Plan de lección de teoría y práctica de secretaria (Parte 2): Conferencia 4

Objetivos académicos

Este capítulo explica principalmente los diversos asuntos en los que participan las secretarias y requiere que los estudiantes dominen las habilidades básicas del manejo diario. asuntos de oficina, recopilación y procesamiento de información Capacidad, dominar los métodos y conocimientos básicos de investigación e investigación, y ser competente en el uso de equipos de oficina modernos para "hacer cosas".

Enfoque y dificultades de la enseñanza

Dominar la capacidad básica para manejar los asuntos diarios de oficina y recopilar y procesar información, dominar los métodos y conocimientos básicos de la investigación y la investigación,

Contenido del curso

Sección 1 Información y trabajo de información

Sección 2 Investigación y trabajo de investigación

Sección 3 Asuntos diarios de oficina

Sección 1 Información y trabajo de información

1. Definición de información

La información es un reflejo directo o indirecto de la forma en que existen las cosas o del estado de movimiento.

2. Características básicas de la información

(1) Objetividad

(2) Herencia

(3) Oportunidad

(4) * * *Disfrute

(E) El desarrollo está limitado por la historia y la comprensión.

En tercer lugar, clasificación de la información

Según diferentes estándares, la información se puede dividir en muchas categorías:

1. Según la naturaleza de la fuente de información.

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Se puede dividir en información natural e información social. La secretaria recibe principalmente información social.

2. Según la forma de información.

Información de idioma, información de texto, información audiovisual, información de lenguaje informático e información en microforma.

3. Según los ámbitos sociales implicados en el contenido de la información.

Información política, información económica, información cultural, información educativa, información militar, información científica y tecnológica e información deportiva.

4. Según la dirección de la fuente de información.

Información vertical, información horizontal

5. Muestra la estabilidad de la información.

Dividir información estática, como recursos y datos estadísticos; información dinámica, como información de mercado

6.

Información predictiva, información dinámica e información de retroalimentación

Los secretarios deben tener acceso a la información en diversas formas: textual, audiovisual y de memoria.

3. El papel del trabajo de información

1. La importante labor de asistencia a la toma de decisiones.

2. La labor de información es una tarea importante de la Secretaría.

Entenderlo desde dos aspectos: primero, por la naturaleza del trabajo del departamento de Secretaría, es un departamento central.

En segundo lugar, desde la perspectiva del contenido del trabajo de la Secretaría, además de ayudar al departamento de toma de decisiones del liderazgo, todos los aspectos del trabajo y los contactos en la oficina también deben depender de la información. El trabajo rutinario de una secretaria es redactar documentos y diversos materiales, y este proceso de redacción es en realidad un proceso de recopilación y procesamiento de información.

3. El trabajo de información favorece la creación de una nueva situación en el trabajo secretarial.

Sección 2 Requisitos y procedimientos básicos para el trabajo de información

1. Requisitos básicos para el trabajo de información de secretaría

Exactos, oportunos y aplicables

1. Precisión:

La situación debe reflejarse y describirse con sinceridad, y no debe exagerarse ni reducirse a voluntad para satisfacer las intenciones de los líderes individuales, causando así artificialmente distorsión de la información.

2. Oportuna

La puntualidad de la información determina que la vitalidad de la información radica en su flujo. Cuanto más rápido sea el flujo, mayor será su valor en la práctica. Especialmente información económica.

3. Aplicación:

Aplicable, específica y adecuada para que la utilicen los líderes. Proporcionar información sirve para la toma de decisiones del liderazgo, y el secretario debe comprender la situación dentro de la organización.

(1) Se distribuyen en diferentes tipos de organizaciones; los objetivos que se persiguen al tomar decisiones son diferentes.

⑵ Están distribuidos en diferentes tamaños organizacionales, lo que resulta en diferencias en el contenido y el tiempo de trabajo específico.

⑶ Están distribuidos en diferentes niveles organizativos, lo que determina sus diferentes prioridades de trabajo.

(4) Están distribuidos en diferentes entornos organizacionales, lo que hace que sigan diferentes filosofías y métodos de gestión.

Estas diferencias determinan que la toma de decisiones no sólo tenga diferentes connotaciones, sino que también tenga diferentes niveles.

Por lo tanto, las secretarias deben tener un propósito claro a la hora de recopilar y transmitir información, y utilizarlo siempre como punto de partida para satisfacer las necesidades de las diferentes unidades y niveles.

Pero también debemos darnos cuenta de que el trabajo de liderazgo en cualquier período tiene su centro, con “puntos calientes” y “dificultades” en los que centrarse.

2. Los procedimientos de trabajo de la información del secretario

Incluyendo la recopilación, organización, transmisión, almacenamiento y utilización.

1. Recopilación de información

El proceso de recopilación y obtención de información de diferentes formas según un determinado propósito. La recopilación de información es el primer paso en el trabajo de la información y la base para la organización de la información.

Contenido de la colección:

En lo que respecta a las instituciones o empresas, la información que recopilan es la siguiente:

Directrices, políticas y documentos normativos promulgados por el Comité Central del Partido y Consejo de Estado.

(2) Instrucciones, decisiones, aprobaciones y demás instrucciones y documentos de mando directamente relacionados con la producción y el trabajo emitidos por autoridades superiores o departamentos dirigentes.

(3) La organización, el personal, los recursos financieros, los recursos materiales, las condiciones de trabajo y producción de la agencia, la empresa y sus departamentos afiliados, así como los planes de producción, indicadores, datos estadísticos, estado de la reforma, desarrollo científico y tecnológico, y experiencias típicas y resumen de trabajos.

(4) El departamento competente implementa políticas, promueve el trabajo y proporciona retroalimentación después de que se venden los productos de la empresa, como comentarios, opiniones, sugerencias y requisitos del público.

5. Dinámica social, tendencias ideológicas, reformas económicas urbanas y rurales y otras condiciones externas y nueva información relacionada con la agencia y el negocio de la empresa.

[6] Materiales comparables con otras regiones y unidades del mismo carácter empresarial que esta unidad y con la misma industria en el exterior.

(7) Recopilar logros científicos y tecnológicos (incluidos nuevos productos, nuevos procesos, nuevos materiales) y experiencias avanzadas, métodos y otra información relacionada con el desarrollo futuro del negocio corporativo de la agencia.

También se puede resumir en: información corporativa, información de mercados internacionales, información de clientes, información comercial e información financiera internacional.

Información legal, información de comunicación,

La información recopilada por el director tiene las siguientes tres características:

(1) La mayor parte de la información requerida del personal de secretaría Es de carácter global, direccional, integral y relacionado con el desarrollo integral de las organizaciones sociales.

⑵ Esté preparado para afrontar tareas inesperadas como cambios en el trabajo del centro y necesidades temporales.

(3) La mayor parte de la información recopilada y almacenada tiene valor de uso a largo plazo. Por ejemplo, al redactar documentos, a menudo es necesario revisar documentos anteriores relevantes para mantener la continuidad de las políticas; Busque siempre información del pasado.

Método de recogida:

En primer lugar, es la recogida tradicional.

Forma: documentos, reuniones, llamadas telefónicas, oralmente.

Canal: Recopila información de superiores.

Intercambiar materiales con otros sistemas del mismo nivel a través de informes orales y materiales escritos de agencias subordinadas.

Por cartas, visitas o periódicos

La segunda es Colección Pioneer.

Red de información estrechamente organizada

Método: (tomemos como ejemplo el mercado de bebidas de este verano)

(1) Método de observación

Ventajas : 1. El método es sencillo y flexible

b. Obtener información más objetiva de primera mano

c.

Desventajas: A. No es fácil recopilar información en profundidad.

b. La cantidad de información obtenida es limitada

c. El efecto de observación se ve afectado por la capacidad de observación del secretario.

(2) Método de lectura

Ventajas: A. Información fácil de obtener

b. Gran cantidad de información y gran aplicabilidad.

c.Puede proporcionar información de referencia completa necesaria para el trabajo.

Desventajas: a. Los periódicos y revistas provienen de muchas fuentes de información y pueden estar distorsionados y contener impurezas.

b. Es necesario examinar y juzgar la autenticidad de la información.

(3) Método de interrogatorio

Ventajas: 1. Flexible y práctico

B. Comunicación directa y comunicación interactiva

c, usted. puede obtener mucha información valiosa

Desventajas: A. Se requiere que la secretaria tenga ciertas cualidades y habilidades y pueda utilizar bien las habilidades para hacer preguntas.

b. Alto coste, largo plazo y pequeña escala.

(4) Método de intercambio

Ventajas: a. Lograr el intercambio mutuo de información.

B. Información oportuna y aplicable.

c.Ahorrar tiempo en la recopilación de información

d. Pueden intercambiar información temporalmente sobre temas de interés mutuo.

e. Si es necesario, podemos acordar el método y el contenido del intercambio a largo plazo.

Desventajas:

A. El intercambio de información se basa en la voluntariedad y la reciprocidad.

b. Preste atención a mantener la información confidencial.

c. El alcance del intercambio de información es limitado

(5) Método de encuesta por cuestionario

Ventajas: a. Evitar sesgos subjetivos y reducir los errores humanos.

Ahorre tiempo, mano de obra y dinero, alta eficiencia.

C. La información recogida es objetiva y veraz.

d. La información recopilada facilita el procesamiento y análisis cuantitativo.

Desventajas: a. La recuperación de los cuestionarios es difícil de garantizar.

b. La calidad del cuestionario es difícil de garantizar.

c. Se requiere que los encuestados tengan un determinado nivel de educación.

(6) Ley de Redes

Ventajas: a.

b. Complementar la información más reciente de manera oportuna.

c. Recopilar información de forma rápida y exhaustiva.

d. La recogida no está limitada por tiempo y lugar.

e.se puede recopilar texto, información de gráficos, audio y vídeo.

Desventajas: A. Las fuentes son complejas y hay gran cantidad de información no verificada e información basura.

b. Requiere conocimientos de informática

(7) Método de compra

Ventajas: A. Información relativamente concentrada

b. Todas las empresas cuentan con servicios de pedidos.

c.Adquirir muchos conocimientos sistemáticos y profesionales.

Desventajas: A. Alto costo, tiempo y trabajo

b. Detección de información valiosa de una gran cantidad de información.

c. La información debe utilizarse después de la verificación de autenticidad.

Los principales canales para que las secretarias recopilen información son:

1. Medios de comunicación

Biblioteca

c. /p> p>

d. Intercambio comercial

e. Agencia de información

F. Canales de relación

G. p>Principios de recolección:

1. Principio de valor

b. Principio de puntualidad

c. Principio de jerarquía

d. /p>

e. El principio del sistema integral

2. Clasificación de la información

La clasificación de la información consiste en condensar una gran cantidad de información original recopilada, mejorar la calidad y presentarla. en una forma que facilite el proceso de entrega, utilización y almacenamiento. La clasificación de la información es el núcleo de todo el trabajo de información. Incluye clasificación, filtrado y revisión.

(1) Clasificación

Métodos: a. Clasificación por letras

b. Clasificación regional

c.

d. Clasificación numérica

E. Clasificación horaria

(2) Filtrado

① Elimine información falsa, información no válida y información no válida, y seleccione los que tienen información de valor.

Eliminar información superficial falsa, repetitiva, desactualizada y de poca o ninguna importancia para la unidad, y resaltar una pequeña cantidad de información importante tanto en términos de cantidad como de calidad.

El screening refleja la identificación preliminar de contenidos, y su propósito es permitir a los líderes obtener información de alta calidad en el menor tiempo posible.

② Selecciona información valiosa.

a. Seleccionar información que sea instructiva para el trabajo y estrechamente relacionada con las actividades empresariales.

b. Seleccionar información importante que sea tendenciosa, dinámica o repentina.

c. Analizar necesidades y filtrar información en función del trabajo central o problemas específicos a resolver.

d. Seleccionar información que pueda predecir tendencias de desarrollo futuras y proporcionar servicios avanzados para la toma de decisiones.

e.Respetar la unidad de cantidad y calidad de la información.

Método:

Mirar la fuente

Mirar el título

Mirar el texto

Determinar la elección: a. Resalte el tema

b. Preste atención a la tipicidad

c. Sea innovador

d. Corrección

Métodos: Calco, comparación, corrección, lógica, investigación, estadística matemática.

③Procesamiento:

El procesamiento de información se refiere a refinar la información filtrada para que sea de alta calidad.

El procesamiento de la información se divide en dos niveles:

En primer lugar, se realiza un procesamiento preliminar de la información de la red existente y la información proporcionada por varios departamentos, lo que se denomina información básica. Esta información sólo puede ser utilizada por el destinatario para comprender la dinámica.

El segundo es resumir, sintetizar, analizar e investigar diversa información básica y plantear la situación.

La información con análisis, sugerencias y profundidad se denomina información avanzada.

——Este tipo de información tiene un gran efecto de consulta en el personal.

La capacidad de procesamiento de información es el principal límite entre las secretarias transaccionales y las secretarias pioneras.

El tratamiento de la información debe partir de los siguientes aspectos.

Primero, enriquece el contenido.

Es comprender la naturaleza, alcance, significado y tendencia de desarrollo de la información fragmentada, superficial, desordenada y útil, enriquecer y enriquecer su contenido, y convertirlo en información completa, profunda y sistemática. Recopilación

La información debe transmitirse a través del texto. La compilación es el procesamiento ordenado de la información escrita. Es el último paso en la organización de la información y el requisito previo para la transmisión de la información. Desempeña un papel clave en la mejora de la calidad y el valor práctico de la información.

Tipo

Información dinámica

Información de implicaciones

Información experiencial

Información del problema

Predecir información

Pasos por escrito: a. Determinar el tema

b. Análisis de materiales

c. Análisis integral.

Es un resumen sistemático, clasificación, análisis y juicio cualitativo y cuantitativo de la información obtenida en su conjunto. A través de un análisis exhaustivo, a menudo se pueden descubrir problemas que provocan cambios y tendencias regulares, lo que tiene un importante valor de referencia para que los líderes guíen su trabajo y predigan el futuro.

En tercer lugar, da tu opinión.

Sobre la base del análisis exhaustivo, se presentan las sugerencias correspondientes como referencia de liderazgo.

3. Transmisión de información

(1) Transmisión por canal único. La información se transmite a lo largo de un único canal desde la fuente al receptor.

(2) Transmisión multicanal. Es decir, una vez enviada la información desde la fuente de información, se transmite al receptor de información a lo largo de más de dos canales.

Preste atención a un desvío razonable.

Los métodos de transmisión de información incluyen:

(1) Transmisión oral

(2) Transmisión escrita

(3) Transmisión por telecomunicaciones

Requisitos de transmisión: oportuna, precisa y confidencial.

4. Utilización y almacenamiento de información

(1) Clasificación: clasifica varios tipos de información de acuerdo con ciertas reglas.

(2) Descripción: registrar verazmente (hacer tarjetas de clasificación)

(3) Establecer un sistema de almacenamiento y recuperación para el almacenamiento de clasificados.

(4) Custodia - Almacenamiento y Protección

Pensamiento y Práctica

1. Dar ejemplos de las características de la información.

2. ¿Cómo utilizar la información para ayudar a la toma de decisiones?

Sección 2 Investigación y trabajo de investigación

1. La importancia de la investigación y la investigación secretarial

1 Las secretarias pueden compensar la falta de energía y conocimiento de liderazgo. haciendo un buen trabajo en investigación e investigación, para ayudarlo a tomar mejores decisiones y comandar y administrar.

2. La investigación y la investigación del secretario pueden cerrar la relación entre los líderes y las masas.

3. La investigación y la investigación son una forma importante para que las secretarias puedan desempeñar sus funciones.

2. Contenidos de la investigación e investigación del secretario

1. Investigación e investigación para proporcionar base para la toma de decisiones de los líderes

2. problemas específicos.

3. Comprender la situación básica y realizar investigaciones y estudios periódicos.

En tercer lugar, cómo hacer un buen trabajo en investigación e investigación

1.

A. Clarificar el propósito y elegir objetivos adecuados

B. Dominar los estándares y preparar la información

C.

2. Métodos comunes de investigación por encuestas.

A. Inspección general

B. Encuesta típica

C. Encuesta principal

D. p>Cuarto, el método específico de investigación e investigación

1. Abrir un formulario de consulta cooperativa

2 Prueba in situ

3. /p>

4. Encuesta de opinión pública

5. Encuesta de expertos

6. Encuesta estadística

7. >8. Entrevista personal

5. Cuestiones a las que se debe prestar atención al realizar investigaciones e investigaciones.

1. Buscar la verdad a partir de los hechos es el principio fundamental.

2. Estar completamente preparado y elegir métodos de investigación científica.

3. Ocupar científicamente los datos de las encuestas y aclarar la relación entre encuesta e investigación.

4. Redactar cuidadosamente el informe de la investigación.

Sexto, redacción de informes de investigación

(1) El significado, características y funciones de los informes de investigación

Los informes de investigación son para investigar y estudiar cosas objetivas y reflejar ellos Informe escrito de resultados obtenidos.

(2) Las características básicas de los informes de investigación son:

1. Autenticidad

2. Carácter científico <. /p>

4. Combinación de narrativa y discusión

(2) Clasificación de los informes de encuesta

1. Encuesta de experiencia

También llamada encuesta típica. Principalmente informa sobre el proceso, prácticas específicas y logros de la creación económica.

Este tipo de informe de investigación es bastante similar a un resumen de experiencia, pero sus requisitos son más específicos. Es importante anotar claramente la situación concreta o el proceso de generación de la experiencia, y el enunciado de la misma. Los hechos son más detallados que el resumen. Además, el resumen de la experiencia es una manifestación de una autocomprensión cada vez más profunda, mientras que la investigación de la experiencia es un informe objetivo de la experiencia realizado por un tercero.

2. Estudio de situación

Reflejar la situación básica y el desarrollo de una determinada región, unidad, industria o un determinado aspecto. El énfasis está en reflejar de manera integral la situación actual, explicar la apariencia básica y las tendencias de desarrollo, o analizar la esencia de los problemas existentes para facilitar la toma de decisiones macro.

Al escribir este tipo de informe de investigación, preste atención a:

Los materiales deben ser ricos y sustanciales, y se deben utilizar más datos y ejemplos para reflejar la denominación o el desarrollo básico. estado; al mismo tiempo, también debe basarse en la situación real. Proporcionar comentarios y sugerencias constructivos.

3. Investigación de eventos

Este tipo de informe se centra en los entresijos de los principales acontecimientos de la historia o la realidad. Concéntrese en explicar los hechos tal como son.

4. Investigación de problemas

Da respuesta aguda a diversos problemas o contradicciones que existen en la realidad y propone soluciones o métodos.

(3) El proceso de redacción del informe de investigación

Todo el proceso del informe de investigación consta de tres eslabones, a saber, investigación, análisis e investigación y reflexión de resultados.

1. Realizar una investigación en profundidad y dominar los materiales.

"Poseencia amplia, ecléctica, y manteniendo la originalidad y objetividad de los materiales." Pros y contras, historia y realidad, específicas y generales, los materiales en todos los aspectos son muy completos, proporcionando una base fiable para sacar conclusiones correctas.

2. Analizar e investigar para captar la esencia.

El análisis y la investigación son un eslabón clave para garantizar que el informe de investigación refleje correctamente las normas y reglamentos de transporte de pasajeros.

3. Reflexión precisa y expresión razonable

(4) Requisitos para la redacción de informes de investigación

1. Combinación de materiales e ideas

El requisito estilístico de un informe de investigación es dejar que los hechos hablen por sí mismos y utilizar materiales apropiados para ilustrar el punto de vista. Extraer opiniones de ricos materiales fácticos es una de las características de sus escritos.

Normalmente se utilizan los siguientes tipos de materiales.

(1) Material completo

Este es un material que resume la situación relevante después de clasificar y resumir los materiales originales. No es un material de personalidad específico, sino un material que refleja tendencias o problemas generales y tiene la universalidad de "rostro".

(2)Materiales típicos.

Ejemplos individuales y concretos, llenos de características individuales y cierta representatividad.

Asegúrese de seleccionar cuidadosamente los materiales típicos al usarlos y seleccione algunos ejemplos con personalidades distintivas entre una gran cantidad de materiales. La combinación de materiales resumidos y materiales típicos resulta algo convincente.

(3) Materiales de contraste

Materiales utilizados para ilustrar puntos de vista a través de contrastes verticales y horizontales, pasados ​​y presentes, positivos y negativos.

(4) Materiales de datos

El uso de datos precisos ayuda en el análisis cuantitativo, revelando así la esencia de las cosas. Hay que subrayar que el uso de los datos debe ser exacto y hay que oponerse firmemente a la práctica del "mosaico de números ficticios y números oficiales".

Las cuatro capas de materiales anteriores a menudo cooperan entre sí en el informe de investigación para reflejar la situación real y expresar opiniones desde muchos aspectos.

2. Teoría de la “carpeta narrativa” y la combinación de narrativa y discusión.

Pensamiento y Práctica

1. ¿Cuáles son las características del trabajo de investigación?

2. ¿Cuál es el contenido del trabajo de investigación?