¿Cómo elaborar un presupuesto anual de recursos humanos? ¿Qué cuestiones necesitan atención?
La responsabilidad del profesional de RRHH es alinear el presupuesto del departamento de RRHH con los objetivos estratégicos de la organización, dentro de los principios rectores y procedimientos de la organización. Para garantizar que RRHH sea visto como un socio de costos, es importante vincular el negocio de RRHH con el programa de trabajo general de la organización. Dado que los recursos humanos a menudo se consideran un centro de gastos y no tienen una función de generación de ganancias, a menudo se los considera como el departamento más fácil para recortar gastos, por lo que la elaboración de presupuestos es particularmente importante. Un presupuesto de recursos humanos bien planificado y presentado refleja una cuidadosa consideración de los gastos de recursos humanos directamente relacionados con los programas y actividades de la organización.
Lo que sigue es una descripción general del proceso presupuestario, seguido de algunos problemas únicos encontrados por los profesionales de recursos humanos y una lista de elementos comunes en los presupuestos de recursos humanos.
El proceso presupuestario de recursos humanos
La presupuestación requiere la recopilación sistemática de información y datos para planificar los fondos necesarios para respaldar los objetivos de la organización. La mayoría de las organizaciones tienen algún tipo de proceso presupuestario. Dos métodos comunes son:
Método de presupuesto incremental: utilizar el presupuesto actual y ajustar cada proyecto hacia arriba o hacia abajo según el pronóstico para crear un nuevo presupuesto.
Método de Presupuesto de Base Cero – Cada proyecto debe justificarse antes de ser incluido en el presupuesto. Por tanto, el procedimiento debe iniciarse desde cero.
Es necesario recopilar muchos tipos de datos al elaborar un presupuesto. Desde la perspectiva de recursos humanos, los datos necesarios para preparar un nuevo presupuesto incluyen:
Plantilla proyectada para el próximo año.
Incrementos o previsiones de costes y beneficios.
Estimación de la rotación de empleados.
Gastos reales del año.
Anticipar nuevos beneficios/programas.
Otros cambios en políticas, estrategias comerciales, leyes o regulaciones que afecten los gastos.
Ingresos de recursos humanos (ahorro de costos a través de consultoría [por comisiones, beneficios, reducción de la rotación de empleados, costos de capacitación, etc.], ingresos por alquiler, etc.).
La estimación puede ser simple. Puede ser complejo y calcularse en función de los gastos reales o adivinarse, dependiendo de la naturaleza de los gastos y de los datos recopilados. Por ejemplo, los gastos en publicidad son fáciles de estimar si la tasa de rotación de empleados de una empresa es baja o la fuente de solicitantes de empleo no solicitados es estable, pero si la tasa de rotación de empleados y las necesidades de contratación de una empresa fluctúan mucho, este gasto es más difícil de estimar. Por otro lado, es más fácil predecir el gasto total en primas de seguro médico si tiene información sobre los aumentos de primas para el próximo año del plan e información sobre la cantidad de empleados cubiertos por el plan. Para poder hacer pronósticos informados, quienes elaboran presupuestos por primera vez deben recopilar datos de todas las fuentes posibles.
En el proceso de preparación del presupuesto, utilizar datos de gastos reales de los últimos años, como gastos de capacitación o premios por logros de los empleados, ayudará a desarrollar un presupuesto más realista. Sin embargo, si un gasto ha fluctuado significativamente en los últimos años, es importante investigar las razones de las fluctuaciones y tratar de predecir lo que podría suceder durante el próximo año. Por ejemplo, si la organización ha organizado lujosas fiestas navideñas en el pasado pero no tiene planes de hacerlo en el futuro, los datos históricos serán de poca utilidad.
Mientras examinas cuidadosamente cada elemento, puedes hacerte las siguientes preguntas:
¿Es este gasto fijo (lo que significa que no cambiará dentro de un año) o variable (lo que significa que depende? ¿Sobre la plantilla o la utilización real)?
Si se trata de un gasto variable, ¿fluctuará con ciertos factores (por ejemplo, el número de empleados no puede exceder un número máximo preaprobado) o cambiará según las necesidades del negocio (es decir, ¿Cuándo el volumen de negocio utiliza personal temporal durante el crecimiento temporal)?
¿El empleador controla el gasto o está influenciado por una organización externa (por ejemplo, subcontratación pagada por horas)?
Según los datos disponibles, ¿cuáles son los mejores y peores escenarios?
¿Cuál es la base de este gasto y en qué medida se verá afectada negativamente la empresa si se retira este gasto?
¿Existen fuerzas externas que afecten a este gasto (como despidos, fusiones, crecimiento inesperado, aumentos del gasto a medio plazo, etc.)?
Aunque es imposible predecir todos los aspectos Eso afectará el presupuesto de recursos humanos, pero podemos utilizar las preguntas anteriores para proporcionar una evaluación matizada de cada gasto desde una perspectiva objetiva.
Una vez determinada la previsión de gasto anual, debemos encontrar una manera de asignar el gasto a cada mes o trimestre del año presupuestario. Hacer esto le permite monitorear el flujo de caja mensual de este departamento. Además, se pueden realizar ajustes cuando el negocio lo requiera.
Después de completar el borrador, querrá volver a verificar el contenido y compararlo con los gastos anteriores del departamento. Se deben examinar los aumentos o disminuciones significativos en los gastos para descubrir las razones. Deberíamos revisar los gastos generales de los empleados para ver si los cambios están justificados. Si tienes dudas sobre el gasto en determinadas partidas, puedes consultar los documentos relacionados con la elaboración del presupuesto. Si es posible, se pueden recopilar datos externos, como estándares de la industria, y compararlos con los pronósticos de la organización.
Desafíos en la elaboración de presupuestos del departamento de recursos humanos
Uno de los desafíos que afecta el proceso de elaboración de presupuestos es la fluctuación en los gastos causada por la utilización de los empleados. Por ejemplo, la reestructuración de una empresa puede requerir más transferencias de empleados y congelar aumentos y ascensos. Al mismo tiempo, los pagos de beneficios pueden aumentar o disminuir debido a factores externos. Dado que el proceso de preparación del presupuesto implica contradicciones presupuestarias obvias, los profesionales de recursos humanos pueden confiar en una biblioteca de documentos rigurosa para responderlas.
Los departamentos de RR.HH. también tienen gastos inesperados a los que no se les asignan fondos presupuestarios. Las emergencias pueden requerir consultas, los nuevos negocios pueden requerir un mayor uso de anuncios de empleo o agencias de empleo, y los rumores de mala conducta de los empleados pueden requerir mayores costos de capacitación e investigaciones. Cualquier situación puede alterar un presupuesto cuidadosamente elaborado. Es aconsejable incorporar estas sorpresas en su planificación. Un enfoque adecuado es disponer un fondo diverso que se utilice para contingencias relacionadas con el negocio.
Otro factor que cambia en el proceso de presupuestación de RRHH es la proporción de fondos presupuestarios de la organización que se asignan a los departamentos o son gestionados por el departamento de RRHH. Dependiendo de la cantidad de empleados administrados por un departamento, los salarios, los impuestos sobre la nómina, las tarifas de capacitación y los fondos de contratación se pueden asignar a varios departamentos. Este es un tema macro que debe evaluarse en coordinación con otras líneas presupuestarias de la organización. Por ejemplo, el costo del equipo de oficina, como los teléfonos, se reparte entre varios departamentos, al menos hasta cierto punto, para cubrir los gastos personales de los empleados en el presupuesto.
Partidas presupuestarias del Departamento de Recursos Humanos
El presupuesto de Recursos Humanos puede incluir o no muchas partidas. A continuación se muestra una lista de los elementos más comunes a considerar. Si bien la siguiente lista no es exhaustiva, proporciona una base sólida para los tipos más comunes de elementos incluidos en los presupuestos de recursos humanos.
Selección y Reclutamiento de Personal
Publicidad de Reclutamiento
Comisión de Corredor
Empleo Temporal
Planificación de Promoción de Empleados de la Empresa
Prueba de habilidades
Prueba de drogas
Investigación básica
Viajes relacionados con el reclutamiento
Regalos de reclutamiento en el campus
Tarifas de impresión: formularios de solicitud, folletos de contratación
Desarrollo/mantenimiento del sitio web
Tarifas del sistema de seguimiento de solicitantes
Capacitación y desarrollo
Partidas Externas
Gastos de Hotel
Gastos/Gastos de Viaje
Tarifas de Inspección de Licencia
Partidas Internas
Consultoría honorarios/salario del formador
Documentos y materiales del proyecto
Alimentos y bebidas
Papelería para estudiantes
Alquiler de equipos audiovisuales
Salarios y beneficios
Salarios de los empleados
Costes salariales
Recuperación salarial
Bonificaciones
Cuidado de la salud , dental, óptico
Seguro de vida
Seguro/asistencia de invalidez a corto y largo plazo
Pensión/participación en beneficios
Gestión de planificación de comedor
Honorarios de Telecomunicaciones
Informe de Investigación
Relaciones Empleados-Laborales
Premio al Logro
Premio al Trabajo
Gestión de encuestas de opinión
Software de evaluación del desempeño
Recompensas por asistencia
Honorarios legales profesionales
Honorarios de transferencia de empleados
p>
Premio Plan de Propuesta
Honorarios de Relaciones Laborales (Abogados, Consultores)
Implementación de Proyectos Empresariales Diversificados
Salud, Seguridad y Vigilancia
Programa de asistencia al empleado
Dejar de fumar
Equipo de fitness
Capacitación/concienciación sobre seguridad
Prevención/capacitación sobre la violencia en el lugar de trabajo
p>Ingresos
Otros
Planificación Estratégica (Datos/Consultoría)
Donaciones Caritativas
SIRH (Humanos Gestión del sistema de información de recursos)
Base de datos de recursos humanos/Suscripción a periódicos/Membresía/Libros
Diseño y mantenimiento de la red interna
Como se mencionó al principio de este artículo, de acuerdo con los objetivos estratégicos de la organización La preparación del presupuesto para el departamento de recursos humanos es responsabilidad del profesional de recursos humanos. Este artículo puede ser utilizado por personas que sean responsables de presupuestar por primera vez o que sean responsables de supervisar la ejecución de los presupuestos de recursos humanos. Finalmente, RR.HH. debe ser consciente de las características de su industria, ya que los ciclos presupuestarios pueden cambiar y algunas organizaciones pueden presupuestar por año calendario o año fiscal.