Muestra de plan de preparación de reuniones_Proceso de preparación de reuniones

No importa en qué industria una empresa o unidad celebre una conferencia, si simplemente mira el tema desde el punto de vista y la perspectiva del organizador, enfrentará varios problemas. Ahora déjame contarte sobre el plan de preparación de la reunión. Puedes leerlo. Ejemplo de plan de preparación de reuniones 1

1. Hora de la reunión: 10:00 a 11:00 el 15 de julio de 20XX

2. Lugar de la reunión: oficina en el segundo piso

3. Participantes: Gerente Zhang, Gerente Wang, Zhu Shi, Duan Yuhong, Zhang Shuai, Li Qin, Qiu Weiheng, Liu Zhendi, Tan Ling.

4. Anfitriones de la reunión: Gerente Zhang, Gerente Wang

5. Trabajo de preparación antes de la reunión:

1. Determinar los temas de la reunión de acuerdo con la reunión del líder requisitos.

2. Utilice herramientas de comunicación como el teléfono y el correo electrónico para informar a los participantes sobre la hora de la reunión y los puntos de planificación del proceso de la reunión. Al mismo tiempo, informe a los participantes sobre el nombre y el contenido de la reunión para que puedan organizarse. información relevante. , haga los preparativos adecuados.

3. Organizar a todos los participantes para que lleguen a tiempo y aclarar el alcance de las responsabilidades laborales de sus puestos.

4. Elaborar varias agendas para la reunión, organizar los procedimientos relevantes para la reunión, formular una serie de precauciones y hacer los planes de emergencia correspondientes en base a estas precauciones.

5. El diseño del lugar debe reflejar plenamente el propósito de la reunión, ser conciso y directo, y resaltar los puntos clave.

(1) Se deben colgar pancartas en el lugar de celebración y las palabras de las pancartas deben abordar directamente el tema central.

(2) Se debe instalar un proyector en el lugar para reflejar mejor los temas centrales de la reunión. Al mismo tiempo, la esencia del tema se puede mostrar de manera más intuitiva en forma de datos. Se pueden idear soluciones específicas: un conjunto completo de soluciones para resolver los problemas actuales.

(3) Después de determinar un área despejada para el lugar de celebración, ajuste el diseño de la mesa de conferencias.

(4) El lugar también debe establecer claramente la posición de la tribuna. Después de establecer la posición, confirme el líder de la tribuna, luego organice los asientos uno por uno e informe a los participantes según el número. del asiento, configure el asiento para hablar de acuerdo con el número y luego coloque el letrero del asiento y el micrófono en el asiento para hablar establecido. En la etapa inicial de la reunión, se debe probar el micrófono para garantizar la calidad del sonido.

(5) Cabe señalar también que el entorno del lugar de celebración también juega un papel vital en el desarrollo de la reunión. Las instalaciones de iluminación, el efecto de ventilación y la calidad de sonido y vídeo del lugar determinan directamente el éxito de la reunión, por lo que estas instalaciones y equipos deben inspeccionarse cuidadosamente.

(6) Para que el ambiente de la reunión sea menos tenso, puedes colocar una pequeña cantidad de flores en el lugar, lo que no solo alivia la presión, sino que también mejora el ambiente.

6. El departamento de logística deberá proporcionar alguna ayuda auxiliar a los participantes. Por ejemplo: agua, comida y alojamiento, coche, atención médica, seguridad, etc.

7. Al realizar esta reunión, también debemos considerar una serie de preparativos para la reunión, como discursos, votaciones, distribución de premios, fotos grupales, etc., para asegurar que la reunión no se vea afectada. por determinados aspectos de la reunión celebrada con normalidad.

8. Después de completar todos los preparativos previos a la reunión, vuelva a verificarlos y finalmente informe el trabajo al líder.

6. Servicio y organización durante la reunión

1. El personal debe llegar al lugar del evento con una hora de anticipación para verificar cuidadosamente los preparativos del lugar y asegurarse de que no se pierdan enlaces. .

2. Mejorar el trabajo de registro y comprender con precisión la asistencia de los participantes, especialmente si los líderes del podio y los portavoces están presentes. En segundo lugar, notifique a los participantes que aún no han llegado y pregunte los motivos, distribuya el mineral. agua a los asistentes que han llegado, y repartir materiales.

3. Según el plan original, dejar que los participantes tomen asiento de adelante hacia atrás.

4. El departamento de logística deberá mantener el orden del lugar. Los participantes deberán ingresar al lugar con 5 minutos de anticipación y tomar sus asientos. Las personas que no estén relacionadas con la reunión deberán abandonar el lugar con tiempo, cerca. la puerta del lugar y configurar sus teléfonos móviles para que vibren o silencien durante la reunión, no pueden salir del lugar sin permiso, no pueden contestar el teléfono y mantener el lugar en silencio.

5. El personal administrativo debe levantar actas de las reuniones y redactar resúmenes durante las reuniones.

6. Para promover la cultura de la empresa, haga arreglos para que personal especializado tome fotografías en el lugar durante la reunión, después de la reunión, estas fotografías se pueden publicar en línea para publicidad posterior de la cultura de la empresa. Al mismo tiempo, para profundizar la relación entre los participantes. Para expresar amistad, organizamos fotos para los participantes.

7. El personal administrativo de recepción reservará con antelación billetes de vuelta, billetes de tren, billetes de avión, etc. para los participantes.

7. Finalizar el trabajo en el lugar después de la reunión

1. Después de la reunión, verifique si se han traído todos los materiales y elementos de trabajo (incluidas las firmas).

2. Disponer personal que acompañe a los participantes según la hora de salida.

3. Después de regresar a la empresa, borre, recopile y archive rápidamente los documentos para esta reunión.

4. Para que esta reunión sea más significativa, se pueden organizar medios de comunicación para que realicen una cobertura integral de la reunión. Plan de preparación de reuniones Ejemplo 2

1. Aclare el tema de la reunión

El tema de la reunión debe ser claro El propósito de la reunión de distribuidores es ordenar. no es necesario nombrar el tema de la reunión como algo falso: "XXX reunión de intercambio de distribuidores, XXX hermandad de fabricantes", etc. En lugar de eso, debemos ir directamente al tema y celebrar "XXX reunión de pedidos de marcas en el área XXX" para que todos los distribuidores entiendan. que el propósito de esta reunión es ordenar pedidos y evitar que el distribuidor no esté mentalmente preparado para realizar un pedido, dejando a ambas partes insatisfechas.

2. Enriquecer el contenido de la reunión

1. El contenido de la reunión debe ser educativo

Hoy en día, las reuniones de pedidos de muchas marcas se han convertido en un cliché. Encuentre algunos clientes que vengan y escuchen. El personal del fabricante leyó la información básica de la empresa, luego comió y bebió, pidió al personal comercial y a los distribuidores de la empresa que "el volumen de vino sea igual al volumen de ventas" en la mesa de vino y luego realizó otras actividades para atraer. distribuidores para realizar pedidos. Después de la reunión, la empresa saldó las cuentas y descubrió que las ganancias no podían cubrir los gastos. El agente tenía el ceño fruncido. Tenía miedo de las reuniones de distribuidores en el futuro. Los distribuidores ya no estaban interesados ​​en las reuniones de distribuidores. por agentes porque celebrar una reunión de pedidos no era más que pagar alimentos y bebidas. No tiene otro significado práctico que realizar un pedido y, al igual que un agente, no puede ver ningún beneficio ni aprender nada. Por lo tanto, creo que además de promocionar la marca entre los distribuidores, el contenido de la reunión de pedidos puede tener más que ver con mejorar el nivel de gestión de los distribuidores, ayudar a analizar las tendencias de desarrollo de la industria, guiar a los distribuidores para que hagan mejores planes de promoción y enseñar con palabras y hechos. Promocionar los productos de la marca entre los consumidores y ayudar a analizar las ventajas y desventajas de los productos de la competencia, etc. como tema del encuentro. Creo que los distribuidores estarán más interesados ​​en los temas anteriores.

2. El anfitrión de la reunión debe ser profesional.

Un anfitrión de reuniones profesional hará que el ambiente en el lugar sea relajado y animado y, al mismo tiempo, permitirá a los distribuidores fortalecer la imagen profesional y la gran actitud de la empresa.

3. Plan de planificación de la reunión de distribuidores durante el tiempo de reunión El período de tiempo de la reunión de distribuidores: antes de la temporada alta de ventas de productos y después de la temporada alta de ventas de productos.

El tiempo de reunión no debe ser demasiado largo ni demasiado corto, y se deben respetar cuatro horas como principio básico. La primera hora se centra en resaltar los puntos de venta de la marca y los productos de la empresa. En la segunda hora, se debe invitar a los directivos de la empresa a dar un informe sobre el tema de la reunión y al mismo tiempo anunciar la política de emergencia para esa reunión. La tercera hora debe estar centrada principalmente en programas literarios y artísticos o en activar el ambiente en vivo. La cuarta hora es para visitar el recinto para exponer productos y realizar pedidos en el acto.

3. Mejorar el efecto de la reunión

El trabajo principal antes de la reunión es:

(1) Determinar los invitados a la reunión de ordenación, especialmente los detalles La persona que juega un papel decisivo en la reunión de pedido.

(2) Determine el producto principal de la feria: dado que los productos de una empresa a menudo no son únicos, por lo que qué producto debe elegirse como producto principal, es necesario comprender completamente el mercado y encontrar oportunidades El producto más importante, como los productos actuales de Desai, es resaltar el producto diferenciado DS-001 DVD de aprendizaje y resaltar plenamente sus puntos de venta. El detalle es evitar promocionar demasiados artículos o promocionar productos sin enfoque.

(3) Formule la política de pedidos para los productos principales: es decir, qué tipo de política de promoción se puede adoptar para los productos principales para lograr el propósito de ampliar la cantidad de pedidos si la política de promoción no lo es. en su lugar, también afectará el pedido. Será efectivo, los detalles se encuentran en la formulación de la política de pedido.

(4) Determine el tema de la reunión de pedidos: vender productos requiere un motivo, y realizar una reunión de pedidos también requiere un motivo y un tema. De lo contrario, lanzar promociones de ventas y abrir pedidos gratis hará que los clientes se sientan a la defensiva.

(5) Haga un buen trabajo para generar impulso y comprensión del cliente antes de la reunión de pedido. Por un lado, generar impulso de antemano permite a los clientes tener una comprensión, psicología y preparación correctas, y al mismo tiempo. Al mismo tiempo, el objetivo de la reunión de pedidos es delimitar a los clientes principales a través de las condiciones del mercado.

(6) Haga una buena elección del lugar: seleccione el lugar de la reunión de pedido principalmente en función del número de personas invitadas y la escala. Los requisitos de selección del lugar deben ser convenientes y fáciles de encontrar.

(7) Prepare arreglos de tiempo e información de pedidos, envíe cartas de invitación de acuerdo con los invitados, indique la hora y el lugar de la reunión de pedidos y también envíe información de productos, listas de precios y avisos de eventos promocionales al aviso. . en manos de los clientes.

(8. Organice bien el lugar. El diseño del lugar de la reunión de pedidos debe resaltar el tema de la reunión de pedidos.

Las tareas principales de la reunión son:

Al fabricar en la reunión de pedidos, la atmósfera relajada y relajada puede, por un lado, permitir que los clientes participen activamente en ella y movilicen su entusiasmo por realizar pedidos. Al mismo tiempo, puede eliminar la psicología defensiva de los clientes e infectar a otros clientes.

Las tareas principales después de la reunión son:

Una vez completada la reunión de pedido, es solo la mitad del éxito de la reunión de pedido. Cómo implementarlo es la máxima prioridad. para el éxito final de la reunión de pedido, por lo tanto, después de la reunión de pedido, por un lado, los productos deben entregarse a los clientes que realizan el pedido a tiempo, es necesario realizar un seguimiento oportuno de las llamadas telefónicas y visitas, y cobrar los depósitos; y asegúrese de que las intenciones se logren verdaderamente

Sea bueno resumiendo después de la reunión de pedido

Hoy en día, muchas empresas básicamente no hablan de reuniones de pedido. Hablando de "después de realizar el pedido", es. Parece que el pedido terminó y los fondos han llegado. Todavía queda mucho trabajo por hacer en la reunión de pedido de este año. Es necesario comparar la reunión de pedido de este año con la del año pasado para ver si los números han aumentado y si el número de pedidos ha aumentado. la capacidad de producción puede mantenerse al día. Por otro lado, es necesario resolver con urgencia si los fabricantes OEM pueden implementar aún más estas necesidades.

En cuarto lugar, los detalles de la celebración de una reunión de pedidos

1. Con cuidado. diseñar la política para la reunión de pedidos

2. Combine la facturación antes de la reunión y la facturación durante la reunión

3. Encuentre un buen anfitrión de la reunión

4. Elija subir y dejar a los grandes distribuidores en ciudades y pueblos

5. Asegúrate de organizar sorteos de lotería y regalos

6. Establece los nombres de las personas que cenan en la mesa de la reunión. plan de preparación muestra 3

1. Preparación antes de la reunión

1. Documentos requeridos antes de la reunión: agenda de la reunión, marcadores de mesa, plano de asientos, cupones de comida, tarjetas de delegado, pancarta de la reunión ( generalmente producido por el hotel que organiza la reunión), PPT de antecedentes de la reunión, lista de números de sala, formulario de recopilación de información de la conferencia, materiales de la reunión y mostrador de registro. Los formularios específicos de cada documento se adjuntan.

2. Pre. -Proceso de preparación de la reunión

2.1. Plan de la reunión:

(1) Determinar el propósito de la reunión, el efecto que se intenta lograr, los resultados esperados de la reunión, etc.

(2) Determinar el nombre de la reunión, y formular inicialmente los asistentes, anfitrión, escala, especificaciones, etc. Hora de convocatoria, hora requerida, lugar, agenda, etc.

(3) Determinar el personal y el personal de servicio de la reunión, y establecer un grupo preparatorio, secretaría temporal o comité preparatorio si es necesario

2.2. Elaborar el cronograma de la reunión y enviarlo a todos. participantes antes de la reunión Plan de planificación del proceso de la reunión (1) Agenda

Organice los temas de la reunión en orden, recopile la agenda e imprímala por escrito, es decir, la agenda, y envíela. a los participantes antes de la reunión.

(2) Horario y horario de trabajo

Reuniones de más de un día, también se debe realizar un cronograma y horario de trabajo y descanso.

2.3. Presupuesto de costes de reuniones.

El costo de la conferencia = tarifa de alquiler del lugar + tarifa de documentos + tarifa de transporte + tarifa de alojamiento y comida + tarifa de actividad + salario del personal de servicio + tarifa de servicio de consultoría.

2.4.Preparar los materiales de la reunión.

(1) Palabras de apertura, informes de trabajo, discursos, etc.

(2) Documentos técnicos y de procedimiento utilizados en las reuniones, tales como: convocatorias de reuniones, agendas de reuniones, cronogramas, trabajos y horario de descanso, lista de participantes, libreta de direcciones, lista de grupos, lista de arreglos de alojamiento, lista de personal, lista de despacho de vehículos, etc.

2.5. Enviar aviso de reunión y recibir acuse de recibo.

(1) Aviso de reunión: Las reuniones pequeñas de la unidad se pueden notificar verbalmente, por teléfono o por escrito. Se debe enviar una notificación por escrito para las reuniones fuera de la unidad o entre regiones, y se pueden enviar invitaciones o cartas de invitación para las reuniones de invitación.

Las convocatorias de reuniones se pueden enviar por correo (incluido el correo electrónico), fax, entrega personal, etc. Para los invitados importantes, se pueden enviar notificaciones o invitaciones por escrito, seguidas de una consulta telefónica y una confirmación.

(2) Recibo de respuesta: Para contar con precisión el número de participantes y realizar los preparativos correspondientes, la notificación debe realizarse con al menos 7 días de antelación con un recibo.

La notificación de acuse de recibo debe tener en cuenta el tiempo de ida y vuelta del correo. El invitado debe considerar y preparar el tiempo y enviarlo con la antelación correspondiente, pero no con demasiada antelación para evitar ser olvidado. por la otra parte.

2.6. Distribución del lugar, el lugar debe elegir un lugar apropiado de acuerdo con el número de participantes. Los requisitos específicos son los siguientes:

(1) El lugar debe estar limpio y tranquilo. , luminoso, ventilado y seguro, y el tamaño debe adaptarse al número de personas. Agrupe por región, sistema, unidad, etc., divida los asientos con anticipación y coloque carteles en las mesas.

(2) Asientos de podio.

El centro de la primera fila es el principal, seguido de la izquierda y luego de la derecha: primero la izquierda y luego la derecha, la izquierda arriba y la derecha abajo. La primera fila es la principal. La última fila es la segunda y así sucesivamente con las demás. Coloque etiquetas con nombres frente a los asientos para facilitar el asiento.

(3) Instalaciones del recinto.

Se deben preparar todas las instalaciones del recinto antes de la reunión, tales como amplificación, grabación, reproducción, discos, video, fotografía, proyectores, proyectores, iluminación, ventiladores o aires acondicionados, papel de grabación, papelería, té. conjunto, etc Los instrumentos, equipos, etc. deben comprobarse y depurarse repetidamente con antelación (como el volumen del altavoz) para evitar fallos o errores temporales.

2.7. Otros preparativos

Para reuniones más largas, se deben proporcionar comidas y alojamiento a los participantes. Debería haber personal médico de guardia fuera del recinto. Al mismo tiempo, se deberán preparar vehículos de recogida y devolución. Si la reunión se va a difundir a través de los medios de comunicación, se debe preparar un esquema publicitario. Las reuniones importantes deben contar con personal de seguridad y medidas de confidencialidad. En el plan del congreso, como concertar visitas, inspecciones, excursiones y otras actividades, o regalar materiales, souvenirs, etc., se deben hacer preparativos con antelación.

2. Trabajo durante la reunión

1. Documentos a preparar durante la reunión:,,.

2. Flujo de trabajo durante la reunión

2.1 En aeropuertos, muelles, estaciones, etc., enviar personas y automóviles dedicados a recoger pasajeros en lotes y períodos de tiempo según sea necesario.

2.2. Hacer un buen trabajo al recibir invitados, confirmar y distribuir habitaciones, confirmar la ocupación de habitaciones de participantes importantes y organizar y registrar información relevante. Ayudar en los asuntos de la conferencia, como la distribución de obsequios de la conferencia y la entrega de fruta en la sala. Confirmar horarios de comidas, menús, normas, formatos, bebidas, mesas primarias y secundarias y demás disposiciones relacionadas.

2.3. Confirmación de las mesas y sillas del lugar: se revisan una a una la iluminación/sonido/micrófono/pantalla/podio/proyector de diapositivas. Compruebe si la información requerida para la reunión está completa.

2.4. En el lugar de la reunión: Una persona dedicada será responsable de guiar a los participantes, registrarse y distribuir los materiales de la reunión.

2.5. Una persona dedicada será responsable de la coordinación del lugar (incluida la preparación de proyectores, preparación de agua potable, distribución de obsequios y control de temperatura del lugar, etc.).

2.6.Confirmar y garantizar la seguridad del lugar de celebración, tales como antirrobo y extinción de incendios, así como la seguridad de los participantes, bienes y bienes durante la reunión.

2.7. Coordinar los arreglos de transporte durante la reunión.

2.8. El personal de recepción de la conferencia debe seguir toda la reunión para mantenerse en contacto con los participantes de manera oportuna para que las emergencias puedan resolverse en el menor tiempo posible.

3. Trabajos de seguimiento de la reunión

1. Documentos a preparar después de la reunión: libreta de direcciones de los participantes, informe, resumen de la reunión, certificado de la reunión, actas de la reunión, nota de prensa , billete de vuelta Formulario de inscripción.

2. Flujo de trabajo posterior a la reunión

2.1 Circular el acta de la reunión entre quienes asistieron a la reunión y quienes no. Las actas de las reuniones deben ser precisas. Las decisiones que se tomen durante la reunión deben resaltar el nombre, tiempo y criterio de la persona responsable de tomar las medidas. Indique la fecha y hora de la próxima reunión.

2.2. Resumen y evaluación de la reunión, retroalimentación y procesamiento de las opiniones de los representantes de la reunión.

2.3. Resumir los materiales de las reuniones, los discursos de liderazgo, los discursos de los representantes y los materiales de los informes de noticias, resumir el trabajo e imprimir y distribuir las libretas de direcciones de los representantes.

2.4. Proporcionar emisión de billetes de transporte y otros servicios de agencia encomendados para el regreso y otros viajes de los participantes.

2.5. Despedida de los representantes.

2.6. Liquidación de gastos de congresos.

4. Responsabilidades del personal

1. Responsable de los asuntos de la conferencia

1) Enlace y coordinación

- Responsable internamente de la coordinación con líderes y varios departamentos Comunicarse con los jefes de departamento, formular planes de reuniones y cronogramas de trabajo, y garantizar la finalización exitosa de la reunión.

- Responsable de la comunicación externa con los líderes participantes y participantes, confirmando la lista de personal y; arreglos de itinerario;

—Coordinar las actividades del personal de la conferencia.

2) Desarrollar e implementar planes de reuniones

- Responsable de formular y ajustar planes de reuniones, procedimientos de organización de reuniones e informar a los líderes relevantes para su revisión - Responsable de coordinar la división del trabajo; entre los grupos funcionales y confirmando la Disposición y el Proceso del trabajo.

3) Organización del lugar y alojamiento

- Responsable del contacto, reserva y firma del acuerdo del hotel (lugar) de la conferencia

- Responsable de la manutención y alojamiento de los participantes; participantes durante la conferencia Disposiciones para otros temas.

4) Responsable de revisar los materiales de texto externos y los acuerdos de cooperación relacionados de la reunión

— Confirmación y revisión del contenido de diversos materiales

— Determinación; el lugar de impresión;

- Revisión del diseño del lugar.

5) Desarrollar un presupuesto viable

6) Contactar a los ponentes de la conferencia e invitados distinguidos

2. Asistente de la conferencia

1) Redacción y revisar diversos textos, organizar y producir materiales

- Responsable del diseño, producción e impresión de convocatorias de reuniones de acuerdo con los requisitos de la reunión

- Responsable de las representaciones de fondo de; el lugar Diseño y producción;

—Diseño y producción de certificados de representación y vales de alimentación.

2) Responsable de contactar al personal importante

—Responsable de contactar y confirmar el horario del personal importante

—Responsable del transporte del personal importante Reserva de; boletos;

— Responsable de los arreglos para recoger, dejar y acompañar al personal importante;

— Responsable de los arreglos del automóvil para el personal importante durante la reunión.

3) Responsable de contactar a los delegados

- Responsable de enviar avisos de reuniones y confirmar recibos

- Responsable de recopilar, confirmar y confirmar información de la conferencia Ingrese a la base de datos; ;

—Si la información de la reunión cambia, será responsable de contactar a los participantes e informarles oportunamente.

4) Responsable de la gestión del lugar

- Responsable de la gestión del lugar y del equipo

- Realizar la depuración del equipo con anticipación;

—Responsable de la gestión de vídeo/comunicaciones en el lugar (computadoras, recopilación y resumen de datos PPT, equipo de interpretación simultánea, etc.); —Asegurar la recopilación, reproducción normal y __ de los PPT de los oradores durante la reunión. conferencia.

5) Responsable de la gestión del tráfico y las medidas de seguridad

—Responsable de la planificación del uso de los vehículos

—Responsable de determinar las rutas de los vehículos y garantizar rutas fluidas y seguridad de los vehículos; .

6) Responsable de la seguridad del lugar

- Responsable de verificar posibles y desconocidos peligros de seguridad y formular soluciones

7) Gestión de cuentas de la conferencia

—Responsable de formular declaraciones presupuestarias de ingresos y gastos antes de la reunión

—Responsable de preparar declaraciones detalladas de ingresos y gastos después de la reunión

—Responsable de formular planes de asignación de gastos de la conferencia , Reporte e implementación

3. Personal de emergencia

1) Responsable de la colocación y distribución de bolsas de información o bolsas de regalo.

2) Responsable de liderar y recibir a los participantes.

3) Responsable del control del orden de las comidas.

4) Responsable de otros trabajos de emergencia durante la reunión.

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