Desde la perspectiva del control interno, ¿cuáles son los principales puntos de riesgo en el negocio de adquisiciones?
(1) El sistema de organización de la gestión está establecido de manera irrazonable. El negocio de adquisiciones de muchas empresas no está centralizado y, a menudo, lo llevan a cabo varios departamentos. El fenómeno de las adquisiciones múltiples y repetidas es grave. Inevitablemente aumentará los costos de adquisición. Al mismo tiempo, los diferentes departamentos de adquisiciones, procesos de adquisiciones y comprobantes de adquisiciones son propensos a sufrir demoras y distorsiones en la transmisión de información, así como a retrasos fuera de control en las adquisiciones y el inventario.
(2) Supervisión mutua interna insuficiente de las operaciones de adquisiciones corporativas
La mayoría de las empresas manufactureras han establecido departamentos de adquisiciones, que están a cargo de las operaciones de adquisiciones y son responsables de dominar la información de proveedores y suministros y otros información. El departamento de compras realiza investigaciones basadas en el plan de compras para determinar el plan de compras y la lista de proveedores candidatos y presentarlos a la autoridad superior para su aprobación y solicitud de pago. En esencia, las autoridades superiores, el departamento financiero y la inspección de calidad se limitan a revisar la consistencia de la calidad, cantidad, especificaciones y precio del negocio de adquisiciones que ya se ha realizado, mientras que el trabajo previo a la adquisición, como la investigación de mercado sobre el suministro de materiales, evaluación de proveedores, etc. Falta supervisión en la selección, negociación de suministros y celebración de contratos.
(3) El control de presupuesto y precios no es estricto.
El plan de adquisiciones de la empresa se prepara en base al plan de ventas y al plan de producción. Debido a los rápidos cambios del mercado y los frecuentes cambios en el plan. El plan de ventas hará que los planes de adquisiciones también cambien con relativa frecuencia. Si hay una falta de comunicación entre el departamento de compras y el departamento de ventas, el departamento de producción y otros departamentos durante las operaciones específicas del negocio de compras, inevitablemente conducirá al hecho de que aunque la empresa ha preparado presupuestos y planes de compras, ellos son sólo una formalidad. Al mismo tiempo, muchas empresas también han descuidado el control de los precios de compra, o si lo tienen, lo tienen débil y sólo ven el sistema pero no el funcionamiento real. La excusa no es más que que el mercado está cambiando demasiado rápido, los precios están cambiando rápidamente y las empresas necesitan urgentemente materias primas relevantes, por lo que el personal de adquisiciones tiene que aceptar los precios proporcionados por el mercado, por lo que los costos de adquisición son relativamente altos.
(4) La contención interna, el control de autoridad y la gestión de datos no son estrictos
1) El riesgo de contención interna aumenta. Las aplicaciones de redes informáticas automáticas y eficientes reducen en gran medida el número de operadores. Varios procedimientos de aprobación y contabilidad en el negocio de adquisiciones se realizan completamente por computadora, a diferencia del sello que representa la autorización. En un entorno manual, es tan seguro como guardarlo en una caja o llevarlo consigo, por lo que una vez que se rompa o se lo roben, traerá grandes peligros ocultos.
2) Defectos en la gestión de datos Los defectos en la gestión de datos generalmente incluyen los siguientes tres aspectos de los problemas de operación de datos: la entrada de datos no está estandarizada y diferentes miembros del mismo departamento tienen diferentes formatos de entrada de datos, lo que resulta en datos inconsistencia en la operación de datos Los permisos son confusos, hay demasiadas fuentes de datos y a la misma empresa se le asignan diferentes valores en diferentes departamentos, algunos negocios de la propia empresa no están estandarizados y los datos comerciales no se forman de manera oportuna; en los datos del sistema.