¿Los documentos oficiales tienen que tener un formato específico?

Formatos de documentos gubernamentales

Además de los estándares de tamaño de fuente para documentos oficiales

El papel para documentos oficiales generalmente utiliza el formato abierto común nacional 16 y el estándar internacional A4. Se recomienda el tipo. El tamaño del papel utilizado para publicar documentos oficiales se puede determinar según las necesidades reales.

Fuente de seguridad: Generalmente utiliza tamaño 3 o 4 en negrita.

Fuente de emergencia: La fuente y el tamaño son los mismos que el nivel de seguridad (negrita tamaño 3 o 4).

Fuente con membrete: negrita grande, variante en negro o estándar, color estilo canción (normalmente rojo).

Fuente de tamaño de archivo: Generalmente use tamaño 3 o 4 imitación de la Dinastía Song.

El tamaño de fuente del emisor: el tamaño de fuente es el mismo que el tamaño de fuente del documento (el tamaño 3 o 4 imita a la Dinastía Song).

Fuente del título: la fuente es generalmente Song y Hei, y el tamaño de fuente es mayor que el tamaño del texto principal.

La fuente del órgano principal: generalmente se utiliza el número 3 o el número 4, imitación de la dinastía Song.

Fuente del texto: la más utilizada es la Dinastía de Canción Falsa No. 3 o No. 4.

Fuente adjunta: Las más utilizadas son la imitación del No. 3 o del No. 4 de la Dinastía Song.

Fuente del autor: El tamaño de la fuente es el mismo que el del texto principal (tamaño 3 o 4 imitación de la Dinastía Song)

Fuente de la fecha: El tamaño de la fuente es el mismo que el del texto principal ( tamaño 3 o 4)

Tenga en cuenta el tamaño de fuente: 4 tamaños más pequeños que el texto o 4 tamaños más pequeños que el texto original.

Fuente de la palabra del asunto: tamaño 3 o tamaño 4 en negrita. Requisitos de fuente en el formato de documentos oficiales [redacción de documentos oficiales] [redacción de documentos oficiales] tamaño de fuente de la agencia fotocopiadora: el mismo tamaño de fuente que la principal. texto (generalmente tamaño 3 o El tamaño de fuente del texto principal de la descripción es el mismo que el del CC (generalmente No. 3 o 4) o el título principal de la descripción está impreso en un tamaño de fuente más pequeño (también llamado Nivel 1). El título) tiene un tamaño 2 en fuente Song (también llamado título de primer nivel)

El título de segundo nivel está en negrita, tamaño 3.

El título del tercer nivel imita audazmente la Canción No. 3.

Los textos son todos imitaciones de la Canción No. 3...

Lo anterior está estipulado en documentos oficiales del gobierno. Los títulos y el texto fuera del título principal pueden utilizar tres fuentes pequeñas, pero la número tres es la más formal.

1, clasificado como tamaño 3 en negrita.

2. El grado de urgencia, "Urgente" y "Acelerado" se expresan en letra negrita N° 3.

3 El número de documento es N° 4 en letra imitación Song negra. .

4. El emisor utiliza cursiva tamaño 3.

5. Utilice fuente Song tamaño 2 en fuente negra para el título.

6. Para el tamaño del número de pregunta, "uno, dos, tres..." utilice el tercer tipo de negrita "(1), (2) y (3)...". use 3 El número se imita en estilo Song.

7. El texto principal utiliza la imitación No. 3 de Song Dynasty (19 líneas por página, 25 palabras por línea)

8. aviso, texto del aviso Use cursiva No. 3, y los documentos aprobados (reenviados, impresos y distribuidos) usen cursiva No. 3.

9. Utilice la fuente Song n.° 2 para el título del archivo adjunto y use la fuente Song n.° 3 para el texto principal.

10, impreso y emitido en fuente Song de imitación No. 3.

11. La "palabra del tema" está en negrita de tamaño 3; la frase está en fuente Song de tamaño 3.

12.

13. El nombre de la autoridad emisora ​​y la fecha de emisión estarán en el estilo Canción falsa N° 4; el número de copias que se imprimirán y emitirán estarán en el estilo Canción falsa N° 5.

Introducción a los elementos y símbolos de los documentos oficiales.

Primero, la parte frontal

identifica principalmente la cantidad de documentos oficiales, el nivel de confidencialidad y la fecha límite, la urgencia, la identidad de la autoridad emisora, el número de documento, el emisor y otros factores.

1. Número de documentos oficiales. El número de serie del documento oficial es el número de serie de cada documento oficial cuando se imprimen varias copias del mismo documento. Al marcar, utilice un cuadro superior con números arábigos para marcar la esquina superior izquierda del centro de edición, línea 1.

2. Nivel de confidencialidad y duración. El nivel de confidencialidad se refiere al grado de confidencialidad de los documentos oficiales confidenciales, que se divide en tres niveles: secreto, confidencial y ultrasecreto. Las nuevas "Medidas" estipulan que los documentos oficiales que impliquen secretos de Estado deben marcarse con un nivel de confidencialidad y un período de confidencialidad, los documentos oficiales "ultrasecretos" y "confidenciales" también deben marcarse con el número de copias, y los documentos "secretos", "confidenciales" " y los documentos oficiales "ultrasecretos" deben estar marcados con un período de confidencialidad. Al marcar el nivel de confidencialidad, utilice negrita No. 3, con el cuadro superior marcado en la esquina superior derecha de la versión, una línea y una palabra en el medio si es necesario marcar tanto el nivel de confidencialidad como el período de confidencialidad; , debe estar marcado en negrita No. 3, con el cuadro superior marcado en la esquina superior derecha de la versión 1 línea, con “★” separando el nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad.

3. Urgencia. Los documentos urgentes se dividen en "extremadamente urgentes" y "urgentes".

Entre ellos, el telegrama debe estar marcado como "extremadamente urgente", "extremadamente urgente", "extremadamente urgente" y "ordinariamente urgente", respectivamente. Al marcar, use fuente en negrita tamaño 3, el cuadro superior está marcado en la esquina superior derecha del centro de la versión de 1 línea, y hay un 1 entre las dos palabras si es necesario marcar tanto el nivel secreto como; Para comprobar la estanqueidad, la caja superior del nivel secreto está en la esquina superior derecha del centro de la placa. Marcada en la fila 1, la caja superior del nivel de emergencia está marcada en la fila 2 en la esquina superior derecha del centro de la placa.

4. Identidad de la autoridad emisora. El logotipo de la autoridad emisora ​​consta del nombre de la autoridad emisora ​​y la palabra "documento", como "XX Documento del Gobierno Popular Provincial". Para algunos documentos oficiales específicos, sólo se puede identificar el nombre de la autoridad emisora ​​(carta). El logotipo de la autoridad otorgante de licencias deberá utilizar el nombre completo o la abreviatura estandarizada de la autoridad otorgante de licencias. La posición de la marca es de 25 mm desde el borde superior de la placa hasta el borde superior, y la marca del documento oficial que emite el informe es de 80 mm desde el borde superior de la placa. El "Formato de documentos oficiales de los organismos administrativos nacionales" emitido por la Administración Estatal de Calidad y Supervisión Técnica también estipula que se recomienda que el logotipo del organismo emisor utilice la fuente Song estándar pequeña y el logotipo rojo. El tamaño de fuente generalmente debe ser inferior a 22 mm x 15 mm. . Al escribir una carta conjunta, el nombre del patrocinador debe aparecer primero y la palabra "documento" debe colocarse a la derecha del nombre de la agencia emisora, dispuesta en el medio de arriba a abajo. Cuando haya demasiadas agencias de publicación conjunta, asegúrese de que el texto principal se muestre en la primera página del documento oficial.

5. Número de documento. Consiste en el código de la autoridad emisora, el año y el número de serie, como "X Fa Zheng [1999] No. 82", "X Fa Zheng" se refiere al código de la autoridad emisora, "[1999] " se refiere al año y "No 82" se refiere al número de serie. El significado completo es el Documento No. 82 emitido por el Gobierno Popular de la XX Provincia en 1999. La posición del logotipo está 2 líneas debajo del logotipo de la autoridad emisora, y la fuente es Song Dynasty No. 3, el año y el número de serie están marcados con números arábigos en el centro y el nombre completo de la aplicación en orden cronológico; está entre corchetes hexagonales "[]"; el número de serie no consta de números ficticios, es decir, no consta de 001 y no agrega la palabra "no".

6. El documento oficial presentado debe estar marcado con el nombre del emisor y dispuesto uno al lado del otro a la derecha del número del documento. El espacio a la izquierda es el documento número 1, y el espacio a la derecha es el nombre del emisor L; el emisor utiliza la fuente Song de imitación No. 3, seguido de dos puntos de ancho completo, y el nombre del emisor está marcado en el número 1. 3 cursiva después de los dos puntos. Si hay más de un emisor, el nombre del emisor patrocinador se colocará en la línea 1, y los demás emisores se ordenarán en el orden de la autoridad emisora ​​comenzando desde la fila 2 en una posición alineada con el nombre del emisor patrocinador. Al mismo tiempo, el número del documento debe colocarse en la misma línea que el nombre del último emisor, y la línea roja inversa debe moverse hacia abajo para que la línea roja inversa y el número del documento permanezcan 4 mm.

2. Parte principal

Identificar principalmente el título del documento oficial, la principal autoridad emisora, el texto principal, los anexos, la hora de redacción, el sello de la autoridad emisora, observaciones. y otros elementos.

1. Título del documento oficial. Generalmente, consta del nombre del organismo emisor, el contenido principal y el tipo de documento oficial, como "Decisión del Gobierno Popular de la XX Provincia sobre el desarrollo vigoroso de empresas privadas de ciencia y tecnología", "Aviso de la Oficina General del Gobierno Popular de la XX Provincia sobre seguir mejorando la producción agrícola de primavera y el trabajo económico rural actual" "espera. El título de un documento oficial es un resumen de alto nivel del contenido del documento oficial y el texto debe ser preciso, conciso y resumido. Al escribir, debe escribirse en el medio, utilizando la etiqueta pequeña No. 2 Song Hippo Little Chef. Al regresar, debes prestar atención a la integridad del significado de las palabras, la simetría de la disposición y el espaciado adecuado, para que puedas tener una sensación de belleza y evitar heterónimos. Excepto los nombres de las leyes y reglamentos y los títulos de los libros, los títulos de los documentos oficiales generalmente no requieren signos de puntuación.

2. Principalmente órganos de transporte. Se refiere al principal organismo receptor de documentos oficiales. Al redactar se deberá utilizar el nombre completo o abreviatura estandarizada y nombre común. En términos generales, el artículo anterior solo menciona una agencia de presentación principal y debe enviarse a varias agencias de presentación principales al mismo tiempo. Puede copiarse a continuación. Puede haber más de dos agencias de presentación principales, pero si hay demasiadas; Principales agencias de presentación, se debe estandarizar la terminología general, como "oficinas administrativas locales, gobiernos populares de prefecturas municipales y autónomas y departamentos gubernamentales provinciales". La posición de la marca está en 1 línea en blanco debajo del título, y el cuadro superior a la izquierda está marcado con la imitación del número 3 de la Dinastía Song, que sigue siendo el cuadro superior cuando se regresa a la línea; seguido de dos puntos de ancho completo. Si hay demasiados nombres de la agencia remitente principal, de modo que el texto principal no se pueda mostrar en la página de inicio del documento oficial, el nombre de la agencia remitente principal debe moverse debajo de los encabezados de materia en la página y copiarse arriba. El método de marcado es el mismo que el de la copia.

3. El texto del documento oficial. El logotipo debe colocarse en la línea debajo del nombre de la organización de envío principal. Dejar 2 palabras en cada párrafo natural y se debe devolver el marco superior. No se pueden devolver números ni años.

4. Si hay archivos adjuntos al documento oficial, deben marcarse con la fuente de imitación Song No. 3 en la línea en blanco izquierda del texto, seguido de dos puntos de ancho completo y el nombre. Si el número de serie del archivo adjunto está disponible, utilice números arábigos, como "Adjunto: 1 ×××××××".

No se agrega puntuación después del nombre del archivo adjunto. Los archivos adjuntos deben estar unidos con el texto principal del documento oficial y "Adjunto" debe marcarse en el cuadro superior de la fila L en la esquina superior izquierda del archivo adjunto. Si hay un número de serie, se debe marcar el número de serie. . Si el archivo adjunto y el texto principal del documento no se pueden vincular, el número de emisión debe marcarse en el cuadro superior de la primera línea en la esquina superior izquierda del archivo adjunto, seguido del archivo adjunto (o número de serie).

5. Fecha escrita. Prevalecerá la fecha emitida por el responsable. El documento conjunto estará sujeto a la fecha emitida por el responsable de la autoridad emisora ​​final. Los telegramas tienen la fecha de su envío. La fecha escrita debe escribirse en año, mes y día completos, y debe escribirse en caracteres chinos ("cero" se escribe como "o"). Al escribir la marca de tiempo, se deben dejar 4 palabras en blanco a la derecha.

6. Sello de la autoridad emisora. De acuerdo con las "Reglas de Implementación de las Medidas para el Manejo de Documentos Oficiales de los Organismos Administrativos Nacionales de la XX Provincia (Prueba)", excepto los documentos oficiales enviados en forma de telegramas, todos los demás documentos oficiales deben estar sellados. El sello oficial emitido por una única agencia generalmente debe colocarse a una distancia de 2 mm a 4 mm del texto principal. , lo que sea correcto, centrado y acorde al tiempo de escritura. Cuando no hay escritura en el arco inferior del sello, se utiliza el método de configuración inferior, es decir, solo se presiona el arco inferior en el momento de escribir cuando hay palabras en el arco inferior del sello, el método de configuración intermedia; Se utiliza, es decir, la línea central del sello se presiona en el momento de escribir. Sellos para escritura conjunta: Cuando se requieran dos sellos para escritura conjunta, se deberá escribir la hora, con 7 caracteres a izquierda y derecha; el sello del organizador deberá estar al frente en ambos sellos; Los dos sellos no se cruzan ni son tangentes, y la distancia entre ellos no es superior a 3 mm. Cuando un documento conjunto requiera más de tres sellos, el nombre de la autoridad expedidora deberá disponerse entre el momento de su emisión y el texto principal. . El sello del organizador está al frente, con un máximo de 3 en cada fila, y los dos extremos no deben exceder el centro de la página si hay uno o dos sellos en la última fila, se disponen en el medio; En la parte inferior de la última fila de sellos, el espacio en blanco a la derecha indica el momento de la escritura. Lo que hay que señalar aquí es que el nuevo método estipula que los documentos oficiales presentados conjuntamente deben ser sellados por el patrocinador, mientras que el método anterior sólo estipula que los documentos no estándar presentados conjuntamente deben ser sellados por el patrocinador.

7. Se refiere a otros asuntos que necesitan explicación. Si hay anotaciones en el documento oficial, las palabras "Estilo de canción de imitación n.° 3" y "Espacio izquierdo n.° 2" deben escribirse entre paréntesis en la siguiente línea. En el lenguaje anterior de "solicitud de instrucciones", el nombre y el número de teléfono de la persona de contacto deben indicarse en los comentarios.

En tercer lugar, la parte del registro de versión

identifica principalmente palabras clave, autoridad de copia, autoridad de impresión y tiempo de impresión.

1. Palabras clave. Es una herramienta para la indexación, almacenamiento, recuperación de documentos, etc. Se encuentra debajo de las notas y encima de la sala de fotocopias. Es un vínculo importante para realizar la automatización de oficinas y mejorar la eficiencia y calidad de la oficina. El orden general de disposición es: las palabras de asunto que reflejan el contenido del documento oficial van primero y las palabras de asunto que reflejan la forma del documento oficial van al final. En un documento de un solo tema, las palabras clave que reflejan el contenido central del documento aparecen primero, y las palabras clave que reflejan el contenido del documento le siguen en un documento con múltiples títulos de materia, los títulos de materia que reflejan el contenido del documento se organizan en el orden en que; aparecen. Las palabras del asunto están marcadas en letra negrita tamaño 3, con un cuadro en la esquina superior izquierda, seguido de dos puntos de ancho completo, y el título está marcado en fuente Canción tamaño 3, con una palabra entre los títulos.

2. Copia a la agencia. Se refiere a otras agencias además de la agencia emisora ​​principal que necesitan ejecutar o conocer el documento oficial. Si hay una copia del documento oficial, en la línea debajo del asunto, la palabra 1 en el espacio izquierdo debe marcarse en el estilo de canción falsa No. 3, seguida de dos puntos de ancho completo. Las autoridades Cc están separadas por comas y se devuelven alineadas con las autoridades Cc después de los dos puntos. Agregue un punto después del último CC.

3. Autoridad emisora ​​y momento de emisión. Se encuentra bajo la organización CC (sin organización CC bajo el título de materia), ocupa 1 línea de espacio y utiliza el estilo de canción falsa n.° 3. El espacio izquierdo del interruptor de la impresora es 1 y el tiempo de impresión es 1. El tiempo de impresión y emisión se basará en la fecha de impresión del documento oficial y estará marcado con números arábigos.

Cuarto, otras líneas en

1. Formato.

(1) Generalmente utiliza una línea espaciadora roja entre las cejas y el cuerpo principal. La diferencia entre usar esta línea es que los documentos de los órganos principales del partido, como los de los comités central, provincial, de prefectura y de condado, tienen una estrella roja en el medio; los documentos de las agencias administrativas, como los del Consejo de Estado; Los gobiernos provinciales, municipales y de condado generalmente utilizan una línea horizontal continua sin una estrella roja en el medio. Esta línea generalmente tiene el mismo ancho que el centro de la versión, 4 mm por debajo del número del documento, y se utiliza una línea inversa roja.

(2) Agregue una línea inversa negra con el mismo ancho que el centro de la placa debajo de cada elemento en el registro de placa.

2. Utiliza papel. El papel para documentos oficiales generales utiliza el tipo GBA 4, el tamaño del formato final es de 210 mm × 297 mm y el gramaje del papel es de 60 g/m2 ~ 80 g/m2 como papel para máquina de impresión offset o papel de copia.

La blancura del papel es del 85% al ​​90%, la resistencia al plegado horizontal es mayor o igual a 15 veces, la opacidad es mayor o igual al 85% y el valor de PH es de 7,5 a 9,5.

3. Cuando el espacio que queda después de componer el documento oficial no puede acomodar la posición del sello, se deben tomar medidas para ajustar el espacio entre líneas y entre palabras para garantizar que el sello y el texto estén en el mismo lugar. lado. No se permite marcar "No hay texto en esta página".

4. Especificaciones tipográficas y requisitos de impresión y encuadernación.

(1)Especificaciones tipográficas. El texto principal utiliza el estilo de canción falsa n.° 3, generalmente 22 líneas por lado y 28 caracteres por línea.

(2)Requisitos de impresión. Impresión a doble cara, los números de página están alineados y el error a doble cara no supera los 2 mm. La tinta negra debe cumplir con el estándar BI100% y la tinta roja debe cumplir con el estándar Y80%. M80%. La impresión es sólida y uniforme, literalmente libre de flores, blancos y rayones.

(3) Requisitos vinculantes. Los documentos oficiales deben encuadernarse por el lado izquierdo y no se caerán páginas. La cubierta y el bloque de libros de los documentos oficiales no se caen y la parte posterior es plana y hueca. La diferencia entre dos números de página no debe exceder los 4 mm. Para encuadernación a lomo o costura plana, la distancia entre los ojos de las dos sierras de grapas es 1/4 por encima y por debajo del bloque del libro, y el error permitido es de 4 mm. La distancia entre la sierra de grapas plana y el lomo es de 3 mm a 5 mm. .

5. Número de página. Márcalo con números arábigos blancos con el número 4,5 y colócalo en la línea inferior del centro del plato. Coloque una línea de palabras número 4 en los lados izquierdo y derecho del número, a 7 mm del borde inferior del centro del plato. El número de página simple es una palabra en el espacio derecho y el número de página doble es una palabra en el espacio izquierdo. Las páginas en blanco y las páginas que siguen a una página en blanco no identifican los números de página.