La importancia de la gestión de procesos empresariales
Introducción: La gestión de procesos enfatiza la ruptura de las barreras departamentales, enfocándose en la conexión de trabajo entre departamentos y múltiples posiciones, el orden de secuencia y la definición de responsabilidades, así como la coordinación de todos los enlaces. Vertical más horizontal es el camino de gestión completo de una empresa. La importancia de la gestión de procesos empresariales
La gestión empresarial gestiona principalmente personas y cosas. Las personas son posiciones, las cosas son procesos. El proceso involucra todos los aspectos de la gestión empresarial, no sólo relacionados con la formulación de la estrategia de la empresa, sino que también involucra el trabajo específico de cada empleado de la empresa. En este sentido, la gestión empresarial suele considerarse como una gestión de procesos que involucra a todos los empleados, la situación general y todos los aspectos.
El proceso es una operación "horizontal + vertical".
Según la comprensión de algunas personas, el proceso es solo una operación vertical, un proceso desde el principio hasta el final de un trabajo. Esta comprensión es una manifestación de una comprensión insuficiente del proceso. A nivel empresarial, los procesos de los que hablamos no se refieren a procesos dentro de un departamento o unidad. Estos procesos son solo un vínculo en el proceso empresarial, o se denominan subprocesos. Para ser precisos, este tipo de proceso de trabajo establecido sobre la base del poder organizacional no puede considerarse un proceso, sino que solo refleja los procedimientos de gestión de las funciones del departamento.
Los procesos deben apoyar la realización de la estrategia corporativa. Sólo los procesos basados en objetivos estratégicos son eficaces. La gestión de procesos enfatiza la eliminación de las barreras y la fragmentación departamental, y presta más atención a la conexión del trabajo, el orden de secuencia y la definición de responsabilidades entre departamentos y múltiples puestos, así como a la coordinación y cooperación de todos los vínculos. De hecho, los aspectos verticales y horizontales constituyen un proceso de gestión completo.
Debemos tener una comprensión correcta del proceso y ser claramente conscientes de la posición y el papel de nuestro trabajo en toda la cadena industrial, en lugar de limitarnos a intereses locales individuales.
De hecho, el funcionamiento general de una empresa es un proceso amplio, y las diferentes especialidades que han formado un sistema pueden considerarse como el marco general del proceso. Si se clasifica y califica aún más, también contiene varios subprocesos, como procesos de segundo nivel, procesos de tercer nivel y procesos de cuarto nivel. Continúe refinando y descomponiendo, y finalmente llegue a manuales y formularios.
El proceso de descomposición capa por capa es también el proceso de implementación de los objetivos corporativos al nivel operativo. Todo el sistema de gestión de procesos corresponde a todo el proceso operativo del negocio de la empresa: el sistema marco de procesos corresponde al modelo de negocio de la empresa, los procesos en todos los niveles corresponden a las operaciones específicas del negocio y los manuales y formularios corresponden al negocio. especificaciones y estándares. En papel, el sistema de gestión de procesos es también un sistema de gestión documentado tridimensional, que incluye reglas y regulaciones, diagramas de flujo, manuales de gestión, manuales de operación, formularios y otros documentos en diferentes niveles. La documentación del sistema favorece la estandarización del trabajo de gestión, la acumulación y herencia de la experiencia de gestión y hace que la gestión sea más dependiente del sistema, reduciendo así la arbitrariedad.
Por supuesto, en el trabajo lo que más debemos evitar es documentar por documentar, haciendo de la gestión de procesos una mera formalidad. La función más fundamental de la documentación es registrar la estructura tridimensional de lo real. proceso. Hacer que la gestión de procesos sea más intuitiva, más clara, más fácil de gestionar y promover.
La gestión de procesos debe involucrar a todos los empleados.
La gestión se puede dividir a grandes rasgos en tres niveles o etapas. En la etapa inicial, la gestión es sólo por el bien de la gestión, y la gestión se basa en la experiencia personal y la intuición. Controla a las personas, pero no puede controlar los corazones de las personas, y la eficiencia de la gestión es baja. En la etapa intermedia, buscamos una gestión estandarizada y refinada, comenzamos a establecer sistemas, mejorar procesos, formular estándares y realizar evaluaciones, y los efectos de la gestión comienzan a mejorar. En la etapa avanzada, es necesario penetrar los principios de la gestión y las leyes de la naturaleza humana, darse cuenta de que gestionar personas significa gestionar las mentes, respetar y confiar plenamente en los empleados y guiarlos para que integren sus objetivos personales en los objetivos estratégicos generales de la empresa. empresa, para que todos puedan hacer las cosas de forma automática y espontánea, tratar el trabajo como una carrera y alcanzar el más alto nivel de gestión cultural.
Actualmente, muchas de nuestras empresas se encuentran en la etapa inicial de la etapa intermedia y necesitan estandarizar gradualmente el comportamiento de los empleados de diferentes lugares para formar una cultura unificada para pasar a la etapa avanzada. En este proceso, es necesario fortalecer continuamente la conciencia del proceso y formar un modelo de pensamiento óptimo que se adapte al funcionamiento general de la cadena industrial, al marketing integrado de productos y que pueda captar la dirección general del proceso. Durante este período, cada departamento funcional de la empresa ya no habla desde su propio punto de vista, sino que se centra en la situación general.
La característica más obvia de utilizar el proceso como objeto de gestión es que cuando ocurre un problema durante el proceso de trabajo, primero se debe encontrar el problema a partir del diseño del proceso mismo y, en segundo lugar, se puede analizar el problema en qué departamento.
Para gestionar el proceso como objeto de gestión deben participar todos los empleados. La razón es sencilla: la gestión de procesos es una ingeniería de sistemas integral en la que participan todos los empleados y está estrechamente relacionada con todos. el director general debe conocer los procesos de toda la empresa; los subdirectores generales deben conocer los procesos de las sucursales a cargo; los jefes de departamento y líderes de cada unidad de segundo nivel deben conocer los procesos de su propia profesión y; unidad; los gerentes de departamento y gerentes regionales deben estar familiarizados con los procesos que involucran a sus propias regiones. Los empleados del proceso deben estar familiarizados con los procesos en los que participan y todos deben participar en ellos.
Los líderes de todos los niveles deben mejorar aún más su visión general y su sentido de responsabilidad mediante el diseño y la discusión de procesos, tener una comprensión más profunda del funcionamiento general del negocio en su profesión y región, y presentar sugerencias valiosas. para la gestión de procesos. Proporcionar opiniones constructivas y formular planes específicos para las conexiones entre departamentos.
Los empleados del puesto son los más familiarizados con el trabajo específico de cada eslabón, y pueden proporcionar de primera mano la información necesaria para el diseño del proceso, a través de la descripción de diagramas de flujo o documentos explicativos, de las condiciones de trabajo de cada eslabón. pueden ser realmente proporcionados. Al mismo tiempo, pueden hacer sugerencias razonables sobre el proceso de este puesto y cooperar con la implementación de prueba. Estas tareas de los empleados son la base necesaria para la construcción de procesos profesionales.
Además, también es necesario ordenar el proceso. El proceso de clasificación requiere cambiar los hábitos existentes, romper con viejas experiencias y reexaminar las responsabilidades y los derechos. Cualquier cambio requiere trabajo duro. La clave depende de si quien lo implementa tiene esa visión y capacidad de gestión, si tiene la determinación y la confianza para liderar el cambio y si el trabajo puede continuar de manera continua. El proceso de transformación de la gestión tradicional a la gestión moderna y de la gestión extensiva a la gestión refinada es también un proceso de ajuste de los conceptos, comportamientos y hábitos de las personas. Sólo avanzando con firmeza y continuidad la gestión puede ser eficaz.
Puntos clave y métodos de gestión de procesos
En la actualidad, el sistema institucional de nuestra empresa ha tomado forma, sentando una buena base para el establecimiento de sistemas y procesos. El siguiente paso es utilizar la gestión de procesos como un avance a través de mucho trabajo meticuloso e integrarla en el refinado sistema de gestión de la empresa.
En primer lugar, hacer un buen trabajo en el diseño y optimización de procesos.
El principio básico del proceso de diseño se basa en los objetivos estratégicos de la empresa. El diseño no debe realizarse desde un punto de vista departamental, sino que debe diseñarse en el contexto general del proceso general. Tampoco podemos dividir las responsabilidades en departamentos y dar por terminado el proceso. Esta es una razón importante por la que muchos procesos de gestión no se pueden implementar.
En este proceso, la tarea más indispensable es organizar una discusión y evaluación completa por parte de los empleados de los departamentos profesionales y puestos involucrados en el proceso a través de canales convenientes. El proceso de participación en discusiones es precisamente el mejor proceso de promoción y formación para los empleados. Discutir si existe alguna posibilidad de agilizar el proceso, si se puede ajustar la secuencia, si ciertos vínculos se pueden fusionar con otros procesos, si las responsabilidades del puesto son apropiadas, si los estándares de trabajo son apropiados, si se pueden fusionar operadores específicos. o sustituirlos, si se pueden utilizar herramientas más eficientes, qué formularios se pueden cancelar, quién es más adecuado para supervisar el proceso, etc. Al solicitar plenamente sugerencias de los empleados, solicitar opiniones de supervisores y líderes e integrar comentarios de todos los aspectos, el proceso se modifica y mejora aún más.
En segundo lugar, hacer un buen trabajo solidificando y estandarizando el proceso.
Después de un período de operación y mejora continua, cuando el proceso madura y se estabiliza gradualmente, debe solidificarse en forma de documentos formales de gestión de procesos y servir como estándares de trabajo de la empresa durante un período de tiempo. Para procesos simples y no controvertidos, cada departamento y el departamento de gestión empresarial pueden organizar personal relevante para revisarlos y solidificarlos. Para los procesos clave, deben ser revisados por un grupo de expertos después de que los departamentos involucrados en el proceso no tengan objeciones, deben presentarse a los líderes de la empresa para su aprobación y luego solidificarse.
El departamento de gestión empresarial debe revisar de forma unificada la lógica, estandarización y exhaustividad del proceso.
Puede establecer sus propios estándares de documentos y utilizar diagramas de flujo, descripciones de procesos, tablas, etc. para describir claramente el alcance del proceso, la división de responsabilidades, las especificaciones operativas, la secuencia de conexión, las descripciones de nodos clave, los procesos y los procesos y marcos de procesos de una manera sencilla. -Comprender las relaciones lógicas, los sistemas aplicables, etc., estandarizar y estandarizar el trabajo y proporcionar una navegación clara para la optimización continua del proceso.
En tercer lugar, hacer un buen trabajo en la revisión, implementación y supervisión de los procesos clave.
Los procesos clave de una empresa se refieren a procesos como aprovisionamiento, ventas, producción, transporte, almacenamiento, investigación y desarrollo, etc. que tienen gran relevancia externa y están directamente relacionados con objetivos estratégicos. Estos procesos no pueden operar solos y deben coordinarse sistemáticamente. La empresa concentrará sus esfuerzos en coordinar las garantías de recursos y los líderes participarán en todo el proceso de revisión y toma de decisiones. Los cuadros de nivel medio en posiciones clave del proceso tendrán mayores responsabilidades en el trabajo básico de construcción del proceso.
En cuarto lugar, hacer un buen trabajo en la construcción del sistema de gestión de procesos.
Los procesos, al igual que los sistemas, requieren un “diseño de alto nivel”. Las empresas necesitan todos los departamentos profesionales de la sede para realizar la gestión de resultados de arriba a abajo. Pero no importa cuál sea el proceso, estarán involucradas unidades secundarias. Por tanto, las unidades de segundo nivel deben ordenar, diseñar y optimizar sus propios procesos con base en los procesos de sus superiores, no pudiendo omitirse ningún vínculo.
Durante este período, los gerentes también deben considerar las cuestiones jerárquicas y estructuradas de todo el sistema de gestión de procesos durante el proceso de clasificación, análisis, optimización y solidificación de procesos, y organizar cada proceso de acuerdo con la lógica y la gestión empresarial. Integra la gestión de varias profesiones, sistemas, niveles y regiones para formar un sistema de procesos completo.