¿Cómo gestionar bien las adquisiciones?
1. Desarrollar un plan de compras
1. Análisis de fabricación y compras
En términos generales, antes de comprar, primero se debe realizar un análisis de fabricación y compras para decidir si Comprar, cómo comprar, qué comprar, cuánto comprar y cuándo comprar, etc.
En el análisis de fabricación y adquisiciones, analizamos y comparamos principalmente los costos directos, costos indirectos, capacidades de autofabricación, capacidades de evaluación de ofertas de adquisiciones, etc. que pueden ocurrir en las adquisiciones, y decidimos si proceder de Comprar todo o parte de los bienes y servicios requeridos de un solo proveedor o de múltiples proveedores, o fabricarlos internamente sin adquirirlos del exterior.
2. Selección del tipo de contrato
A la hora de decidir una compra, la elección del tipo de contrato se convierte en el foco de atención tanto de los compradores como de los vendedores, debido a que se toman diferentes decisiones sobre el tipo de contrato.
El riesgo se distribuye entre el comprador y el vendedor. El objetivo del comprador es imponer el mayor riesgo de implementación al vendedor y al mismo tiempo mantener las recompensas por la ejecución económica y eficiente del proyecto. El objetivo del vendedor es minimizar el riesgo y maximizar las ganancias. Los contratos comunes se pueden dividir en los siguientes cinco tipos. Los diferentes tipos de contrato son adecuados para diferentes situaciones y el comprador puede elegir según las circunstancias específicas. En términos generales,
su aplicación es la siguiente:
Contrato de costo más porcentaje de costo (CPPC): rara vez se utiliza en la actualidad porque no favorece el control de costos.
Contrato de coste más honorarios fijos (CPFF): indicado para proyectos de investigación y desarrollo.
Contrato de costo más tarifa de incentivo (CPIF): se utiliza principalmente para contratos a largo plazo con muchos requisitos de desarrollo y prueba de hardware.
Contrato de precio fijo más incentivo (FPI): un contrato a largo plazo y de alto valor.
Contrato de precio total fijo (FFP): el comprador puede controlar fácilmente el costo total y el riesgo es mínimo; el vendedor tiene el mayor riesgo y la ganancia potencial puede
ser la mayor; , por lo que es el más utilizado.
3.Preparación del plan de adquisiciones
Preparar un plan de adquisiciones basado en los resultados del análisis de fabricación y adquisiciones y el tipo de contrato seleccionado, y explicar cómo gestionar el proceso de adquisiciones
. Los detalles específicos incluyen: tipo de contrato, personal que organiza las adquisiciones, gestión de proveedores potenciales, preparación de documentos de adquisiciones, desarrollo de criterios de evaluación, etc.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan de gestión de adquisiciones puede ser formal y detallado, o informal y general.
2. Gestión del proceso de adquisiciones
1. Consulta (Solicitud)
La solicitud consiste en obtener información de posibles vendedores sobre quién está calificado para completar el trabajo. El término profesional para este proceso es SourceQualification. Los canales para obtener información incluyen: anuncios de licitación, publicaciones del sector, Internet
y otros medios, directorios de proveedores, expertos concertados para elaborar una lista de posibles proveedores, etc. Obtenga propuestas de ofertas de proveedores a través de consultas.
2. Selección de Proveedores (SourceSelection)
En esta etapa se selecciona un contratista en base a los criterios de evaluación establecidos. Existen varios métodos de evaluación:
Negociación del contrato: Ambas partes aclaran sus opiniones y llegan a un acuerdo. Este método también se denomina "negociación de ofertas".
Método de ponderación: Cuantificar datos cualitativos para minimizar el impacto del sesgo humano. Este método también se denomina "método de evaluación integral de ofertas".
Método de selección: Determinar los requisitos mínimos de desempeño para uno o más criterios de evaluación. Como el método del precio más bajo.
Estimaciones Independientes: La organización compradora elabora su propia “oferta base” que sirve como punto de referencia para comparar con la propuesta del vendedor.
Generalmente, se requieren al menos tres contratistas para competir. Después de seleccionar al proveedor, el comprador y el vendedor firman un contrato tras la negociación.
3. Gestión de contratos
La gestión de contratos es el proceso de garantizar que los compradores y vendedores cumplan con los requisitos del contrato y generalmente incluye los siguientes niveles de integración y coordinación.
1) Autorizar a los contratistas a realizar los trabajos en los horarios adecuados.
2) Monitorear los costos, cronogramas y desempeño técnico de los contratistas.
3) Inspeccionar y verificar la calidad de los productos de las subcontratas.
4) Control de cambios para garantizar que los cambios se aprueben adecuadamente y que todo el personal al que se debe informar esté informado de los cambios.
5) Según los términos del contrato, establecer un vínculo entre el avance de la ejecución del vendedor y el pago de honorarios.
6) Auditoría de adquisiciones.
7) Aceptación formal y presentación del contrato.
3. Análisis de costos de adquisición
El caso al comienzo de este artículo revela la importancia de minimizar los costos de adquisición para el crecimiento de las ganancias de la empresa, pero lo que es más importante,
Se debe considerar el costo general de adquisición más bajo durante la vida del proyecto. En el trabajo de adquisiciones real, muchas unidades de licitación generalmente solo se centran en el precio de oferta del contratista, ignorando los costos generales de adquisición del proyecto, como los costos de licitación, los costos de construcción y los costos de pérdida de propiedad.
1. Costos de licitación
En primer lugar, debemos considerar las acciones antes de emitir una oferta pública. El licitador debe determinar los objetivos, investigar el tema y preparar una propuesta de demanda.
(RFP ), inspeccionar e identificar proveedores, obtener autorización interna, buscar apoyo presupuestario, etc., para luego emitir una oferta. Este proceso puede requerir del 2 al 5% del precio total del contrato.
Luego, los licitadores deben preparar sus propuestas de oferta basándose en los documentos de licitación del licitador, lo que lleva mucho tiempo y es costoso. Cada licitador gastará
el precio del contrato en las instrucciones de licitación. El costo es de aproximadamente 1 a 6,7. Si hay cinco postores, el coste será de 5 a 30 del mismo precio. A primera vista, esta cantidad corre a cargo del postor; sin embargo, a la larga, corre a cargo del licitador.
Porque los postores siempre agregan los costos de licitación directamente a los artículos por los que ofertan cada vez.
Una vez que comienza el proceso de evaluación de la oferta, el licitador debe hacer cosas que incluyen la apertura de la oferta, la evaluación de la oferta, la determinación de la oferta, la negociación, la aprobación, etc. Este montaje
puede haber supuesto entre el 2 y el 5% del precio del contrato. Si por algún motivo es necesario volver a licitar, este coste aumentará significativamente.
Por tanto, para la industria en general, el coste total de la licitación puede representar entre el 10 y el 50% del precio del contrato. No importa en qué industria pertenezca el licitador, reducir los costos de licitación es una responsabilidad.
2. Costo de construcción
El costo de construcción es la base principal para las ofertas y cotizaciones y, a menudo, es el centro de atención tanto de compradores como de vendedores. Generalmente incluye los siguientes aspectos:
Preparación preliminar, costos formales de construcción, etc., integración con otros sistemas, autorización, entrega y seguro, manuales relevantes, capacitación del personal y gerentes
, etc. .
3. Costos de agotamiento de la propiedad
Los costos de agotamiento de la propiedad se refieren a los costos de agotamiento a largo plazo, incluidos los costos operativos del proyecto y los costos de eliminación. Los costos operativos del proyecto pueden durar muchos años y pueden ser muchas veces superiores al costo inicial; también existen costos de eliminación que hay que destruir o eliminar cuando el equipo llega al final de su vida útil.
Tener en cuenta estos costos ayudará a poner en perspectiva el precio de compra real y ayudará al comprador a elegir la mejor opción.
Seguridad y confidencialidad de las adquisiciones
La “regla de oro” en el proceso de adquisiciones es mantener absoluta confidencialidad y no permitir que ninguna información que no deba filtrarse al mundo exterior se filtre. la organización. No
Puede ser difícil hablar con un extraño que se supone no debe saberlo, cuando la otra persona es miembro de la organización, pero cuantas menos personas lo sepan, es menos probable que lo sepa. ser lagunas.
Coloque adecuadamente los documentos y materiales relevantes en la computadora, ciérrelos cuando no estén en uso (incluidos los fines de semana y las noches) y no
abra el formulario de evaluación en la mesa para evitar si Ya lo han visto, destruya esos documentos confidenciales lo antes posible en lugar de tirarlos para evitar ser descubierto por personas con motivos ocultos.