Guía de examen de calificación de secretaria

Materiales de examen

Gama general de preguntas para las habilidades de Secretario Nivel 3

1. La gama de preguntas situacionales que es más probable que ocurran en las habilidades de Secretario Nivel 3 son:

　1. Ceremonia de firma

　2. Reunión de orientación

　3. Viaje de negocios

　4. Plan de trabajo

　5. Informe de investigación de mercado

2. Las áreas donde es más fácil escribir preguntas prácticas incluyen:

1. Documento de licitación

2. Ceremonia de apertura . Se deben anotar los 9 preparativos; se deben señalar los cuatro tipos de personas que participan en la ceremonia y se deben anotar los 7 pasos de la ceremonia;

3. Conferencia informativa, se deben escribir los 8 preparativos

4. Plan de trabajo

5. Adquisición de material de oficina

6. Inventario de material de oficina

7. Gestión del entorno de oficina

8. Recortes de prensa en el desarrollo de la información. Anota la definición, características, ventajas e inconvenientes y pasos.

9. Redacción de información. Anote definiciones, requisitos, pasos y tipos

Sentido común para el uso diario de máquinas de fax

1. Entorno de uso

Las máquinas de fax deben evitar la luz solar directa y el calor radiación Y en ambientes con fuertes campos magnéticos, humedad y polvo, o cerca de aires acondicionados, calentadores y otros lugares que sean fácilmente salpicados por agua. Al mismo tiempo, evite que entre agua o líquidos químicos en la máquina de fax para evitar dañar los circuitos y componentes electrónicos. Por razones de seguridad, cuando se producen relámpagos o tormentas eléctricas, se debe suspender la máquina de fax y desconectar la fuente de alimentación y la línea telefónica para evitar daños a la máquina de fax causados ​​por los rayos.

2. Colocación

La máquina de fax debe colocarse sobre una plataforma interior, con una cierta distancia entre los lados izquierdo y derecho y otros objetos para evitar interferencias y facilitar la ventilación. distancia de treinta centímetros para facilitar la operación de salida de originales y papel de registro.

3. No encienda y apague la máquina con frecuencia

Debido a que cada vez que se enciende y apaga la máquina, los componentes electrónicos de la máquina de fax sufrirán cambios de frío y calor, y los cambios frecuentes de calor y frío pueden hacer que los componentes internos de la máquina cambien fácilmente. El envejecimiento prematuro y la corriente de entrada cada vez que se enciende también acortarán la vida útil de la máquina de fax.

4. Intente utilizar papel de fax estándar.

Consulte el manual de la máquina de fax y utilice el papel de fax recomendado. El papel de fax de calidad inferior no tiene la suavidad suficiente y provocará desgaste en el cabezal de grabación térmica y en el rodillo de alimentación del papel durante el uso. La fórmula del tinte químico en el papel de registro no es razonable, lo que provocará una mala calidad de impresión y un menor tiempo de almacenamiento. Y el papel de registro no debe exponerse a la luz solar o a los rayos ultravioleta durante mucho tiempo para evitar que se desvanezca gradualmente, lo que provocará que los documentos copiados o recibidos no sean claros.

5. No abra la cubierta del papel durante la impresión.

No abra la cubierta del papel encima del rollo de papel durante la impresión. Si es necesario, primero debes presionar el botón de parada para evitar peligros. Al mismo tiempo, la acción de abrir o cerrar la tapa de la trampilla de papel no debe ser demasiado violenta. Debido a que la mayoría de los cabezales de grabación térmica de las máquinas de fax están instalados debajo de la tapa de la trampilla del papel, cerrar la tapa de la trampilla del papel demasiado bruscamente puede deformarla o provocar que el cabezal de grabación térmica se rompa y se dañe.

6. Limpieza periódica

Utilice siempre un paño suave y seco para limpiar la máquina de fax y mantenga limpio el exterior de la máquina de fax. Para el interior de la máquina de fax, además de abrir la tapa del compartimento del papel cada seis meses y limpiar el cabezal de impresión con un paño suave y limpio o una gasa humedecida en alcohol, también hay piezas como los rodillos y el escáner que necesitan limpieza y mantenimiento. Debido a que el polvo se acumulará gradualmente en el rodillo y el escáner originales después de un período de uso, es mejor limpiarlos y darles mantenimiento cada seis meses. Al limpiar el rodillo original, también debe utilizar un paño suave y limpio o una gasa empapada en alcohol. Tenga cuidado de no gotear alcohol en la máquina.

Las partes del escáner, como el CCD o CIS y el cabezal de grabación térmica, son más problemáticas porque esta parte está dentro de la máquina de fax, por lo que requiere la ayuda de herramientas. En términos generales, habrá una herramienta de limpieza. Después de mancharse con alcohol, se introduce en la máquina de fax a través del puerto de alimentación de papel. Cuando se realiza la función de copia, se puede limpiar el polvo del cristal del escáner. Nunca lo limpie directamente con las manos ni con un paño o papel sucio.

Algunos ejemplos

Descripción de antecedentes: usted es Zhong Miao, el secretario administrativo de Guanghua Company. Las siguientes son varias tareas que el gerente administrativo Su Ming necesita que complete.

1. Nota

Zhong Miao:

Cinco personas, incluido el subdirector general de Jiangsu Ocean Company, vendrán a nuestra empresa para su inspección del 25 al 28 de septiembre. , haga un plan de recepción y arreglos de acuerdo con la práctica de la empresa. Una vez formado el plan, envíemelo para su revisión y luego irá al departamento correspondiente para asignar los detalles específicos.

Gracias.

Gerente administrativo Su Ming

21 de noviembre de 2003

Respuesta de referencia:

1. Explique los tres contenidos del plan de recepción:

(1) Especificaciones de recepción

(2) Horario

(3) Gastos

2. Las gestiones de personal están en curso El plan debe indicar claramente

(1) Principales acompañantes

(2) Personal principal

(3) Ubicación del alojamiento, estándar y número de habitaciones

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　(4) Hora del banquete, lugar, norma, número de personas

　(5) Reunión, lugar de reunión, número de personas, participantes

　3. Plan de programación:

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　(1)Fecha, hora, ubicación

　(2)Contenido de la actividad

　(3)Personal acompañante

　4. Plan de fondo de recepción (Gastos listados):

　(1)Gastos de trabajo

　(2)Gastos de restauración

　(3)Gastos de alojamiento

　(4) Gastos de transporte

(5) Gastos de visitas

(6) Otros gastos imprevistos

2. Memo

De: Gerente administrativo Su Ming

Para: Secretario Zhong Miao

Fecha: 21.11.2003

Contenido: El departamento de desarrollo establecido por la empresa Tiene 5 empleados que se van de viaje de negocios recientemente. Por favor, puede ayudar al departamento de desarrollo a enumerar los pasos para los gastos de solicitud y la liquidación de reembolso para el viaje de negocios de nuestra empresa. Se los daré como referencia e implementación después de que los lea.

Respuesta de referencia:

Los pasos para la solicitud de gastos de viaje de negocios y liquidación de reembolso de nuestra empresa son:

1. El solicitante presenta un informe de solicitud de gastos o completa un formulario de solicitud de gastos, describa detalladamente el personal, tiempo, propósito, monto, etc. que requieren fondos, y firme personalmente.

2. El informe o formulario deberá ser revisado, aprobado y firmado por la persona autorizada que determine la organización.

3. Una situación es presentar el informe de solicitud de tarifa aprobado o el formulario de solicitud de tarifa al departamento financiero y recibir un cheque o préstamo en efectivo; la otra es que el solicitante adelante el pago para completar el trabajo comercial; .

4. Al realizar trabajos comerciales, ya sea con cheques o efectivo, debe obtener la factura correspondiente de la otra parte. El tiempo, los artículos, los gastos, etc. completados en el contenido deben ser consistentes con los reales. uso del usuario consistente.

5. Una vez finalizado el trabajo comercial, el solicitante deberá adjuntar la factura al reverso del "Formulario de reembolso de viajes de negocios", firmarla personalmente y enviarla al departamento de caja. liquidar el monto en efectivo y los gastos recibidos previamente.

Si el solicitante lo adelanta primero, el efectivo sólo podrá devolverse después de presentar el recibo y el "formulario de reembolso".

6. Si los gastos planificados no son suficientes durante el trabajo empresarial y es necesario excederlos, debe informar a los líderes pertinentes con anticipación. Solo después de obtener el permiso y la aprobación, se podrá reembolsar el exceso.

3. Notas

Zhong Miao:

Algunos empleados no saben mucho sobre el proceso de almacenamiento de información y, a menudo, guardan los materiales de información generados durante las actividades de la empresa en archivadores. . Simplemente lo dejé pasar y no registré ni codifiqué la información. Para que el almacenamiento de información de la empresa sea estandarizado y razonable, prepare un material escrito sobre registro y codificación de información y se lo presentará a los empleados el próximo miércoles por la tarde.

Gerente administrativo Su Ming

21 de noviembre de 2003

Respuesta de referencia:

1. Registro:

(1) El significado de registro: Registro significa establecer un registro completo de información.

(2) El registro se divide en dos tipos:

①Registro en blanco, registra la información almacenada en lotes

②Registro individual, según el orden de almacenamiento de la información Registro pieza por pieza

(3) Existen dos formas de registro: registro tipo tarjeta y registro tipo libro.

2. Codificación:

(1) Requisitos de codificación; la estructura de codificación debe expresar la composición y relación de la información.

(2) Pasos de codificación; analiza toda la información preprogramada; elige el mejor método de codificación; determina el número de dígitos

(3) Dos métodos de codificación:

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① Método de codificación secuencial: codificación según el orden en que aparece la información o un estándar unificado

② Método de codificación grupal: uso de números arábigos decimales y distinción de categorías grandes y pequeñas de información según los dígitos siguientes.

IV. Preguntas de opción múltiple

1. Ejemplo: ¿Una empresa utiliza 2 paquetes de papel de copia A4 todos los días? El proveedor tarda 4 días desde el pedido hasta la entrega, y el inventario mínimo es. La cantidad es de 10 paquetes, entonces la cantidad de pedido de papel de copia A4 de la empresa debe ser ( ) paquetes. (Seleccionado de la pregunta 67 de opción única del examen de secretaria de nivel 4 (examen por computadora) en noviembre de 2006)

　A.14 paquetes B.18 paquetes

C.22 paquetes D.26 Paquete

Análisis: métodos de cálculo disponibles. Calculado de acuerdo con la fórmula de cantidad de reorden: cantidad de reorden (cantidad de reorden) ¿uso diario? tiempo de envío cantidad mínima de inventario. La respuesta B es correcta.

2. Ejemplo: Después de revisar y modificar los documentos de la reunión, ( ) realizará la revisión final. (Seleccionado de la pregunta de opción única 47 del examen de secretaria de nivel 3 (prueba escrita) en noviembre de 2006)

A. Secretario a cargo B. Líder principal o líder a cargo

C Líder principal o Líder a cargo D. Director de oficina

Análisis: Se puede utilizar el método del sentido común. En el sistema político de nuestro país, sólo el responsable de la unidad puede decidir sobre la convocatoria de una reunión y la revisión final. Entre las cuatro opciones, salvo el líder principal o el líder encargado, nadie más tiene este poder. La respuesta es B.

3. Ejemplo: Cuando el jefe decide irse de viaje, la secretaria debe hacer todos los preparativos antes de la salida, incluidos () y otros preparativos. (Seleccionado de la pregunta 64 de la pregunta de opción múltiple del examen de secretaria de nivel 2 de noviembre de 2006 (examen escrito))

Pensamientos, organizaciones, materiales y datos B. Pensamientos, materiales y datos

C. Entorno, organización, material y datos D. Material y datos

Análisis: Se puede utilizar el método de conexión lógica. La visita de un jefe requiere muchos preparativos. La mayoría de los candidatos eligen la opción B. De hecho, son muchas las cosas que una secretaria tiene que hacer para el viaje de su jefe, desde hacer un plan para el viaje hasta algo tan pequeño como una aguja y un hilo. Las consideraciones deben ser reflexivas y meticulosas. La respuesta A es la respuesta correcta.

5. Preguntas de opción múltiple

1. Los factores que afectan las especificaciones de recepción son ( ). (Seleccionado de la pregunta 96, pregunta de opción múltiple del examen de secretaría de nivel 4 (examen escrito) en noviembre de 2006)

La solicitud de la otra parte

B. La relación entre la otra parte y nosotros

C. Cambio repentino

D. Último estándar de recepción

Análisis: Se puede utilizar el método caso por caso. Como en el punto A, la solicitud de la otra parte puede no ser razonable, y este punto obviamente se rechaza como en el punto B, asumiendo que la visita de la otra parte es de gran importancia o que tenemos muchas esperanzas de desarrollar una relación con la otra parte; y suponiendo que la relación es entre superiores y subordinados, a menudo se basa en una recepción de alto nivel, como en el punto C, supongamos que el gerente general recibe repentinamente un aviso de reunión de emergencia, puede designar a otras personas para completar el trabajo de recepción, lo cual; baja el estándar de recepción, pero es normal como en el punto D, supongamos que el vicepresidente de una empresa farmacéutica. Es normal que un gerente reciba a un vendedor de medicamentos de una fábrica farmacéutica. Para este ejemplo hipotético, la respuesta es BCD.

2. Ejemplo: Antes de determinar la ubicación del alojamiento de la conferencia, debe verificar aleatoriamente el equipo de ( ). (Seleccionado de la pregunta de opción múltiple número 87 del examen de secretaria de nivel 4 (examen escrito) en noviembre de 2006)

A. Una sala de negocios

B. Una habitación doble

C. Una habitación individual

D. Una suite

Análisis: Se puede utilizar el análisis e interpretación de palabras. Puede hacer su elección centrándose en el "ubicación del alojamiento para la conferencia" en la pregunta. El elemento A no se puede utilizar como "alojamiento". Las otras opciones están estrechamente relacionadas con "alojamiento". La respuesta es BCD. También se puede utilizar una analogía para esta pregunta. La opción BCD es "adaptación", pero la opción A no lo es.

3. Ejemplo: Puedes utilizar ( ) para rellenar una carta de presentación. (Seleccionado de la pregunta 102, pregunta de opción múltiple del examen de secretaría de nivel 4 (examen por computadora) en noviembre de 2006)

A. Pincel para escribir

B. Pluma estilográfica

C. Bolígrafo

D. Lápiz

Análisis: Se puede utilizar el método empírico. No es difícil para los candidatos con cierta experiencia laboral y de vida responder esta pregunta. Incluso si no memorizan estas habilidades y conocimientos específicamente, pueden encontrar la respuesta correcta basándose en su experiencia de vida ordinaria. El ítem AB es la respuesta correcta.

4. Ejemplo: En actividades comerciales multilaterales, el orden protocolo que la gente suele utilizar es: Ordenar en orden alfabético latino por el nombre del país o región donde se encuentran los invitados ( ). (Seleccionado de la pregunta 97 de la pregunta de opción múltiple del examen de secretaria de nivel 3 (prueba escrita) en noviembre de 2006)

A. Organizado por hora de registro

B. Organizado por estado de invitado

C. Organice de acuerdo con la distancia con el anfitrión

D. No organice, siéntese casualmente

Análisis: se puede utilizar el método de intersección integral . Utilice primero el análisis lógico. Si el elemento C obviamente no se ajusta a la lógica de los hechos, debe eliminarse. El elemento D es un método de protocolo común. La respuesta es el elemento ABD.

Instrucciones complementarias

Horario de examen

El examen de calificación de secretariado en el primer semestre de 2016 será el 2 de julio. El horario específico es el siguiente:

08:30 ~ 10:00 Prueba de conocimientos teóricos

10:30 ~ 12:30 Evaluación de habilidades profesionales

14:00 ~ 15:30 Prueba de inglés del secretario de Relaciones Exteriores

El tiempo de revisión integral lo determina el centro de evaluación provincial.

Asignaturas del examen

El examen de secretaría se divide en dos partes, a saber, el examen teórico y el examen práctico. . Todos los exámenes teóricos son preguntas objetivas que cubren: ética profesional y negocios básicos, y la duración del examen es de 1,5 horas. Todos los exámenes prácticos son preguntas subjetivas, incluidos los requisitos laborales y el análisis de casos. El tiempo del examen es de 2 horas.

Los videos se reproducirán en la sección de análisis de casos; los candidatos a secretario de Relaciones Exteriores tomarán pruebas adicionales de idiomas extranjeros, incluidas preguntas de selección, para completar espacios en blanco, traducción, redacción y otros tipos (incluida la comprensión auditiva). Los candidatos que toman el examen de secretariado de nivel 2 también deben someterse a una revisión exhaustiva (manual de evaluación del desempeño), que toma la forma de un examen escrito y una defensa, que incluye una evaluación de habilidades en cinco módulos: comunicación comercial, gestión de oficina, documentos de asuntos comunes, reuniones y actividades empresariales, e información y expedientes.

Malentendidos comunes en los exámenes.

Primero, no están familiarizadas con los estándares profesionales de las secretarias. En septiembre de 1999, el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social emitió normas profesionales para secretarias, estipulando los requisitos, el contenido y los métodos de evaluación secretarial. Algunas personas piensan que han estudiado algunos cursos de secretaría y realizado trabajos de secretaría durante varios años, pero no comprenden los temas de evaluación, el contenido y los requisitos estipulados en los estándares. Si no se prepara de acuerdo con los estándares y realiza el examen a ciegas, fracasará.

La segunda es que no existe una revisión exhaustiva de los materiales del examen. Los libros de texto de los exámenes estipulan claramente los temas de evaluación y el alcance de las secretarias en todos los niveles. La cobertura de conocimientos también es amplia y las preguntas también son detalladas. Sin embargo, algunas personas enfatizan que hay demasiado contenido, están ocupadas con el trabajo y no están dispuestas a hacer el esfuerzo de revisarlo de manera exhaustiva. En la prueba de conocimientos, ante 50 preguntas de opción múltiple, 20 preguntas de verdadero-falso y 6 preguntas de preguntas y respuestas, no tenía ni idea y cometí muchos errores.

La tercera es que no captarás los puntos clave del examen. El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social ha compilado una "Guía de Examen" para los candidatos que toman el examen, que enumera los puntos clave de cada materia del examen - puntos de identificación, para que los candidatos puedan concentrarse en la revisión. Sin embargo, algunas personas sólo se conforman con tener una comprensión aproximada del contenido de la prueba y no logran captar los puntos clave del conocimiento y los procedimientos operativos. Al responder las preguntas, el contenido es incompleto y los procedimientos son confusos.

El cuarto es la superstición sobre las preguntas del examen que se han realizado en la etapa inicial. Las preguntas de cada examen están sujetas a cambios. Las preguntas que se hayan respondido en exámenes anteriores solo se pueden utilizar como referencia para que los candidatos se familiaricen con los tipos de preguntas. Sin embargo, algunas personas tienen suerte y no estudian los libros de texto ni las guías. Al realizar el examen, solo recitan las respuestas a las preguntas del examen anterior y se sienten impotentes cuando el contenido del examen y los tipos de preguntas cambian.

En quinto lugar, no se utilizará de forma exhaustiva. Las preguntas del examen de secretaría, como las preguntas escritas y las preguntas situacionales, requieren que los candidatos utilicen los conocimientos y habilidades aprendidos y las respondan en función de las condiciones laborales reales. Sin embargo, algunas personas sólo pueden recitar respuestas ya preparadas, pero no saben cómo analizarlas exhaustivamente, y sus respuestas a las preguntas del examen no son las que preguntan.

Formato del examen

El examen de calificación profesional de secretaria tiene una duración de 180 minutos. Los procedimientos del examen son evaluación de ética profesional, examen escrito en video situacional y examen escrito escrito. 60 minutos, 90 minutos. El formato de la prueba es el siguiente:

1. Respuesta escrita: los candidatos responden las preguntas del examen escrito estandarizado en la hoja de respuestas. Los tipos de preguntas se dividen en preguntas de opción única y preguntas de opción múltiple.

2. Simulación de escenario: los candidatos responden preguntas escritas basadas en los videos de escenas que ven; hay dos videos y cada video prueba 15 puntos de conocimiento.

3. Solución de tareas: Los candidatos proporcionan respuestas escritas a las tareas de trabajo escritas.

4. Prueba completa: La prueba de inglés para secretarios de Asuntos Exteriores incluye preguntas de comprensión auditiva, preguntas de opción múltiple y preguntas de escritura.

5. Evaluación del desempeño: Los expertos realizan una revisión exhaustiva de los registros personales de desempeño laboral proporcionados por los candidatos.

Además, en términos de requisitos laborales, esta norma establece los requisitos de capacidad para la calificación profesional nacional de secretarias de nivel cinco, secretarias de nivel cuatro, secretarias de nivel tres y secretarias de nivel dos en orden, cubriendo los niveles superiores los requisitos. de niveles inferiores.

Niveles de puntuación

La puntuación total del examen es de 100 puntos. El examen se divide en tres niveles: reprobado, aprobado y excelente. La puntuación aprobatoria es de 60 puntos.

Un viaje de mil millas comienza con un solo paso. Espero que todos puedan lograr resultados satisfactorios.