Etiqueta básica para contestar el teléfono en la recepción
Etiqueta básica para contestar el teléfono en la recepción
La etiqueta es una convención en la vida de las personas y en las interacciones sociales. Las personas pueden comprender correctamente la escala de la comunicación interpersonal con el mundo exterior en función de. Diversas normas de etiqueta. Manejar razonablemente la relación entre las personas. Permítanme compartir con ustedes la etiqueta básica para contestar el teléfono en la recepción. Le invitamos a leer y navegar.
Etiqueta al contestar el teléfono en la recepción
1. Habla civilizadamente y sirve con entusiasmo
(1) Utiliza un lenguaje cortés en los servicios de recepción, sé persistente y dalo por sentado. Al recibir una llamada, salude primero a la persona con un honorífico, como "¡Hola!", "Por favor habla", etc.
(2) El tono debe ser humilde y la actitud sincera. No importa cuál sea la actitud de la persona que llama al hablar, el operador siempre debe mantener un tono humilde y una actitud sincera, y nunca contradecir ni discutir con la persona que llama.
(3) El tono debe ser amigable y discreto. Tenga el espíritu de ayudar a los demás a resolver sus problemas y esté dispuesto a ayudar a los demás. Cuando hable, su tono sea amigable y discreto, para que la persona con la que esté hablando pueda sentir su cuidado y asistencia.
(4) El tono debe ser suave y agradable, de modo que quien llama sienta como si estuviera escuchando la llamada de un ser querido en casa y se sienta como en casa.
(5) La pronunciación debe ser precisa y clara. No importa qué idioma o dialecto hables, tu pronunciación debe ser precisa y clara. Sólo así podremos asegurarnos de que la otra parte escuche con claridad.
(6) El lenguaje debe ser conciso y las palabras deben usarse apropiadamente. Hable de manera concisa y directa, no sea prolijo, use las palabras apropiadamente, no malinterprete y evite soltar lenguaje vulgar.
(7) La velocidad de conversación debe ser moderada. La velocidad de conversación debe controlarse adecuadamente según los diferentes destinatarios de la llamada. Para aquellos que necesitan una llamada con urgencia, no debe dar a la gente la sensación de siendo lento y retrasando deliberadamente el tiempo. Para las personas mayores, quienes tienen dificultades para comunicarse con personas o idiomas deben reducir la velocidad de su habla de manera adecuada para lograr el propósito de ser claros e inconfundibles.
2. Sea paciente y sincero y mantenga la credibilidad
(1) Tenga paciencia al explicar. Cuando la persona que llama tiene preguntas y pide ayuda, el operador tiene la responsabilidad de hacer todo lo posible con paciencia para explicarle. No debe ignorar la llamada y colgar el teléfono en silencio. Si la extensión que la persona que llama desea contestar está ocupada, debe decir "Lo siento", la habitación está ocupada, espere un momento o "Lo siento, la línea local no está disponible, vuelva a llamar más tarde".
(2) Tenga la mente abierta al aceptar quejas. Cuando la persona que llama llama para quejarse de la calidad del servicio del hotel, debe escuchar atentamente con la mente abierta y prometer que informará el asunto a los departamentos pertinentes de manera oportuna. Nunca rechace ni interrumpa la llamada.
(3) El servicio de despertador debe ser puntual. Si un huésped del hotel llama para solicitar un llamado de atención a una hora determinada, el operador debe realizar registros precisos y completos de inmediato. Si no es su turno, debe explicarle al operador que viene a tomar el relevo cuando. Cuando salga del trabajo, la llamada se realizará a tiempo según sea necesario para despertar a los invitados, no sea descuidado y cause problemas, afectando el trabajo o los arreglos del itinerario de los invitados.
(4) No debe tener miedo de tener problemas cuando se trata de servicios como dejar mensajes en nombre de los clientes, marcar en nombre de los clientes, realizar consultas telefónicas, etc. Nunca digas "no soy libre" o "no sé" a los invitados. Incluso si no cumple con los requisitos del huésped después de repetidos esfuerzos, debe tomar la iniciativa de explicarle y disculparse.
(5) Para los huéspedes que están atrasados en facturas de teléfono de larga distancia, recuérdeles cortésmente y convenzalos pacientemente. Si encuentra problemas complejos, puede remitirlos al. mesa de servicio principal.
(6) El operador realiza un trabajo confidencial y la información interna del hotel y la situación privada de los huéspedes no se pueden filtrar. Esto no es solo disciplina organizacional, sino también el requisito mínimo de etiqueta. Para mantener la reputación del hotel, el operador no puede revelar la situación del hotel y de los huéspedes al mundo exterior para garantizar que los huéspedes que se alojan en el hotel no sean molestados ni sufran accidentes.
Varios requisitos para atender el teléfono
1. Utilizar títulos correctamente
(1) Título según puesto de trabajo. Primero, intente comprender el nombre y el puesto del invitado y utilice el título según el apellido, como Director Zhang, Jefe de Sección Wang, Dr. Wu, etc. Si no conoce el nombre y solo conoce su cargo, también puede llamarlo por su cargo para atender necesidades inmediatas, como: presidente, gerente general, gerente, director, etc.
Si solo conoce el apellido de la persona pero no su cargo, también puede llamarlo "Sr." o "Sra."
(2) Llamados por edad. Si no se puede conocer el nombre y cargo del huésped, se puede dirigirse al huésped según su edad, sexo, etc., como por ejemplo: Sr., Sra., Señorita, ancianos, niños, etc.
(3) Llamada según estado. Si la llamada proviene del ejército y la otra parte informa un apellido, cargo o rango militar, se debe dirigirse a la persona que llama por rango militar, como comandante de división, comandante de regimiento, comandante de compañía, general, etc. Los funcionarios cuyo rango militar aún no está claro pueden denominarse colectivamente "jefes". Los soldados sin rango militar pueden ser llamados "camaradas" o "camaradas del Ejército Popular de Liberación" (sólo soldados nacionales). Los funcionarios locales nacionales deben ser tratados por sus títulos si conocen sus puestos; si no conocen sus puestos, se les puede llamar colectivamente señor o camarada. Si no sabes nada sobre la situación de la otra persona, debes llamarlo Sr. si la otra persona es un hombre, si la otra persona es una mujer, debes preguntarle primero ¿Cómo debo llamarte? título basado en la información proporcionada por la otra persona. No lo llamen casualmente para evitar malentendidos.
2. Uso correcto de los honoríficos
Los honoríficos en el teléfono generalmente incluyen "tú", "hola", "por favor", "disculpe", "te molesta", "gracias", "¿puedes"? ¿Puedes hacerlo por mí?, ¿No te ayuda?, ¿A tus órdenes?, ¿Por favor?, ¿Gracias?, ¿Por favor espera?, ¿Perdón?, ¿Adiós?, etc.
3. Preste atención a la pronunciación clara de los homófonos y las palabras que fácilmente pueden causar malentendidos.
El idioma chino es rico y complejo, con múltiples dialectos y lenguas étnicas entrelazadas, y hay muchos homófonos si no lo es. Cuidado, te confundirás. Es fácil tener significados completamente opuestos. Dado que las conversaciones telefónicas no se pueden explicar cara a cara, es fácil que se produzcan malentendidos, por lo que se debe prestar especial atención. La pronunciación debe ser clara durante la llamada para evitar mezclar los dos idiomas y causar malentendidos, por ejemplo: ¿ya estás comiendo? Shan (lengua vernácula cantonesa)
Consejos para contestar el teléfono en la recepción
1. Es mejor contestar el teléfono cuando suene 2 o 3 veces
2. Informe la dirección de su casa (Hola, **empresa), si el nombre de la empresa es demasiado largo, puede decir la abreviatura de la empresa
3. Escuche claramente a la persona que la otra parte está buscando o La intención de la llamada para los colegas comunes, puede transferirla directamente (por supuesto, debe aprender a juzgar si se trata de una llamada de ventas y, de ser así, rechazarla cortésmente). Para los líderes superiores, es mejor preguntar. líder antes de transferir la llamada (anote la empresa, el nombre y los asuntos específicos de la otra parte) para que pueda informar mejor, porque no sabe quién es si transfiere las llamadas de inmediato, su jefe lo menospreciará.
4. Prepara una hoja de notas y un bolígrafo al lado del teléfono. Cuando la persona que buscas no esté disponible y necesites decírselo a alguien, haz los registros pertinentes. ;