Artículos sobre sistemas de gestión de archivos electrónicos

La recopilación y organización de archivos ocupa la mayor parte de la carga de trabajo en el trabajo de archivo y es el módulo central del sistema de archivos electrónicos. Puede reflejar verdaderamente las ventajas del sistema de archivos electrónicos en comparación con la gestión de archivos manual tradicional. negocio. El siguiente es un documento sobre el sistema de gestión de archivos electrónicos que compilé para su referencia. Ejemplo uno del documento del sistema de gestión de archivos electrónicos: Exploración del establecimiento de un sistema de gestión de archivos de información electrónica

[Resumen] El desarrollo de la tecnología informática ha hecho posible que ya no se pierdan archivos. El uso de información electrónica para administrar archivos. y documentos se ha convertido en una tendencia común en diversas industrias y todos los ámbitos de la vida. El trabajo básico diario de la empresa y el establecimiento de archivos de información marcan la finalización de la automatización de oficinas. Sin embargo, al mismo tiempo, existen ciertas fallas y riesgos. utilizando plataformas electrónicas para la gestión de archivos. Vale la pena explorar cómo perfeccionar y establecer un sistema de gestión de archivos de información electrónica y tomar ciertas medidas preventivas contra las deficiencias de la gestión de información electrónica.

[Palabras clave] Información electrónica; gestión de archivos

Número de clasificación CLC: TU855 Código de identificación del documento: A Número de artículo: 1009-914X(2015)17-0175-01

1. Estándares para la digitalización de archivos de información electrónica

El cumplimiento de los estándares normativos significa que al usar información, se deben seguir las reglas para el uso de información electrónica para comprender la fuente de la información, y No debe exceder el límite en la lectura y uso de la información. Prácticas de gestión. El propósito de cumplir estrictamente las reglas pertinentes para el uso de los recursos de información de archivos electrónicos es mejorar la conveniencia de todo el sistema de gestión de información de archivos electrónicos, facilitar la recopilación, integración, almacenamiento, transmisión y utilización de la información de archivos y llevar a cabo una conducta unificada y Gestión sistemática para facilitar la retroalimentación y la búsqueda. La precisión, la autenticidad y el tiempo real son las claves a comprender en todo el sistema de gestión. La precisión y la autenticidad garantizan la autenticidad y la confiabilidad de la información del archivo, y el tiempo real garantiza el valor de la información del archivo. Al administrar esta información, siga los archivos Razonable. La utilización del valor, el pleno cumplimiento de las leyes del desarrollo científico y el cumplimiento de las normas son los estándares principales para la gestión de archivos de información electrónica.

Coherencia e integridad significan que después del procesamiento digital, el archivo debe ser exactamente igual a la información del archivo real y presentarse en su totalidad. La coherencia es garantizar que los usuarios tengan la misma sensación cuando utilizan archivos electrónicos que cuando utilizan archivos reales. Las fotografías e ilustraciones deben presentarse de forma clara y fiel. La integridad consiste en garantizar que los archivos electrónicos tengan una estructura y un contenido completos después de la digitalización, garantizar que los documentos relevantes registrados en Internet puedan consultarse y que la información contenida en los archivos pueda entenderse claramente y facilitarse para referencia futura.

Cumplir con el máximo disfrute y seguridad significa garantizar la seguridad de la información del archivo digital mientras se mejora la utilización de los archivos y se logra el máximo disfrute. El propósito de compartir es proporcionar una plataforma para que la información del archivo se utilice plenamente para facilitar la transferencia y el uso eficiente de la información, mientras que la seguridad garantiza el uso normal de esta conveniencia. La garantía de seguridad no debe comenzar solo desde lo que se ha ingresado. con la información del archivo para garantizar que la información no se filtre, y también preste atención a la detección y moderación al almacenar y escanear archivos.

2. Gestión de riesgos de los archivos de información electrónica

(1) Gestión de archivos de información electrónica__

Con el desarrollo continuo de la tecnología de redes y la informatización integral, el avance también ha trajo ciertas dificultades a la información electrónica. En primer lugar, la "Ley de Secretaría" de nuestro país no es lo suficientemente sólida en términos de protección de los archivos de información electrónica y las normas y reglamentos no son lo suficientemente claros. En segundo lugar, el personal de gestión de archivos tiene un concepto débil de confidencialidad y su conocimiento de las necesidades de confidencialidad; debe mejorarse aún más; en tercer lugar, la tecnología de confidencialidad de la información de la red de mi país está relativamente atrasada y no puede brindar una protección integral a los archivos de información.

A la vista de los problemas anteriores, formular una medida relativamente completa para preparar archivos de información es un problema urgente que necesita solución. En primer lugar, desde una perspectiva institucional, es necesario mejorar el sistema de gestión de confidencialidad del archivo electrónico de información. Sólo con un buen sistema se pueden implementar operaciones y supervisión de acuerdo con el sistema.

En términos del sistema, se debe prestar atención a la gestión del sistema de registro, revisión de registros, copia y destrucción de archivos de información. Los administradores con diferentes autoridades sólo pueden modificar los archivos de información dentro de su alcance de autoridad de acuerdo con el sistema y no pueden exceder sus límites. autoridad. Para garantizar que no se filtre información confidencial, hacer un buen trabajo en todos los niveles es una garantía importante para mantener la confidencialidad de la información. Sólo siguiendo estrictamente el sistema de confidencialidad del archivo de información se puede implementar este trabajo de gestión. En segundo lugar, desde la perspectiva de la gestión de la información en sí, fortalecer el almacenamiento y la organización de la información electrónica es una medida necesaria. La gestión de la información de archivo no solo requiere la gestión e integración de la información de archivo en papel, sino que también requiere el cifrado de archivos en disco y en disco óptico para evitar la manipulación de la información electrónica. Al almacenar, se debe prestar atención a evitar entornos que puedan causar daños a los discos y. discos. Además, si es necesario, en la gestión de archivos confidenciales, es necesario establecer una biblioteca de archivos separada de la oficina y la sala de lectura, y establecer un sistema de control de acceso a la biblioteca de archivos para aislar el entorno externo que pueda dañar la seguridad de los archivos. Finalmente, hacer un buen trabajo también requiere que el personal implemente concienzudamente las reglas de uso relevantes del sistema de consulta y uso de archivos de información electrónica y actualice el conocimiento del sistema de gestión de archivos electrónicos de manera oportuna. Siga el sistema de uso de archivos de información electrónica. Si necesita tomar prestada información de archivos, debe autorizarla y aprobarla. La información de archivos electrónicos con registro de alto secreto debe copiarse para evitar la copia. Para pedir prestado información de archivos electrónicos para el trabajo, debe fortalecer __, controlar estrictamente la autoridad del personal confidencial y no transmitir ilegalmente información secreta. Al tomar prestado, se debe registrar todo el proceso de préstamo. Actualizar oportunamente el conocimiento de la información electrónica, principalmente para el sistema de información electrónica cada vez más desarrollado, para mejorar la calidad profesional de los gerentes. Se puede brindar capacitación periódica sobre actualización de conocimientos al personal gerencial __, y el personal confidencial también puede recibir educación e impartir conocimientos a través de múltiples canales y métodos. Por ejemplo, fortalecer la tecnología de cifrado de contraseñas, tecnología de protección de datos, tecnología de identificación, etc. Sólo con personal __ de alta calidad podemos garantizar fundamentalmente la seguridad de la información de los archivos electrónicos.

(2) Control de riesgos de la gestión de archivos de información electrónica

El control de riesgos y __ son complementarios entre sí. Además de la explicación anterior de __, el control de riesgos también tiene las medidas para evitarlo correspondientes. Si __ es un __ previo e integral, entonces el control de riesgos parece ser más urgente y específico. La introducción activa de las últimas tecnologías de la información y la formulación de una serie de reglas y regulaciones son la base para la eliminación oportuna de riesgos, la prevención de riesgos y la protección de la información electrónica. El control de riesgos puede partir de tres aspectos: mitigación de riesgos, diversificación de riesgos y evaluación de riesgos.

Mitigación de riesgos significa simplemente minimizar los riesgos y minimizar la interferencia de la información externa. En la actualidad, la medida de mitigación de riesgos más común es transferir riesgos, es decir, formular planes de contingencia o reorganizar medios para restaurar la información electrónica perturbada y reducir las pérdidas. Lo que hay que recordar es que lo más importante es afrontar las situaciones de riesgo de manera oportuna sin importar cuándo y bajo qué circunstancias. La diversificación de riesgos significa cambiar los ajustes de configuración, subcontratar el procesamiento a sucursales, comprar seguros, etc. para diversificar los riesgos. También puede coordinar con los proveedores para optimizar el sistema de gestión de información de archivos electrónicos original para simplificar los problemas de riesgos. Por supuesto, también habrá ciertos riesgos al subcontratar. Para esta parte del riesgo, es necesario revisar estrictamente las calificaciones del personal subcontratado, por lo que la clave para diversificar los riesgos es cumplir con los estándares correspondientes. La evaluación de riesgos ayuda a prevenir posibles riesgos. El propósito de la evaluación de riesgos es explorar los factores que causan los riesgos de manera más científica y racional, y comprender la probabilidad de que ocurran los riesgos y los posibles peligros, a fin de formular planes de prevención razonables. Los riesgos de la información electrónica son objetivos y difíciles de predecir, y son muy dañinos. Sólo formulando un sistema completo de prevención de riesgos podremos controlarlos eficazmente.

3. Conclusión

En resumen, establecer un sistema completo de gestión de archivos de información electrónica no solo requiere una construcción básica basada en los estándares del sistema, sino que, lo que es más importante, presta atención a la información electrónica __ y Labores de prevención de riesgos durante el uso del sistema de gestión de archivos.

__Es necesario no solo cifrar y proteger archivos, sino más importante aún, actualizar y educar rápidamente el profesionalismo del personal confidencial en el control de riesgos, además de manejar los problemas de riesgo de manera oportuna para dispersarlos y mitigarlos, los riesgos también deben. Evaluar y tomar precauciones antes de que sucedan.

Referencias

[1] Zhang Guifen. "Una breve discusión sobre __ en la gestión de archivos en la era de la información" [J].

[2] Zhao Jiyou. "Una breve discusión sobre los métodos de control de riesgos de la gestión de archivos de información electrónica" [J] Netizen World. > [3] Huang Xiaomei. "Investigación sobre cuestiones técnicas de la gestión de archivos de información electrónica" [J 2014(3): 100-101 Muestra de documento 2 del sistema de gestión de archivos electrónicos: Estudio preliminar del sistema de gestión de archivos electrónicos

Resumen: Las personas son fotografías con valor de preservación formadas en la vida diaria y en el trabajo, una vez archivadas, forman archivos fotográficos electrónicos. ¿Cómo gestionar estos archivos de fotografías de forma científica y eficaz? Obviamente, debemos utilizar una herramienta excelente: el sistema de gestión de archivos de fotografías electrónicos. Este artículo lo analiza desde la perspectiva del diseño funcional del sistema y la práctica de gestión.

Palabras clave: Sistema de gestión de archivos electrónicos

1. Principios de automatización, inteligencia y humanización en el diseño de módulos de funciones del sistema

Los sistemas de gestión de archivos electrónicos de fotografías generalmente incluyen Cinco módulos funcionales que incluyen recopilación de datos, estadísticas, recuperación, publicación e impresión de directorios. Un sistema excelente debería incorporar plenamente la automatización, la inteligencia y la humanidad en los módulos funcionales anteriores. Principios de automatización. El software recopila automáticamente información de atributos e información de archivo, y los números de fotografías y películas se pueden generar automáticamente según las reglas de composición. Lo que requiere operación manual es principalmente información de contenido y algo de información de gestión, alrededor de diez elementos. Para facilitar la descripción del usuario, el sistema debe proporcionar a los usuarios las herramientas de entrada más convenientes que puedan mejorar la eficiencia, como plantillas de descripción de datos Txt y plantillas de descripción de datos Excel. Se puede copiar una gran cantidad de información con el mismo contenido mediante la copia desplegable y se puede importar sin problemas a la base de datos del archivo de fotografías electrónicas. La automatización se refleja aún más en: siempre que la información registrada sea precisa y estandarizada, se generarán automáticamente varios cuadros estadísticos y se proporcionarán varias etiquetas de descripción de fotografías y catálogos de álbumes adecuados para álbumes de papel según la utilización; y necesidades de recopilación e investigación, como catálogo de grupos de fotografías archivadas, catálogo completo de citas, catálogo especial, catálogo de fotógrafos, catálogo anual, catálogo de fotografías institucional interno, etc. Principios inteligentes. Utilizando la función de pivote de datos, los inspectores de calidad de datos pueden observar la precisión y estandarización de los datos desde múltiples ángulos, y limpiar, transformar y estandarizar los datos. Por ejemplo, la verificación de duplicación y las reglas de composición de números de fotografías y números de películas, y si la información del contenido, como título, descripción del texto, año, fotógrafo, fecha de toma, etc., son campos que no están vacíos. Los archiveros pueden realizar análisis estadísticos de forma independiente desde múltiples ángulos. Por ejemplo, pueden seleccionar tema, institución, año, período, número de álbum, número de grupo, tipo de fotografía, etc. como dimensiones y el número de fotografía como valor de medición para contar y realizar. análisis estadístico único o análisis estadístico combinado. El principio de humanidad. La herramienta de interfaz de usuario presentada a los usuarios es la "estantería digital", que es a la vez vívida y hermosa, y está muy cerca de la estantería y el álbum de fotos de la vida. Los usuarios pueden construir varias estanterías y cada estantería puede crear varios álbumes de fotos. Cada álbum de fotos puede contener desde docenas hasta más de cien fotos, según sea necesario. La portada, el fondo y las páginas principales del álbum de fotos se pueden personalizar y también se diseñan música de fondo, sujetalibros y contraseñas. Lo mejor es su portabilidad. Los administradores sólo necesitan copiar y hacer una copia de seguridad de los archivos de datos, y luego pueden trasplantar fácilmente las fotografías electrónicas que hicimos, incluidas las descripciones de las fotografías y otra información, a otra computadora equipada con una "estantería digital". El backend de la gestión de fotografías electrónicas utiliza la base de datos Access o SQLServer. Con solo hacer clic en un botón, las fotografías electrónicas y la información de descripción de datos en el frontend se pueden transferir y mostrar en la base de datos del backend. La información de estas bases de datos se puede cargar fácilmente en la plataforma del archivo digital (sala) o convertirse en exquisitas páginas web de exhibición de fotografías y publicarse en el sitio web del archivo digital para que la disfruten varias personas. La recuperación de fotografías proporciona recuperación difusa y funciones de recuperación avanzadas similares a las de Google.

2. Funciones modernas del sistema de gestión de archivos electrónicos

1. Función de entrada de datos Una tarea importante del departamento de archivos es procesar varios tipos de archivos (como tecnología, documentos). , infraestructura, etc.) para archivar, incluido el ingreso de información completa del proyecto, información del expediente del caso e información del archivo. Una vez que la información del archivo se ingresa en la base de datos del archivo, otros usuarios pueden navegar y realizar consultas en línea a través del (subsistema de recuperación) y tomar prestados los archivos ingresados ​​a través del (subsistema de préstamo). Además, el (subsistema de entrada de datos) también completará la conexión por lotes de los dibujos electrónicos ingresados, así como el rearchivo de los dibujos modificados, etc. Los administradores de archivos pueden usar este subsistema para ingresar y editar varias conexiones de datos de archivos originales bajo una interfaz personalizada. Pueden completar la entrada de proyectos, la entrada de archivos de casos, la entrada de archivos, etc., y pueden modificar y volver a archivar archivos.

2. Función de recuperación de datos El subsistema de recuperación está instalado en el terminal y proporciona funciones tales como recuperar datos y explorar dibujos. Después de que el usuario inicia sesión en el sistema, primero selecciona el tipo de archivo que necesita recuperarse y luego utiliza la "Búsqueda de datos" o la "Búsqueda de clasificación" para buscar dichos archivos de casos o información de archivos si desea utilizar el sistema. en la máquina local para buscar archivos, puede usar el "Explorador de archivos" para configurar, se pueden usar diferentes configuraciones en diferentes terminales sin interferir entre sí. Si los permisos del usuario lo permiten, el texto completo de la información requerida se puede ver directamente. examinado y descargado en la máquina local para que lo utilice el buscador. Una vez completada la búsqueda, la aplicación "sale". El sistema cierra el subsistema de recuperación para evitar que otros roben la identidad y los derechos del usuario.

3 Función de informe estadístico La función del subsistema de informe estadístico es principalmente seleccionar datos de impresión y formular estilos de informe de acuerdo con los requisitos del usuario, por ejemplo: directorio de archivos de casos, directorio de archivos, portada de archivos de casos, formulario de preparación de pruebas, etc. >

4. La función de conversión de datos está limitada por la construcción de la red y la capacidad de almacenamiento. Hace unos años, el software de administración de archivos administraba principalmente la información de entrada de archivos. Para realizar la conversión de datos, primero debe definir la relación de conversión, es decir, especificar. la relación correspondiente entre los campos de la base de datos original y los campos de una determinada base de datos de tipo de archivo en este sistema

3. Garantizar la seguridad de los archivos electrónicos

Para garantizar la seguridad de los archivos. calidad de los archivos electrónicos, el sistema debe proporcionar una serie de medidas para garantizar la seguridad de los archivos electrónicos en términos de contenido y estructura. Por ejemplo, debe poder registrar solicitudes rechazadas debido a problemas de seguridad ocultos, etc. Garantizar la seguridad de los archivos electrónicos. Autenticidad Para garantizar la autenticidad y la integridad de los archivos electrónicos, el autor cree que se deben considerar tres aspectos: establecer el nivel de confidencialidad de los archivos electrónicos, utilizar tecnología de confidencialidad y realizar copias de seguridad y recuperación del sistema. /p>

1. La tecnología de confidencialidad se utiliza principalmente para garantizar la autenticidad y validez de los archivos electrónicos durante la circulación del sistema. Además, la tecnología de firma electrónica, la tecnología de marca de agua electrónica y la tecnología de sello electrónico son populares. , algunos son adecuados para la conservación a largo plazo de archivos electrónicos. El formato del archivo también puede evitar que se modifiquen los archivos electrónicos, como el formato de archivo PDF.

2. Copia de seguridad y recuperación del sistema Se utilizan copias de seguridad y recuperación del sistema. para la recuperación y recuperación de sistemas de gestión de archivos electrónicos en caso de emergencias, el buen funcionamiento de esta función afectará directamente a todas las entidades y funciones de todo el sistema Solo para usuarios que utilizan archivos físicos y electrónicos, si se produce una interrupción repentina. cuando el usuario ha pagado la tarifa pero no ha recibido el archivo electrónico, la copia de seguridad y recuperación del sistema registrará el comportamiento de pago del usuario y enviará el archivo electrónico al usuario durante las operaciones posteriores del sistema. La configuración de la confidencialidad de los archivos electrónicos es el paso principal. El propósito es conectar la autoridad del usuario con el nivel correspondiente de los archivos electrónicos. De acuerdo con la norma nacional DA/T18-1999 de mi país, el nivel de confidencialidad de los archivos puede ser. dividido en: nivel ultrasecreto, nivel confidencial, nivel secreto, nivel interno y nivel doméstico, nivel abierto y otros seis niveles. El autor cree que dado que el sistema de gestión de archivos electrónicos sirve al público en general y tiene muchos y amplios tipos de servicios. , el sistema puede dividir más niveles de confidencialidad de archivos electrónicos según el tipo de servicio y la categoría de servicio que el usuario ha solicitado, correspondiente al tipo de derechos de acceso a los archivos electrónicos que tiene.

Referencias:

[1] U.S. National Archives.http://w w w.archives.gov/, consultado el 21 de junio de 2006

[2 ] An Xiaomi "Marco teórico para la gestión integrada y servicios integrados de documentos de construcción urbana e información de archivo". y gestión de sistemas de gobierno electrónico". Renmin University of China Press, 2003

[4] Fan Xiaoping, Xu Jinlin. "Una breve discusión sobre la información y el flujo de información en los procesos de trabajo digitales". "La impresión de hoy " 》, Número 4, 2006

Artículos relacionados sobre documentos del sistema de gestión de archivos electrónicos:

1. Documentos del sistema de gestión de archivos electrónicos

2. Documentos de gestión de archivos electrónicos

3. Una breve discusión sobre los artículos sobre gestión de archivos

4. Un artículo de muestra sobre la gestión de archivos

5. Una breve discusión sobre los artículos relacionados con la gestión de archivos

6. Trabajos sobre gestión de archivos científicos y tecnológicos