Todo el proceso de órdenes de comercio exterior
2. Cotización: el departamento comercial responde rápidamente a las consultas de los clientes y determina el nombre del producto, modelo, fabricante, cantidad, fecha de entrega, método de pago, especificaciones de embalaje, tipo de gabinete, etc. , y la factura proforma hace una cotización formal al cliente.
3. Obtener el pedido: Después de la negociación, recibir la orden de compra formal del cliente.
4. Realizar el pedido de producción: una vez confirmado el pedido del cliente, realice un pedido a la fábrica y organice el plan de producción.
5. Aprobación comercial: después de recibir el pedido, el departamento comercial primero elaborará un formulario de aprobación comercial. Complete los elementos del "Formulario de revisión del contrato de exportación" con sinceridad e intente enumerar varios costos estimados. La aprobación del contrato debe ir acompañada de un fax del pedido del cliente y un contrato de compra con la fábrica. El formulario de auditoría debe ser firmado por el vendedor, revisado y aprobado por el gerente del departamento y luego presentado al personal administrativo para su aprobación antes de su implementación. Si el monto es grande, o existen condiciones como anticipo y comisión, debe ser aprobado por el gerente general de la empresa. Una vez que se aprueba el contrato, se crea una orden de venta y se entrega al personal de procesos del departamento para su seguimiento.
6. Emitir un aviso de producción: una vez determinada la fecha de entrega y cumplirse las siguientes condiciones, el departamento comercial puede emitir un aviso de producción para notificar a la fábrica que produzca a tiempo: 6.1: Si el cliente paga una carta de crédito, generalmente 1 antes de la fecha de entrega. Mes para confirmar la recepción de la carta de crédito. Después de recibir la carta de crédito, el vendedor y el cajero deben revisar la carta de crédito por separado para verificar si hay errores, si se puede garantizar la fecha de entrega y otros posibles problemas. 6.2: Si es un cliente de pago T/T, confirmar que se ha recibido el depósito. 6.3: Si usted es un cliente que presta préstamos o cobra divisas a través del banco D/A, se requiere la confirmación del administrador.
7. Inspección 7.1: Una semana antes de la fecha de entrega, avisar al inspector de la empresa para que inspeccione la mercancía. 7.2: Si el cliente desea inspeccionar los productos él mismo o un inspector designado, debe pedirle que inspeccione los productos una semana antes de la fecha de entrega y notificar al departamento de planificación de la fecha de inspección. 7.3: Si el cliente designa una empresa de inspección externa o una empresa imparcial para inspeccionar los productos, el cliente debe comunicarse con la empresa de inspección dos semanas antes de la fecha de entrega para programar una cita para el tiempo de inspección y asegurarse de que el tiempo se programe antes. la fecha de entrega. Después de la confirmación, se notificará la hora de inspección de fábrica.
8. Elaborar documentos básicos. Materiales de embalaje proporcionados por la fábrica, producción de contratos de exportación, facturas comerciales de exportación, listas de embalaje y otros documentos (deben ser producidos por el comerciante comercial y entregados al empleado del comprobante).
9. Inspección de productos básicos: si se trata de un producto sujeto a inspección legal nacional, debe indicar los requisitos para la inspección de productos básicos al realizar el pedido en la fábrica y proporcionar contratos de exportación, facturas y otra información requerida para la inspección de productos básicos. . Además, se debe informar a la fábrica sobre el puerto de exportación de productos futuros para que pueda realizar la inspección de los productos. Debe obtener el certificado/pedido de inspección de productos básicos una semana antes de la entrega.
(El siguiente es el proceso de envío)
10. Solicitar un envío: 10.1. Si el contrato firmado con el cliente es FOB China, el cliente normalmente designará un agente de transporte o empresa naviera. Debe comunicarse con el agente de carga lo antes posible para informarle de su intención de envío y conocer el puerto de exportación a organizar, cronograma de envío, etc. y q confirmar si la fábrica puede entregar la mercancía al menos una semana antes de la fecha de salida y si el cronograma de envío puede cumplir con la fecha de entrega requerida por el cliente. Las órdenes de reserva por escrito deben enviarse a la compañía de transporte dos semanas antes de la fecha de entrega y, por lo general, las órdenes de reserva se pueden obtener una semana antes de zarpar. 10.2 Si el flete lo paga el vendedor, deberá consultar a la empresa de transporte o naviera lo antes posible sobre la fecha de envío, tarifa del flete, puerto de salida y otros asuntos. Después de la comparación, elegimos la compañía naviera con precio favorable, buena reputación y fecha de salida adecuada, y le decimos al vendedor que informe al cliente. Si el huésped no está de acuerdo, elija otra empresa de envío aprobada por el huésped. Depositar la posición por escrito dos semanas antes de zarpar, el procedimiento es el mismo que el anterior. 10.3 Si la mercancía no es suficiente para un contenedor pequeño y debe enviarse a granel, reserve una ubicación de carga a granel con la empresa de transporte de carga. Cuando recibe el recibo de almacén, también necesita conocer el tiempo de despacho de aduana, los requisitos de declaración de aduana de almacenamiento, etc. 10.4 Al reservar espacio a una empresa de transporte, se debe enviar por fax un formulario de reserva por escrito, indicando la fecha de envío programada, el tipo y cantidad del contenedor, el puerto de destino, etc. Para evitar errores.
11. Disposiciones para el transporte de contenedores: 11.1. Una vez preparada e inspeccionada la mercancía, se confía a una empresa de grúas la tarea de levantar el contenedor. Las empresas de remolque deben elegir empresas seguras, confiables y con precios razonables para firmar acuerdos de cooperación a largo plazo para garantizar la seguridad y la puntualidad. Envíe por fax la siguiente información a la empresa de remolque: confirmación del almacén/orden de liberación del contenedor, compañía naviera, número de almacén, carta de autorización de transporte del contenedor, indicando el tiempo de carga del contenedor, tipo y cantidad del contenedor, dirección de carga del contenedor, agente de aduanas, puerto de carga. Si la empresa inspectora inspecciona el contenedor, deberá indicar específicamente que no puede llegar tarde.
También debe enviar información de carga, indicando el número de contenedor, el número de placa, el conductor y el número de contacto, etc. 11.2 Envíe por fax una copia de la información de carga a la fábrica, indicando el tiempo de carga, el tipo de contenedor, el número de pedido del almacén, el número de pedido, el número de placa y el número de contacto del conductor. 11.3. La fábrica debe enviar por fax un aviso de carga al departamento comercial tan pronto como el contenedor salga de la fábrica, indicando la hora de salida del contenedor, la cantidad real de carga, etc. y registre el número de paquete y el número de sello como información del conocimiento de embarque. Se requiere que la fábrica recuerde colocar un sello en el gabinete después de cargarlo.
12. Declaración aduanera encomendada: Al mismo tiempo, presentar los documentos requeridos para la declaración aduanera al agente aduanal cooperativo, y encomendar la declaración aduanera de exportación y el traslado de inspección de mercancías. Generalmente hay dos días para la declaración en aduana (antes de que se corte el barco). Al declarar para el envío, debe proporcionar información de carga del contenedor, que incluye mercancías y cantidad, puerto, compañía naviera, número de almacén, número de caja, hora de apertura y cierre del barco, compañía de remolque, tipo y cantidad de contenedor, la persona de contacto de nuestra empresa y el teléfono. Número de espera.
13. Obtener los documentos de envío: 13.1. Envíe por fax el conocimiento de embarque complementario a la compañía naviera o al agente de transporte a más tardar dos días después del zarpe. Se debe preparar información complementaria de acuerdo con la carta de crédito o los requisitos del cliente, y proporcionar la cantidad correcta de mercancías y algunos requisitos especiales, incluido adjuntar el certificado de envío emitido por la compañía naviera con el conocimiento de embarque. 13.2 Instar a las empresas navieras a emitir muestras de conocimientos de embarque y cartas de flete lo antes posible. Después de inspeccionar cuidadosamente las muestras, confirme el contenido del conocimiento de embarque por escrito a la compañía naviera. Si el conocimiento de embarque requiere confirmación por parte del cliente, primero debe enviar por fax una muestra del conocimiento de embarque al cliente y luego solicitar a la compañía de transporte que emita la copia original después de la confirmación. 13.3 Pagar el flete y los cargos varios de manera oportuna y notificar de inmediato a la compañía naviera para obtener el conocimiento de embarque y otros documentos de transporte después del pago. Se debe registrar el pago del flete.
14. Elaborar otros documentos 14.1. Factura comercial: Entre los documentos que exige la carta de crédito, la factura comercial es el más estricto. La fecha de la factura debe determinarse después de la fecha de apertura del almacén y antes de la fecha de entrega. La descripción de los bienes en la factura debe ser exactamente la misma que la de la carta de crédito, y los números y montos en el texto deben ser correctos. Se deben mostrar los términos de facturación en la carta de crédito, al igual que la marca de envío. Si la factura requiere certificación de la embajada de la otra parte, generalmente debe procesarse con 20 días de anticipación. 14.2 Formato del certificado de origen: Antes de la entrega, se deberá solicitar un certificado de origen formal ante la Oficina de Inspección y Cuarentena. Cabe señalar que la fecha de envío debe ser anterior a la fecha de entrega y salida de la carta de crédito y posterior a la fecha de factura. Si no se puede gestionar antes del envío, se deben proporcionar el formulario de declaración de aduanas, el conocimiento de embarque y otros documentos antes de emitir el certificado. Para las mercancías transbordadas a través de Hong Kong, el Certificado A suele estar firmado por la China Commodity Inspection Company en Hong Kong para demostrar que las mercancías no han sido reprocesadas en Hong Kong. 14.3 Certificado de origen general: El certificado de origen general se puede solicitar en el Consejo de China para la Promoción del Comercio Internacional y los requisitos son menores. Los reemplazos se pueden realizar poco después de la entrega. Si el certificado de origen requiere firma de la embajada, debe tramitarse con 20 días de antelación, al igual que una factura. 14.4 Notificación de envío: generalmente se requiere notificar al cliente los detalles de la entrega dentro de unos días después de la salida, incluido el nombre del barco, número de vuelo, fecha de salida, fecha prevista de llegada, mercancías y cantidad, cantidad, número de piezas. marca de envío, agente portuario de destino, etc. A veces las cartas de crédito requieren prueba de entrega, como informes de fax, albaranes de entrega de cartas, etc. , y prestar atención al procesamiento dentro del tiempo solicitado por el huésped. 14.5 Lista de embalaje: La lista de embalaje debe indicar claramente el estado de embalaje de la mercancía. Debe mostrar la cantidad, el peso bruto, el peso neto y las dimensiones exteriores de cada caja. El volumen total calculado en base a las dimensiones de la caja exterior debe ser coherente con el volumen total indicado. Para comodidad de los huéspedes, se debe mostrar la marca de envío y el número de contenedor. El peso y volumen de la lista de empaque deben ser consistentes con el conocimiento de embarque.
15. Presentación: 15.1. Si se utiliza una carta de crédito para cobrar divisas, todos los documentos deben prepararse dentro del plazo prescrito y deben revisarse estrictamente para garantizar que sean correctos antes de enviarlos al banco para su negociación. 15.2 Si se utiliza una transferencia bancaria para cobrar la remesa, envíela por fax al cliente inmediatamente después de obtener el conocimiento de embarque. Después de confirmar que se ha recibido el saldo, se enviará al cliente el conocimiento de embarque original y otros documentos. 15.3 Si se requiere que T/T cobre divisas, se requiere cobrar el monto total para el mostrador y hacer arreglos para que el mostrador sea remolcado después de la recolección. Puede enviar la copia original al cliente inmediatamente después de recibir el conocimiento de embarque.
16. Registro de empresas: cada empresa de exportación debe registrarse lo antes posible después de su finalización, incluido el registro por computadora y el registro por escrito, para facilitar consultas y estadísticas futuras.
17. Archivo de documentos: todos los documentos, cartas de crédito y documentos de negociación deben conservarse en un solo conjunto para referencia futura.
18. Los empleados de documentación deben prestar atención a la recopilación de cambios en las tarifas de flete, fechas de envío, rutas y otra información. Brindar asistencia al personal de ventas con cotizaciones diariamente.