Gestión de adquisiciones de artículos
1. Definición y tipos de contratación
1. Definición
Desde el punto de vista académico, contratación incluye generalmente los siguientes significados básicos:
Primero, la adquisición es el proceso de obtener recursos del mercado de recursos. Ya sea vida o producción, la importancia de las adquisiciones para los usuarios es proporcionarles los recursos que necesitan. Estos recursos incluyen tanto los medios de vida como los medios de producción; incluyen tanto recursos materiales (como materias primas, equipos, herramientas y otras entidades tangibles) como recursos no materiales (como información, tecnología, conocimiento, marcas, etc.). .). Los proveedores que pueden proporcionar estos recursos forman un mercado de recursos. Para obtener estos recursos del mercado de recursos, todos utilizan la adquisición. En otras palabras, la función básica de la adquisición es ayudar a las personas a obtener los diversos recursos que necesitan del mercado de recursos.
En segundo lugar, desde la perspectiva de los recursos tangibles, las adquisiciones son tanto un proceso de flujo de negocios como un proceso logístico. La función básica de la adquisición es el proceso de transferir recursos de los proveedores del mercado a los usuarios. En este proceso, uno es transferir la propiedad de los recursos de los proveedores a los usuarios; el otro es transferir las entidades materiales de los recursos de los proveedores a los usuarios. El primero es un proceso de flujo de negocios, que realiza principalmente la transferencia de propiedad de productos básicos a través de transacciones de productos básicos e intercambios equivalentes. Este último es un proceso logístico que utiliza principalmente transporte, almacenamiento, embalaje, carga y descarga, procesamiento de circulación y otros medios para lograr la transferencia de posiciones espaciales y temporales de los productos, de modo que los productos realmente lleguen a las manos de los usuarios. El proceso de adquisición es en realidad una combinación completa de estos dos aspectos, los cuales son indispensables. Sólo cuando estos dos aspectos se cumplan plenamente se considerará completo el proceso de adquisición.
En tercer lugar, la contratación es una actividad económica. Las adquisiciones son un componente importante de las actividades económicas de la unidad que realiza el proyecto. Las llamadas actividades económicas significan seguir las leyes económicas y buscar beneficios económicos. En todo el proceso, por un lado, a través de la adquisición se obtienen recursos y se asegura el avance normal del proyecto, que es el beneficio de la adquisición, por otro lado, también se incurrirán en diversos gastos durante el proceso de adquisición; el costo de adquisición. En nuestra búsqueda de maximizar los beneficios económicos de las adquisiciones, debemos reducir continuamente los costos de adquisiciones y obtener los máximos beneficios al mínimo costo. Para lograrlo, la clave es luchar por la adquisición científica. La adquisición científica es la fuente de ganancias para maximizar los intereses económicos corporativos.
2. Tipo
Las compras se distribuyen en diversas industrias de la vida económica y son diversas según sus respectivas características, se pueden clasificar desde diferentes perspectivas y utilizando diferentes estándares.
(1) Clasificación por entidad compradora
La adquisición de artículos se puede dividir en dos categorías: compra individual y compra grupal. Las adquisiciones grupales también incluyen adquisiciones domésticas, adquisiciones corporativas, adquisiciones gubernamentales, adquisiciones institucionales o adquisiciones comunitarias, adquisiciones militares, etc.
(2) Clasificación por región de compra
La adquisición de artículos se clasifica por región de compra y se puede dividir en dos categorías: contratación nacional y contratación internacional. En una sociedad económica caracterizada por la integración económica global y la liberalización del comercio mundial, las adquisiciones internacionales se convertirán en una parte importante de la adquisición empresarial de bienes.
(3) Clasificación por método de adquisición
Los artículos se clasifican por método de adquisición y se pueden dividir en dos categorías: adquisición general y adquisición a través de medios o métodos científicos avanzados. Este tipo de medios y métodos científicos avanzados de adquisición también incluyen tecnología de adquisición en el punto de pedido, tecnología de adquisición MRP, tecnología de adquisición justo a tiempo, tecnología de adquisición de la cadena de suministro y tecnología de adquisición de comercio electrónico, etc.
2. Modelo de gestión de adquisiciones en el entorno de gestión de la cadena de suministro
El consumo de materiales y artículos es uno de los principales componentes del coste de los proyectos de estudios geológicos. Por tanto, la gestión de adquisiciones es el. clave para garantizar el suministro para los proyectos de estudios geológicos, contenido de gestión necesario para mantener la producción normal y reducir el riesgo de escasez. Debido a la naturaleza especial del proyecto de estudio geológico, la gestión de la adquisición de elementos utilizados en los estudios geológicos requiere no sólo estar familiarizado y comprender la tecnología, el proceso y el contenido del proyecto de estudio geológico, sino también dominar los conocimientos y habilidades profesionales. en la adquisición de artículos.
El contenido general y el proceso de gestión de adquisiciones de artículos para empresas industriales y comerciales se muestran en la Figura 10-1. Como puede verse en la figura, todo el trabajo de adquisiciones se basa en el análisis del mercado de recursos. Primero, se analizan las necesidades de producción de la empresa, se formula el plan de pedidos, se ejecuta el plan de pedidos y se monitorea el trabajo de adquisiciones.
En el modelo de adquisiciones mencionado anteriormente, aunque el plan de adquisiciones se formula en base al análisis de la demanda de producción de la empresa, después de ingresar al proceso de adquisiciones, el propósito de la adquisición es muy simple: reponer el inventario. El departamento de compras no se preocupa por el proceso de producción de la empresa y no comprende el progreso de la producción y los cambios en la demanda del producto. Por lo tanto, las compras carecen de iniciativa y el plan de compras formulado por el departamento de compras es difícil de adaptar a los cambios en las necesidades de fabricación. Para resolver la desconexión entre adquisiciones y producción, surgió el modelo de gestión de la cadena de suministro de adquisiciones (Figura 10-2).
En el modelo de gestión de la cadena de suministro, las adquisiciones se llevan a cabo en función de los pedidos y los pedidos de fabricación se generan en función de los pedidos de demanda de los usuarios. Luego, la orden de fabricación impulsa la orden de compra, que a su vez impulsa al proveedor. Este modelo basado en pedidos justo a tiempo permite que el sistema de la cadena de suministro responda a las necesidades de los usuarios a tiempo, reduciendo así los costos de inventario y mejorando la velocidad logística y la rotación del inventario. El método de adquisición basado en pedidos tiene las siguientes características:
(1) Dado que los proveedores y fabricantes han establecido una asociación estratégica, los medios para firmar contratos de suministro se simplifican enormemente y no hay necesidad de consultas ni ofertas. de ambas partes. Las repetidas negociaciones han reducido considerablemente los costos de transacción.
(2) Bajo la coordinación del plan de cadena de suministro sincrónico, el plan de fabricación, el plan de adquisiciones y el plan de suministro se pueden llevar a cabo en paralelo, acortando el tiempo de respuesta del usuario y logrando la operación sincrónica del suministro. cadena. El objetivo de adquisiciones y suministros es coordinar la ejecución de diversas iniciativas.
(3) Los artículos comprados ingresan directamente al departamento de fabricación, reduciendo la presión de trabajo del departamento de compras y las actividades que no añaden valor, y consiguiendo un funcionamiento refinado de la cadena de suministro.
(4) El método de transmisión de información ha cambiado. En el método de adquisición tradicional, el proveedor no conoce la información del fabricante y no necesita preocuparse por las actividades de producción del fabricante. Sin embargo, en un entorno de gestión de la cadena de suministro, los proveedores pueden compartir plenamente la información del departamento de fabricación, lo que mejora la adaptabilidad del proveedor y reduce la distorsión de la información. Al mismo tiempo, se proporciona información continuamente durante el proceso de pedido para revisar el plan de pedidos y mantenerlos sincronizados con la demanda.
Figura 10-1 El contenido y el modelo de gestión de adquisiciones en empresas industriales y comerciales
Figura 10-2 El contenido y el modelo de gestión de adquisiciones en el entorno de gestión de la cadena de suministro
(5) realiza la transformación del modelo de gestión de operaciones orientado a procesos. El método de adquisición basado en pedidos simplifica el proceso de adquisición. La función del departamento de adquisiciones es principalmente comunicarse entre los proveedores y los departamentos de fabricación, coordinar la relación entre el suministro y la fabricación y proporcionar una garantía básica para la realización de adquisiciones refinadas.
El proceso de sincronización de las “tres redes de primera clase” del Grupo Haier de China refleja plenamente las características de la logística moderna: la “primera clase” se centra en el flujo de información de los pedidos; las “tres redes” son el suministro global; red de recursos de cadena, red de recursos de distribución global y red de información informática. Uno de los objetivos de Haier es "comprar según pedidos y eliminar inventario".
Las carencias de la gestión de adquisiciones tradicional son la falta de cooperación con los proveedores, la falta de flexibilidad y la capacidad de responder rápidamente a las necesidades. Tras la aparición del pensamiento justo a tiempo, ha planteado graves desafíos a la gestión logística de las empresas. Es necesario cambiar el modelo de gestión tradicional de compras únicamente para inventario, mejorar la flexibilidad de las adquisiciones y la capacidad de respuesta del mercado y fortalecer la información. conexiones e interacciones mutuas con proveedores. Cooperación entre empresas para establecer un nuevo modelo de cooperación entre oferta y demanda. Por un lado, en el modelo de adquisiciones tradicional, los proveedores no pueden obtener una respuesta en tiempo real a los requisitos del departamento de adquisiciones, por otro lado, el control de calidad de los productos sólo puede verificarse a posteriori y no puede controlarse en tiempo real; Estas deficiencias hacen que la cadena de suministro Las empresas no puedan lograr operaciones sincronizadas. Con este fin, la segunda característica del modelo de adquisiciones de gestión de la cadena de suministro es la implementación de una gestión eficaz de los recursos externos.
Implementar la gestión de recursos externos también es un requisito para implementar la producción refinada y la producción de inventario cero. Una idea importante en la gestión de la cadena de suministro es adoptar un modelo de producción justo a tiempo basado en el flujo de pedidos en el control de producción, de modo que los procesos comerciales de las empresas de la cadena de suministro se esfuercen por lograr una producción refinada, es decir, lograr varios niveles de gestión "cero". del proceso de producción: Cero defectos, cero inventario, cero tiempo de entrega, cero fallas, cero documentos en papel, cero desperdicio, cero accidentes y cero desperdicio de recursos humanos.
Las ideas de la gestión de la cadena de suministro son sistemáticas, coordinadas, integradas y sincronizadas. La gestión de recursos externos es un paso importante para hacer realidad las ideas anteriores de la gestión de la cadena de suministro: la integración empresarial. Desde la perspectiva del proceso de integración empresarial de la cadena de suministro, es un paso importante para las empresas de la cadena de suministro desde la integración interna a la integración externa.
La tercera característica de la gestión de adquisiciones bajo el modelo de gestión de la cadena de suministro es que la relación entre oferta y demanda pasa de una simple relación comprador-vendedor a una asociación estratégica entre ambas partes.
En el modelo de adquisición tradicional, la relación entre proveedores y empresas de demanda es una simple relación de compra y venta, por lo que no puede resolver algunos problemas generales y estratégicos de la cadena de suministro. Sin embargo, se basa en una relación basada en socios estratégicos. El enfoque de adquisiciones crea las condiciones para resolver estos problemas. Las soluciones son las siguientes:
(1) Problema de inventario. Según el modelo de adquisición tradicional, las empresas de todos los niveles de la cadena de suministro no pueden compartir completamente la información de inventario. Las empresas nodo de todos los niveles utilizan de forma independiente la tecnología de puntos de pedido para tomar decisiones de inventario, lo que inevitablemente resulta en una distorsión de la información de la demanda. de la cadena no se puede mejorar por completo. Sin embargo, bajo el modelo de gestión de la cadena de suministro, a través de la asociación entre las dos partes, tanto la oferta como la demanda pueden compartir información de inventario. Por lo tanto, el proceso de toma de decisiones de adquisiciones se vuelve transparente y se reduce la distorsión de la información de la demanda.
(2) Cuestiones de riesgo. A través de asociaciones estratégicas, tanto la oferta como la demanda pueden reducir los riesgos causados por cambios impredecibles en la demanda, como los riesgos del proceso de transporte, los riesgos crediticios, los riesgos de la calidad del producto, etc.
(3) La asociación puede proporcionar condiciones convenientes para que ambas partes resuelvan problemas juntas. Ambas partes pueden negociar juntas para formular planes estratégicos de adquisiciones y suministros, sin tener que perder tiempo en asuntos triviales diarios.
(4) Reducir los costes de adquisiciones. A través de asociaciones, tanto la oferta como la demanda se benefician de costos de transacción reducidos. Dado que se evitan muchos procedimientos y procesos de negociación innecesarios, el intercambio de información evita las pérdidas de costos que pueden ser causadas por la toma de decisiones asimétrica en materia de información.
(5) Las asociaciones estratégicas eliminan los obstáculos organizativos en el proceso de suministro y crean condiciones para la adquisición justo a tiempo.
3. La relación entre la gestión de proveedores tradicional y la gestión de proveedores moderna
Hay dos formas principales de comprar artículos para proyectos de estudios geológicos: una es organizada por la unidad que realiza el proyecto. Los artículos a granel para la implementación son la forma principal de comprar artículos para el proyecto; uno son los artículos esporádicos comprados por el propio equipo del proyecto, que está determinado por la variabilidad de la ubicación operativa del proyecto de estudio geológico y su distancia de la unidad de ejecución del proyecto. En la gestión de proveedores, desde la gestión de proveedores tradicional hasta la gestión de proveedores moderna, las empresas han realizado grandes innovaciones en la gestión de proveedores. Hoy en día, con un énfasis cada vez mayor en la gestión logística, las excelentes unidades de ejecución de proyectos han elevado la gestión de proveedores a un nivel estratégico y buscan constantemente mejores métodos en la práctica (Tabla 10-2).
Tabla 10-2 Comparación entre la gestión de proveedores tradicional y la gestión de proveedores moderna
4. Calidad de los artículos y plan de calidad de adquisiciones
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La unidad que lleva a cabo el proyecto debe comprar artículos de excelente calidad, incluidas las siguientes características:
(1) De acuerdo con las características del producto diseñado: la calidad planificada del producto Realizado;
(2) Estabilidad de la calidad: la brecha de calidad entre lotes de productos terminados es pequeña:
(3) Rendimiento confiable: fácil de operar y puede producir los beneficios esperados;
(4) Reparabilidad: si hay una falla, se puede reparar rápidamente:
(5) Reparabilidad: fácil suministro de piezas, buen servicio técnico;
(6) Seguridad: no hay peligro durante el uso o falla;
(7) Responsabilidad del producto: no causará ningún problema o problema adicional a los usuarios ni a otras personas a su alrededor. >(8) Economía: no consumirá muchos recursos y energía.
(9) No destructivo para el medio ambiente: no afectará la sociedad humana actual y futura.
(10) ) Positividad: el costo de los productos desde la producción hasta la eliminación después de su uso está en línea con los beneficios económicos.
2. Plan de Calidad de Adquisiciones de la Organización Internacional de Normalización
Los materiales y repuestos adquiridos forman parte de los productos de la empresa y tienen un impacto directo en la calidad del producto final. El científico de gestión estadounidense Deming cree que los productos defectuosos o defectuosos pueden atribuirse a materias primas deficientes o especificaciones de diseño deficientes de las piezas. Por tanto, la calidad de los artículos adquiridos debe ser estricta y estandarizada. El personal de adquisiciones debe establecer una estrecha relación de trabajo y un sistema de retroalimentación con los proveedores, mantener un plan de mejora continua de la calidad, evitar disputas de calidad y resolver rápidamente los defectos de calidad.
En las especificaciones de la Organización Internacional de Normalización ISO90004, se cree que el plan de calidad de adquisiciones debe incluir al menos los siguientes 7 elementos.
(1) Especificaciones, dibujos y requisitos de orden de compra;
(2) Selección de proveedores calificados
(3) Acuerdo de garantía de calidad;
(4) Acuerdo sobre métodos de verificación;
(5) Términos para resolver disputas de calidad;
(6) Plan de inspección y control de recepción;
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(7) Recibir registros de calidad.
En la actualidad, muchas empresas de nuestro país están implementando las "Disposiciones provisionales sobre la gestión de adquisiciones de materiales de empresas industriales estatales" promulgadas por la Comisión Estatal de Economía y Comercio, y llevan a cabo la adquisición de artículos. basado en comparaciones de calidad y precio.
El proceso de adquisición de comparar calidad y precio es un proceso práctico de ingeniería de valor. Para mejorar el valor de uso de los fondos, se deben adoptar dos principios de "tres prioridades", a saber, prioridad de precio para los mismos. calidad, prioridad de calidad por el mismo precio y prioridad de calidad por la misma calidad se dará prioridad a los servicios con el mismo precio, se dará prioridad a la contratación directa de los fabricantes, a la contratación mayorista y a la contratación cercana.
5. Forma organizativa de gestión de adquisiciones
La organización de gestión de adquisiciones es una organización funcional departamental en las empresas industriales y comerciales modernas. Tiene las características de pionera, servicio y garantía. son: La tarea es realizar compras para pedidos bajo la guía de la estrategia corporativa y los planes de negocios para garantizar la producción y el funcionamiento normales de la empresa. Actualmente existen dos formas de organizaciones de compras, organizaciones de compras descentralizadas y organizaciones de compras centralizadas.
Una organización de adquisiciones descentralizada asigna responsabilidades y trabajo relacionados con las adquisiciones a diferentes departamentos para su ejecución. Debido a la excesiva dispersión de responsabilidades en una organización de adquisiciones descentralizada, es probable que se produzcan defectos como derechos y responsabilidades poco claros, objetivos contradictorios y desperdicio de recursos.
Una organización de adquisiciones centralizada asigna responsabilidades o tareas relacionadas con las adquisiciones a un departamento para su ejecución. Transformar la organización de adquisiciones descentralizada tradicional en una organización de adquisiciones centralizada obtendrá los siguientes cuatro beneficios:
(1) Manejar cada operación desde una perspectiva general y reducir significativamente el costo total de adquisiciones;
(2) Coordinar la oferta y la demanda, mejorar las capacidades de adquisición y mejorar el rendimiento del control de inventario;
(3) Simplificar el sistema de comando y mejorar la comunicación y la cooperación entre varios departamentos de materiales;
(4) Se institucionaliza y racionaliza el sistema operativo material, reduciendo los gastos de gestión.
En la actualidad, desde la perspectiva de la configuración del departamento de adquisiciones corporativas, se utilizan cada vez más organizaciones de adquisiciones centralizadas. Según las condiciones reales de producción, algunas empresas también adoptan una combinación de ambas formas organizativas.
Quién gestiona el departamento de compras, es decir, quién es el jefe inmediato del departamento de compras, puede reflejar el estado de las compras y el grado en que se valoran las compras en la organización corporativa. En términos generales, las adquisiciones a nivel directivo de una organización empresarial se ven afectadas principalmente por los siguientes factores.
(1) El monto de la compra de bienes y servicios representa el porcentaje del costo total o de los ingresos totales de la empresa. Cuanto mayor es esta relación, mayor es la función de compra y más importante es la función de compra.
(2) La naturaleza de los artículos y servicios adquiridos. La adquisición de componentes muy complejos y el uso generalizado de proyectos subcontratados indican que la adquisición es una tarea muy ardua y debe recibir mayor atención.
(3) La situación de la oferta y la demanda en el mercado de artículos o servicios que son muy importantes para la organización empresarial. Si es fácil de obtener, naturalmente no recibirá especial atención.
(4) Condiciones requeridas para la compra. Si se requiere talento especial, la importancia de la contratación aumenta naturalmente.
(5) Oportunidades o amenazas desde las adquisiciones hasta el logro de los objetivos corporativos. Por ejemplo, las adquisiciones determinan el éxito o el fracaso de una transacción. Hay un dicho famoso en la industria minorista: "Si sabes comprar, no venderás".
Vale la pena reflexionar sobre a qué jurisdicción pertenece la contratación. Sin embargo, el nivel de adquisiciones debe ser "lo suficientemente bajo como para llegar a la cima" para que muchas decisiones importantes de gestión de adquisiciones puedan recibir la atención que merecen.
En la actualidad, el departamento de compras de artículos tiene varias formas de afiliación:
(1) El departamento de compras está subordinado al subdirector general del departamento de producción (o departamento de fabricación), y su principal responsabilidad es coordinar la producción. El trabajo se desarrolló sin problemas. Por lo tanto, el objetivo del trabajo de adquisiciones será proporcionar cantidades suficientes de materiales para satisfacer las necesidades de producción, y la función de negociación pasará a un segundo plano. Compras subordinadas al departamento de producción, que es más adecuado para empresas "orientadas a la producción", ya que sus funciones son relativamente simples y los precios de los materiales son relativamente estables.
(2) El departamento de compras está subordinado al subdirector general del departamento administrativo (o departamento de gestión). La función principal del departamento de compras es obtener mejores precios y métodos de pago para lograr los objetivos financieros. A veces, para obtener mejores condiciones comerciales, el departamento de compras retrasa el uso de materiales por parte del departamento de producción o compra materiales de calidad insatisfactoria. Sin embargo, el departamento de compras es independiente del departamento de producción y puede ejercer un control y equilibrio sobre las unidades de usuario y ejercer su efecto de negociación. Por lo tanto, cuando la escala de producción es grande, hay muchos tipos de materiales, a menudo es necesario ajustar los precios y el trabajo de adquisición debe tener en cuenta el equilibrio de los intereses de producción y ventas de la empresa en general, es más apropiado subordinar la departamento de adquisiciones al departamento administrativo.
(3) El departamento de compras está directamente bajo la supervisión del director general, lo que mejora el estado y las capacidades de ejecución de las compras. En este momento, la función principal del departamento de compras es reducir costes y convertir el departamento de compras en una fuente más de beneficios para la empresa. Este tipo de departamento de compras es más adecuado para empresas con pequeña escala de producción, pero la proporción de materiales o bienes en los costos de fabricación o de ventas es muy alta. Las adquisiciones son parte de la alta dirección, lo que las hace parecer una función de línea más que una función de personal.
Como sabemos anteriormente, el departamento de compras puede pertenecer a diferentes departamentos o niveles directivos. En términos de gestión, según un informe de una encuesta de 350 empresas americanas realizada por Paul Ferrier en 1982, el 34,7% del departamento de compras estaba directamente bajo la jurisdicción del director general, el 25,4% estaba bajo la dirección del director general adjunto y el 25,4% estaba bajo la dirección del director general adjunto. el subdirector general ejecutivo el 13,9% son directores generales, el 8,3% son directores de departamentos comerciales, el 2,6% son directores financieros y el 15,1% son otros.