Flujo de trabajo del departamento de adquisiciones
El flujo de trabajo del departamento de compras es el siguiente: 1. Realizar un pedido:
1. Generalmente, el personal de compras recibe la escasez de material y obtiene la siguiente información básica: código de inventario, modelo de producto y cantidad.
2. Analice si la información de escasez es razonable y luego realice un pedido al proveedor. El pedido debe contener la siguiente información: modelo de material, cantidad, precio unitario, importe y fecha prevista de llegada.
3. El auditor de adquisiciones revisará el pedido en función de circunstancias específicas.
4. Después de enviar el pedido por fax al cliente, el comprador debe verificar la información de compra con el cliente y solicitar una firma.
Proceso de compra
En segundo lugar, siga el recordatorio:
Después de completar la orden de compra, el personal de compras se comunicará con el proveedor de acuerdo con la fecha de entrega requerida en la orden de compra. Revisar la fecha de llegada repetidamente hasta que lleguen los materiales a nuestra empresa.
Proceso de compra
Tercero, almacenamiento:
1). Almacenamiento físico:
El destinatario debe comprobar antes de recibir la mercancía. La orden de entrega del proveedor tiene la siguiente información: nombre del proveedor, número de pedido, código de inventario, cantidad. Si la información del pedido no coincide con la orden de compra, pregunte al personal de compras si es aceptable.
2). Recibo:
Según el certificado de inspección, el comprador ingresará los datos del certificado de inspección en la base de datos para su posterior verificación. Sin embargo, también existen algunos problemas, tales como: 1. El certificado de inspección del procesamiento de subcontratación no estaba almacenado en el almacén. 2. El número de la orden de compra y la cantidad estaban confundidos.
Proceso de compra
Cuarto, devolución:
Rellena el formulario de devolución de compra y devuelve el pedido.
Verbo (abreviatura de verbo) conciliación:
1) Estado de cuenta mensual:
Al inicio de cada mes, cada proveedor enviará el estado de cuenta del año anterior. mes Para nuestra empresa, el personal de compras verificará el extracto mensual en función del albarán de entrega firmado por el destinatario de nuestra empresa, los documentos de almacenamiento de nuestra empresa y la lista de precios unitarios.
El estado de cuenta mensual actual tiene las siguientes deficiencias: no hay número de pedido, código de inventario, cantidad devuelta, saldo de atrasos del último mes, saldo de atrasos del período actual y otra información.
2) Factura de impuesto al valor agregado:
Revise la siguiente información en la factura: nombre completo de nuestra empresa, número de cuenta, número de impuesto, nombre del material, cantidad y monto en el factura.
Aquí también tenemos algunas deficiencias, como que el importe de la factura es mayor que el importe del pedido, especialmente cuando solo hay un material en un pedido.
Verbo intransitivo pagar:
Preparar un plan de pago y organizar los pagos según el ciclo de pago.
La adquisición por consulta se refiere a un método de adquisición que compara las cotizaciones de varios proveedores (generalmente al menos tres) para garantizar que el precio sea competitivo.
Proceso de compra
Basado en el flujo de trabajo de consulta y adquisición
Proceso de consulta y adquisición 1. Preparación de consultas
1. Planificar y organizar. La agencia de adquisiciones preparará un plan de adquisiciones de investigación mensual basado en el plan de implementación de adquisiciones gubernamentales, combinado con las necesidades urgentes del personal de adquisiciones y la escala de los bienes adquiridos.
2. Organizar un equipo de investigación. El equipo de investigación estará formado por más de tres representantes del comprador y expertos pertinentes. El número será impar. El número de expertos no será inferior a dos tercios del número total de miembros y se determinará de forma aleatoria. La lista del equipo de investigación se mantendrá confidencial hasta que se determine el resultado de la transacción.
3. Elaborar documentos de consulta. El equipo de investigación formulará un plan de adquisiciones para proyectos de adquisiciones específicos basado en las leyes y reglamentos pertinentes sobre adquisiciones gubernamentales y los requisitos especiales del proyecto, y preparará documentos de investigación dentro del límite de tiempo de adquisiciones requerido por el plan de implementación de adquisiciones.
4. Consultar el documento de consulta. El comprador debe verificar los documentos de solicitud de cotización antes de su finalización.
5. Recopilar información. Dependiendo de las características de los bienes o servicios adquiridos, podemos conocer más sobre información de precios y otras tendencias del mercado consultando bases de datos de información de proveedores y estudios de mercado.
6. Determinar la lista de proveedores que necesitan consultar. El equipo de investigación identificará aleatoriamente al menos tres proveedores de la lista de proveedores que cumplan con las calificaciones correspondientes y, al mismo tiempo, les emitirá un aviso de consulta para que coticen.
Proceso de consulta y contratación 2. Investigación
1. Notificar a la oficina de licitación municipal, al departamento de administración de fondos y a otros departamentos relevantes sobre el momento de la investigación.
2. Envíe una carta de cotización. El proveedor consultado deberá presentar una carta de cotización dentro del plazo especificado en el documento de cotización, y el personal revisará el estado de sellado de la carta de cotización del proveedor.
3. Reunión de preparación de la investigación. Antes de la investigación, convocar al equipo de investigación para celebrar una reunión de preparación de la investigación, determinar el líder del equipo de investigación, anunciar los pasos de la investigación, enfatizar la disciplina del trabajo de la investigación, presentar los objetivos generales, los arreglos de trabajo, la división del trabajo, los documentos y métodos de la investigación, y Normas para la determinación de proveedores.
4. Todos los miembros del equipo de investigación abren de forma centralizada la carta de cotización del proveedor, registran la cotización y firman para confirmarla. De acuerdo con los principios de satisfacer las necesidades de adquisiciones, servicios de igual calidad y la cotización más baja, y de acuerdo con los métodos y estándares para determinar los proveedores de transacciones enumerados en el documento de consulta, el orden de uno o dos proveedores de transacciones candidatos se determinará en al mismo tiempo.
5. Informe de consulta. El equipo de investigación debe redactar un informe de investigación completo, que será válido únicamente después de que sea firmado por todos los miembros del equipo de investigación y supervisores.
Proceso de consulta y contratación. Identifique al distribuidor.
1. El comprador determinará la persona de la transacción basándose en el informe de negociación escrito del equipo de investigación y el orden de las transacciones candidatas recomendadas. Cuando el comerciante confirmado abandona la transacción y alega que el contrato no puede ejecutarse debido a fuerza mayor, el comprador puede identificar secuencialmente a otros candidatos como comerciantes. El comprador también puede autorizar al equipo de investigación a determinar directamente la persona de la transacción.
2. Notificación de transacciones. Una vez confirmada la transacción, el comprador enviará una notificación de la transacción a la persona encargada de la transacción y notificará a todos los proveedores no concluidos al mismo tiempo.
3. Elaborar informe de adquisiciones. El equipo de investigación preparará un informe de adquisiciones sobre la composición del equipo de investigación, el proceso de adquisición y los resultados de la adquisición dentro de los 20 días posteriores al final de la actividad de investigación.
Proceso de compra
Conocimiento 1. Recopile tanta información del producto como sea posible: No estoy familiarizado con este producto, pero haré todo lo posible para encontrar personas que conozcan la información del producto y aprender de los demás. No sé algo. Incluso la más mínima información puede verse como aprendizaje y progreso.
Proceso de Adquisición
Conocimiento 2. Hacer las cosas ordenadamente: Básicamente registro cada día lo que he hecho y manejado, y pido que se solucione lo antes posible. al día siguiente, o inmediatamente. Preguntas, sin dilación.
Proceso de Adquisición
Conocimiento 3. El trabajo tiene un plan: Antes de terminar cada día, le daré vueltas a lo que aún no he completado, cuáles son las cosas principales de mañana y haré un plan. Si es importante o hay muchas cosas, las registraré y las trataré una por una.
Proceso de Adquisición
Conocimiento 4. Aprenda a comunicarse proactivamente con las personas: a menudo tenga contacto con personal relevante en talleres, almacenes, talleres de pruebas, calidad, etc. para ayudarlos a comprender los productos, realizar un seguimiento de las necesidades, reducir los errores de trabajo y mejorar la eficiencia del trabajo.
Proceso de Adquisición
Conocimiento 5. Resume los puntos clave del trabajo: Intenta hacer un breve resumen escrito de las dificultades del trabajo después para que puedas resumir tu experiencia en el futuro. Pídale al director del departamento de servicio del fabricante que presente una explicación por escrito.
Proceso de Adquisición
Conocimiento 6. Intenta hacer un buen resumen del trabajo: al menos haz un breve resumen del trabajo realizado cada mes. Realizar un breve resumen de aspectos como carga de trabajo, contenido del trabajo, elementos completados, manejo de asuntos importantes, resolución de problemas, errores de trabajo, planes de trabajo, etc.
Proceso de Adquisición
Conocimiento 7. Haga un buen trabajo en la gestión de proveedores: trate de utilizar documentos eficaces para restringirlos, déjelos cooperar activamente con nuestro trabajo, resuelva los problemas de manera oportuna, para que tengan presión y motivación.
Proceso de Adquisición
Conocimiento 8. Realice un seguimiento de los pedidos: sea responsable y riguroso, tome la iniciativa, no espere que el proveedor confirme que no hay ningún problema, haga un seguimiento oportuno y analice cada motivo aparentemente razonable del proveedor para ver si existen riesgos ocultos. en suministro u otras cosas. Es necesario mantener buenos registros para facilitar las consultas y las estadísticas, y cooperar con los departamentos pertinentes para hacer un buen trabajo.
Proceso de Adquisición
Conocimiento 9. Resuelva problemas: responda rápidamente, informe con prontitud, maneje los problemas de manera rápida y decisiva, tenga sus propias buenas sugerencias para el manejo y llegue a conclusiones de negociación adecuadas con los proveedores.
Proceso de adquisición
Conocimiento 10, hábitos profesionales: Permítase tener buenos hábitos profesionales, tener un concepto de costos, pensar en ganancias, tener conciencia de riesgos, tener capacidad de coordinación y tener Buenos hábitos de comunicación. Estos le ayudarán a acercarse a las adquisiciones y a convertirse en un comprador verdaderamente excelente.
Puntos clave para que los compradores realicen llamadas comerciales al realizar contactos comerciales.
1. ¿Cuál es el objetivo de la convocatoria? Es decir, consultas, negociaciones, fijación de precios, análisis de cambios en el mercado, etc.
2. Organiza un resumen de tu conversación para que la conversación sea fluida, rica en lenguaje, profesional, amigable, natural, generosa y entusiasta.
3. Comprender la información sobre el producto vendido por este proveedor y otros proveedores (mismo producto) para poder responder a la conversación de la otra parte.
4. Recuerde el precio aproximado del producto que la otra parte está vendiendo ahora y el precio que ordenó la última vez, o el precio que cotizó por última vez a la otra parte y el precio que cotizó falsamente a la otra parte. otra parte.
5. Mientras se preocupa por su negocio, también puede brindar a sus clientes más atención comercial y extender saludos cordiales por su trabajo y salud.
6. Presente más clientes nuevos y muestre la fortaleza y las ventajas de su empresa.
¿Cómo adquirir materiales comunes a precios reducidos?
Si estás comprando y recibes una llamada de un cliente, la cotización de la otra parte es más baja que la última vez. ¿Qué harás a continuación en este momento? ¡Debemos hacer un buen trabajo en la compra de esta variedad para reducir los costos de compra para la empresa! Lo primero que hay que darse cuenta es que el mercado de este material está cayendo y el precio está bajando. A continuación, haré lo siguiente:
1. Verificar la exactitud de la información. Específicamente, pregunte a todos los proveedores de este producto que conozca y dígales mediante comunicación que alguien más le ha cotizado un precio, qué tan adecuado es y que el precio se ha reducido. Mira sus reacciones.
2. En forma de pedido, negociar bajo presión para conocer la situación real. Si realmente baja, ningún comerciante querrá los productos y no reducirá el precio para indicar el envío.
3. Busque materias primas previamente almacenadas de este material y verifique si son saludables en los comerciantes en línea que almacenan las materias primas.
4. Confirmar que el precio de los materiales realmente ha bajado. Hoy en día hay que indagar y regatear.
Comprenda las tendencias del mercado y obtenga el precio más bajo cuando necesite productos.
5. Si no necesitas este material temporalmente, no bajes la guardia. ¡Hay muchas ocasiones en las que no compras durante el período de reducción de precio y el precio sube por alguna razón! Es tu culpa por perder esta oportunidad de reabastecerte. El departamento de adquisiciones debe estar atento a los signos de disminuciones y aumentos importantes.
6. Lea los informes con frecuencia para comprender el inventario, comprar menos, comprar lentamente y mantener un inventario mínimo.
7. Cuanto más baje el precio, más confianza tendrán los compradores en pagar el precio más bajo. Cuanto más se reduce el precio, más hay que regatear y reducir el precio. En este momento, puedes convencer a tu proveedor de esta manera:
Si hoy no me vendes a este precio, alguien más lo hará primero. Quizás tus materiales no hayan encontrado salida en dos o tres días y el precio sea inferior. Nada es inamovible.
¿Cómo comprar materiales comunes con precios en alza?
La responsabilidad más básica de las adquisiciones es garantizar la calidad de los productos comprados. Sólo cuando el servicio posventa del proveedor pueda satisfacer las necesidades de la empresa podremos comprar productos de alta calidad y bajo precio. Lo más obvio es captar el grado de adquisición y hacer un buen trabajo en el suministro de materiales con reducciones y aumentos de precios. En los altibajos del entorno, puede reducir los costos directos de materias primas para la empresa y ganar oportunidades para que sus productos ocupen más cuotas de mercado. Es una adquisición excelente. Señales de aumento de precio:
1. Llamas al proveedor para averiguar la situación, pero el proveedor se muestra reacio a vender.
2. Hay proveedores que te llaman a menudo para preguntar sobre pedidos (los empresarios con negocios a largo plazo son representativos). Últimamente no aparece en el tono de llamada de tu teléfono.
3. Lo que quieres es un pedido, no un descuento para tus necesidades si no se cumple el precio.
4. Tu proveedor te grita que las materias primas han aumentado mucho antes, o han ocurrido algunas circunstancias inesperadas, lo que ha resultado en la imposibilidad de producir o la reducción de una determinada materia prima que es muy popular en. el mercado. En muchos casos, puede producirse un incremento importante en el precio de los materiales. Como comprador, usted sigue de cerca la dinámica del mercado.
Para demostrar que hay un aumento, prepárese para lo siguiente.
1. Analiza la subida actual del mercado para ver si es temporada baja o temporada alta de consumo de tu empresa. Siempre que sea útil fuera de temporada, debes asegurar precios bajos durante. la temporada alta.
2. Analizar las razones concretas del aumento de precios: ¿Esta tendencia al alza conducirá a un exceso de oferta? ¿Existe alguna especulación artificial sobre cuánto tiempo estuvieron escasas las materias primas en la vida anterior? ¿Qué tan amplio es el diferencial de tasas de interés, en qué medida no se ve afectado por factores internacionales y en qué medida está relacionado con cuestiones como el petróleo y los pagos del RMB?
3. Sólo identificando fundamentalmente las razones de la tendencia alcista podremos pensar en políticas correctas.
4. Cuanto antes conozcas la información, mejor. Por supuesto, cuanto antes empieces, mejor. Es completamente posible, sin saberlo, comprar un envío de un cliente que tiene poca información o una buena relación con su empresa. En este momento puedes decir que el consumo de tu empresa está aumentando, o algo así, para que puedas comprar más, y lo mejor es que el precio no aumente, o puedes expresarlo un poquito. Aprovecha la oportunidad, a veces hay que correr contra el tiempo para aumentar el precio.
5. Mantén la calma al subir los precios. No te quedes perdido tan pronto como escuches que la oferta de bienes requiere un ajuste de precios, o sigue la tendencia. Úselo con flexibilidad. Cuanto más atractivo sea el producto, más difícil será para una tienda fabricarlo. Si el proveedor se niega a entregar los bienes por razones especiales, o se niega a entregarlos, usted tendrá prisa y el proveedor ganará dinero vendiendo a un precio alto.
6. Al realizar un pedido para un aumento de precio, necesita múltiples opciones. No dejes que la confianza en tu proveedor retrase la llegada de los productos que necesitas. Cuanto más aumentan los precios, más materiales tienen los proveedores en stock. Es posible que el proveedor no pueda recibir el pedido de usted, pero es posible que usted no sepa si puede comprar las materias primas. Esto también es normal. No se puede apostar con ellos y no se pueden ocupar de las cosas más tarde, por lo que cuanto más anormal sea el mercado, más vigilante debe estar el personal de compras. Prepara más manos con corazones rojos, gana más y pierde menos.
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