Cómo ser una buena secretaria
2. Responsable del trabajo de secretaría, información, confidencialidad y confidencialidad de la oficina, y realizar un buen trabajo en la recopilación y organización de los archivos de la oficina.
3. Responsable de la limpieza de la oficina del gerente general.
4. Tomar actas de la reunión.
5. Responsable de la distribución de documentos de la empresa, cartas, correos electrónicos, periódicos y revistas.
6. Responsable del envío y recepción de faxes.
7. Responsable del almacenamiento del almacén de oficina y del registro de mercancías que entran y salen del almacén.
8. Haz un buen trabajo en la redacción de la columna publicitaria de la empresa.
9. Conservar y utilizar el sello oficial de acuerdo con la normativa de gestión de sellos de la empresa y ser responsable del mismo.
10. Llevar el registro de gastos de comedor de la empresa y las cuentas corrientes, y realizar estadísticas y llevar los gastos de comidas.
11. Enviar informes mensuales de protección ambiental e imprimir pólizas de seguro social.
12. Gestionar los archivos de personal de los empleados, establecer y mejorar la gestión de archivos de personal de los empleados y tomar prestados archivos estrictamente.
13 Solicitud de seguro social.
14. Calcular la asistencia mensual y presentarla al Departamento de Finanzas para su contabilidad.
15 Administre varias propiedades de oficinas, utilícelas de manera racional, mejore la eficiencia en el uso de la propiedad y promueva la frugalidad.
Aceptar otros trabajos temporales.
Las secretarias tienen dos tareas principales, una es manejar los asuntos y la otra es servir como personal. En los últimos años, la cuestión de los funcionarios de estado mayor ha atraído gran atención en la comunidad secretarial y se ha publicado un gran número de artículos teóricos y empíricos en periódicos y publicaciones periódicas. Por el contrario, hay poca discusión sobre el tema de hacer las cosas. Para atraer el jade, traté de explorar el conocimiento de "hacer cosas".
Primero, cómo hacer las cosas asignadas por el líder
(1) Aceptar la tarea y comprender los "tres elementos"
En términos generales, las tareas asignado por el líder Hay "tres elementos": primero, contenido - qué hacer; segundo, límite de tiempo - cuándo terminar; tercero, requisitos - calidad del trabajo, precauciones, etc. Cuando las secretarias aceptan tareas asignadas por los líderes, deben comprender los "tres elementos" para crear los requisitos previos para hacer un buen trabajo.
(2) Efecto de trabajo de optimización de "Tres proporciones".
El propósito de hacer las cosas es obtener buenos resultados y eliminar o reducir los malos resultados, por lo que todo el proceso de hacer las cosas es también un proceso de buscar ventajas y evitar desventajas, promover ventajas y suprimir desventajas. Todo tiene dos lados. En comparación, un lado es una ventaja y el otro es una desventaja. Los resultados del trabajo de optimización deben compararse desde tres aspectos, es decir, "la intersección de ventajas y desventajas representa los puntos grandes, y la intersección de ventajas y desventajas representa los puntos pequeños".
(3) Comprender las "tres formas" de servicio
Puede haber tres formas de servicio: 1. Trabajo único: completar una tarea de trabajo al mismo tiempo; 2. Trabajo transversal: aceptar dos tareas al mismo tiempo o dos líderes asignan tareas diferentes, que deben completarse al mismo tiempo o en tiempo superpuesto; - Se intercalan más de tres tareas en el mismo flujo de tiempo.
(4) "Tres estándares" para evaluar la eficiencia en el trabajo
Después de que las secretarias completen el trabajo asignado por sus líderes, deben realizar un autoexamen de la eficiencia en el trabajo. Hay tres estándares: l. Calidad del trabajo, si cumple con los límites requeridos por el liderazgo y si existen posibles problemas y lagunas; 2. Velocidad del trabajo, si excede el límite de tiempo de trabajo y si es una pérdida de tiempo; 3. El impacto en la sociedad y las masas, a lo largo del trabajo. Si hay algún impacto adverso en la sociedad y el público durante el proceso.
(5) Informe las "Tres notas" al líder
Cuando todas las tareas estén completadas o lleguen a su fin, se debe ordenar al líder al que se le ha confiado la tarea que informe las resultados y tiempo de finalización de la tarea, y describir los problemas existentes y posibles, así como opiniones sobre el trabajo de seguimiento. Preste atención a tres puntos al responder: 1. Sin distorsión. Preste atención a completar las tareas, no a ampliarlas, a reducirlas y a no ocultar problemas y deficiencias. 2. Deja de alardear. No aproveches la oportunidad para alardear de ti mismo y no hables interminablemente de tus logros y te quejes. 3. No pidas ganancias. No, porque cumplí el trabajo asignado por el líder.
2. ¿Cómo hacer un buen trabajo?
Los requisitos básicos para hacer un buen trabajo en el trabajo de declaración son que el personal y los departamentos de secretaría deben realizar un trabajo de investigación y comprensión con anticipación, realizar análisis e investigaciones cuidadosos, presentar sugerencias prácticas de trabajo y utilizar métodos de declaración científica. y procedimientos para hacer que los líderes estén de acuerdo o aprecien las sugerencias para reflejar el papel auxiliar del personal de secretaría en el trabajo de declaración.
(1) Prepárese cuidadosamente y presente sugerencias razonables.
(2) Preste atención al método y elija la forma adecuada.
(3) Prestar atención a los procedimientos e insistir en hacer las cosas paso a paso.
(4) Mejora el arte y optimiza los efectos.
(E) Ralentizar las emergencias y evitar errores estresantes.
El Sr. Tian Jinchang, que se especializa en trabajo de secretaría, ha resumido durante mucho tiempo cinco puntos a los que se debe prestar atención cuando se es un secretario de liderazgo. Hicimos una comparación no autorizada uno por uno basándonos en las diferencias de género entre hombres y mujeres. ¿Qué opinas? Los hombres no sólo son muy competitivos para el puesto de secretario, sino que también tienen una ventaja inherente.
En primer lugar, no lo transmitas.
“Usa más tu cerebro y habla menos palabras vacías” es la primera clave para ser el secretario de un buen líder. Sea diligente en el pensamiento, proporcione a los líderes información útil y urgentemente necesaria, así como ideas y sugerencias reflexivas, y sirva como asesores eficaces para los líderes con antelación.
"Usa menos la boca" significa que la secretaria del líder debe ser cautelosa y superar la aleatoriedad.
Comentarios de boca torcida: Es raro que una mujer pueda evitar que su cabeza dé vueltas, pero es raro que su boca permanezca en silencio. Por lo tanto, en este caso, siempre que un hombre tenga un coeficiente intelectual normal, básicamente puede ganar.
En segundo lugar, los funcionarios no palean cosas
Debemos darnos cuenta de que no hay pequeñas cosas alrededor de los líderes, y todo debe ser meticuloso y cauteloso. Nunca seas descuidado, nunca excedas los 60 puntos. Como secretario de liderazgo sólo puedes hacer las cosas a la perfección y estar 100% calificado.
Comentario de boca torcida: Déjame preguntarte, ¿cuántas secretarias nunca han sido regañadas y lloradas? Rompieron a llorar, y el líder inmediatamente se quedó perdido, e inmediatamente dijo "~ # @ $ &; * "... La ventaja de los niños en esta área proviene de razones fisiológicas: son naturalmente de piel dura y el El líder no necesita dejarlos ir.
En tercer lugar, untar no causará problemas.
Como secretario del líder principal, aunque su posición no es alta, tiene un estatus especial. Juega un papel importante en la coordinación de la relación entre los líderes anteriores, entre los principales líderes del partido y. gobierno, y entre los principales líderes y otros miembros del equipo juega un papel muy importante. Por lo tanto, el secretario debe respetar el principio de "difamar y no provocar problemas", "cubrir ambos lados de lo que afecta a la unidad y cubrir ambos lados de lo que favorece la unidad" y nunca aferrarse a la oscura idea de; "Cuando las agachadizas y las almejas pelean, el pescador se beneficiará de la psicología".
Comentario varios en boca: En este punto la clave está en la persona, no en el personaje, por lo que tanto hombres como mujeres pueden dibujarlo.
En cuarto lugar, no escondas nada.
El secretario de liderazgo tiene una tarea pesada y no es fácil completar el trabajo dentro del alcance de su responsabilidad. A pesar de esto, todavía tenemos que tomar la iniciativa para abordar algunos asuntos que están estrechamente relacionados con los dirigentes y que no pueden ser controlados por los dirigentes. No podemos eludirlos ni ocultarlos. Incluso si se trata de un problema muy grave, el líder debe presentarse y utilizar al secretario para amortiguarlo. Hay una diferencia entre "solicitar trabajo" y "reclamar poder". "Aceptar el trabajo" refleja un sentido de responsabilidad, mientras que "tomar el poder" refleja la vanidad de una persona, lo cual es un tabú para las secretarias de liderazgo.
Comentario de Wizui: A las mujeres normales generalmente no les gusta ocuparse de las cosas porque ya tienen muchos asuntos triviales. Pero a los hombres generalmente les encanta hacerse con el poder, porque cuando ven el poder, tienden a olvidar su propia posición. Por lo tanto, ya sea que elijas un hombre o una mujer, hay ganancias y pérdidas.
Verbo (abreviatura de verbo) Nada se logrará sin éxito
El líder principal está ocupado con deberes oficiales y no tiene tiempo para ocuparse de algunas tareas diarias y domésticas. Y estas pequeñas cosas reflejan el hecho de que algunas secretarias "más fracasan que triunfan". Hay dos razones principales por las que las secretarias no funcionan bien para los líderes. Uno es el "falso servicio público", que consiste en ocuparse de asuntos privados para el líder bajo la apariencia de trabajo de oficina; el otro es el "falso servicio público", que consiste en buscar ganancias personales aprovechando la oportunidad del líder para manejar los suyos; asuntos privados. Si le das al líder un 1, obtienes 10; si le das un 10, obtienes 100 puntos. Yo obtengo los beneficios, tú asumes la responsabilidad y buscas ganancias personales en nombre del liderazgo. Las profundas lecciones aprendidas por algunos de los principales secretarios que "zocaron" son dignas de nuestra cuidadosa referencia y reflexión.
Comentario humilde: todo el mundo tiene motivos egoístas, pero las chicas son más propensas a perder los estribos. A menudo pierden grandes cosas por asuntos triviales y ganancias insignificantes. Aunque los hombres no son mucho mejores, en realidad suele haber más asuntos triviales que asuntos triviales, por lo que la probabilidad de que un líder caiga en manos de una secretaria es mayor.
1. ¿Qué es una secretaria?
Un secretario es un asistente que se encuentra al lado del líder o en el centro de la organización de liderazgo. Se ocupa de los asuntos de oficina, procesa documentos, contacta a todas las partes y garantiza el funcionamiento normal del trabajo del liderazgo. , sirviendo directamente al trabajo del liderazgo y manejando todos los aspectos de los asuntos y la información. Una excelente secretaria debe ayudar a su jefe de todo corazón, conocer y comprender su propio negocio y empresa, sentirse cómoda con su propio trabajo, ser buena creando y manteniendo una atmósfera única y permitir que su jefe y sus colegas tomen fotografías en armonía y de forma activa. cooperar. Domine los límites apropiados, aparezca solo cuando y donde el jefe más lo necesite, obtenga información y coopere con el jefe para tratar con varias personas y manejar diversos asuntos.
¿Eres apta para ser secretaria?
En primer lugar, no todo el mundo es apto para ser secretaria. La secretaria debe ser cuidadosa, proactiva, reflexiva y leal, amar a la empresa tanto como al jefe y pensar en los intereses de la empresa. Por lo tanto, al elegir una carrera como secretaria, será mejor que considere cuidadosamente si esta carrera coincide con su personalidad, intereses y expectativas.
Incluso con una buena educación y formación, no todo el mundo está cualificado para trabajar como secretariado. Una excelente secretaria debe tener unas excelentes cualidades, que se reflejan principalmente en los siguientes aspectos:
(1) Límites adecuados: Una buena secretaria debe ser mesurada en su discurso y comportamiento a su comportamiento. Entonces, ¿cómo controlar la proporción?
Respuesta. Así es como se mide a las personas: confiadas pero no arrogantes; serias pero no honestas pero no rígidas pero no imprudentes.
Como secretaria realmente no puedes tomarte todo en serio, pero sí debes ser sincera y manejar bien todo tipo de relaciones interpersonales. Debe adoptar una visión a largo plazo para facilitar a los demás y a usted mismo. En una misma oficina es importante mejorar la relación entre compañeros. Una relación armoniosa te hará sentir cómodo, lo cual no sólo es bueno para hacer un buen trabajo, sino también para tu salud física y mental.
B. Hablar de manera mesurada: ser abierto pero no frívolo; elogiar pero no hipócrita; ser vivaz pero no frívolo;
Por la boca entra la enfermedad, y por la boca sale la desgracia. Por eso, cuando vayas a trabajar, intenta hacer más y hablar menos. Al hacer esto, podrás evitar hablar de los demás cuando estés aburrido. Incluso fuera del trabajo, no juzgues a tus compañeros de trabajo. Sabes quién tiene razón y quién no.
C. Hacer las cosas con mesura: ser humilde pero no inferior; rechazar sin ser frío; ser ingenioso pero no traicionero; ser asequible pero no sólo rentable;
(2) Cortesía.
Es muy fácil ser cortés con una persona educada; pero ser cortés con una persona muy grosera es una habilidad profesional, y las secretarias suelen encontrarse con esta situación. Como dice el refrán, cuando un erudito se encuentra con soldados, sus modales no son claros. Sin embargo, esta carrera requiere que las secretarias interactúen con una variedad de personas. Por lo tanto, tratar a todos con cortesía se ha convertido en el estándar de calidad profesional para las secretarias. La cortesía debe ser apropiada y no artificial. Sólo la gentileza y la amabilidad son verdadera cortesía.
(3) Humildad
La humildad tiene tres beneficios: no solo te hace favorable en el corazón de los demás, sino que también te ayuda a mejorar tu valor ante los ojos de tu jefe. Porque a la mayoría de los jefes les gustan las secretarias humildes e introvertidas. Mi padre me dijo una vez algo. Dijo que la gente debe ser discreta; ser discreta no significa que seas inferior a los demás, sino que eres más maduro y más inteligente. Las palabras de mi padre siempre me han beneficiado mucho.
(4) Sensibilidad: ser sensible a las personas o cosas que te rodean puede mejorar la precisión del trabajo secretarial y la capacidad de juzgar las cosas. La respuesta lenta afectará la eficiencia del trabajo, pero ser demasiado sensible también puede ponerlo demasiado nervioso. Por tanto, la sensibilidad debe ser la adecuada.
(5) Autocontrol: Ser bueno controlando las emociones es un signo de personalidad madura, pero no todas las personas maduras tienen un buen autocontrol. El secretario debe poder controlarse bien en todo momento y no debe ser una persona temperamental. A menudo decimos que hay "seis jefes" en la oficina: ni arrogantes ni impetuosos, ni humildes ni autoritarios, ni arrogantes ni impetuosos, ni trabajar duro ni quejarse. En resumen, la impaciencia afecta el juicio de las personas, Secretario. No seas impaciente y pierdas la cabeza.
En tercer lugar, la ética profesional de la secretaria
Creo que la ética profesional de la secretaria tiene tres puntos más importantes: lealtad, dedicación y responsabilidad.
(1) Sentido de lealtad: a lo largo de los siglos, las secretarias han sido las más cercanas al líder, conociendo y dominando una gran cantidad de secretos e incluso participando en operaciones secretas. Si se arruina la ética profesional de una secretaria, el daño será inmensurable.
A veces, la lealtad es un dilema. Desde la perspectiva de un empleado, si hay un problema con el jefe, debe informarlo; pero desde la ética profesional de una secretaria, debe guardar estrictamente los secretos. Si se ocupa de lo primero, su jefe puede prohibirlo y ya no podrá trabajar como secretaria en esta empresa en el futuro; si tiene en cuenta lo segundo, puede perjudicar los intereses generales de la empresa; Entonces ¿cuál es más importante? Una vez les hice esta pregunta a algunos amigos. Algunos amigos dijeron: "Depende de la relación entre mi jefe y yo". Algunos amigos dijeron: "No diré nada hasta mi muerte". Otros dijeron: "La situación general de la empresa es la más importante". Hay opiniones diferentes, el público tiene razón y la suegra tiene razón. De hecho, esto es un dilema. Personalmente creo que hay que analizarlo caso por caso. Si hay desviaciones en el trabajo de liderazgo, se le puede recordar a tiempo que evite errores irreparables y se convierta en la verdadera mano derecha del líder, en lugar de limitarse a hacer eco de la voz. Este es un mayor nivel de lealtad.
(2) Profesionalismo: Las características profesionales de las secretarias determinan que su trabajo sea principalmente práctico. Es necesario realizar actividades en torno al trabajo del liderazgo, estar disponible cuando se le solicite, tener los pies en la tierra en un trabajo específico e intenso, independientemente de las ganancias y pérdidas personales, y tener un espíritu de trabajo duro e incluso de compromiso. .
(3) Responsabilidad:
Con lealtad, tienes buenas cualidades; con profesionalismo, lo haces bien; la responsabilidad significa que puedes confiar.
Existen dos tipos de responsabilidades. Las responsabilidades claras son suyas y las responsabilidades poco claras son trabajo adicional que asume de manera proactiva. Es deber del secretario hacer el trabajo con claridad; si haces bien el trabajo que no está claro, serás reutilizado. Una buena secretaria debe saber qué es importante y qué detalles serán de ayuda para su jefe. En caso de emergencia, el secretario debe manejarla con calma y flexibilidad. Se necesita responsabilidad no sólo en tiempos de crisis, sino también en los detalles cotidianos. El sentido de responsabilidad en muchas tareas diarias es una prueba de la calidad de la secretaria.
En cuarto lugar, la superación personal del secretario.
(1) Mantener la salud física y mental
Debido al estatus especial de las secretarias, las tareas pesadas y las altas expectativas de la sociedad sobre el papel de las secretarias, las secretarias están bajo diversas presiones psicológicas. La atención de salud mental para las secretarias es muy importante. Una buena secretaria debe ser emocionalmente estable, optimista, solidaria, considerada, realista, responsable, flexible, adaptable, armoniosa en las relaciones interpersonales y buena en la comunicación. Las secretarias establecen un ambiente de trabajo armonioso entre líderes y colegas, y trabajan libremente en esta buena relación interpersonal, de modo que se pueda aliviar el estrés, la depresión y la tristeza puedan ventilarse y aliviarse razonablemente, la fatiga laboral desaparezca y se pueda lograr el equilibrio psicológico.
(2) Esforzarse por no estar "fuera de juego"
Enfatizamos que debemos comprender con precisión nuestro papel social y posicionarnos en la sociedad para prevenir y superar el fenómeno del "fuera de juego" . Encuentre maneras consistentes de contribuir. El "fuera de juego" es un error común en el manejo de la relación entre subordinados y líderes.
Hay muchas razones para el fuera de juego. Desde la perspectiva de las secretarias, hay muy pocas personas que tienen problemas psicológicos y no prestan atención al liderazgo. Para la mayoría de las personas que han cometido errores en esta área, es porque no pueden comprender con precisión su papel y estatus y están ciegamente entusiasmados con su trabajo. Por ello, las secretarias deben entender correctamente su rol y posicionamiento, y esforzarse sin salirse de juego.
Creo que para ser una verdadera buena secretaria se requiere de un gran potencial y calidad. ¿No es muy popular ahora tener talentos polifacéticos? Creo que nuestra profesión de secretaria a veces necesita talentos similares, e incluso se puede decir que somos secretarias "completas". En primer lugar, las condiciones del hardware son fundamentales. Dominar un idioma extranjero, generalmente inglés, es el requisito más básico; el personal de secretaría trabaja en oficinas y tiene mucho trabajo de procesamiento de textos, por lo que no hace falta decir que dominar algunas máquinas modernas, especialmente computadoras, es la habilidad más básica. En segundo lugar, la ética profesional de las secretarias es muy importante. Cada profesión tiene sus propias reglas y las secretarias no son una excepción. En su trabajo diario, inevitablemente entrarán en contacto con algunos documentos internos de la empresa, por lo que la confidencialidad es especialmente crítica. El secretario es la persona que tiene la relación laboral más estrecha con el jefe. Cuando el jefe está de viaje de negocios, tenemos que procesar algunos documentos y, a veces, debemos responderle de inmediato. Por lo tanto, una buena secretaria, además de hablar inglés con fluidez, dominar el uso de computadoras y escribir diversos documentos, también tiene buenas habilidades de comunicación, habilidades de organización, habilidades de coordinación, habilidades de juicio, habilidades de previsión, ciertas habilidades de toma de decisiones y la capacidad. Adaptarse a los cambios de circunstancias. A veces requieren años de ejercicio y entrenamiento. Por lo tanto, muchas grandes empresas valorarán la experiencia laboral a la hora de seleccionar secretarias. Finalmente, debemos prestar atención a la distinción entre público y privado. Nunca entables una relación entre tu jefe y su secretaria. Una secretaria verdaderamente excelente no utilizaría este método para ascender en el lugar de trabajo. La comunicación es lo más importante. Edad de Ju Bo: 22 años, posición: 1 año. A menudo escucho algunas descripciones generales de las secretarias: astutas, cuidadosas, cautelosas y reflexivas. Además, el secretario debe tener aura, ser considerado y unido. Puedo hacer sugerencias creativas y sé priorizar todo. En mi opinión, lo más importante es la comunicación y las habilidades comunicativas. Estoy en la misma oficina que mi jefe, pero en cuanto un cliente entra y me ve, mi imagen es, por supuesto, muy importante. De hecho, no necesito vestirme elegante para estar a la moda o ser única, siempre y cuando sea decente y luzca cómoda. Mi trabajo requiere que tenga buenas habilidades comunicativas, no sólo para tratar con los clientes, sino también para mantener buenas relaciones interpersonales con las personas de la empresa.
Los líderes suelen decir que puedo ser considerado como un puente entre líderes y subordinados. Estoy atrapado entre superiores y subordinados. Debo encontrar un buen punto de equilibrio, transmitir correctamente el significado del líder y evitar causar malentendidos y conflictos innecesarios entre las dos partes. Ser asistente o secretaria no solo equivale a realizar tareas domésticas y ocuparse de asuntos triviales, sino que también requiere que una persona tenga una amplia gama de conocimientos. En mi trabajo, inevitablemente llamo a los clientes para instarlos a pagar. Para decirlo sin rodeos, es un poco como "cobro de deudas", pero es parte de mi trabajo y tengo que afrontarlo de frente. Ahora estoy acostumbrado a estas cosas y he resumido un conjunto de experiencias y habilidades. Esto también es una especie de capacidad de comunicación. Tenga cuidado con las posibles crisis. Edad de la señorita Ai: 26 años. Trabajé como secretaria en una empresa durante tres años y mi jefe era de Taiwán. Esfuérzate más. Lo que más temo es que mi jefe sea un viejo lascivo. Cuando descubrí que quería aprovecharse de mí, sentí profundamente que no era bueno tener una secretaria, especialmente cuando me encuentro con un jefe así. No importa lo digno y riguroso que sea, ¡a veces me siento impotente! En ese momento, era vagamente consciente de la crisis potencial: si algo salía mal en el trabajo y él me atrapaba, me amenazarían con mi trabajo o me despedirían. No voy a perder mis principios porque quiero conservar mi trabajo. Después de todo, sabía para qué estaba trabajando, así que comencé a buscar en secreto oportunidades para dejar de fumar. Un mes después presenté mi dimisión. Ahora mi jefa es una mujer. Me tranquilizó mucho. Mi trabajo se centra en organizar algunas reuniones y actividades importantes, establecer varios horarios de viaje, redactar informes financieros o de personal y, en ocasiones, ayudar al jefe a tomar algunas decisiones. Pero hay preocupaciones. Como jefa, es propensa a perder los estribos cuando está impaciente. Por lo general, suele estar relacionado con el trabajo. Nuevamente me di cuenta de que si ella maneja la situación de manera inadecuada cuando su jefe está de mal humor, hará que su jefe te menosprecie o intensificará el conflicto entre las dos partes, con consecuencias desastrosas.