¿Qué precauciones se deben tomar cuando las mercancías se envían fuera del almacén?
1) Preparación y verificación de materiales
Se debe emitir un comprobante de entrega formal. Está estrictamente prohibido emitir materiales. sin billete ni en blanco. Después de recibir el comprobante de almacenamiento, el custodio debe verificarlo cuidadosamente. Esta es la verificación (inspección) del negocio de almacenamiento. Primero, verifique la legalidad y autenticidad del bono de salida; en segundo lugar, verifique el nombre del producto, modelo, especificación, precio unitario, cantidad, unidad de recepción, estación de llegada, número de cuenta bancaria, finalmente, verifique el período de validez del bono de salida, etc. . Si realiza el envío usted mismo, también debe verificar si hay una firma del departamento financiero para permitir el envío.
Después de verificar los elementos enumerados en el aviso de transferencia de productos, puede comenzar el trabajo de preparación del material. Los bienes de exportación deben ir acompañados de certificados o copias de calidad, listas de pesos, listas de empaque, etc. Para equipos electromecánicos y otros productos accesorios, sus especificaciones y certificados se entregarán junto con la mercancía. Al preparar materiales, se debe seguir el principio de "primero en entrar, primero en salir, primero en perecedero, primero en salir cerca de la vida útil", y los materiales deben apilarse o liberarse en lotes de acuerdo con la cantidad recibida. La preparación y medición del material se basan en "recepción y entrega" como estándar, es decir, un conteo único en el momento de la inspección del almacén sin pesaje repetido. Después de preparar los materiales, la cantidad restante en la tarjeta de materiales se debe cambiar de manera oportuna y se debe completar la cantidad real y la fecha.
2) Revisión
Para evitar errores, los materiales deben revisarse inmediatamente después de su preparación. Existen tres formas de inspección para los almacenes de salida: inspección a tiempo completo, inspección cruzada e inspección circular. Además, se realizan revisiones en todos los aspectos de las operaciones de entrega. Por ejemplo, el contable verifica la mercancía, el portero (conserje) entrega la mercancía con el boleto y el contador (contador de custodia) verifica el boleto (boleto). Estas formas descentralizadas de revisión funcionan como controles individuales y ayudan a mejorar la calidad de las operaciones de entrega en el almacén. El contenido principal de la revisión incluye si el número de variedades es exacto, si la calidad del producto está intacta, si las instalaciones de soporte están completas, si los documentos técnicos están completos, si la calidad de la apariencia y el empaque están intactos, etc. Después de la revisión, el custodio y el revisor deben firmar el "Aviso de transferencia de productos básicos".
3) Embalaje
Si la mercancía de salida no cumple con los requisitos del método de transporte, se deberá embalar. Los materiales de embalaje adecuados deben seleccionarse en función de las características de apariencia de la mercancía, y su peso y tamaño deben ser convenientes para la carga, descarga y transporte. El embalaje de los productos de exportación debe estar seco y firme. Si la mercancía está dañada, mojada, flojamente atada, etc. , al no poder garantizar la seguridad de la mercancía durante el transporte, se encargan de reforzarla y clasificarla para que las cajas rotas no salgan del almacén. Además, no se permite la salida del almacén de todo tipo de envases de embalaje si el embalaje exterior está mojado, aceitoso o manchado. Además, está estrictamente prohibido mezclar y empaquetar productos que interactúen entre sí o que tengan propiedades conflictivas en el empaque después del empaque, la unidad de recepción, la estación de llegada, el número de envío, el número total de piezas en el lote, la unidad de envío, etc. Esto debería quedar claramente establecido.
4) Punto a punto
Después de revisar la mercancía, si la mercancía se recoge dentro de la unidad, la mercancía y los documentos se entregarán personalmente al destinatario. y se completarán los procedimientos de entrega; si los bienes se entregan o transfieren fuera de la unidad para su envío, los procedimientos de entrega deben completarse con el personal de entrega o el departamento de transporte, y la entrega debe aclararse en persona. Después de la entrega, el personal de entrega firmará el comprobante de entrega.
5) Facturación
Después de la entrega, el custodio debe completar la cantidad real de entrega, la fecha de entrega y otros contenidos en el formulario saliente y firmarlo. Luego, el recibo de salida junto con los documentos pertinentes se entregarán al propietario de manera oportuna para que pueda realizar el pago. El custodio entregará el comprobante de salida retenido al personal de registro del libro mayor físico para su registro y contabilidad.
6) Limpieza
La limpieza en sitio incluye la limpieza de bienes de inventario, almacenes, sitios, equipos y herramientas; la limpieza de archivos se refiere al análisis de cantidades de recepción, mantenimiento, ganancias y pérdidas; y disposiciones de apilamiento.
En todo el proceso empresarial saliente, la revisión y la entrega son los dos eslabones más críticos. La revisión es una medida importante e indispensable para evitar errores, y el punto de entrega es un medio necesario para trazar una línea clara entre el almacén y el transportista.