Análisis de requisitos del sistema de gestión de ventas de farmacia.
Análisis de requisitos del sistema de gestión de ventas
Introducción La División de Computación del Grupo A es uno de los fabricantes de computadoras más grandes del país. Con el aumento continuo de la participación de A Group Computer en el mercado nacional de computadoras y la buena imagen de marca que ha establecido en la mente de los usuarios, se ha dado un gran impulso al desarrollo de A Group Computer. Utilizando tecnología de comunicaciones y redes informáticas avanzadas y maduras como medio para implementar el sistema de gestión MRP-II que cubre ventas, planificación, producción, adquisiciones, inventario, personal integral y otros aspectos de la división informática del Grupo A, realice una gestión inteligente de los recursos de las computadoras del Grupo A. La mejora de la eficiencia de la oficina y la utilización del personal se ha convertido en un buen catalizador para el rápido desarrollo de las computadoras en el Grupo A.
2． Descripción general del usuario La División de Computación del Grupo A está afiliada a la División de Productos de Información del Grupo A y tiene un departamento de fabricación, un departamento de calidad, una empresa de ventas, un departamento general, una oficina preparatoria y otros departamentos. Ahora, a excepción de la gestión de tareas individuales asistida por computadora, otros departamentos aún no han implementado la gestión informática. Al mismo tiempo, los departamentos que han implementado la gestión informática no comparten bien los recursos. Además, debido a las actualizaciones laborales, los cambios en el trabajo departamental y la redivisión del trabajo en los departamentos que ya han implementado la gestión por microcomputadoras, el sistema original ya no puede satisfacer las necesidades del trabajo actual. En particular, el sistema original no fue diseñado teniendo en mente la consideración y planificación general del trabajo de la división de computación, lo que resultó en que el diseño de la base de datos del sistema existente y la estructura de la red no pudieran satisfacer las necesidades del desarrollo secundario. Propusimos planificar e implementar el "Sistema de gestión empresarial informática del Grupo A" basándose en la consideración general del trabajo de la División de Informática del Grupo A. Este sistema MRP-II debería satisfacer plenamente las necesidades actuales de los usuarios y regular las ventas y la gestión del Grupo A. computadoras de acuerdo con la filosofía de gestión MRP-II A través de la implementación sistemática de la planificación, adquisiciones, inventario de producción y otras formas de gestión, la gestión de recursos informáticos del Grupo A se ha vuelto inteligente, sentando las bases para la realización de la estrategia de desarrollo internacional del Grupo A.
3. Análisis de negocios existentes Las principales funciones del sistema de ventas incluyen la gestión de pedidos, la gestión de entregas, la gestión de facturación y la formulación de planes. El proceso de gestión de pedidos se muestra en la Figura 3.
Descripción del proceso:
Cada sucursal consultará la lista de productos disponibles de la empresa en función de las necesidades del usuario. Si la lista de productos disponibles contiene el modelo que el cliente necesita, el pedido es normal. uno. de lo contrario es un pedido especial. Para pedidos ordinarios, la sucursal primero verifica el inventario local. Si el inventario satisface la demanda, se venderá directamente al usuario. La sucursal informará la situación de las ventas a la sede; si el inventario de la sucursal no puede satisfacer la demanda, la sucursal lo hará. solicitar los productos al centro de marketing de la sede. Aplicar, si el inventario de la sede satisface la demanda, la sede los enviará a la sucursal, si no satisface la demanda, el centro de marketing de la sede emitirá un plan móvil mensual y un plan móvil semanal; plan al Departamento de Planificación, y el Departamento de Planificación organizará la producción. Si se trata de un pedido especial, la empresa distribuidora presentará una solicitud de plan especial al centro de marketing de la sede, que organizará demostraciones de viabilidad técnica, viabilidad de producción y viabilidad financiera. Con la premisa de cumplir con varios requisitos de viabilidad, el centro de marketing de la sede dará. El Departamento de Planificación realiza pedidos especiales y el Departamento de Planificación organiza la producción.
En la gestión de pedidos, los departamentos involucrados incluyen empresas de distribución, centros de marketing centrales, oficinas de planificación, institutos de investigación científica, oficinas financieras, almacenes y otros departamentos. El flujo de información específico se muestra en la siguiente figura:
Los documentos involucrados incluyen:
Solicitud de bienes; formulario de solicitud de pedido especial;
Explicación de la Figura 4; :
Después de que el centro de ventas entrega los productos al centro de marketing, envía por fax el "Vale de emisión de producto" y el centro de marketing emite el vale de llenado del producto al cliente y genera un documento por cobrar al mismo tiempo. La sucursal informa la situación de las ventas a la sede, la sede envía la factura a la sucursal y se forman cuentas por cobrar entre la sede y la sucursal.
2． Los documentos que maneja la oficina de ventas son los siguientes:
Descripción del documento:
Documentos pasados al centro de marketing: Contratos emitidos desde el centro de marketing a planificación: pedidos especiales, planes móviles semanales. , Plan móvil mensual, plan anual (generalmente solo como referencia)
El resto: envíos como órdenes de envío y cobros como facturas, cuentas por cobrar, recibos anticipados, etc., no tienen nada que ver con este sistema.
3. Análisis
Actualmente, el centro de marketing tiene jurisdicción sobre varias divisiones en Beijing, Shanghai, Shenyang, Xi'an, Wuhan, Chengdu y Guangzhou, así como oficinas en Jinan y Harbin. El centro de marketing administra el personal de cada división y la administración financiera administra el dinero, los bienes y los pagos de cada división. El trabajo diario del centro de marketing es cotizar y entregar productos y formular planes regulares. Cada sucursal recibe pedidos y cobra los pagos. Además, el centro de marketing planifica la construcción del sitio web, supervisa la implementación de los puntos de venta y realiza las evaluaciones correspondientes de los gerentes del centro. Cada sucursal se basará en las Disposiciones para la gestión del sitio web.
Creemos que las principales responsabilidades del centro de marketing son: tomar decisiones adicionales sobre la cantidad de ventas, el monto, las ganancias, el rendimiento y el servicio al cliente a través de estadísticas de información diversa sobre planes de ventas, productos de ventas, áreas de ventas. , y ventas de clientes. Los pedidos de los clientes son una parte importante de las actividades de ventas de una empresa. La información sobre la demanda enviada por el centro de marketing para la planificación puede considerarse en cierto sentido como un tipo de pedido. Incluye los siguientes contenidos: revisión y consulta de crédito de clientes Con el fin de reducir la ocurrencia de deudas incobrables, establecer archivos de clientes, revisar el crédito de los clientes y determinar su límite de crédito cuando la suma de las cuentas por cobrar más el monto de esta transacción excede el. límite de crédito Cuando se alcanza la cuota, generalmente no se permiten transacciones, consulta de inventario de productos, para poder decidir si es necesario posponer la entrega, entregar en lotes o utilizar sustitutos para satisfacer las necesidades del producto; entrada, cambio y seguimiento, la entrada de pedidos se puede modificar y cancelar, y los pedidos se pueden rastrear y analizar, confirmación de la fecha de entrega y procesamiento de entrega;
Los problemas actuales son:
1) El centro de marketing carece de fortaleza en la evaluación de cada división del trabajo. Una de las razones es que hay una unidad y dos direcciones. Los centros de finanzas y marketing tienen diferentes requisitos para cada sucursal. El centro de marketing administra el personal, pero la información de pagos y cobros de cada sucursal se informa directamente a las finanzas. El centro de marketing depende principalmente de las finanzas para proporcionar información sobre los bienes y pagos. las ramas.
2) El centro de marketing carece de fuentes precisas de información y análisis del mercado. Cada sucursal y oficina es la primera línea del mercado. Debido a que el centro de marketing carece de una gestión eficaz de cada sucursal, no puede garantizar la exactitud y puntualidad de la recopilación de información. Además, incluso la información recopilada no se clasifica ni analiza científicamente. Debido a la complejidad del negocio de ventas, una gran cantidad de estadísticas y clasificación de datos se realizan manualmente, lo que requiere mucho tiempo y trabajo. método de evaluación estándar para la revisión y consulta de crédito de los clientes, y es extremadamente inconveniente consultar 4) La formulación de planes móviles mensuales y semanales carece de cientificidad y precisión; Además de la falta de análisis científico del mercado, el centro de marketing tampoco tiene clara la situación real de la producción y la capacidad de producción dentro de la empresa. El plan formulado de esta manera es muy inestable, lo que conduce directamente a grandes cambios en la producción.
5) Los cambios en los planes móviles mensuales, los planes móviles semanales y los pedidos son regenerativos en lugar de cambios netos, lo que hace que los procedimientos sean engorrosos y propensos a errores. La empresa se acerca gradualmente al plan de demanda real de acuerdo con el plan móvil. Este método de disposición es más científico, pero si se realiza manualmente, la tarea de disposición será grande. Si se utiliza la disposición por computadora, el plan móvil semanal se puede generar automáticamente. el plan de producción móvil mensual. Luego, el plan de producción móvil diario se puede generar automáticamente a partir del plan móvil semanal. El organizador sólo necesita realizar las modificaciones apropiadas y luego enviarlas a los departamentos pertinentes de inmediato.
6) Una de las funciones de las ventas es la cotización de pedidos especiales. En teoría, tiene sentido cotizar basándose en la documentación del programa. Sin embargo, debido a que hay muchos departamentos involucrados según los documentos de procedimiento, incluidos institutos de investigación científica, inspección de calidad, control de calidad, planificación y finanzas, y finalmente deben ser aprobados por los líderes, tales capas de firmas y procedimientos engorrosos lo hacen. imposible implementarlos en la práctica. Ahora la cotización básicamente se deja en manos del vendedor.
7) No se puede realizar un seguimiento de la finalización y ejecución de pedidos y planes.
Tabla de cuentas de ventas En el procesamiento comercial de ventas, la tabla de cuentas es el resultado del procesamiento de información comercial de ventas. Al clasificar y resumir los datos originales e ingresar varias condiciones de consulta para ver el contenido de los estados contables a voluntad, puede tener una comprensión integral de la dinámica de cada negocio de ventas, guiando así la formulación de estrategias de ventas.
Cuenta detallada 1. La cuenta detallada de ingresos por ventas puede verificar la cantidad de ventas, el precio unitario de ventas, los ingresos por ventas, el monto del impuesto sobre las ventas, el precio e impuestos totales y los descuentos sobre las ventas según la fecha del documento, el departamento de ventas, la clasificación de productos, el tipo de ventas, el método de distribución, la moneda, estado de revisión, etc. del documento de liquidación de ventas original, etc.
2． Cuenta detallada de costos de ventas Vea la cantidad de ventas, el precio unitario de costo, el monto del costo, etc. según la fecha del documento, departamento de ventas, clasificación de productos, tipo de venta, método de distribución, moneda, estado de revisión, etc. del documento de liquidación de ventas original.
3. La cuenta detallada de ventas puede verificar la cantidad de ventas, el precio unitario de ventas, los ingresos por ventas, el monto del impuesto sobre las ventas, el precio unitario del costo, el monto del costo y la ganancia bruta según la fecha del documento, el departamento de ventas, la clasificación de productos, el tipo de venta, el método de distribución y la moneda. , estado de revisión, etc. del contenido del documento de liquidación de ventas original, etc.
Lista de detalles 1. La tabla de detalles de ventas genera detalles de ventas por producto/departamento/vendedor/cliente/almacén, etc., incluida la cantidad de ventas, el monto de las ventas, el descuento de ventas, etc.
Las condiciones de consulta pueden ser la fecha del documento, departamento de ventas, clasificación de mercancías, tipo de venta, método de distribución, moneda, estado de revisión, etc. del documento de liquidación de ventas original.
2． Tabla de detalles de devoluciones: genere los detalles de las devoluciones de ventas (incluidas facturas con letras rojas, transferencias de ventas con letras rojas, venta minorista con letras rojas) por bienes/departamentos/vendedores/clientes/almacenes, etc., incluida la cantidad devuelta, la cantidad devuelta, etc.
Las condiciones de consulta pueden ser la fecha del documento, departamento de ventas, clasificación de mercancías, tipo de venta, vendedor, almacén, método de distribución, moneda, estado de revisión, etc. del documento de liquidación de ventas original.
3. Lista de detalles de recibos de efectivo Verifique los detalles de los recibos de efectivo por cliente, departamento y vendedor.
Las condiciones de consulta pueden ser fecha del documento, departamento de ventas, clasificación de cliente, vendedor, método de liquidación, moneda, etc. del documento de liquidación de ventas original.
Tabla estadística 1. La tabla de estadísticas de ventas genera la cantidad de ventas, el monto de las ventas, el costo de las ventas, el impuesto sobre las ventas, el precio e impuestos totales de las ventas, la ganancia bruta de las ventas, el margen de ganancia bruta y el descuento de las ventas dentro de un cierto rango de tiempo por bienes/clientes/departamentos/vendedores/resumen de fechas, etc. . Realizar estadísticas resumidas por elementos de base estadística.
Las condiciones de consulta pueden ser la fecha del documento de liquidación de ventas original, departamento de ventas, clasificación de mercancías, tipo de venta, clasificación de clientes, método de distribución, etc.
2． La tabla de estadísticas de ingresos laborales resume y genera la cantidad de ventas, el monto de ventas y el descuento de ventas dentro de un cierto rango de tiempo por servicio laboral/departamento/vendedor/cliente, etc. Realizar estadísticas resumidas por elementos de base estadística.
Las condiciones de consulta pueden ser la fecha del documento de liquidación de ventas original, departamento de ventas, servicio laboral, clasificación del servicio laboral, tipo de venta, clasificación de clientes, método de distribución, moneda, etc.
3. El informe diario de ventas refleja de forma exhaustiva las actividades de ventas principales y auxiliares de la empresa por bienes día a día: pedidos de ventas, facturación, gastos de ventas, etc.
Las condiciones de consulta pueden ser la fecha del documento, departamento de ventas, tipo de venta, cliente, método de distribución, moneda, estado de revisión, etc. del documento de liquidación de ventas original.
Análisis de ventas El análisis de ventas se basa en los datos comerciales de ventas originales del sistema y realiza un análisis cuantitativo estático y dinámico de las operaciones de ventas que generalmente preocupan a los usuarios. Su objetivo es evaluar correctamente el desempeño comercial de ventas anterior de la empresa. Reflejar de manera integral el estado actual del negocio de ventas, estimar con precisión el potencial del negocio de ventas y revelar completamente los riesgos existentes en la operación del negocio de ventas. Esto orienta a las empresas a organizar y ajustar planes y estrategias de ventas, y mejorar la gestión de ventas y los niveles de control.
1． Análisis de crecimiento de ventas: Analice el crecimiento de ventas de departamentos o bienes en el período actual en comparación con el período anterior por bienes/departamentos, así como las ventas acumuladas de este año. Los indicadores para el análisis de crecimiento incluyen: monto del envío, monto de las ventas, ingresos por ventas, costos de ventas y ganancias brutas por ventas.
Las condiciones de análisis incluyen: período de análisis, departamento, bienes, clasificación de clientes, tipo de venta, método de distribución y moneda.
2． Análisis del flujo de mercancías: analiza el flujo de ventas de bienes o categorías de bienes operados por la empresa en un período de tiempo determinado por cliente/región/industria. Los indicadores para el análisis del flujo de mercancías incluyen: monto de envío, cantidad de envío, monto de ventas y cantidad de ventas.
Las condiciones de análisis incluyen: período de análisis, departamento, bienes, clasificación de clientes, tipo de venta, método de distribución y moneda.
3. Análisis de la estructura de ventas: Analice la composición de las ventas de cualquier período de tiempo por producto/departamento/vendedor/cliente/región/industria. Los indicadores para el análisis de la estructura de ventas incluyen: cantidad de envío, monto de envío, descuento de envío, cantidad de ventas, ingresos por ventas, monto de ventas, impuesto sobre las ventas, costo de ventas, descuento de ventas, beneficio bruto de ventas, cantidad devuelta, monto de devolución, etc.
Las condiciones de análisis incluyen: período de análisis, departamento, bienes, clasificación de clientes, región, tipo de venta, método de distribución y moneda.
4. Análisis del beneficio bruto de ventas: analice los cambios mensuales o trimestrales del beneficio bruto de los bienes y las razones del impacto. Los indicadores del análisis de beneficio bruto incluyen: cantidad de ventas, precio unitario de ventas, precio unitario de costo y monto de beneficio bruto.
Las condiciones de análisis incluyen: período de análisis, departamento, bienes, clasificación de clientes, región, tipo de venta, método de distribución y moneda.
5. El análisis de mercado refleja los envíos de los clientes, los cobros de ventas y pagos y las cuentas por cobrar financieras de las que el departamento o vendedor es responsable dentro de un período de tiempo determinado. La tabla de análisis genera el estado de envío, ventas y cobro de pagos de cada cliente seleccionado.
Las condiciones de análisis incluyen: período de análisis, departamento, vendedor, bienes, clasificación de clientes, tipo de venta y moneda.
6. Análisis de antigüedad de la carga: analice el estado no facturado de los envíos en cada rango de antigüedad de la carga por bienes/clientes/regiones/industrias/vendedores.
Las condiciones de análisis incluyen: período de análisis, departamento, bienes, clasificación de clientes, región, industria, tipo de venta, método de distribución, moneda y rango de edad de la carga.