Plan de planificación de conferencias a gran escala
Plan de planificación de conferencias a gran escala (1)
(1) El significado del plan de recepción de la conferencia
El plan de recepción de la conferencia se refiere a organizar el saludo, comida, y La redacción de las actividades de recepción y asuntos específicos como alojamiento, transporte, viajes, entretenimiento, etc. pertenece al plan de planificación especial de la conferencia y puede incluirse en el plan general de la conferencia o escribirse por separado como un anexo del plan general. plano de la conferencia.
(2) Contenidos básicos del plan de recepción del congreso.
1. Objetos de recepción y motivos de la recepción. Hay muchos tipos de objetos de recepción para la conferencia, incluidos líderes superiores, funcionarios gubernamentales, coorganizadores y unidades de apoyo, invitados especiales, miembros de la conferencia (formales y sin derecho a voto), expositores, comerciantes, audiencias en general, reporteros de los medios, etc. , algunos en nombre de delegaciones gubernamentales. Algunos de los visitantes llegaron como grupos conjuntos, mientras que otros participaron individualmente en conferencias, exposiciones y visitas. Cada plan de acogida debe describir claramente el objetivo específico. Al mismo tiempo, también es necesario explicar brevemente por qué se recibe, es decir, el motivo, finalidad y significado de la recepción.
2. Política de acogida. La política de recepción es el principio general y la ideología rectora del trabajo de recepción de conferencias. La política de recepción debe determinarse en función de los objetivos de la conferencia, los requisitos de la organización líder de la conferencia para el trabajo de recepción y las circunstancias específicas de los participantes.
3. Especificaciones de recepción. Esto incluye la identidad del personal presente por el organizador en la bienvenida, banquete, visita, acompañamiento y despedida de los participantes, así como las normas de alimentación y alojamiento dispuestas por el organizador, etc.
4. Contenido de la recepción. Incluyendo recogida, organización de alojamiento, ceremonia de bienvenida, banquetes, visitas, servicios de traducción, entretenimiento cultural, tours, animación de fiestas, venta de entradas, despedida de regreso y salida, etc.
5. Horario de recepción. Anotar el cronograma de las diversas actividades de recepción.
6. Responsabilidad de recepción. Indique las responsabilidades específicas de los departamentos y personal responsables de cada trabajo de recepción. Por ejemplo, las actividades de conferencias a gran escala pueden establecer grupos de trabajo, como un grupo de registro, un grupo de visitas turísticas y un grupo de venta de entradas, que son respectivamente responsables de reunirse con los asistentes, registrarse, registrarse, hacer visitas turísticas y contactar con la venta de entradas al regresar y partida.
7. Fondos de recepción. Especifique los costos de manutención, alojamiento y transporte de los participantes. A veces también incluye gastos de organización de visitas, visitas turísticas, presencia de representaciones teatrales, etc. Las actividades de la conferencia relacionadas con el extranjero también incluyen una cierta cantidad de honorarios por obsequios. Los planes de recepción anunciados al exterior generalmente no incluyen esta parte.
Plan de planificación de conferencias a gran escala (2)
1. Planificación de conferencias
1. Participantes y unidades
Líderes de la empresa, industria Líderes Líderes de asociaciones, departamentos gubernamentales relevantes, medios de comunicación, representantes de proveedores y clientes, y personal de conferencias de la empresa.
Confirma la lista y determina el número de personas.
2. Hora (horario) y lugar
Determinar el tiempo según el cronograma de la reunión y las necesidades de contenido, y determinar el lugar según la escala.
3. Tema y contenido de la reunión
Determine el tema uno, cuál es el objetivo principal y el contenido específico: como por ejemplo si se distribuirá información, publicidad del desempeño de la empresa, negocios y productos. promoción, excelente combinación y elogios del personal, etc.
Ya sea que se organicen comidas, notas de viaje, visitas turísticas y recuerdos.
4. Desarrollar la agenda de la reunión.
Procedimientos de la reunión.
5. Presupuesto de gastos
Se desglosan partidas de gastos como locales, comidas, vehículos, viajes, souvenirs, horas extras del personal de servicio, publicidad, etc.
6. Estructura organizativa
Establezca un equipo preparatorio y aclare el personal y la división del trabajo: líder (puesto suplente de la empresa), anfitrión de la reunión, servicio del lugar, recogida estación, medios de contacto y unidades relevantes, alimentación, alojamiento, viajes, vehículos, etc.
Formule un plan de planificación y envíelo a la empresa para su aprobación, establezca una organización preparatoria y comience el trabajo, envíe invitaciones a reuniones (se requiere recibo de respuesta para confirmar el número de personas), confirme el personal y los fondos. , comuníquese con el gobierno y los medios de comunicación, confirme los lugares y el equipo, y prepare los materiales y el recuerdo.
2. Calendario de la conferencia
1. Los asistentes se registran y distribuyen los materiales de la reunión.
2. El anfitrión presenta a los invitados y el tema de la reunión, les da la bienvenida y los líderes de la empresa pronuncian discursos.
3. Hablan los representantes del cliente proveedor.
4. La persona elogiada habla.
5. Discursos de los líderes gubernamentales.
6. Una foto de grupo de todos los asistentes.
7. Organizar actividades comerciales específicas (como negociaciones comerciales e intercambios con departamentos homólogos).
8.
9. Si es posible, organiza algunas actividades sociales relajantes.
Debe haber planes de respaldo para el equipo de la conferencia (sonidos, etc.), los medios, los líderes, etc. Por ejemplo, cómo lidiar con los cambios en el lugar de implementación original, o el líder que planea hablar. no llega etc
- Para un evento de cierta envergadura, es difícil abarcar todos los aspectos y que cada detalle sea perfecto, por lo que se considera un acierto si te centras en los puntos clave: por ejemplo, la fecha no Cambia, el tema sigue siendo el mismo, la mayor parte del personal está en su lugar y el cronograma se lleva a cabo paso a paso.
¡Te deseo éxito en la planificación y las actividades, y demuestra tus talentos! El tiempo vuela. Nuestra Asociación Juvenil ha pasado por innumerables altibajos, ha escalado todo tipo de picos difíciles y finalmente celebró su primer cumpleaños. En el último año desde su creación, nuestros voluntarios ingresaron a la comunidad y caminaron hacia los hogares de ancianos. se dedican a una variedad de servicios de atención. Mirando hacia atrás en el proceso de crecimiento de la asociación durante el año pasado desde su creación, un equipo compuesto por estudiantes ha estado aprendiendo y promoviendo el espíritu de los jóvenes voluntarios que no temen las dificultades, trabajan duro y contribuyen desinteresadamente con el espíritu voluntario de "Dedicación, amistad, ayuda mutua y progreso" Calidad, adhiriéndose al excelente espíritu de "patriótico y respetuoso de la ley, honesto y cortés, trabajo duro y superación personal", bajo el liderazgo de la escuela y con los esfuerzos conjuntos. De todos los voluntarios se han llevado a cabo diversas actividades de forma colorida, desde su establecimiento hasta visitas a residencias de ancianos, desde esa actividad de protección del medio ambiente hasta ahora, cada actividad de la asociación ha beneficiado mucho a los voluntarios.
Plan de planificación de conferencias a gran escala (3)
Recientemente, participé en la planificación de una serie de actividades del "Proyecto de asistencia sanitaria a la población de China". Como principal planificador y supervisor ejecutivo de este proyecto, creo profundamente que para llevar a cabo con éxito un evento de conferencia a gran escala, todo el personal y los participantes deben tener claro el propósito y la importancia del evento. Por lo tanto, he refinado repetidamente el tema de la actividad, el propósito de la actividad, el propósito de la actividad y los objetivos de la actividad de esta reunión, y ahora los comparto de la siguiente manera:
Tema de la actividad:
Título principal: " Serie de actividades "Proyecto de asistencia sanitaria a la población de China"
Subtítulo: Conferencia especial "Abrazando la era saludable" y ceremonia de lanzamiento del "Proyecto de ayuda"
Pancarta: Cumpliendo los deseos de las personas y los sueños humanos
El cariño siempre está ahí y la ayuda está en todas partes
Reducir la carga de las familias en todo el mundo y hacer que las personas sean felices y saludables
Propósito del evento:
Reducir la carga de las familias de todo el mundo y hacer que las personas sean felices y saludables. Las personas de todo el mundo son felices y saludables.
Propósito de la actividad:
Permitir que los sistemas de salud y planificación familiar en todos los niveles comprendan plenamente el "Proyecto de asistencia sanitaria a la población de China" y comprendan su publicidad y servicios únicos, a fin de eliminar la desconfianza de la gente hacia el "Proyecto de Ayuda"” y el miedo a los elevados gastos médicos. Establecer una imagen de marca de servicio a la causa de la salud de la población de "la atención siempre está ahí, la asistencia está en todas partes", promoviendo así el avance integral del "proyecto de ayuda".
Objetivos de la actividad:
1. Número de participantes: 200 personas (teniendo en cuenta factores como el efecto general del evento, gastos, número de asistentes, creación de ambiente en el lugar). , etc., el límite es 200 personas La escala es ideal).
2. Ganancias esperadas: Las unidades y los individuos participantes vienen con placer y regresan con satisfacción.
3. Dar forma a la imagen: Utilizar diversos productos y servicios para que las personas beneficiarias recuerden el “proyecto de ayuda” y establezcan una imagen de marca fuerte.
4. Comunicación de la marca: forme un plan de comunicación de marca maduro para optimizar y copiar continuamente.
Para controlar los riesgos y mejorar el efecto de la reunión, realicé diseños precisos para el proceso de la reunión, la gestión in situ y la distribución del lugar, etc., para que de ahora en adelante todos, todos los días, todo, e incluso el encuentro. Cada persona, cada cosa, cada minuto. Por ejemplo:
El tiempo importa
07:00 Inventario e inventario del estado de preparación de varios artículos.
07:10 Determinar los invitados que pueden asistir a la reunión, establecer una base de datos representativa e imprimir formularios.
07:20 El personal relevante trajo diversos artículos y partió del comité organizador.
07:50 Llegada al recinto y inicio del montaje fuera del recinto.
08:30 Iniciar el diseño del recinto y depurar diversos equipos y redes.
09:10 El diseño del lugar está completo y el personal relevante está en espera.
09:20 Representantes comenzaron a congregarse en la entrada del recinto, esperando entrar.
A las 09:30 se inicia el ingreso, se dispone de etiqueta, revisión de boletos, acompañantes, anfitriones, representantes, expertos, líderes, etc.
09:50 Reproducir vídeo
09:55-10:00 Sonido detrás de escena
10:00-10:05 Palabras de apertura
10:05-10:07 Nada más entrar el líder de la escolta se reproduce la "Marcha Radetzky"
10:07-10:20 El líder pronuncia un discurso
10:20 Flores
10:20-10:22 La "música de salida" se reproducirá tan pronto como salga el líder de la guardia
10:22-10:25 Anfitrión
10:25-10:27. El segundo líder de la guardia entra y toca "Radetzky March"
10:27-10:35 El líder 2 pronuncia un discurso
10:35 Flores
10 :35-10:37 El segundo líder de la guardia sale y toca la "música de salida"
10:37-11:10 Discurso de experto: "Abrazando la Era Saludable"
11:10-11:30 Demostración del producto
11:30-11:40 Los representantes de los pilotos reciben obsequios y los líderes entregan placas/placas
11:40-12:00 Los representantes de los beneficiarios pronuncian discursos (4 personas)
12:00-12:05 Los líderes salen y tocan "música posterior a la reunión"
12:05-12:15 Representantes asisten al almuerzo banquete
12:15 -12:20 Líder del comité organizador: Brindis
12:20-13:30 Almuerzo banquete/ Área de demostración de producto y área de experiencia inicio de actividades
13:30-14:00 Despedida de invitados
14:00 Limpieza del local