¿A qué etiqueta debes prestar atención al enviar correos electrónicos?
¿A qué etiqueta debes prestar atención al enviar correos electrónicos? 1 Etiqueta al enviar correos electrónicos.
1. Responder a los correos electrónicos de manera oportuna
Responder después de recibir correos electrónicos importantes de otras personas; lo ideal es responder dentro de 2 horas (correos electrónicos urgentes e importantes). No todos los correos electrónicos se procesarán de inmediato, lo que puede llevar demasiado tiempo. Para algunos correos electrónicos de baja prioridad, puede guardarlos.
Cuando no se puedan responder correos electrónicos complejos de manera oportuna y precisa, no haga esperar a la otra parte y responda en consecuencia de manera oportuna, incluso si es solo para confirmar que se ha recibido y está siendo procesado.
2. Respuesta dirigida
Al responder al correo electrónico de la lista de preguntas, debe copiar la lista de preguntas y adjuntar las respuestas una por una. Dar las explicaciones necesarias y dejar que la otra parte entienda una vez; evitar comunicaciones repetidas y desperdicio de recursos.
3. Responda con atención
Cuando la otra parte envía un correo electrónico largo, no debe responder con muy pocas palabras, como "sí", "bien", "ok". "Recibido", "Gracias", etc. son todos muy groseros.
4. No construyas edificios de gran altura por el mismo problema.
Si hay demasiados RE, significa que la comunicación no es fluida y clara. En este momento, debe emitir un juicio después de comunicarse por teléfono.
5. Para temas complejos, después de que varios destinatarios respondan y expresen sus opiniones con frecuencia, los resultados de la discusión deben resumirse, eliminarse y reducirse inmediatamente, y resaltarse la información útil.
6. Distinga entre "responder" y "responder a todos"
Si solo una persona necesita saber, responda; si la solicitud del remitente requiere una conclusión, responda a todos.
Si no tienes claro el tema planteado por el remitente o tienes opiniones diferentes, no mantengas RE delante de todos. Debe comunicarse con el remitente individualmente y avisarles a todos cuando los resultados estén disponibles. No envíe con frecuencia correos electrónicos a su jefe con resultados inciertos.
7. Controlar activamente los intercambios de correo electrónico.
8. Evite enviar discusiones detalladas a la alta dirección, especialmente detalles comerciales previsibles que la alta dirección no pueda comprender en profundidad.
Las principales funciones del correo electrónico
1. Permitir que todos los participantes aclaren el tema de discusión, los fundamentos fácticos y la conclusión, así como el * * * alcanzado y continuar dando seguimiento hasta el final. el trabajo está terminado.
2. Ser capaz de registrar de forma precisa y oportuna el proceso de los acontecimientos, el contenido de las discusiones y los detalles de las acciones como un archivo histórico de cada obra.
3. Servir de prueba para el desacuerdo y la discusión. El correo electrónico puede ayudar a las personas a centrarse en los hechos en lugar de los sentimientos u otras diferencias de personalidad y estilos de trabajo, y a resolver desacuerdos y disputas de manera razonable.
Sobre los principios de redacción y envío de correos electrónicos
Principio: respetar el tiempo de los demás.
Para respetar a una persona en el ámbito laboral, primero hay que saber ahorrarle tiempo. Cuando se trata de correo electrónico, sólo se entrega información valiosa a las personas que la necesitan de forma más rápida y directa.
Acerca del nombre de correo electrónico
Si no lo utiliza en el lugar de trabajo o en la correspondencia comercial, su nombre de correo electrónico es Tom, Tom, Tom, Jerry, Wandering Angel, ¡xx-%! ~ Nómbralo en escritura marciana o algo así... ¡lo que quieras! Pero para los intercambios comerciales formales, esto no funcionará. Si no tiene un correo electrónico para toda la empresa o su propio correo electrónico gratuito, como QQ o 163, le recomiendo que configure el nombre para mostrar del correo electrónico con su propio nombre, ya sea que envíe documentos de trabajo o envíe currículums. Debido a que envía un documento comercial formal, no permita que el destinatario adivine quién es usted.
¿A qué etiqueta debes prestar atención al enviar correos electrónicos? 2 En primer lugar, al enviar un correo electrónico, debes tener un asunto claro; de lo contrario, otros lo confundirán con spam o correo electrónico urgente y no podrás comprobarlo ni responder a tiempo. El tema general puede ser sobre….
En segundo lugar, debe haber saludos y saludos en el correo electrónico. Generalmente, aquellos que conocen el nombre pueden llamarlos por su nombre + gerente general/trabajador/gerente. Aquellos que no saben el nombre pueden llamar directamente al líder de una determinada unidad.
El contenido del texto debe ser conciso y fácil de entender, para que la gente pueda saber lo que quieres y lo que quieres en el menor tiempo posible, en lugar de hacer un discurso largo.
El contenido del artículo debe describirse con puntos, como 1, 2, 3, etc. , en lugar de escribirlo en una oración. Tenga cuidado de no cometer errores tipográficos que hagan reír a la gente.
Por último, antes de enviar un correo electrónico, debes comprobarlo y confirmarlo. Debe haber errores y omisiones, trata de solucionarlos de una vez. No envíe un correo electrónico equivocado a nadie y preste atención al número del destinatario. Si hay archivos adjuntos en el texto principal, debe haber palabras como "Recordatorio de archivos adjuntos" y "Atención para verificar".
Cosas a tener en cuenta
Recuerda no cometer errores tipográficos, esta es la forma más baja de error.
¿A qué etiqueta debes prestar atención al enviar correos electrónicos? 3 1. Título del correo electrónico
Los correos electrónicos formales, o incluso todos los correos electrónicos, deben tener un título. El título debe resumir el contenido del correo electrónico. El título es la cara del correo electrónico. Esta cara le permite al destinatario saber de un vistazo cuál es el contenido del correo electrónico y cómo manejarlo.
2. Formato sencillo y elegante
El contenido del texto debe ser conciso y elegante. El color de fuente es negro, la fuente es Song Dynasty y el tamaño es moderado. Evite colores y fuentes extravagantes.
3. Texto lógico y claro
El primero es el título: Estimado XX, ¡mucho gusto! O querido XX, ¡hola! Luego aclara el contenido en párrafos. No incluyas demasiados párrafos por párrafo y no incluyas tonterías innecesarias. Utilice respuestas cortas y evite el uso de palabras complejas (especialmente en correos electrónicos en inglés)
4. Buenos hábitos al responder correos electrónicos
Lo que se pasa por alto fácilmente es la etiqueta después de recibir correos electrónicos. Responda lo antes posible después de recibir el correo electrónico.
¿A qué etiqueta debes prestar atención al enviar correos electrónicos? 4 sobre el tema.
La principal diferencia entre correo electrónico y papelería es describir el asunto. En la columna de asunto, resuma todo el contenido del correo electrónico en unas pocas palabras, lo que facilitará al destinatario sopesar la prioridad del correo electrónico y manejarlo por separado.
1. Nunca dejes el título en blanco, es lo más descortés.
2. El título debe ser corto, no largo, y no permita que Outlook use... para mostrar su título.
3. Es mejor escribir un correo electrónico de xx empresa, para que la otra parte pueda entenderlo de un vistazo y sea fácil de ahorrar. Se puede omitir el tiempo, porque el correo electrónico general será. Se genera automáticamente y es más engorroso de escribir.
4. El título debe reflejar verdaderamente el contenido y la importancia del artículo y evitar el uso de títulos vagos como "Del profesor Wang". No utilices temas aleatorios sin contenido real, como "¡Oye!"
6. Utilice letras mayúsculas o caracteres especiales (como "x!") según corresponda. ) para resaltar el título y atraer la atención del destinatario, pero debe ser moderado, especialmente no utilices la palabra "urgente" de manera casual.
7. Al responder al correo electrónico de la otra parte, cambie el título según el contenido de la respuesta y no los apile uno encima del otro.
8. Lo más importante es que el tema no debe tener errores tipográficos ni inconsistencias. Nunca revises simplemente el texto y olvides revisar el asunto antes de enviarlo. El tema es la primera impresión que das a los demás, así que ten cuidado.
Sobre saludos y saludos
1. Dirígete al destinatario de forma adecuada y luego levanta la balanza.
Escribe la dirección del destinatario al principio del correo electrónico. Esto no sólo es cortés, sino también un recordatorio claro para el destinatario de que el correo electrónico está dirigido a él y requiere la respuesta necesaria, en el caso de varios destinatarios, puede enviarlo a todos. Si la otra persona tiene un puesto, debes llamarlo según su puesto, como por ejemplo "Gerente X" si no conoces tu puesto, simplemente llámalo "Sr. No te llames por tu nombre en inglés directamente ante personas que no conoces bien y no llames a personas que sean superiores a ti. También es de mala educación llamar a todos por su nombre completo. No utilices "Estimado xxx" para que la gente parezca familiar.
En cuanto al formato, el título es la letra mayúscula de la primera línea.
2 Lo mejor es tener un saludo al principio y al final del correo electrónico.
La forma más sencilla es escribir "HI" al principio, "hola" o "hola" en chino, y el saludo al principio se escribe en dos espacios. Al final, es común escribir "saludos más sinceros" y "te deseo buena suerte" en chino. Si eres un anciano, debes utilizar "saludo". Tenga en cuenta que en situaciones muy formales, se debe utilizar por completo el formato de carta estándar. "Deseo" y "sinceramente" son dos espacios al final de la siguiente línea o al comienzo de una nueva línea, mientras que "éxito" y "saludo" se escriben en la parte superior de la nueva línea. Como dice el refrán: "No es extraño ser educado". Siempre es bueno ser educado. Incluso si hay algún problema en el correo electrónico, la otra parte puede tratarlo con calma.
Cuerpo
1. El texto del correo electrónico debe ser conciso y fluido.
Si la otra parte no te conoce, lo primero que debe explicar es tu identidad. Es importante decir el nombre o cargo de la empresa que representa como señal de respeto hacia la otra parte. El pase de lista debe ser conciso y directo, preferiblemente relevante para el correo electrónico y la otra parte. La función principal es permitir que el destinatario comprenda sin problemas el propósito del correo electrónico. No te distraigas es el negocio. Si los demás no saben quién eres, tienes que esperar hasta el final. Pero no debería ser demasiado. Cierta información no relacionada con el texto principal, como la información de contacto, debe anotarse en el documento de firma.
El cuerpo del correo electrónico debe ser conciso y claro; si hay mucho contenido específico, simplemente presente brevemente el cuerpo y luego escriba un documento separado como archivo adjunto para explicarlo en detalle. El texto debe ser fluido, utilizar palabras sencillas y frases cortas, expresarse con precisión y claridad y evitar frases oscuras. Es mejor no hacer que la gente revise su correo electrónico y no sea como Tang Seng.
2. Presta atención al tono del correo electrónico.
En función de la familiaridad y la relación jerárquica entre el destinatario y usted; ya sea que el correo electrónico sea interno o externo, debe elegir un tono de discusión adecuado para evitar causar molestias a la otra parte. Respétense mutuamente. Frases como por favor y gracias deben aparecer con frecuencia. Los correos electrónicos se pueden reenviar fácilmente a otras personas, así que tenga cuidado y sea objetivo al comentar las opiniones de otras personas. ¡"Emailgate" es una lección profunda!
3. Para mayor claridad, el cuerpo del correo electrónico debe utilizar una lista como 1234.
Si el asunto es más complicado, lo mejor será explicarlo claramente en los apartados 1, 2, 3 y 4. Mantenga cada párrafo breve y nadie tendrá tiempo de leer sus largas palabras.
4. Proporciona información completa en un solo correo electrónico.
Lo mejor es indicar toda la información relevante de forma clara y precisa en un correo electrónico. No envíe un correo electrónico de "adición" o "corrección" después de dos minutos, ya que esto desanimará a la gente.
5. Intenta evitar errores ortográficos y tipográficos, y ten cuidado al utilizar el corrector ortográfico.
Esto es respeto por los demás y reflejo de la propia actitud. Si el correo electrónico está en inglés, es mejor activar la función de revisión ortográfica; si el correo electrónico está en chino, preste atención a los homófonos de las palabras con retraso mental provocados por el método de entrada Pinyin. Antes de enviar un correo electrónico, asegúrese de leerlo atentamente y comprobar si está escrito con fluidez y si hay errores ortográficos.
6. Solicite información importante de manera adecuada
No utilice siempre letras mayúsculas, negrita, cursiva, fuentes de colores o fuentes ampliadas para solicitar información. Se necesitan indicaciones razonables, pero demasiadas distraerán a las personas y afectarán la lectura.
7. Utilizar razonablemente imágenes, tablas y otras formas para ayudar a explicar.
Muchos correos electrónicos con naturaleza de introducción o discusión técnica son difíciles de describir claramente en un texto simple. Si lo explicas con un diagrama, el destinatario elogiará tu consideración.
8. No utilices siempre caracteres sonrientes como :), que parecen frívolos en las cartas comerciales.
Los correos electrónicos comerciales no son tus cartas de amor, por lo que :) y similares es mejor utilizarlos con precaución. Úselo solo en ocasiones donde realmente se necesita enfatizar una cierta atmósfera relajada, como ahora -:)
Adjunto
Si el correo electrónico tiene un archivo adjunto, el destinatario debe serlo. Se le pedirá que revise los accesorios de texto.
2. El archivo adjunto debe tener un nombre significativo. Es mejor resumir el contenido del archivo adjunto para que el destinatario pueda administrarlo fácilmente después de descargarlo.
3. El texto principal debe describir brevemente el contenido del archivo adjunto, especialmente cuando hay varios archivos adjuntos.
4. El número de archivos adjuntos no debe exceder de 4. Cuando la cantidad es grande, se debe empaquetar y comprimir en un solo archivo.
5. Si el archivo adjunto es un archivo en un formato especial, se debe indicar en el texto el método de apertura para no afectar el uso.
6. Si el archivo adjunto es demasiado grande (no más de 2 MB), debe dividirse en varios archivos pequeños y enviarse por separado.
Selección de idioma y codificación de caracteres chinos
1 Utilice únicamente correos electrónicos en inglés cuando sea necesario.
Los correos electrónicos en inglés son sólo una herramienta de comunicación, no para presumir o practicar inglés. Si los destinatarios son extranjeros, deben utilizar correos electrónicos en inglés para comunicarse; si los destinatarios son chinos de otros países y regiones, también deben comunicarse en inglés. Debido a problemas con la codificación china, sus correos electrónicos chinos pueden aparecer confusos en otras regiones.
2. Respete los hábitos de la otra parte y no tome la iniciativa de enviar correos electrónicos en inglés.
Si el correo electrónico de la otra parte está en chino, no sea inteligente y envíele un correo electrónico en inglés; si la otra parte le envía un correo electrónico en inglés, no responda en chino.
3. Para algunos correos electrónicos informativos o importantes, se recomienda utilizar chino.
Es difícil garantizar que existe un problema con su nivel de expresión en inglés o con el nivel de comprensión del inglés del destinatario, lo que afectará la resolución de los problemas involucrados en el correo electrónico.
4. Elija un tamaño de fuente y una fuente que sea fácil de leer.
El chino usa Song Dynasty o New Song Dynasty, el inglés usa Verdana o Arial y el tamaño de fuente es 5 o 10. Este es el mejor tamaño de fuente y tamaño para lectura en línea. No utilice fuentes raras ni cursivas, y es mejor no utilizar material de fondo, especialmente para correos electrónicos comerciales. No hagas la fuente demasiado grande para resaltar el contenido, ya que será problemático tirar de la barra de desplazamiento. No establezcas la fuente demasiado pequeña, ya que dañará tus ojos.
Firma final
Cada correo electrónico debe estar firmado al final para que la otra parte pueda conocer claramente la información del remitente. Si bien tus amigos pueden reconocerte por el remitente, no configures esto para tus amigos.
1. No incluya demasiada información de la firma.
Es necesario añadir un archivo de firma al final del correo electrónico. Los documentos de firma pueden incluir información como nombre, cargo, empresa, número de teléfono, número de fax, dirección, etc. , pero la información no debe tener demasiadas líneas, generalmente no más de 4 líneas. Solo necesita incluir cierta información necesaria y, naturalmente, la otra parte se comunicará con usted si necesita información más detallada. Está bien incluir una cita como parte de su firma, como su lema o el eslogan de su empresa. Pero distingue el destinatario y la ocasión, y recuerda ser apropiado.
2. No utilices sólo un archivo de firma.
La documentación de firmas debe simplificarse para clientes internos, privados y familiares. Un documento firmado demasiado formal puede alienar a la otra persona. Puede configurar varios archivos de firmas en OUTLOOK y llamarlos de manera flexible.
3. El texto del archivo de firma debe seleccionarse como texto coincidente, chino simplificado, chino tradicional o inglés, para evitar caracteres confusos.
El tamaño de la fuente generalmente debe ser más pequeño que la fuente del texto.
Habilidades de recuperación
1. Responder correos electrónicos de manera oportuna.
Después de recibir correos electrónicos importantes de otras personas, a menudo es necesario responderlos inmediatamente. Esto es respeto por los demás. El tiempo de respuesta ideal es de 2 horas, especialmente para correos electrónicos urgentes e importantes. Se necesita mucho tiempo para procesar cada correo electrónico de inmediato. Algunos correos electrónicos de baja prioridad se pueden procesar en un momento específico, pero generalmente no más de 24 horas. Si el asunto es complicado y no puede responder a tiempo, al menos responda a tiempo y diga: "Está bien, lo estamos manejando y responderemos tan pronto como tengamos los resultados, y así sucesivamente". No hagas esperar a la otra parte, recuerda: responde con prontitud, aunque sea solo para confirmar el recibo. Si estás en un viaje de negocios o de vacaciones, debes configurar una función de respuesta automática para recordarle al remitente para no afectar tu trabajo.
Haga respuestas específicas
Al responder una pregunta en una respuesta, es una buena idea copiar la pregunta relevante en la respuesta y adjuntar la respuesta. No utilice la simplicidad, que es demasiado sencilla. Dé las explicaciones necesarias para que la otra parte entienda de una vez por todas y evite desperdiciar recursos mediante comunicaciones repetidas.
3. La respuesta no debe tener menos de 10 palabras.
La otra parte te envió un correo electrónico largo, pero en realidad solo respondiste con las palabras "Sí", "Sí", "Gracias" y "Entiendo". Pase lo que pase, agregue 10 palabras para mostrar respeto.
4. No respondas a discusiones sobre el mismo tema varias veces y no construyas edificios altos.
Si el remitente y el destinatario responden a la misma pregunta más de tres veces, solo puede significar una mala comunicación y una explicación poco clara. En este momento, debe comunicarse mediante llamadas telefónicas y otros métodos antes de emitir un juicio. A veces el correo electrónico no es la mejor manera de comunicarse. Para problemas más complejos, en los que varios destinatarios responden y comentan con frecuencia, cuanto mayor sea el nivel del correo electrónico, más largo e incómodo será el correo electrónico. En este momento, es necesario resumir los resultados de la discusión anterior, eliminarlos, adelgazarlos y resaltar información útil.
5. Distinga entre respuestas y todas las respuestas (distinga entre respuestas individuales y todas las respuestas)
Si solo necesita que una persona lo sepa, respóndale individualmente. Si tiene una respuesta concluyente a la solicitud del remitente, debe reproducirla para que todos lo sepan. No le pidas a la otra persona que lo haga por ti. Si no tiene claro el problema planteado por el remitente, o si tiene opiniones diferentes, debe comunicarse con el remitente solo en lugar de ir y venir con el remitente frente a todos. Se lo diré a todos cuando termine la discusión. No envíe con frecuencia correos electrónicos a su jefe con resultados inciertos. ¡Piénselo antes de hacer clic en "Responder a todos"!
6. Controlar activamente los correos electrónicos.
Para evitar respuestas innecesarias y desperdicio de recursos, puedes especificar en el texto algunos destinatarios a los que responder, o puedes añadir las siguientes frases al final del texto: "Todo completado", "No se requiere acción", "Sólo como referencia, no se requiere respuesta".
Usar Enviar, CC y CCO correctamente
Distinguir entre destinatarios, CC y CCO (distinguir entre destinatarios, CC y remitentes secretos) Personas)
1 personas. Debe aceptar el problema principal abordado en este correo electrónico y debe responderlo.
2. La gente de CC sólo necesita entenderlo. Las personas de CC no tienen la obligación de responder a los correos electrónicos. Por supuesto, si la gente de CC tiene sugerencias, pueden responder al correo electrónico.
3. BCC es una entrega secreta, es decir, el destinatario no sabe que has enviado un CCO. Esto se puede utilizar en situaciones inusuales.
4.4.Disposición de los destinatarios. Los destinatarios y los destinatarios de las copias carbón deben seguir ciertas reglas. Por ejemplo, por departamento; de mayor a menor o de menor a mayor según el nivel del puesto. ¡Las reglas adecuadas pueden ayudar a mejorar su imagen!
5. Envíe correos electrónicos únicamente a personas que necesiten información y no ocupe recursos de otras personas.
6. Reenviar correos electrónicos para resaltar información.
Antes de reenviar un mensaje, asegúrate de que todos los destinatarios lo necesitan. Además, tenga cuidado al reenviar información sensible o confidencial y no reenvíe mensajes internos a personas externas o destinatarios no autorizados. Si es necesario, el contenido del correo electrónico reenviado debe modificarse y organizarse para resaltar la información. No envíe correos electrónicos con docenas de capas de RE a otras personas, lo que confundirá a la gente. No envíe spam ni adjunte enlaces especiales.