor reciba la orden de compra, enviará una factura que contiene el precio del producto o servicio requerido. El equipo de adquisiciones coteja las órdenes de compra cuando la empresa las recibe y emite facturas para garantizar la calidad y la cantidad.
Los pagos se realizan antes o después de la entrega, en base a las condiciones de pago acordadas entre la organización y sus proveedores.
Paso 6: Recibir e inspeccionar los bienes/servicios solicitados.
El proveedor proporciona bienes/servicios sujetos a condiciones de pago y contrato. Las empresas deben auditar a los proveedores al recibirlos para confirmar que cumplen con los requisitos de calidad.
Paso 7: Mantenga registros detallados de las facturas.
Después de recibir la mercancía, es importante guardar todas las facturas en un lugar seguro para realizar un seguimiento de los gastos internos de la empresa y de las diversas categorías de gastos.
Simplifica tu proceso de compra con las herramientas adecuadas.
Un proceso de adquisiciones confiable puede ayudarlo enormemente a reducir los costos comerciales y todas las empresas pueden beneficiarse de él. Una de las mejores formas de reducir los costos de adquisición es invertir en las herramientas adecuadas.
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