Al publicar un documento, ¿dónde se coloca el sello de control de publicación?
Al estampar el sello controlado de la empresa se requiere estampar el apellido y la hora cuando sea necesario, lo que comúnmente se conoce como “cabalgando el año y cubriendo el mes”.
La razón por la que los documentos oficiales controlados necesitan ser "controlados" es por su importancia, normatividad y responsabilidad. Por lo tanto, el departamento de control de documentos debe formular, controlar y supervisar sistemas de gestión relevantes para evitar modificaciones arbitrarias, indiferencia hacia los documentos y daños o pérdidas arbitrarias. Esto se debe a su carácter normativo.
Por lo tanto, si se distribuye una versión modificada o una nueva, los archivos antiguos deben reciclarse para evitar un mal uso. Ésta es la mayor diferencia entre los archivos controlados y otros archivos. Por lo tanto, las versiones fotocopiadas de los documentos controlados no son válidas y solo pueden usarse como referencia para la comprensión y no como base para estándares y responsabilidades.
Información ampliada:.
Los documentos controlados son documentos distribuidos de acuerdo con el recuento del alcance de distribución y cuya recuperación está garantizada. Los documentos controlados son principalmente las únicas versiones válidas de los documentos utilizados para el control y pueden copiarse para referencia y lectura, pero las versiones copiadas no son válidas y no pueden usarse como base para estándares y responsabilidades. La cubierta del documento suele estar estampada con un sello controlado. Los archivos de seguimiento generalmente se refieren a fichas, pedidos, registros, etc. de cada proceso.
Los archivos controlados se refieren a archivos controlados que no pueden dañarse, perderse ni filtrarse. Los documentos de seguimiento se refieren a documentos que deben registrar todas las circunstancias durante el proceso de procesamiento.
Los documentos controlados se refieren a documentos que se controlan según los requisitos del estándar ISO9001 4.2.3 (o GB/T19001 y otros sistemas). Debe implementarse de acuerdo con las regulaciones durante la redacción, revisión, publicación, implementación y registro. Cuando se requiere modificación, se debe realizar de acuerdo con los procedimientos de control de documentos. Generalmente, debe pasar por modificación, discusión y modificación, revisión y aprobación, liberación, retiro de documentos vencidos, registro del directorio de documentos y otros procedimientos. no podrá modificarse a voluntad.
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