Administrador de atributos: el tipo de documento de gestión para los documentos de solicitud.
Documentos administrativos
Los documentos administrativos son materiales escritos producidos por agencias y organizaciones estatutarias de acuerdo con normas y procedimientos específicos y utilizados dentro de un alcance específico. Son herramientas para comunicar intenciones, realizar asuntos oficiales y documentar el trabajo. Los documentos administrativos se aplican no sólo a agencias gubernamentales, organizaciones populares e instituciones públicas, sino también a personas jurídicas corporativas.
Los documentos administrativos habituales en la gestión inmobiliaria incluyen decisiones, avisos, anuncios, informes, solicitudes de instrucciones, respuestas, dictámenes, cartas, actas de reuniones, etc.
(1) Decisión
La empresa de administración de propiedades hace arreglos para asuntos importantes o acciones importantes, recompensas y castigos para las unidades y el personal relevantes, cambia o cancela decisiones inapropiadas tomadas por unidades subordinadas, Cuando se publica en forma de documento dentro de la empresa, se debe utilizar la palabra "decisión". Por ejemplo, el consejo de administración de una empresa utiliza "decisiones" para emitir indicadores económicos anuales y nombrar un director general. "Decisión" es el texto interior o el texto siguiente.
(2) Aviso
La empresa de administración de propiedades debe enviar documentos oficiales de unidades superiores y unidades no afiliadas, anunciar la implementación de un determinado sistema, exigir que las unidades subordinadas manejen o comprendan asuntos, nombrar y destituir personal. Al hacerlo, se debe utilizar el lenguaje de “notificación”. Por ejemplo, realizar un concurso de canto, nombrar a alguien como director organizativo de proyectos de gestión de propiedades, etc. , se debe utilizar "notificación". "Notificación" es un texto interno que es el texto siguiente o anterior y es uno de los idiomas más utilizados.
Los avisos se pueden dividir aproximadamente en tres categorías:
1. Avisos indicativos
Los avisos indicativos se utilizan para emitir reglas y regulaciones, explicar políticas, organizar el trabajo y responder preguntas Consultas de unidades subordinadas, etc. Esto es obligatorio y debe seguirse. Por ejemplo, aviso sobre la liberación de (método de evaluación del desempeño laboral del empleado).
2. Aviso Intelectual Semanal
El "Aviso Intelectual Semanal" se utiliza para publicar situaciones que necesitan ser comprendidas por las unidades subordinadas. A menudo se utiliza para nombramientos y destituciones de personal, el establecimiento, cancelación o fusión de instituciones, la ampliación, reducción o terminación de ciertos poderes de organizaciones e instituciones relevantes, la activación o cambio de sellos y direcciones, la convocatoria de reuniones, etc. Por ejemplo, el "Aviso sobre Convocatoria de la Reunión Anual de Análisis de Actividades Empresariales".
3. Notificación de reenvío
La notificación de reenvío se utiliza para reenviar comunicaciones entre unidades superiores y unidades no afiliadas. Por ejemplo, el "Aviso sobre la implementación de la decisión del XX Gobierno Municipal sobre la creación de una ciudad civilizada".
(3) Aviso
Las empresas deben utilizar el lenguaje de "aviso" cuando elogian el progreso, critican errores, transmiten un espíritu importante o informan a las unidades subordinadas sobre la situación. Por ejemplo, crear una comunidad civilizada lleva un año y medio y se completa en cinco etapas. Al final de las etapas primera, segunda, tercera y cuarta, las unidades subordinadas deben ser informadas de la situación mediante una “notificación”. "Notificación" es el texto interior, el texto siguiente o el último texto.
En términos generales, las notificaciones se pueden dividir en cuatro categorías: notificaciones de elogio, notificaciones de crítica, notificaciones de situación y notificaciones especiales.
(4) Informe
La empresa de administración de propiedades debe informar su trabajo a la unidad superior, reflejar la situación y utilizar el lenguaje de "informe" al responder las consultas del superior. unidad. Por ejemplo, si el ajuste del estándar de tarifas de administración de propiedades en una determinada comunidad afectará la liquidación de fin de año, la agencia del proyecto de administración de propiedades debe notificar a la empresa, y la empresa debe notificar a la unidad superior (como la junta directiva). y utilizar "informes". "Informe" es el texto interior, el texto anterior y el texto siguiente.
Los informes se pueden dividir en cuatro categorías según su contenido: informes de trabajo, informes de situación, informes de respuesta e informes de presentación.
(5) Solicitud de instrucciones
Cuando la empresa administradora de propiedades requiere que la unidad superior (o líder) dé instrucciones o aprobación sobre un determinado asunto, debe utilizar el lenguaje de " solicitud de instrucciones". Por ejemplo, si la agencia del proyecto de administración de propiedades desea instalar aire acondicionado en el dormitorio de seguridad, debe utilizar "pedir instrucciones". “Solicitud de instrucciones” se refiere a la cláusula o cláusula anterior.
Solicitar instrucciones generalmente significa pedir instrucciones o aprobación de una unidad superior (o líder) sobre un determinado asunto. Por ejemplo, "Solicitud de instrucciones a los guardias de seguridad sobre cómo pedir ropa de verano".
(6) Responder
Cuando una unidad superior responde a una solicitud de una unidad subordinada, debe utilizar la palabra "responder". Por ejemplo, si una organización de proyecto de administración de propiedades requiere la compra de un vehículo, la empresa debe responder independientemente de si está de acuerdo o no, y debe utilizar "responder". La "respuesta" es el siguiente texto.
(7) Opiniones
Cuando las organizaciones de todos los niveles de empresas de administración de propiedades presentan opiniones y soluciones a problemas importantes, deben utilizar el lenguaje de "opiniones". Por ejemplo, una comunidad administrada por una agencia de proyectos de administración de propiedades se mudó recientemente a varios países al aire libre. Tienen tabúes religiosos sobre el color de la ropa del personal de la propiedad. Ante la nueva situación, la organización de proyectos de gestión inmobiliaria debe utilizar "opiniones" para proponer soluciones a los responsables de la empresa.
Las opiniones generalmente se pueden dividir en cuatro categorías: opiniones sugerentes, opiniones cualitativas, opiniones orientadoras y opiniones de despliegue de trabajo.
(8) Cartas
Cuando la administración de la propiedad negocia con unidades sin afiliación, hace preguntas y se comunica con los departamentos relevantes (como comisarías de policía, comités vecinales), comités de propietarios u otros unidades, se debe utilizar el lenguaje de "letra". Por ejemplo, si la empresa inmobiliaria A quiere visitar la empresa inmobiliaria B, debe explicarlo por escrito y utilizar una "carta". "Xin" es una lengua extranjera o una lengua paralela.
Las cartas se pueden dividir en los siguientes cinco tipos: cartas de notificación, cartas de negociación, cartas de consulta, cartas de respuesta y cartas de aprobación.
(9) Actas de reuniones
Cuando la empresa administradora de propiedades registra reuniones y asuntos acordados, o cuando la empresa administradora de propiedades y otras organizaciones relevantes alcanzan opiniones relevantes a través de reuniones, el término "reunión minutos" debe ser el lenguaje utilizado. Por ejemplo, actas de reuniones con el comité de propietarios.
Las actas de las reuniones son documentos oficiales universales y el único idioma que no está sujeto a restricciones en cuanto a estándares, formato e impresión internos y externos.