Serie de reformas "seis fijas" de empresas estatales de Shanxi - Instituciones fijas: cómo optimizar la estructura organizativa Construcción de empresas estatales
Autor: Zu Xue Mei, gerente senior de proyectos de Zhongtian Huapu
1. Ordenar la política de "instituciones fijas"
1. Empresas provinciales: se requiere implementar una gestión de "sedes pequeñas" y "sistemas de departamentos grandes" y estandarizar. los nombres de las instituciones sede de las empresas provinciales y controlar estrictamente el número de instituciones y personal del grupo. Es necesario implementar una gestión estandarizada y plana, promover la estandarización de la gestión empresarial, implementar evaluaciones comparativas y cumplimiento, promover el adelgazamiento y la aptitud empresarial, reducir los niveles de gestión y mejorar integralmente la calidad general de la empresa. Para finales de 2020, el número de instituciones sede del grupo provincial disminuirá en aproximadamente 35 y el número de instituciones internas disminuirá en aproximadamente 50.
2. Empresas municipales y afiliadas a distritos: implementar una gestión de "agencias planas, pequeñas, grandes de base", establecer centros de servicios e implementar una gestión centralizada de la administración, las finanzas, los recursos humanos y las adquisiciones. En combinación con las categorías funcionales de la empresa, la escala de activos, el número total de personal, el alcance de la gestión, el nivel de gestión y el historial de desarrollo, se determina de manera integral el límite superior del número de instituciones internas de la empresa y se controla estrictamente el número de instituciones internas. El número de instituciones debe inclinarse hacia instituciones que produzcan beneficios económicos directamente. Las organizaciones internas de la empresa ya no utilizan nombres administrativos como "departamento" y "división", sino que generalmente se denominan "oficina", "departamento" y "centro". Para finales de 2020, el número de instituciones internas de las empresas municipales y distritales se reducirá en un 35%. Entre ellas, aquellas con más de 10 instituciones internas se reducirán en un 50%.
3. Un grupo empresarial provincial en Shanxi emitió requisitos de reforma para las unidades de base: racionalizar y establecer instituciones de manera eficiente, combinar la planificación estratégica, la estructura comercial y el modelo de gestión y control del grupo, establecer racionalmente instituciones internas y Reducir la superposición de departamentos y funciones, implementar la gestión de "agencias pequeñas y departamentos grandes" e implementar la gestión plana. De acuerdo con las exigencias del gobierno corporativo moderno, se minimiza el color administrativo. Se eliminaron las instituciones internas de segundo nivel y los entornos institucionales se inclinaron hacia la producción segura y el control de costos.
A juzgar por las políticas mencionadas anteriormente en todos los niveles, las empresas provinciales, municipales y distritales de Shanxi y las unidades de base afiliadas a grupos empresariales están ideológicamente conectadas, sincronizadas en acción y altamente unificadas en comprensión, de manera integral. promover la implementación eficiente de la reforma institucional.
En segundo lugar, ¿cómo “determinar” esta “organización”?
"Determinar la organización" en realidad significa optimizar la organización de la empresa para que tenga la capacidad de ser ágil, eficiente y flexible. Como todos sabemos, la organización es un sistema de división del trabajo y cooperación adoptado por las empresas para lograr objetivos estratégicos organizacionales. También es la estructura dinámica del trabajo, la responsabilidad y la autoridad de la organización empresarial, y es el esqueleto del sistema empresarial. Si su configuración es razonable afectará directamente la eficiencia y eficacia de la empresa.
Cuando se trata de la estructura organizativa de las empresas estatales, muchas personas tienen la impresión de que "la organización está inflada, con responsabilidades superpuestas, poderes y responsabilidades desconectados y baja eficiencia". La tarea principal de las “seis reformas fijas” de la provincia de Shanxi es comenzar con “instituciones fijas”. De los requisitos de política se desprende que la nota clave de esta institución fija es "adelgazar y mantenerse en forma". Entonces, ¿cómo pueden las empresas optimizar eficientemente su estructura organizativa? ¿Cuáles son las formas específicas de pensar y operar?
1. La premisa y base de la "organización fija"
En la práctica anterior de consultoría de gestión, la racionalización y optimización de la organización debía centrarse primero en la estrategia de desarrollo y el diseño industrial de de las empresas del grupo y filiales, a partir de Realizar un diagnóstico organizacional integral en cuanto a niveles gerenciales, alcance de gestión y entornos funcionales. Sólo aclarando completamente el problema, determinando las responsabilidades de gestión y las responsabilidades entre la sede y las sucursales, y combinándolos con los requisitos de las políticas podremos llevar a cabo sistemáticamente el trabajo de optimización organizacional y lograr las expectativas ideales.
En el proceso de optimización organizacional, debemos considerar la relación entre el todo y la parte, el largo y el corto plazo, y lo interno y externo para asegurar la sistematicidad, integridad y sinergia de los entornos organizativos y lograr la coordinación entre los distintos sectores empresariales y promover la maximización del valor global del grupo. La sede del grupo debe fortalecer el macrocontrol, llevar a cabo la planificación y el diseño de la estructura organizativa de arriba hacia abajo y promover el progreso general para garantizar que la estructura organizativa de cada segmento de negocio esté estandarizada.
Al mismo tiempo, también debemos prestar atención a si la estabilidad de la organización es excesiva o es un requisito previo para la estabilidad. Estabilizar las operaciones actuales y las actividades de gestión de producción, establecer una organización con un cierto período de estabilidad y ser capaz de realizar una transición sin problemas de la antigua organización a la nueva organización, ajustar las posiciones del personal y realizar una transición sin problemas a nuevos departamentos y puestos, y sin problemas. el personal de traslado que no es apto para los puestos originales espera.
2. Varios métodos operativos comunes de las "instituciones fijas"
① Simplificar la organización optimizando el posicionamiento funcional de la sede: los grupos empresariales pueden cambiar el posicionamiento funcional y los métodos de gestión de la sede, optimizar y ajustar la organización. Por ejemplo, si una empresa posiciona la función de gestión estratégica como la función principal de la sede del grupo. Luego, el modelo de gestión y control de la empresa se centrará en la gestión y el control estratégicos para promover la gestión y el control de la clasificación empresarial. Sobre la premisa de unificar la dirección estratégica, las empresas deben aumentar la autorización de las unidades de base y llevar a cabo una gestión y control diferenciados en función de las características de los diferentes tipos de negocios. Al mismo tiempo, prestaremos más atención al apoyo y los servicios para las unidades de base y las empresas de primera línea, e integraremos y optimizaremos la estructura organizativa de la sede en función de las necesidades de desarrollo empresarial.
En un caso típico de reforma empresarial central, China Unicom simplificó la estructura y las funciones de su sede optimizando el posicionamiento funcional. A través del análisis de casos, se puede ver que cuando China Unicom optimizó su sede, primero ajustó su posicionamiento funcional basándose en el concepto de "tres todo" (todo para los clientes, todo para la primera línea y todo para el mercado). La sede del grupo es responsable de la gestión estratégica, las operaciones intensivas y la respuesta de soporte, creando una estructura organizativa de "pequeña gestión, grandes operaciones, fuerte colaboración", estableciendo un sistema de soporte de servicio de triángulo invertido para los clientes y el mercado, y brindando servicios al frente. línea.
En segundo lugar, hacer un buen trabajo en la gestión y control de la segmentación y clasificación de empresas, y distinguir entre empresas básicas y empresas innovadoras. Por ejemplo, el nivel de gestión de los servicios básicos (servicios 4G, banda ancha fija, etc.). ) se comprimió y se controló estrictamente el número de departamentos de gestión y personal. Sobre la base de mejorar el mecanismo recíproco de responsabilidades y poderes, autorizar activamente, promover la integración periférica, hundir recursos en la red integrada, otorgar derechos humanos a los pequeños directores ejecutivos y evaluar y asignar recursos después de la reforma de las "pequeñas contrataciones", fortalecer el apoyo al servicio. para la primera línea y alinear los intereses del departamento de gestión y la primera línea del negocio. Profundizar en la comercialización de negocios innovadores (hogares inteligentes, Internet de las Cosas, pagos financieros, etc.). ), llevar a cabo negocios innovadores en diferentes formas, como el establecimiento de subsidiarias y divisiones comerciales, implementar operaciones administrativas, liquidaciones orientadas al mercado y combinar las restricciones de incentivos correspondientes y los mecanismos de evaluación y salida para vigorizar continuamente el mecanismo y estimular la vitalidad.
Después de la transformación del modelo de gestión y posicionamiento funcional del grupo, China Unicom ha fortalecido el intercambio de recursos y la reutilización de capacidades, y ha ajustado su sede de acuerdo con las ideas de integración de base e intensificación de nivel superior. En términos de la línea de mercado, se fortalece el gran sistema de coordinación del mercado y el departamento de marketing coordina los departamentos de gestión front-end relevantes del mercado para formar una fuerza de servicio conjunta para los clientes; en términos de la línea de soporte, se llevan a cabo operaciones intensivas; en los campos de operación y mantenimiento, construcción, soporte de TI, adquisición de materiales, etc. para mejorar la eficiencia desde la perspectiva de las líneas funcionales, hay departamento general, departamento de recursos humanos, departamento de finanzas, departamento de auditoría, departamento legal, departamento de partido y masas, departamento de inspección disciplinaria, sindicato y otros departamentos. Además, el departamento de gestión está separado de la unidad de producción (como el centro de canales electrónicos, el centro de disfrute financiero, etc.) y se dedica principalmente a funciones de ventas o producción y operación, y puede evaluar cuantitativamente y contabilizar claramente.
(2) Agilizar la organización mediante el establecimiento de * * *centros de servicio: * *El servicio es una nueva forma organizativa y modelo de gestión en el contexto de la globalización económica, adecuado para empresas de grupos relativamente grandes o empresas multinacionales. En términos generales, las empresas grupales e internacionales son de gran escala y tienen una amplia gama de negocios. Las sedes del grupo y las sucursales son relativamente independientes, lo que puede formar fácilmente islas de información. Al mismo tiempo, existen problemas como una baja eficiencia en la utilización integral de los recursos y una gestión y control débiles del grupo. El * * * servicio compartido consiste en centralizar las mismas funciones repetitivas dispersas entre todas las subsidiarias y divisiones comerciales dentro del grupo, y establecer un departamento operativo especializado para brindar servicios de alta calidad, eficientes y de bajo costo a todas las subsidiarias y divisiones comerciales. o departamentos. Un modelo operativo que proporciona servicios unificados, profesionales y estandarizados. Para lograr economías de escala, sinergias y ahorro de costes, se ha ido extendiendo progresivamente desde el ámbito financiero inicial a recursos humanos, adquisiciones, TI, atención al cliente, asuntos legales, I+D y otras áreas de negocio.
Por ejemplo, ZTE, la empresa de equipos de comunicaciones más grande de China, fue la primera empresa en establecer un centro de servicios financieros corporativos en el campo financiero. Mediante el establecimiento de Caixiang, se abolieron los departamentos financieros de las unidades miembros del grupo y el reembolso diario, la revisión, la contabilidad, la preparación de informes y otras funciones de las unidades miembros se vendieron y centralizaron en el Centro de Servicios de Caixiang. las sucursales también fueron abolidas.
En el diseño organizacional del Financial Enjoyment Center, ZTE ha demostrado un concepto de diseño centralizado: reunir recursos humanos financieros dispersos en varios lugares y programarlos de manera unificada rompiendo las restricciones de una empresa miembro y una organización financiera en la organización financiera original; Marco, estableció un equipo de servicios básicos financieros integrados, reduciendo el número de instituciones y personal en el proceso de negocio.
Otro ejemplo, Haier Group, que se ha convertido en una empresa global, ha establecido un modelo de gestión de servicios * * * global. En términos de configuración organizacional, rompimos la estructura organizacional original del sistema de unidades de negocios, implementamos una reingeniería de procesos de negocios utilizando la "cadena de mercado" interna como eslabón, hicimos ajustes estratégicos a la estructura organizacional e integramos las áreas de finanzas, adquisiciones y ventas. negocios que originalmente pertenecían a cada unidad de negocio, todos se escindieron y se convirtieron en departamentos independientes de promoción de flujo de negocios, departamentos de promoción logística y departamentos de promoción de capital. Separe los departamentos de gestión funcional, como desarrollo de recursos humanos, gestión de calidad técnica, gestión de información y gestión de equipos, de la sede comercial y establezca una empresa de servicios independiente. El proceso integrado equivale a convertir algunas actividades corporativas similares de las divisiones comerciales originales en un centro de servicios para * * * disfrute. Por ejemplo, después del establecimiento de la sede de promoción logística, funciones como adquisiciones, almacenamiento y distribución de materias primas y almacenamiento y distribución de productos terminados que originalmente estaban dispersas en varias divisiones de productos se unificaron e integraron para establecer una empresa de logística profesional independiente. Todos los productos, repuestos y materias primas de embalaje del grupo son comprados por un departamento de adquisiciones. A través de la plataforma de adquisiciones unificada, se implementa una adquisición unificada global altamente centralizada, logrando reducción de tamaño organizacional, ahorro de costos y un alto disfrute de los recursos de adquisiciones.
③ Fusionar tareas con funciones similares o trabajos altamente relacionados y optimizar la organización: la forma más directa de optimizar la organización es reducir el costo operativo de la organización, pero requiere una combinación integral del trabajo. procesos de las líneas de negocio y de gestión, y fusionando Tareas con funciones similares y alta vinculación laboral, agilizando así la organización. Por ejemplo, en el proceso de optimización organizacional, PetroChina clasificó e integró funciones y responsabilidades iguales y similares dispersas en diferentes departamentos, reduciendo la superposición de responsabilidades departamentales, fortaleciendo la coordinación del trabajo y mejorando la eficiencia operativa de la organización. Medidas específicas: Fusionar el Departamento de Gestión de Estándares de Calidad y el Departamento de Seguridad, Protección Ambiental y Conservación de Energía para establecer el Departamento de Calidad, Seguridad y Protección Ambiental para formar una calidad, medición, seguridad, protección ambiental y conservación de energía centralizada, unificada, coordinada y controlada. sistema de gestión; incorporar funciones de estandarización en el departamento de gestión de ciencia y tecnología para promover logros científicos y tecnológicos. Transformación efectiva; cancelar la rama de fabricación de equipos y fusionar sus funciones de gestión de equipos en el departamento de gestión de adquisiciones de materiales; optimizar los recursos de supervisión, establecer y mejorar una supervisión conjunta; mecanismo y enderezar las funciones dispersas de investigación de estrategias de desarrollo y de investigación de ciencias blandas.
(4) Simplificar la estructura organizacional a través del modelo de entorno organizacional "una organización, múltiples marcas": como oficinas conjuntas de auditoría, asuntos legales, inspección disciplinaria y supervisión. El coworking no es sólo una práctica común entre las empresas estatales, sino que también integra el poder regulatorio de la empresa. La prevención previa, el control durante el proceso y la rendición de cuentas posterior al evento son los principios comunes de la auditoría interna, los asuntos legales y la inspección y supervisión disciplinarias, pero el enfoque es diferente y el ejercicio de funciones por sí solo no puede lograr el efecto de supervisión deseado. Si se integran y enfocan efectivamente, puede ser más propicio para fortalecer la supervisión y el control corporativo, promover la mejora de los métodos de gestión y la eficiencia de la gestión y racionalizar la organización.
Por supuesto, hay muchas formas de optimizar la organización y las empresas también combinarán operaciones durante el proceso de optimización, pero lo importante es someterse a un análisis en profundidad y adaptarse a la situación real de la empresa. Desde la perspectiva del diseño y cambio organizacional, la racionalización de la organización es el medio y la eficiencia organizacional es el fin. La racionalización es para una alta eficiencia, y la alta eficiencia también requiere racionalización; la racionalización debe obedecer y servir a una organización y operaciones eficientes, y debe cumplir con el principio de racionalización de la organización. Por lo tanto, las empresas que participan en la reforma de las "seis definiciones" deben comprender correctamente la relación entre racionalización y eficiencia en el proceso de "definición de la organización", racionalizar y crear organizaciones eficientes basadas en la situación real de la empresa, poner fin a racionalizar por racionalizar y evitar tomar decisiones sin análisis. Las fusiones y combinaciones simples no solo destruirán la eficiencia y eficacia de las operaciones organizativas, sino que también provocarán cambios frecuentes en la organización y desperdicio de recursos.
Autor: Zu, director senior de proyectos de Zhongtian Huapu. 4 años de experiencia en consultoría de gestión corporativa, más de 5 años de experiencia práctica en gestión corporativa en empresas reconocidas como China Resources Vanguard, sólida base teórica, experiencia en consultoría y gestión en muchas grandes empresas estatales nacionales, y buena en plena módulo de gestión de recursos humanos.
Los clientes y proyectos típicos que han sido atendidos incluyen, entre otros: State Grid Anhui Electric Power Company (proyecto de consultoría sobre la construcción de mecanismos de restricción e incentivos para equipos basado en la evaluación del "sistema de puntos"), Beijing Xinhangcheng Holdings Co., Ltd. (humanos proyecto de consultoría de planificación de recursos), Guangxi Investment group Fangyuan Electric Power Co., Ltd. (proyecto de estrategia, control, organización y gestión del desempeño salarial), Wuhan Changqing Sunshine Kindergarten (organización, proceso, proyecto de optimización de la gestión del desempeño), State Grid Henan Economic Research Institute (proyecto de investigación de planificación de construcción de modelo de competencia y mejora de la capacidad del equipo), Shandong Jinqiao Group (proyecto de mejora integral de la gestión), Hunan Yongzhou Public Transport Group (proyecto de construcción de cultura corporativa), Xianyang Baoshi Steel Pipe and Steel Rope Co., Ltd. (proyecto estratégico proyecto de construcción del sistema de indicadores de implementación), Taishan Electric Power Co., Ltd. (proyectos de consultoría de gestión de diseño de sistemas de compensación, estructura organizacional y desempeño), etc.