¿Cómo circulan los documentos dentro de la empresa, como órdenes de compra, órdenes de venta, órdenes entrantes y órdenes salientes? ¿Qué documentos retienen qué departamentos?

1. Cotización de ventas

El departamento de ventas recibirá los requisitos de pedido del cliente, cotizará los artículos solicitados y completará la "Cotización" para que los clientes comprendan el precio del producto y varios parámetros. Las cotizaciones se utilizan principalmente para cotizaciones de proveedores a clientes, similares a las listas de precios.

2. Pedido de Venta

El cliente confirma la compra del producto y firma un pedido de venta con el departamento comercial, cumplimentando el “Pedido de Venta”. Los pedidos de venta realizan la comunicación entre empresas y clientes, están conectados a contratos de venta y se transmiten a ventas y entrega. Mediante el mantenimiento y la gestión de la información de los pedidos, las empresas pueden lograr un control planificado de las ventas.

3． Solicitud de compra

Después de completar los documentos correspondientes de acuerdo con las necesidades del cliente, se debe emitir una "Solicitud de compra" al departamento de compras según sea necesario en función de la situación real del inventario.

Una solicitud de compra se refiere a una persona o departamento que identifica uno o varios materiales en función de las necesidades de producción y completa una solicitud de estos materiales en un formato prescrito.

4． Orden de compra

El departamento de compras se comunicará con el proveedor en función de la información de la solicitud de compra y negociará y firmará una "Orden de compra" con el proveedor.

La orden de compra puede considerarse como el contrato de pedido de la empresa, que se utiliza para registrar el tiempo del pedido, la cantidad de suministro, la cantidad de bienes recibidos, la cantidad de devoluciones no calificadas, si se suspende la ejecución y otra información. entre la empresa y un determinado proveedor, logrando así el propósito de gestión centralizada de proveedores, uso racional de los fondos de adquisiciones, formulación de planes de adquisiciones, asignación de cantidades de almacenamiento y reducción de riesgos de adquisiciones. La orden de compra es la orden de venta presentada por la otra parte y tiene un formato similar a la orden de venta.

5. Nota de llegada de compra

Después de recibir la mercancía del proveedor, la empresa completará un documento: la nota de llegada, también conocida como "nota de recepción". Este documento se completa según el formulario de pedido y. indicará si han llegado todas las mercancías solicitadas por el departamento de compras o ha llegado la cantidad. Este documento está por triplicado. La primera página es el talón, la segunda página se entrega al proveedor y la tercera página se entrega al comprador para el pago y sirve como página de contabilidad financiera.

6． Formulario de almacenamiento de adquisiciones

Una vez que llegan los productos comprados, deben procesarse en el almacén. Se transportan a almacenes de diferentes categorías según la clasificación de las mercancías. Después de contar las mercancías, se genera el "formulario de almacenamiento". lleno. El recibo de almacén es en realidad un vale para que los comerciantes se transfieran mercancías entre sí, lo que simplifica los procedimientos de transacción entre dos comerciantes que a menudo cooperan y también hace que las transacciones en el mercado sean más fluidas. Este documento está por triplicado. La primera página es el talón, la segunda página es la página de contabilidad del almacén y la tercera página se entrega al comprador para el pago y sirve como página de contabilidad financiera.

7. Factura de compra/venta

Al comprar materiales y vender bienes, se deben emitir las facturas de venta correspondientes en función de la llegada o entrega de los bienes.

Una factura de venta es un comprobante que se utiliza para indicar las especificaciones, cantidad, precio, monto de venta, primas de flete y seguro, fecha de facturación, condiciones de pago, etc. de los bienes vendidos. Se envía una copia de la factura de venta al cliente y la empresa conserva las copias restantes. Las facturas de ventas también son el documento básico para registrar las transacciones de ventas en los libros contables. Este documento está por triplicado, la primera página es la página de deducciones, la segunda página es la página de factura y la tercera página es la página de contabilidad.