Red de conocimientos sobre prescripción popular - Conocimiento de perdida de peso - Cómo mejorar el nivel de gestión de archivos a nivel de baseArtículo especial de Tobacco Online Los archivos del tabaco son un registro fiel de la reforma y el desarrollo de la industria tabacalera y un activo valioso para la industria. El trabajo de archivo es el trabajo básico de toda la industria. Hacer un buen trabajo de archivo en la nueva era juega un papel muy importante en el desarrollo sostenible del tabaco. Desde la perspectiva de un administrador de archivos de base, el autor analiza cómo mejorar el nivel de gestión de archivos de tabaco desde aspectos como la mejora de la calidad del personal y la conciencia del servicio, así como la informatización, estandarización y normalización del trabajo de archivos. Los archivos son registros históricos en diferentes formas, como textos, gráficos y videos, que son valiosos para la preservación y se forman directamente en actividades políticas, militares, económicas, culturales y religiosas por parte de agencias estatales, grupos sociales e individuos. Los archivos del tabaco son un registro fiel de la reforma y el desarrollo de la industria tabacalera y un activo valioso para la industria. El trabajo de archivo es el trabajo básico de toda la industria. Hacer un buen trabajo de archivo en la nueva era juega un papel muy importante en el desarrollo sostenible del tabaco. Los archivos y la gestión se complementan. Los archivos mejoran la calidad inherente de la gestión empresarial y son una parte importante de la gestión empresarial básica. El nivel de gestión de archivos es un indicador importante del nivel de gestión corporativa. Sin embargo, en cuanto al estado actual de la gestión de archivos en la oficina del condado donde se encuentra el autor, todavía hay muchos problemas: en primer lugar, la dotación de personal no es razonable. Según los métodos actuales de gestión de archivos, cada oficina de condado debería estar equipada con un administrador de archivos a tiempo completo, pero hasta donde yo sé, varias oficinas de condado tienen secretarias que trabajan a tiempo parcial para gestionar los archivos. La secretaria de la oficina tiene muchas cosas que hacer y no puede dedicar más energía a la gestión de archivos, lo que resulta en el fracaso del departamento. Además, la mayoría de los archiveros a tiempo parcial de la oficina del condado no organizan personalmente los materiales de archivo que se forman cada año, sino que invitan a archiveros de otras unidades a organizarlos juntos. Esto sin duda traerá problemas a la confidencialidad y la búsqueda de los archivos. La alta rotación del puesto de secretaria tampoco favorece la gestión de los archivos. En segundo lugar, la estructura de conocimientos de los directivos no es razonable. Los archiveros de las oficinas distritales son generalmente monjes en la mitad de sus carreras, tienen poca experiencia profesional en gestión de archivos y un bajo nivel de especialización. Sin embargo, la gestión de archivos actual no sólo requiere que los administradores comprendan algunos conocimientos modernos de información y tecnología de aplicaciones informáticas, sino que también requieren que los administradores estén familiarizados con el conocimiento profesional de la gestión de archivos. Sin embargo, actualmente existe un grave desajuste entre las calificaciones académicas y las especialidades del personal de gestión de archivos en las oficinas de base del condado, lo que da como resultado una gestión de archivos irregular, especialmente una indexación incompleta de los directorios de archivos, lo que hace imposible encontrar rápidamente archivos relevantes cuando sea necesario y servir a las empresas tabacaleras. Bueno. En tercer lugar, los métodos de gestión modernos no se han vuelto populares. Aunque la oficina de archivos del condado está equipada con suministros modernos de gestión de archivos, como esterilizadores electrónicos, monitores de temperatura y humedad y deshumidificadores, se utilizan operaciones manuales en la recopilación, organización, catalogación y recuperación de archivos, lo que es incompatible con los conceptos modernos de gestión de archivos. . Desconexión severa. Además, las computadoras y los sistemas de gestión de archivos rara vez se utilizan en los archivos, lo que da como resultado una velocidad de búsqueda lenta, una baja frecuencia de uso y dificultades en las estadísticas, lo que no favorece la recopilación, la utilización y el desarrollo. Cuarto, la recopilación de archivos está incompleta y el conocimiento del servicio no es sólido. En la actualidad, los archivos de la oficina del condado solo prestan atención a la recopilación de archivos de texto, pero ignoran la recopilación de archivos electrónicos, audiovisuales y físicos, lo que afecta la sistematicidad e integridad de los archivos de tabaco y no está en consonancia con los archivos modernos. concepto de gestión. Además, en la gestión de archivos de tabaco, la oficina del condado enfatiza la preservación pero descuida su utilización, ignorando el papel de los archivos y no está dispuesta o no está acostumbrada a proporcionar servicios para la gestión del tabaco a través de archivos para mejorar la eficiencia del trabajo y reducir los costos laborales, lo que resulta en una gran cantidad de recursos de información inactivos. En la era de la información, se ha convertido en una tendencia lograr la asignación, el desarrollo y la utilización razonables de la información de archivo y maximizar el disfrute de los recursos de información. También plantea requisitos más estrictos para la gestión de expedientes de tabaco. La existencia de los problemas mencionados ha restringido seriamente la mejora del nivel de gestión de los archivos del tabaco. El autor intenta discutirlo desde los siguientes aspectos: En primer lugar, fortalecer la formación y mejorar la calidad profesional del personal de gestión de archivos. La oficina del condado debe organizar capacitación profesional para el personal de archivos y implementar regulaciones relevantes sobre gestión de archivos, recopilación, organización y almacenamiento de documentos, contabilidad, monopolio, infraestructura, audio y video, archivos físicos y documentos electrónicos, y recursos de información de archivo. formación en aspectos como el desarrollo y la utilización. A través de la capacitación, pueden darse cuenta plenamente de la importancia de los archivos en su trabajo, mejorar el sentido de responsabilidad de los administradores de archivos empresariales, mejorar aún más la conciencia sobre el servicio, la seguridad y la innovación, y sentar una base sólida para estandarizar la gestión de archivos empresariales y mejorar la calidad empresarial. y capacidades. El segundo es fortalecer el trabajo básico de los archivos y lograr la normalización y estandarización de la gestión de archivos. Primero, haga un buen trabajo en el procesamiento de documentos. Los documentos son el origen de los archivos y los archivos son el destino de los documentos. En el flujo de trabajo de documentos, ambos están estrechamente relacionados. Por lo tanto, el personal de secretaría debe mejorar su conciencia sobre el pensamiento sistemático, establecer una ideología rectora para la estandarización del procesamiento de documentos oficiales y el trabajo de archivo, y hacer un buen trabajo para lograr la estandarización y estandarización del trabajo de archivo en el trabajo real.
Cómo mejorar el nivel de gestión de archivos a nivel de baseArtículo especial de Tobacco Online Los archivos del tabaco son un registro fiel de la reforma y el desarrollo de la industria tabacalera y un activo valioso para la industria. El trabajo de archivo es el trabajo básico de toda la industria. Hacer un buen trabajo de archivo en la nueva era juega un papel muy importante en el desarrollo sostenible del tabaco. Desde la perspectiva de un administrador de archivos de base, el autor analiza cómo mejorar el nivel de gestión de archivos de tabaco desde aspectos como la mejora de la calidad del personal y la conciencia del servicio, así como la informatización, estandarización y normalización del trabajo de archivos. Los archivos son registros históricos en diferentes formas, como textos, gráficos y videos, que son valiosos para la preservación y se forman directamente en actividades políticas, militares, económicas, culturales y religiosas por parte de agencias estatales, grupos sociales e individuos. Los archivos del tabaco son un registro fiel de la reforma y el desarrollo de la industria tabacalera y un activo valioso para la industria. El trabajo de archivo es el trabajo básico de toda la industria. Hacer un buen trabajo de archivo en la nueva era juega un papel muy importante en el desarrollo sostenible del tabaco. Los archivos y la gestión se complementan. Los archivos mejoran la calidad inherente de la gestión empresarial y son una parte importante de la gestión empresarial básica. El nivel de gestión de archivos es un indicador importante del nivel de gestión corporativa. Sin embargo, en cuanto al estado actual de la gestión de archivos en la oficina del condado donde se encuentra el autor, todavía hay muchos problemas: en primer lugar, la dotación de personal no es razonable. Según los métodos actuales de gestión de archivos, cada oficina de condado debería estar equipada con un administrador de archivos a tiempo completo, pero hasta donde yo sé, varias oficinas de condado tienen secretarias que trabajan a tiempo parcial para gestionar los archivos. La secretaria de la oficina tiene muchas cosas que hacer y no puede dedicar más energía a la gestión de archivos, lo que resulta en el fracaso del departamento. Además, la mayoría de los archiveros a tiempo parcial de la oficina del condado no organizan personalmente los materiales de archivo que se forman cada año, sino que invitan a archiveros de otras unidades a organizarlos juntos. Esto sin duda traerá problemas a la confidencialidad y la búsqueda de los archivos. La alta rotación del puesto de secretaria tampoco favorece la gestión de los archivos. En segundo lugar, la estructura de conocimientos de los directivos no es razonable. Los archiveros de las oficinas distritales son generalmente monjes en la mitad de sus carreras, tienen poca experiencia profesional en gestión de archivos y un bajo nivel de especialización. Sin embargo, la gestión de archivos actual no sólo requiere que los administradores comprendan algunos conocimientos modernos de información y tecnología de aplicaciones informáticas, sino que también requieren que los administradores estén familiarizados con el conocimiento profesional de la gestión de archivos. Sin embargo, actualmente existe un grave desajuste entre las calificaciones académicas y las especialidades del personal de gestión de archivos en las oficinas de base del condado, lo que da como resultado una gestión de archivos irregular, especialmente una indexación incompleta de los directorios de archivos, lo que hace imposible encontrar rápidamente archivos relevantes cuando sea necesario y servir a las empresas tabacaleras. Bueno. En tercer lugar, los métodos de gestión modernos no se han vuelto populares. Aunque la oficina de archivos del condado está equipada con suministros modernos de gestión de archivos, como esterilizadores electrónicos, monitores de temperatura y humedad y deshumidificadores, se utilizan operaciones manuales en la recopilación, organización, catalogación y recuperación de archivos, lo que es incompatible con los conceptos modernos de gestión de archivos. . Desconexión severa. Además, las computadoras y los sistemas de gestión de archivos rara vez se utilizan en los archivos, lo que da como resultado una velocidad de búsqueda lenta, una baja frecuencia de uso y dificultades en las estadísticas, lo que no favorece la recopilación, la utilización y el desarrollo. Cuarto, la recopilación de archivos está incompleta y el conocimiento del servicio no es sólido. En la actualidad, los archivos de la oficina del condado solo prestan atención a la recopilación de archivos de texto, pero ignoran la recopilación de archivos electrónicos, audiovisuales y físicos, lo que afecta la sistematicidad e integridad de los archivos de tabaco y no está en consonancia con los archivos modernos. concepto de gestión. Además, en la gestión de archivos de tabaco, la oficina del condado enfatiza la preservación pero descuida su utilización, ignorando el papel de los archivos y no está dispuesta o no está acostumbrada a proporcionar servicios para la gestión del tabaco a través de archivos para mejorar la eficiencia del trabajo y reducir los costos laborales, lo que resulta en una gran cantidad de recursos de información inactivos. En la era de la información, se ha convertido en una tendencia lograr la asignación, el desarrollo y la utilización razonables de la información de archivo y maximizar el disfrute de los recursos de información. También plantea requisitos más estrictos para la gestión de expedientes de tabaco. La existencia de los problemas mencionados ha restringido seriamente la mejora del nivel de gestión de los archivos del tabaco. El autor intenta discutirlo desde los siguientes aspectos: En primer lugar, fortalecer la formación y mejorar la calidad profesional del personal de gestión de archivos. La oficina del condado debe organizar capacitación profesional para el personal de archivos y implementar regulaciones relevantes sobre gestión de archivos, recopilación, organización y almacenamiento de documentos, contabilidad, monopolio, infraestructura, audio y video, archivos físicos y documentos electrónicos, y recursos de información de archivo. formación en aspectos como el desarrollo y la utilización. A través de la capacitación, pueden darse cuenta plenamente de la importancia de los archivos en su trabajo, mejorar el sentido de responsabilidad de los administradores de archivos empresariales, mejorar aún más la conciencia sobre el servicio, la seguridad y la innovación, y sentar una base sólida para estandarizar la gestión de archivos empresariales y mejorar la calidad empresarial. y capacidades. El segundo es fortalecer el trabajo básico de los archivos y lograr la normalización y estandarización de la gestión de archivos. Primero, haga un buen trabajo en el procesamiento de documentos. Los documentos son el origen de los archivos y los archivos son el destino de los documentos. En el flujo de trabajo de documentos, ambos están estrechamente relacionados. Por lo tanto, el personal de secretaría debe mejorar su conciencia sobre el pensamiento sistemático, establecer una ideología rectora para la estandarización del procesamiento de documentos oficiales y el trabajo de archivo, y hacer un buen trabajo para lograr la estandarización y estandarización del trabajo de archivo en el trabajo real.
El segundo es comprender con precisión la actualidad de los documentos archivados. Se puede archivar o archivar solo cuando se completen las tareas de la fase del documento actual. De lo contrario, provocará desorden y caos en la gestión de archivos. El tercero es aclarar los puntos clave de la presentación del caso y dividir razonablemente la presentación del caso. Establezca los puntos clave del establecimiento de archivos en el trabajo real, se debe prestar atención a distinguir los materiales de los documentos, especialmente los materiales de los documentos que tienen muchas similitudes en contenido, forma y función. Se deben analizar en detalle cuestiones específicas para reducir la duplicación y la redundancia de información. gestión de archivos y mejorar la eficiencia y eficacia de la utilización de archivos. Cuarto, preste atención a mantener eficazmente la integridad de los archivos. En el trabajo de archivo, debemos captar los puntos clave, distinguir las prioridades, cerrar la entrada de archivos y evitar que se mezclen archivos que no deben archivarse. Al mismo tiempo, se debe prestar atención a evitar que los archivos que deben archivarse se mezclen. archivado para que no se pierda. Especialmente al configurar un archivo, es necesario agrupar documentos y materiales similares y relacionados internamente en un solo volumen para mantener la integridad del mismo tema y reflejar todo el proceso y contexto del mismo tema, de modo que el archivo formado después del archivo Su configuración es completa y no compleja. El tercero es acelerar el proceso de informatización del trabajo de archivos. En primer lugar, con la ayuda de computadoras y software de gestión de archivos, los archivos existentes se organizan, registran y almacenan en el almacén, y gradualmente se realiza la inspección mecánica de los archivos y directorios. Al mismo tiempo, para aquellos archivos que son importantes, se dañan fácilmente, se usan con frecuencia y son valiosos, debemos promover activamente el proceso de digitalización, convertirlos en archivos electrónicos y realizar copias de seguridad para lograr una preservación permanente y mejorar la utilización de los archivos. A esto le sigue el archivo de documentos electrónicos y la gestión de documentos electrónicos. La gestión de archivos ya no se limita a los documentos en papel. Los archivos electrónicos deben almacenarse en discos duros de computadora según índices y respaldarse en discos ópticos para acelerar la gestión de archivos electrónicos, fortalecer la supervisión y orientación sobre la acumulación, identificación, descripción y archivo de archivos electrónicos para garantizar la integridad, eficacia y autenticidad de los archivos electrónicos archivados. De esta manera, se puede compartir recursos de información de archivos y se puede mejorar el nivel de servicio de utilización de archivos. El cuarto es fortalecer los servicios y maximizar el papel de los archivos. En primer lugar, los archiveros deben comprender las necesidades de los usuarios con prontitud y precisión, y pasar de servicios pasivos de "esperar a que se revisen los documentos" a servicios proactivos para todos. Los archiveros deben estar completamente familiarizados con los archivos almacenados en interiores. Familiarizarse con los archivos almacenados en el interior significa estar familiarizado con el contenido, la composición, la cantidad y la ubicación de almacenamiento de los archivos conservados en la sala de archivos, la disposición específica y las conexiones orgánicas de los distintos tipos de archivos y el valor de utilización de los distintos tipos de archivos. . Sólo así los archiveros podrán proporcionar archivos precisos, sistemáticos y completos de manera específica y flexible para satisfacer las necesidades de los usuarios. En segundo lugar, los archiveros deben ampliar de manera flexible el alcance de los servicios y participar activamente en diversas actividades importantes, al mismo tiempo que brindan una utilización precisa y oportuna de los archivos, también deben recopilar activamente documentos y materiales importantes para que algunos materiales de archivo importantes puedan archivarse de manera oportuna. Se pueden archivar materiales históricos valiosos de manera oportuna. Aprovechar plenamente su importante papel en la construcción de una industria tabacalera armoniosa y brindar servicios mejores y más eficientes para el desarrollo sostenible y saludable de la industria tabacalera.