Cómo organizar archivos

La organización de archivos se refiere al proceso de clasificar, combinar, ordenar, numerar, catalogar y establecer una colección completa de archivos. , se encuentran en un estado desordenado y necesitan organizarse aún más para formar un sistema ordenado. La siguiente es mi colección sobre cómo organizar archivos, bienvenido a leer.

Los requisitos básicos para la organización de archivos son: seguir las reglas de formación y características de los materiales de los documentos, mantener la conexión orgánica entre los materiales de los documentos, distinguir el valor de los materiales de los documentos, determinar el período de almacenamiento de los archivos y ser sencillo; para conservar y utilizar.

El alcance de los documentos y materiales archivados es: todos los documentos y materiales con valor de recuperación y preservación formados en las actividades laborales de la organización, incluidos mensajes enviados y recibidos, documentos internos, documentos de reuniones, registros telefónicos, gráficos. , libros, fotografías, grabaciones de audio, videos, discos de computadora, objetos físicos y publicaciones editadas por la institución, etc. , debe clasificarse y almacenarse después del transporte.

Hay dos formas de organizar archivos: una es organizar archivos en unidades. El segundo es organizar por "piezas". Tomar como unidad "expediente" significa archivar, es decir, combinar documentos y materiales en expedientes según las relaciones durante el proceso de formación y tramitación. El llamado expediente del caso es una combinación de documentos estrechamente relacionados. Archivar es un proceso de clasificación, combinación y catalogación. La clasificación se refiere a la clasificación física de los materiales de documentos de acuerdo con el esquema de clasificación de documentos de la unidad de archivo; los materiales de documentos que deben clasificarse se combinan y combinan de una determinada forma; la catalogación es la disposición y catalogación sistemática de los documentos y materiales combinados; . La unidad de almacenamiento básica de archivos organizados por "archivo" es el archivo. Hay dos tipos de volúmenes de archivos: volúmenes blandos y volúmenes duros. Hay tres tipos de rollos duros: 1,2, 1,5 y 2,0 cm. Los documentos encuadernados en rollos blandos deben cargarse en la caja del archivo en el orden de los archivos. La disposición de los materiales del documento según el archivo debe cumplir con el ". Normas sobre formato de archivos de documentos y ciencias archivísticas" (GB/T9105-88). La unidad de "pieza" se organiza según la unidad básica de formación y procesamiento del material documental. En general, un documento, un dibujo o una fotografía, una cinta de audio o vídeo, un libro de relojes o un certificado, una bandera y un trofeo son todos uno. Los borradores originales y finales de documentos y materiales deben considerarse como uno solo, y el formulario de procesamiento de texto y documento debe considerarse como uno (el formulario de procesamiento incluye: formulario de procesamiento de recibo, formulario de procesamiento de propuesta, documento de encabezado del documento a emitir, y hoja de aprobación para la aprobación del liderazgo, etc.), el documento enviado y el documento enviado se consideran una sola pieza, el texto y los archivos adjuntos se consideran una sola pieza, el original y la copia se consideran una sola pieza, cada volumen Los informes, listas, atlas, publicaciones se consideran de una sola pieza, cartas y respuestas, etc. Los documentos pertinentes pueden considerarse de una sola pieza. La unidad de almacenamiento básica de archivos organizados por "archivo" es el archivo. Los documentos organizados en "piezas" deberían eventualmente colocarse en cajas para documentos.

Los documentos y archivos que deben ser archivados por los órganos del partido, agencias administrativas, grupos sociales y otras organizaciones a nivel de condado o superior se clasifican y clasifican según "piezas", documentos archivados y materiales relacionados. La gestión de la tecnología de producción se clasifica y organiza según "piezas". La base de la organización es la Orden No. 8 emitida por la Administración de Archivos del Estado en junio de 2006 y los "Documentos Archivados" emitidos en febrero de 2000.

Los archivos comerciales profesionales de cada unidad deben organizarse en "volúmenes" de acuerdo con los requisitos pertinentes del departamento comercial superior o la oficina de archivos del condado. La mayoría de los documentos y archivos conservados durante un corto período de tiempo (actualmente 10 años), así como los documentos y archivos comerciales de instituciones secundarias como las oficinas de finanzas municipales y las escuelas centrales, están organizados en "volúmenes".

Los archivos audiovisuales, electrónicos y físicos deben organizarse según "piezas". Los requisitos para la organización de archivos electrónicos están de acuerdo con las "Medidas Provisionales para la Gestión de Documentos Electrónicos" y las "Especificaciones para la Gestión de Documentos Electrónicos". Gestión de Documentos Electrónicos" emitido por la Administración de Archivos del Estado (GB/T 18894-2002) ejecución. Los archivos fotográficos deben organizarse de acuerdo con los "Estándares de gestión de archivos fotográficos" (GB/T 11821-2002) emitidos por la Administración de Archivos del Estado en 2002.

Los archivos científicos y tecnológicos deben organizarse en volúmenes y los requisitos de disposición deben cumplir con los "Requisitos generales para la composición de archivos científicos y tecnológicos" (GB/T 11822-2000) promulgados por la Administración Estatal. de Calidad y Supervisión Técnica. Entre ellos, los archivos de investigación científica también pueden implementarse de acuerdo con las "Normas de gestión de archivos para proyectos de investigación científica y tecnológica" DA/T2-92 emitidas por la Administración de Archivos del Estado. Los archivos de proyectos de construcción de capital se implementarán de acuerdo con las "Disposiciones provisionales sobre la gestión de archivos de proyectos de construcción de capital" emitidas por la Administración de Archivos del Estado y la Comisión de Planificación del Estado en 1988.

Los archivos contables se organizan en "cajas (volúmenes)" según las "Medidas de gestión de archivos contables" emitidas por el Ministerio de Finanzas y la Oficina de Archivos del Estado (Cai Kuai Zi [1998] No. 32).

Los pasos para organizar archivos según "Archivos" son: clasificación de archivos, determinación del período de almacenamiento, encuadernación, clasificación, numeración, archivo y sellado, compilación del catálogo de archivos archivados, empaquetado, cumplimentación del formulario de referencia. , completando la cubierta del cuadro de archivos, preparando instrucciones para organizar archivos de almacenamiento, compilando directorios de archivos de almacenamiento y organizando archivos.

Los pasos para organizar los documentos por "volumen" son: clasificación de los documentos, determinación del plazo de conservación, ordenamiento, numeración de páginas, elaboración de un directorio de documentos del volumen, encuadernación del expediente, cumplimentación del formulario de preparación , cumplimentación de la portada del expediente y preparación de las instrucciones de archivo. Elaboración del catálogo del expediente, catálogo completo de citas y ordenación del expediente.

1. Principio de clasificación de archivos: tomar todos los archivos de cada unidad como objetos, de acuerdo con sus funciones básicas, combinados con el contenido, las características de formación y la forma del soporte de los archivos, mantener la conexión orgánica entre los archivos. y lograr la clasificación y organización de archivos, estandarización y estandarización del almacenamiento, recuperación y catalogación para facilitar la gestión científica, el desarrollo y la utilización de archivos.

2. Clasificación de archivos y cómo establecer categorías

(1) Configuración de categorías En principio, cada unidad debe configurar ocho categorías, a saber, archivos de documentos, archivos comerciales y archivos de tecnología. (incluyendo investigaciones científicas, infraestructura, equipos e instrumentos, etc.), archivos contables, archivos de audio y video, archivos electrónicos, archivos físicos, libros.

(2) Clasificación de varios tipos de archivos

1. Hay cuatro formas de clasificar documentos y archivos.

(1) Clasificación anual por período de almacenamiento, es decir, los archivos archivados se clasifican primero por período de almacenamiento y cada período de almacenamiento se clasifica por año. La mayoría de las unidades de nuestro condado adoptan este método, que es más conveniente de operar, especialmente las unidades pequeñas. Aunque las unidades grandes no necesitan copias, para facilitar la búsqueda, aún deben seguir el método de presentación tradicional y el principio de impotencia de presentación. Fusionar todos los departamentos de la unidad y departamentos relacionados con personas relevantes; combinar documentos y materiales relacionados con el mismo trabajo, el mismo problema, el mismo caso, la misma reunión, el mismo proyecto, la misma región, la misma cosa, etc. ; Combinar documentos y materiales formalmente relacionados al mismo tiempo, en la misma región, en el mismo idioma, en el mismo soporte y en la misma especificación Para archivos superiores puros o archivos subordinados, en operación real, si no hay muchos; archivos superiores y archivos subordinados, luego combínelos en este nivel para archivarlos, si hay muchos archivos de nivel superior y archivos de nivel inferior, se separarán de este nivel, con los archivos de nivel superior clasificados en primer lugar, los archivos de este nivel en los archivos de nivel medio y bajo ocuparon el último lugar. El método de compilación del número de caja de esta categoría es compilar el número de serie bajo el mismo período de almacenamiento desde "1", y el método de compilación del número de pieza es compilar el número de serie del mismo período de almacenamiento y el mismo año desde "1". La disposición en la parte posterior de esta caja de archivos clasificados es como se muestra en la figura:

(2) Método de clasificación período de almacenamiento-año-emisión, es decir, los documentos y materiales que deben archivarse se clasifican según al período de almacenamiento, y cada período de almacenamiento se clasifica según el año. Luego clasifíquelos por tema del próximo año (como integral, político y empresarial). Esta clasificación es adecuada para unidades donde una gran cantidad de archivos están clasificados por "volúmenes" y algunos archivos están clasificados por "piezas", así como unidades que tienen documentos especificados por departamentos comerciales superiores (como los bancos de desarrollo agrícola del condado). Utilizando "volumen" como unidad de organización, antes de organizar los archivos según temas, se deben clasificar por nivel. Los archivos de los niveles superior e inferior no pueden aparecer en el mismo volumen a menos que sean archivos del mismo nivel. . Con "pieza" como unidad de organización, el archivo de contexto debe dividirse en varias categorías de problemas. El método de compilación del número de caja de esta categoría es compilar el número de serie bajo el mismo período de almacenamiento desde "1", y el método de compilación del número de pieza es compilar el número de serie del mismo período de almacenamiento y el mismo año desde "1".

(3) Clasificación del período de almacenamiento por año de pregunta, es decir, los archivos archivados se clasifican primero por pregunta, luego por año en cada pregunta y luego por período de conservación en el año. Esta clasificación sólo se aplica a las empresas clasificadas según las diez categorías (como las empresas de agua). El método de compilación del número de caja de esta clasificación es compilar un número de serie grande del "1" en el mismo problema, y ​​el método de compilación del número de pieza es compilar un número de serie del "1" en el mismo año y el mismo almacenamiento. período.

(4) Año de clasificación del periodo de almacenamiento. Es decir, los documentos archivados se clasifican por año y cada año se clasifica por período de retención. Esta clasificación sólo la utilizan el Banco de China y el Banco Industrial y Comercial de China, y está de acuerdo con las regulaciones de las autoridades comerciales superiores. El método de compilación del número de caja de esta categoría es compilar un número de serie a partir de "1" en el año actual, y el método de compilación del número de pieza es compilar un número de serie a partir de "1" en el mismo período de almacenamiento.

2. Clasificación de ficheros empresariales-período de almacenamiento-año.

3. Categoría de archivos de ciencia y tecnología-período de almacenamiento-clasificación anual.

4. Existen dos métodos de clasificación de los expedientes contables.

(1) Categoría adoptada-período de almacenamiento-clasificación anual.

Es decir, separar estados de cuenta, libros de cuentas, comprobantes y otros, para luego ordenarlos por año, y asignar un número de serie de expediente para cada año calendario. Este método es adecuado para unidades con una pequeña cantidad de archivos contables.

(2) El método de clasificación año-categoría-período de almacenamiento primero separa el año fiscal y luego lo divide en varias categorías según el formulario (primero estado de cuenta, luego libro de cuentas, luego comprobante) y luego dentro de cada categoría según el período de retención Organícelos en orden y recopile un número de serie de archivo cada año. Este método es adecuado para unidades con una gran cantidad de archivos contables.

5. Los archivos audiovisuales se clasifican generalmente en formato portador-año-período de almacenamiento. Cuando se establecen tres categorías según el formato del soporte, las categorías de audio y video se pueden dividir en fotografías, cintas de audio y cintas de video;

6. La electrónica se puede dividir en cintas y discos ópticos;

7. Los archivos físicos generalmente adoptan la forma de soportes: clasificación anual. Los archivos físicos se pueden dividir en categorías honoríficas, souvenirs (obsequios), categorías de sellos, categorías plegables y categorías no plegables.

8. Los materiales del libro se clasifican por categoría - clasificación anual. Los materiales de los libros generalmente se dividen en política, leyes y regulaciones, negocios y otros.

3. Número de archivo (número completo, número de catálogo, número de archivo (número de pieza), número de página).

(1) Al compilar el número de caso completo, complete el código compilado por los archivos para la unidad de archivo. Por ejemplo, en la escuela secundaria número 1 de Shaodong, los archivos del condado determinaron el número completo del caso como "142" y lo marcaron como "0142". Si no se ha determinado el número completo del archivo, no se podrá completar el número antes de ingresar el archivo a la biblioteca. Las empresas pueden completar las letras pinyin chinas de la unidad de expresión.

(2) Confección de números de catálogo. Complete el número del directorio al que pertenecen los archivos de todo el portafolio. No se permiten números de directorio de archivos duplicados dentro del mismo fondo. Las empresas o unidades que preparan planes de clasificación con referencia a las "Reglas de prueba para la clasificación de archivos de empresas industriales" pueden completar el código de característica de categoría. El número del directorio de archivos debe establecerse de acuerdo con el estado de disposición de los archivos de todo el clan. Los números de catálogo de archivos se pueden configurar según diferentes épocas, diferentes estructuras organizativas, diferentes períodos de almacenamiento, diferentes temas o diferentes formas de soporte. La cantidad de archivos contenidos en cada directorio de archivos es generalmente de tres dígitos. Es decir, cuando el número de archivos en el directorio de archivos es inferior a 1000, generalmente no hay un directorio de archivos separado o un número de directorio de archivos; cuando el número de archivos excede 1000, se debe establecer un directorio de archivos separado y un número de directorio de archivos separado; debe ser compilado. No debe haber números de directorio de archivos duplicados en todo el clan. El número de directorio es un identificador de código de categoría de archivo compuesto por letras pinyin chinas y números arábigos. Las categorías de diferentes niveles se pueden separar mediante el delimitador "●". Si no hay malentendidos, omita el delimitador.

1. El número de catálogo de una categoría de primer nivel se escribe con una o dos letras Pinyin mayúsculas que representan los caracteres chinos de la categoría. Es decir, w representa archivos de documentos; y representa archivos comerciales (si una empresa tiene muchos archivos comerciales, se pueden marcar con Y1, Y2, Y3, etc.) k representa archivos contables (informe K1, cuenta); libro K2, bono K3); x representa archivos audiovisuales; d representa archivos electrónicos; SW representa objetos de archivo;

2. Los números arábigos "1", "2" y "3" se utilizan para representar tres períodos de almacenamiento diferentes: permanente, a largo plazo (o 30 años) y a corto plazo (o 10 años).

3. Ejemplo de compilación de números de teléfono

El número de directorio del archivo comercial y1 representa archivos comerciales permanentes; Y2 representa archivos comerciales a largo plazo (o 30 años); Y3 representa archivos comerciales a corto plazo; (o 10 años) ) documentos comerciales.

(3) Número de archivo (archivo) y número de página

1 El número de archivo es el número de serie del archivo en el directorio, y el número de archivo se identifica con tres árabes. numerales. Los archivos del directorio están numerados en orden y no debe haber números vacíos. No se permiten números de archivos duplicados dentro del mismo directorio de archivos (o en la categoría más baja del sistema de clasificación). Todos los archivos en cada directorio de archivos solo se pueden numerar con números de serie. Si hay más de dos (incluidos dos) números de serie de archivos en un directorio, se deben volver a numerar los números de serie de los archivos o se deben configurar los directorios de archivos por separado. Los archivos de documentos, archivos comerciales y archivos científicos y tecnológicos ordenados por "volumen" deben compilarse secuencialmente dentro del mismo período de almacenamiento, y luego el número de archivo (completado en la columna del número de serie) y el número de página deben compilarse secuencialmente en unidades de archivo. Los estados financieros, libros de cuentas, comprobantes y otros en archivos contables se escriben en forma de "gran flujo" y cada archivo tiene un número de página.

2. El número de serie es el número de secuencia de los archivos archivados, que es un símbolo importante que refleja el estado de los archivos archivados en todo el clan y el orden fijo de los archivos archivados. Dividido en "Números de pieza de sala y números de pieza de biblioteca". El número de habitación es el número de serie de los archivos archivados escritos a partir de "1" en la categoría más baja del esquema de clasificación, y el número de página se escribe para cada elemento.

El número de serie de la biblioteca se refiere al número de serie compilado después de que los documentos archivados se transfieren a la biblioteca, se reidentifican, se clasifican y se organizan. Los archivos audiovisuales, electrónicos y físicos deberán numerarse por categoría a partir del "1".

3. El número de página es el número de página completado para los materiales del documento en el volumen. Los números de página se identifican con números arábigos. Las páginas de los documentos del volumen están numeradas secuencialmente y no deben quedar espacios en blanco.

Cuatro. Requisitos de calidad para los archivos:

(1) requisitos de combinación (volumen); centrarse en los temas, teniendo en cuenta otras características, de modo que los documentos y los materiales estén estrechamente relacionados y clasificados; apropiadamente y emite un tipo único y claro, años mixtos, período de almacenamiento preciso.

1, completo y completo. Los documentos y materiales archivados deben estar completos y no debe omitirse ninguna parte de una pregunta. Todos los materiales de escritura deben estar escritos con tinta carbón o tinta negra azulada y el trabajo de recopilación debe realizarse unidad por unidad; debe prestarse atención a la recopilación de documentos y materiales formados por los departamentos comerciales que reflejan funciones y actividades profesionales; recopilación de materiales para eventos importantes; recopilación de textos y copias impresas; Si el manuscrito es un borrador mecanografiado redactado directamente en la computadora, generalmente solo necesita recibir el manuscrito en papel y el borrador mecanografiado. Además de estar firmado por el líder, también debe estar sellado el sello oficial de la empresa para indicar su validez. Si hay cambios importantes o instrucciones de liderazgo en la copia impresa de la computadora, deben recopilarse y archivarse junto con la copia impresa; los documentos oficiales con instrucciones de liderazgo importantes deben recopilarse y archivarse junto con los originales; Las instrucciones sobre el mismo tema y las respuestas deben presentarse juntas.

2. Ciencia de la clasificación. Los archivos de todo el clan adoptan un esquema de clasificación unificado, con niveles de clasificación claros, conceptos claros de categorías, elementos y proyectos. Los límites entre categorías paralelas son claros y no se superponen ni se superponen entre sí.

3. Mantenga los documentos conectados internamente.

A. Contacto temporal. Es necesario distinguir el año y no se deben confundir documentos de diferentes años. Si un documento tiene múltiples características temporales, la fecha de emisión del documento (fecha de redacción) se utilizará como base para determinar el año al que pertenece el documento. Planes, programas, resúmenes, presupuestos y cuentas finales, informes estadísticos y documentos normativos, etc. En relación con documentos de diferentes años, el año del documento se determina en función de la fecha de emisión (fecha de redacción) y la fecha de emisión del telegrama. Cuando se encuentren algunas circunstancias especiales, se deben seguir los siguientes principios:

(1) Las solicitudes y respuestas de varios años, las cartas y las respuestas deben colocarse en el año de la respuesta, si no hay respuesta; colocarse en el año de la solicitud (como relaciones organizativas, relaciones salariales, cartas de presentación administrativas, etc.) como un solo elemento, se pueden marcar la hora de inicio y finalización de la planificación, los planes y los presupuestos para varios años; colocarse en el primer año al que se dirige el contenido del documento. los resúmenes plurianuales, los informes y las cuentas finales deben colocarse en el documento. El último año al que se dirige el contenido los documentos de las reuniones plurianuales deben colocarse en el año; cuando finaliza la reunión; los casos no litigiosos que abarcan varios años deben ubicarse en el año de cierre; los documentos normativos deben ubicarse en el año del anuncio o aprobación.

(2) Los archivos formados en base a años especiales (como los años de enseñanza) se colocan en el año especial.

(3) Documentos sin fecha de firma. Se debe verificar la fecha exacta o aproximada del documento mediante comparación, etc., para poder clasificarlo adecuadamente por años.

(4) Organización temporal, que no existe desde hace mucho tiempo (dentro de dos años) y tiene pocos documentos. Los documentos formados se pueden archivar en el año posterior a la finalización del trabajo, independientemente del año, si hay una gran cantidad de documentos cada año, también se pueden archivar por año;

B.Contacto de origen. Se requiere distinguir entre niveles, y los documentos de agencias de nivel superior, agencias de nivel inferior, agencias del mismo nivel y la unidad deben agruparse por separado. Para los documentos que están estrechamente relacionados con superiores y subordinados, como la solicitud de instrucciones de la unidad y la respuesta de la agencia superior, la solicitud de instrucciones de la agencia de nivel inferior y la respuesta de la unidad, deben juntarse con los documentos de la unidad para formar un volumen. .

C.Conexión de contenidos. Es necesario mantener la unidad del contenido del archivo dentro del volumen y la conexión entre archivos con contenido similar. En general, se resumen por temas diversos documentos administrativos, comerciales, normativos y materiales de investigación formados en las actividades del partido, el gobierno, los sindicatos y la gestión empresarial. Los documentos sobre un mismo tema, una reunión, un proyecto, un caso, así como los originales y anexos, originales y borradores, solicitudes y respuestas, partes remitidas y partes remitidas, se reúnen para formar un documento. Los mensajes y telegramas deben combinarse en un solo volumen. Cuando la cantidad de archivos para un solo número es pequeña, los archivos de otros números con contenido similar se pueden combinar en un solo volumen. Los materiales documentales en diferentes soportes, como cintas de audio, cintas de vídeo, fotografías, películas, disquetes de computadora y otros documentos y archivos relacionados con el contenido, se catalogan de manera uniforme, se almacenan por separado y se anotan en el directorio. Al categorizar temas, el archivo de documentos debe realizarse con regularidad y continuidad según su contenido principal.

Los archivos de un determinado contenido deben colocarse en la misma categoría que el año pasado y no pueden modificarse casualmente según necesidades temporales, para no causar inconvenientes para búsquedas y usos futuros.

4. Dividir correctamente el periodo de almacenamiento. De acuerdo con las reglamentaciones nacionales pertinentes y el cronograma del período de almacenamiento de documentos formulado por la unidad de archivo, los documentos y materiales se conservan por separado según los diferentes períodos de almacenamiento.

1. Documentos y materiales De acuerdo con las disposiciones de la Orden N° 8 de 2006 de la Administración de Archivos del Estado sobre el “Ámbito de archivo de documentos y materiales institucionales y el período de almacenamiento de documentos y materiales” y el período de almacenamiento. formulado por la unidad de archivo, los documentos y materiales se almacenarán de forma permanente y fija (30 años, 10 años), se separan dos períodos de almacenamiento diferentes.

(1) Los documentos preservados permanentemente incluyen los siguientes ocho aspectos importantes: Primero, los documentos legales y regulatorios formulados por esta agencia. Este artículo, entendido desde la particularidad de los géneros literarios, puede refinarse en leyes, reglamentos, normas y documentos políticos. El segundo son los principales documentos y materiales que se forman cuando la agencia celebra reuniones importantes y realiza actividades importantes. Las reuniones importantes celebradas por esta agencia se refieren principalmente a reuniones celebradas por esta agencia, como el Comité del Partido, el Congreso Popular, el Comité de la CCPPCh, la Conferencia de Trabajo Económico, la Reunión de Inspección Disciplinaria y la Reunión Anual de Trabajo, la Reunión del Grupo del Partido (Comité del Partido), la Reunión de la Oficina Administrativa, Seminario de Trabajo Especial Importante, etc. Materiales de documentación. Dependiendo de la naturaleza de la organización, se cuentan las actividades que tienen un impacto significativo en la organización. Por ejemplo, documentos y materiales tales como establecimiento organizacional, fusión, cambio de nombre, nombramiento y despido de personal, ascensos, reglas organizacionales, dotación de personal, activación y vencimiento de sellos, etc. El tercero son los documentos comerciales importantes y la información generada por la agencia en sus actividades funcionales. Se refiere principalmente a los planes de trabajo anuales o anteriores, resúmenes, documentos normativos, documentos comerciales importantes, materiales de investigación especiales importantes, eventos importantes, historial de la organización, informes estadísticos completos y otros documentos y materiales formados por la agencia. El cuarto son las solicitudes de instrucciones de la agencia sobre temas importantes y la aprobación, instrucciones, informes, resúmenes y declaraciones estadísticas completas de las agencias superiores. El quinto es el historial organizacional de la organización, los nombramientos y destituciones de personal y otros documentos y materiales. En sexto lugar, documentos como la venta de viviendas, la adquisición de terrenos, contratos y acuerdos importantes y el registro de activos. Séptimo, documentos e información importantes emitidos por autoridades superiores pertenecientes al supervisor comercial de la agencia, principalmente referidos a leyes, reglamentos, reglas, estándares comerciales, planes de desarrollo a mediano y largo plazo, etc. En octavo lugar, incluyen cartas y solicitudes de instrucciones de agencias del mismo nivel y de agencias de nivel inferior sobre cuestiones comerciales importantes, así como documentos y materiales como aprobaciones y respuestas de la agencia. Para comprender la importancia y la generalidad de los documentos y materiales gubernamentales, se debe considerar si preservarlos permanentemente desde la escala de las funciones y actividades gubernamentales, el nivel de archivo, su impacto y si los documentos y materiales producidos son de naturaleza política.

(2) Los documentos y archivos que se mantienen regularmente incluyen: Primero, los documentos comerciales generales y la información formada en las actividades funcionales de la agencia se refieren principalmente a los documentos comerciales generales y la información formada en el desempeño de; actividades funcionales de varios departamentos de la agencia. Reglamentos, métodos, opiniones y otros documentos y materiales. El segundo son los documentos y materiales generales producidos por la organización cuando celebra reuniones y realiza actividades. El tercero son los documentos y materiales generales formados por la organización en términos de gestión de asuntos, sistemas, seguridad, etc. El cuarto son los documentos generales formados por el trabajo de gestión de personal de la agencia, incluidos planes de trabajo, resúmenes, materiales especiales de investigación, etc. Quinto, las solicitudes de instrucciones del organismo sobre cuestiones generales y las respuestas e instrucciones del superior. Un proyecto de sistema se lleva a cabo en etapas, por lo que los documentos y materiales generados en cada etapa solo pueden considerarse como asuntos generales. En cuanto a los informes generales de trabajo, resúmenes y cuadros estadísticos, se refieren a documentos y materiales generados por cada departamento de la agencia, que solo reflejan las actividades funcionales de un departamento o un aspecto. En sexto lugar, casi la mayoría de las agencias tienen documentos y materiales generales (incluidos documentos y materiales de reuniones generales) emitidos por agencias superiores con respecto al negocio del que la agencia es responsable pero que necesita ser implementado. Aunque es general, no es una cuestión, sino algo que hay que implementar. Séptimo, los documentos y materiales emitidos por agencias superiores y agencias del mismo nivel que no pertenecen al supervisor comercial pero que deben ser ejecutados. Los superiores o pares mencionados en este artículo no están necesariamente a cargo de los negocios de la agencia, pero deben implementarse con referencia, como transferencia de salario, seguro laboral, asistencia social, reembolso de gastos de viaje, impuestos, títulos profesionales, planificación familiar y otros. documentos. Lo emiten los departamentos de finanzas, personal y trabajo. En octavo lugar, incluyen cartas y solicitudes de instrucciones de agencias del mismo nivel y de nivel inferior sobre cuestiones comerciales generales, así como las aprobaciones, respuestas y otros documentos y materiales de la agencia. Planes noveno, anuales o superiores (incluidos los planes a largo plazo), resúmenes, estadísticas, informes especiales importantes y otros documentos presentados por organismos de nivel inferior. Siete de los nueve artículos anteriores que se guardan periódicamente utilizan la palabra "general". Para captar la "generalidad" de la literatura, necesitamos ver si las cuestiones involucradas en la literatura son convencionales y técnicas.

(3) De acuerdo con el cronograma de períodos de almacenamiento de nuestra empresa, se debe prestar atención a los siguientes puntos al clasificar los archivos archivados en el año en curso: 1. En principio, los documentos con múltiples períodos de almacenamiento no se pueden mezclar. En segundo lugar, los períodos de retención deberían definirse según la importancia de una cuestión o grupo de documentos, más que por la importancia de un solo documento aislado. Por ejemplo, además de los 30 años de escrituras avanzadas en los materiales de la conferencia de trabajo de educación del condado que son permanentes, también podemos hacer que estas escrituras avanzadas sean permanentes. Nuestro condado estipula de manera uniforme un conjunto completo de materiales para reuniones para eventos importantes y funciones laborales importantes, todos los cuales están designados como permanentes. 3. Los documentos del departamento comercial superior son permanentes y estrictos (políticas, reglamentos, documentos de políticas). Algunos documentos importantes se pueden fijar por 30 años y otros se pueden fijar por 10 años. En cuarto lugar, los departamentos internos del mismo nivel deben calificarse como agencias del condado y se aumenta el límite de tiempo. En quinto lugar, la reunión informativa al mismo nivel durará 30 años.

B.Archivos contables.

(1) Comprobantes contables: conservados durante 15 años.

(2) Libros de contabilidad: los diarios de caja y los diarios bancarios se conservan durante 25 años, los libros mayores y los libros auxiliares se conservan durante 65.438+05 años y las tarjetas de activos fijos se conservan durante 5 años después de los activos fijos. son desechados y limpiados.

(3) Estados contables: los estados de cierre del período se guardan permanentemente (incluido el análisis de texto) y los estados contables mensuales se conservan durante 15 años.

(4) Otras categorías: la lista de transferencias contables se conserva durante 15 años, la lista de almacenamiento y destrucción de archivos contables se conserva de forma permanente y el estado de conciliación del saldo bancario y el extracto bancario se conservan durante 5 años.

.

C.Archivos de tecnología. Infraestructura e investigación científica: permanente, archivos de equipamiento: a largo plazo.

E. Documentos audiovisuales, electrónicos y físicos: permanentes.

F. El período de almacenamiento de los archivos comerciales se determina de acuerdo con los requisitos del departamento comercial superior o los archivos del condado se determinan de acuerdo con el valor actual de sus archivos comerciales.

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