Consejos sobre cómo hablar en las reuniones
Cómo hablar en las reuniones
No te representas a ti mismo sino a tu posición
Hay muchos tipos de reuniones, pero su finalidad se reduce a dos mismas: transmitir información y tomar decisiones.
Hablemos primero del primer tipo. Las reuniones con el fin de transmitir información son una forma común de trabajo en equipo. Son un proceso en el que socios con diferentes divisiones del trabajo logran el máximo intercambio de información a través de la comunicación. Por ejemplo, el departamento de producción de la empresa necesita explicar el desempeño y los puntos de venta del producto al departamento de marketing y al personal de ventas a través de reuniones; el departamento de marketing debe transmitir la estrategia de promoción del producto al personal de ventas a través de reuniones y unificar el ritmo; de acción; y el departamento de ventas también necesita utilizar reuniones para comunicar al personal de ventas la retroalimentación del departamento de producción que proviene del mercado.
En este momento, estés dispuesto o no, siempre que estés en un determinado eslabón de esta cadena de información, ¿necesitas hablar en la reunión? ¿Lo que representas no es a ti mismo, sino tu posición? .
Hay innumerables ejemplos. En el seminario anual del campus, el departamento de recursos humanos responsable de la contratación debe presentarse frente a cientos de personas para publicar información sobre la contratación. Después de actualizar el software informático profesional de la oficina, el personal de servicio al cliente vendrá a realizar una sesión de formación para ayudar a cada empleado; adaptarse al nuevo sistema lo antes posible; examen de ingreso a la universidad Antes del examen, el director generalmente tiene que convocar una reunión con los padres para darles instrucciones sobre cómo prepararse para el examen o simplemente porque tiene un desempeño laboral sobresaliente; El líder de su unidad puede llevarlo a la sala de conferencias y pedirle que presente su experiencia frente a sus colegas.
Veamos el segundo tipo. En el lugar de trabajo, cuando muchos problemas no se pueden resolver o coordinar durante los procesos regulares, es necesario llegar a un consenso mediante discusiones en equipo a través de reuniones. En este tipo de reuniones con el propósito de tomar decisiones, todos tienen la oportunidad de expresar sus opiniones, y todos esperan obtener un resultado de decisión lo más beneficioso posible para ellos a través de la comunicación, el intercambio e incluso la confrontación.
Ya sea una reunión de consulta antes de que una empresa formule nuevas reglas y sistemas, una reunión de planificación antes del lanzamiento de un producto, una reunión de licitación para que una empresa de publicidad explique el plan de diseño o un departamento de fin de año. selección de trabajadores avanzados. En la reunión resumen, en estas ocasiones, cada participante puede tener la oportunidad de hablar, explicar sus propias ideas y expresarse adecuadamente.
Por supuesto, también puedes optar por esconderte en un rincón y permanecer en silencio, si quieres permanecer tan discreto en el lugar de trabajo.
Las palabras vacías y los clichés son tabúes.
Además de ser una carga mental para los participantes, las reuniones prolongadas también conducirán a la pérdida de dinero real.
Japan Taiyo Industrial Company calculó una vez dicha cuenta: ¿el costo de oportunidad de una reunión = 3 veces el salario promedio por hora? ¿Número de personas que asisten a la reunión (horas)? La razón por la que el salario promedio debe multiplicarse por 3 es porque el valor de producción laboral creado por los participantes suele ser 3 veces el salario promedio y por 2 porque asistir a la reunión interrumpirá el trabajo diario, por lo que la pérdida debe calcularse como 2 veces;
La eficiencia es uno de los indicadores importantes para medir el éxito de una reunión. Por lo tanto, en términos generales, todas las reglas que rodean la palabra eficiencia, como ser conciso, directo, claro en el tema y significativo, son los requisitos más básicos para los oradores de una conferencia.
Si necesita dar un discurso de apertura en público o hablar como fuente en una conferencia con el fin de transmitir información, lo primero que debe hacer es estar preparado. En concreto, la preparación se refleja en: antes de entrar al lugar, averiguar quién participa en la reunión. ¿Por qué asiste a esta reunión? ¿Cuál es el contenido de la reunión? ¿Qué problemas se van a resolver en la reunión? datos relevantes de antemano, materiales, historia y piense de antemano en los problemas que pueda encontrar en la reunión.
Escuché un verdadero chiste. Dos compañeros de la unidad tienen el mismo nombre y apellido y pertenecen a diferentes departamentos. Durante una reunión, de alguna manera notifiqué a la persona equivocada. Como resultado, la persona que se suponía que debía venir no vino, y la persona que se suponía que no debía venir se sentó en la sala de reuniones durante media hora inexplicablemente, perdiendo el tiempo. en vano.
De hecho, si hubiera estado preparado antes de entrar al lugar de la reunión y hubiera entendido claramente cuál era el tema de la reunión y cómo se relacionaba con él, este malentendido podría haberse evitado por completo.
Cuando hables en una reunión, especialmente cuando tomas una gran cantidad de tiempo para dar un discurso de apertura, evita los clichés y las palabras vacías. Intenta esbozar y seguir los puntos principales, expresa tus opiniones primero y luego da. Razones y describa lo que quiere decir de acuerdo con una lógica determinada. Enumérelo en elementos. Cada elemento puede resumir los puntos clave en unas pocas palabras o una oración. Si tiene suficiente tiempo, puede utilizar datos y materiales preparados previamente para discutirlos en los temas relevantes.
Otros acaban de hablar de sus sugerencias para el plan de evaluación de la carga de trabajo, tres de las cuales coinciden con la tuya. En este momento, incluso si ha preparado completamente su discurso para estas tres sugerencias y sus argumentos son más poderosos, no hay necesidad de ampliarlos y repetirlos de todos modos, de lo contrario, solo será una pérdida de tiempo para todos y un flaco favor. los oradores anteriores.
¿Sabes que en una reunión, cuando tu identidad cambia de orador a oyente, es necesario escuchar atentamente lo que dicen los demás? Especialmente en la sesión de discusión. Porque sólo comprendiendo lo que otros han dicho podrá ser más específico en sus discursos posteriores.
Escuchar atentamente lo que dicen los demás, tomar notas adecuadas y ajustar y aclarar constantemente tus pensamientos durante la reunión te ayudarán en gran medida a completar un discurso decente. En cuanto a las cosas que otros han mencionado primero, en realidad no son campos minados. Cuando las mencione nuevamente, intente resumir los puntos centrales en unas pocas palabras y, como acabo de mencionar, también quiero agregar algo. , o sobre este tema, estoy particularmente de acuerdo con tu opinión. Este tipo de apropiación del discurso de otras personas no sólo fortalece sus propias opiniones, sino que, lo que es más importante, refleja plenamente su buena imagen en el lugar de trabajo: estar preparado, concentrado, respetuoso con los demás, con pensamiento claro y creativo en las reuniones.
Asume responsabilidades que coincidan con tu rol.
Hay un dicho que dice que la clave del éxito es hacer lo correcto en el momento adecuado. Según esta lógica, además de hablar correctamente, elegir el momento adecuado para hablar también es la clave para un discurso exitoso en una reunión.
La elección del momento para hablar refleja en gran medida el rol y la posición de una persona en el equipo.
Antes de que se forme una resolución, los miembros principales o los líderes de opinión suelen ser los primeros en expresar sus opiniones, y sus opiniones a menudo determinan la tendencia de toda la reunión. Los empleados superiores hablarán a continuación y profundizarán en las opiniones planteadas por los oradores anteriores, ya sea estando de acuerdo con ellos o expresando cortésmente opiniones diferentes. Luego fue el turno de los recién llegados. En ese momento, el espacio de discusión que les quedaba era muy limitado. La mayoría de ellos sólo podían "seguir las votaciones" y expresar sus opiniones, y era difícil presentar nuevas ideas. En la etapa final de la reunión, el líder del equipo pronunciará un discurso resumido basado en las opiniones de todos y tomará una decisión final basada en su propia actitud.
De hecho, el momento para hablar es más bien una regla tácita sin regulaciones escritas, pero en realidad existe en todas las salas de conferencias. Imagínese, si un empleado senior con más de diez años de servicio solo expresa su posición en la segunda mitad de la reunión: "De acuerdo, sin opinión", es probable que se lo considere superficial, ya sea con emoción o con una actitud inapropiada. por el contrario, si un recién llegado al lugar de trabajo es el primero en hablar en público, es probable que lo critiquen como "ignorante y moralista".
¿Cómo elegir el momento adecuado para hablar requiere criterio? Debes entender cuánto peso tienes en el equipo y cuán influyentes son tus opiniones. Sobre esta base, podrá captar el momento de su discurso, asumir responsabilidades acordes con su función y evitar riesgos innecesarios.
De esta manera, a los recién llegados al lugar de trabajo les resulta difícil causar sensación en las reuniones. Como novato, un enfoque más práctico es prepararse cuidadosamente antes de la reunión y escuchar lo que los demás tienen que decir con una actitud de aprendizaje; cuando necesite hablar por sí mismo, exprese sus opiniones de manera adecuada sin ser demasiado humilde. demasiado confiado.
En cuanto a aquellos jóvenes que están frenando sus esfuerzos por hacerse famosos a través de una reunión, aunque su espíritu emprendedor es digno de reconocimiento, no deben centrarse en lo que otros dicen mal desde el principio. De hecho, es posible brindar oportunidades a los recién llegados a la sala de conferencias, pero estar obsesionado con esto inevitablemente conducirá a una fuerza excesiva, lastimar a otros y meterse en problemas al comienzo de la carrera.
La adaptabilidad es un tipo de habilidad.
La sala de conferencias es una versión condensada de la ecología del lugar de trabajo. Aquí, las relaciones entre las personas, las diferentes interpretaciones que cada uno hace de lo mismo y las diferentes formas de afrontar las cosas se concentrarán en una pequeña mesa de conferencias. Ante un sinfín de situaciones, saber adaptarse a los cambios y responder con calma es una prueba importante de inteligencia emocional.
Al hablar en una reunión, no debes dar la vuelta al mundo sólo porque tienes razón. Ya sabes, en este momento es más importante cómo te expresas. Especialmente cuando hay diferencias de opinión.
En una entrevista con un funcionario público en un lugar determinado, existe una pregunta de este tipo: si le piden que organice una reunión y varios colegas ponen objeciones a su discurso al mismo tiempo, lo que lo avergüenza, ¿qué debería hacer? Por supuesto, la respuesta estándar no es más que escuchar las diferentes opiniones de todos con una mente abierta, investigar cuidadosamente y comprender todos los aspectos de la situación, etc. Pero podemos ponernos en su lugar y pensar en ello. En esta vergonzosa escena, ¿los colegas que plantearon objeciones también hicieron algo inapropiado cuando los demás hablan, incluso si usted vuelve a objetar, no importa cuánto? desprecias, no importa cuánto quieras discutir, debes permanecer comedido y mantener la calma en la superficie. Cuando sea tu turno de hablar, lo primero que debes decir no es "No estoy de acuerdo", sino que busca la parte del discurso de la otra persona en la que tú y él puedan llegar a un entendimiento mutuo. Luego, exponga sus diferentes opiniones de una manera adecuada, que no sólo logre el propósito de la discusión y exprese sus propias ideas, sino que tampoco lastime a sus colegas.
La llamada "forma apropiada" es el arte de hablar, que es especialmente importante en las interacciones interpersonales en el lugar de trabajo. Intente utilizar sus comentarios iniciales para decirle al colega que no está de acuerdo con usted que "creo que el método mencionado es único", "vale la pena aprender de la actitud positiva en este evento" o "gracias" por la preocupación por mi trabajo. ?. Todo el mundo quiere guardar las apariencias, por lo que al hablar, debe ser consciente de la atmósfera que lo rodea y de las emociones de la otra persona. Si expresa sus sentimientos directamente, deténgase en el punto o déjelo a un lado temporalmente.
En resumen, debemos entender un principio: centrarnos en las cosas, no en las personas. Después de todo, en el lugar de trabajo todo el mundo piensa en cómo hacer las cosas.
Más importante aún, si rechazas el plan de otra persona, debes tener al menos una idea nueva. Después de todo, siempre es más fácil destruir que construir. La destrucción sin erección no resolverá el problema.
También existe un pequeño truco a la hora de hablar en reuniones. Una vez, algunos psicólogos realizaron un experimento en el que pedían a los oradores que miraran con frecuencia a cierta persona en el lugar. Los resultados experimentales encontraron que cuando se mira fijamente al hablante con frecuencia, la persona observada sentirá psicológicamente que debe dar retroalimentación, asentir con frecuencia o expresar opiniones adicionales después de que el hablante habla.
Este experimento nos dice que al hablar en una reunión, puedes hacer tu propia explicación mientras miras a la audiencia en el lugar, especialmente aquellas "audiencias principales" que están directamente relacionadas con el éxito o el fracaso de tu Vincúlese a sus inquietudes y podrá lograr resultados inesperados. Aprende 5 habilidades para tomar la iniciativa de hablar en las reuniones
A menudo escucho a mucha gente decir: "El aroma del vino no le teme a la profundidad del callejón, siempre y cuando trabajemos duro y paguemos en silencio". , nuestros talentos definitivamente serán descubiertos. Pero esta es una forma muy pasiva de dar. Para brillar de verdad, debes aprender a tomar la iniciativa y dejar que tus colegas y superiores a tu alrededor se den cuenta de tu existencia.
Desafortunadamente, para algunas personas no es fácil tomar la iniciativa, porque para decirle a todo el mundo: ¿¡He pagado mucho!?, en realidad requiere mucho coraje. Todo es difícil al principio, pero podemos intentar empezar tomando la iniciativa de hablar en las reuniones.
Nathalie Salles, fundadora de Abundant Strategies, compartió cinco formas de ayudar a las personas a hablar en reuniones en Linkedin. ¿Quieres aumentar tu presencia en la empresa?
1. ¡Da ejemplos con frecuencia! tus manos
En cuanto a los temas de la reunión, puedes empezar a intentar expresar tus propias opiniones y dar indicaciones para que la reunión piense en ellas. Entre ellos, la "reciprocidad" es la clave de todo. Si quieres que los demás te escuchen atentamente, primero debes escuchar las opiniones de los demás. También puedes ampliar lo que otros han publicado o hacer preguntas relevantes. Con el tiempo, los demás descubrirán que eres un oyente atento y reflexivo, y que tus propias opiniones serán relativamente respetadas.
2. Prepárate antes de hablar
No requiere que des un discurso, pero sí que aclares tus pensamientos primero y organices lo que quieres decir en tu cabeza primero. Preséntelo de manera que cuando hable, vaya al grano sin que toda la conversación parezca desenfocada. No sólo puedes expresar tus propias opiniones, sino que también puedes ampliar las que otros acaban de publicar. Después de todo, todos están discutiendo e intercambiando ideas para el mismo objetivo.
3. Primero averigua el ambiente de la reunión
Si tu jefe está culpando al equipo, este no es un momento adecuado para hablar si sabes que a tu jefe no le gusta; Interrupciones Cuando hable, no lo interrumpas a ciegas. Aprenda a observar la atmósfera de la reunión y las personalidades de los participantes. No hable precipitadamente e impulsivamente, no sea que aprenda a tomar la iniciativa y vuelva a su forma original antes de aprenderlo.
IV. Encuentra a alguien que te ayude.
Cuando decidas que quieres hablar en esta reunión, puedes pedirle ayuda a uno o dos de tus colegas y decirles que quieres. para hablar. Pídeles que escuchen lo que estás diciendo para ver si hay algún problema. Más importante aún, pídeles que sean tu columna vertebral en la reunión y apoyen lo que dices. Puede asentir para mostrar apoyo mientras habla o ampliar su explicación después de terminar de hablar. Por supuesto, la "reciprocidad" sigue siendo la clave. Tú me ayudas, yo te ayudo y así todos podrán aprender y crecer juntos en la empresa.
5. Cuenta tus propios méritos
¿La humildad siempre ha sido parte de la cultura china, pero si la gente es excesivamente modesta, seguirán atribuyéndose el mérito de sus logros? Si lo impones a los demás, el resultado será que tu jefe sentirá que no has hecho nada y que todo el crédito es de otros. Podemos aprender a discutir las cosas a medida que suceden, y las personas con ojo perspicaz podrán juzgar por sí mismas de quién es el mérito. Por supuesto, no es necesario que usted se lleve todo el crédito. Además de mencionar su contribución, también debe mencionar los esfuerzos de todo el equipo. Después de todo, el éxito de un equipo debe ser el mérito de todo el equipo, no solo. una persona.