Los consejos de etiqueta al responder correos electrónicos son prácticos y sencillos.
Acerca de la etiqueta del correo electrónico
Las funciones principales del correo electrónico
1. Permitir que todos los participantes comprendan claramente el tema, la base objetiva y la conclusión de la discusión, así como también. el * * *Y siga haciendo el seguimiento hasta que se complete el trabajo.
2. Ser capaz de registrar de forma precisa y oportuna el proceso de los acontecimientos, el contenido de las discusiones y los detalles de las acciones como un archivo histórico de cada obra.
3. Servir de prueba para el desacuerdo y la discusión. El correo electrónico puede ayudar a las personas a centrarse en los hechos en lugar de los sentimientos u otras diferencias de personalidad y estilos de trabajo, y a resolver desacuerdos y disputas de manera razonable.
[Principios para redactar y enviar correos electrónicos]
? Principio: Respetar el tiempo de los demás.
? Para respetar a una persona en el lugar de trabajo, primero hay que saber ahorrarle tiempo. Cuando se trata de correo electrónico, sólo se entrega información valiosa a las personas que la necesitan de forma más rápida y directa.
[Acerca del nombre del correo electrónico]
? Si no lo utiliza en el lugar de trabajo o en la correspondencia comercial, su nombre de correo electrónico es Tom, Tom, Tom, Jerry, Wandering Angel, * * *-%. ~¿El nombre de una escritura marciana o algo así? ¡Llámame como quieras! Pero para los intercambios comerciales formales, esto no funcionará. Si no tiene un correo electrónico para toda la empresa o su propio correo electrónico gratuito, como QQ o 163, le recomiendo configurar el nombre para mostrar del correo electrónico con su propio nombre, ya sea que esté enviando un ensayo de trabajo o enviando un currículum. Debido a que envía un documento comercial formal, no permita que el destinatario adivine quién es usted.
[Sobre el tema]
? Al enviar un correo electrónico, formula un asunto para que el destinatario pueda entender lo que quieres decir leyendo el título. Por supuesto, también facilita la búsqueda y revisión de correos electrónicos clasificados y guardados. El tema es tan importante que sugiero:
? 1. Ni vacío ni vacío. Por ejemplo, si alguien envía un currículum, ¿es gratis o? CV? La palabra "dos" no recuerda nada al destinatario;
? 2. Sea conciso y conciso, no necesite párrafos largos para expresarse y mucho menos escribir el texto directamente en la columna de asunto;
? 3. Para reflejar verdaderamente la importancia del asunto del correo electrónico, no utilice señales de emergencia de manera casual;
? 4. ¿Correos electrónicos con un asunto, no una mezcolanza;
? 5. Nunca cometas errores tipográficos;
? 6. ¿Es mejor cambiar el asunto para evitar responder los correos electrónicos demasiadas veces? RE:RE:RE:? Cubre el edificio así.
[Acerca de saludos y saludos]
? El correo electrónico debe comenzar dirigiéndose y saludando al destinatario. La primera es recordarle que este correo electrónico es para él/ella. El segundo título y saludo pueden reflejar la cultivación y el profesionalismo de una persona. Sugerencias:
? 1. Dirígete adecuadamente al destinatario y evalúalo. Si el correo electrónico proviene de China, el título generalmente se nombrará según el puesto, como Li Zong, Gerente Liu o Wang Gong. Si no tiene uno o no lo sabe, puede llamarse Sr./Sra. Si no sabe su género, puede llamarse usted mismo. Maestro; si envía correos electrónicos a varias personas, puede escribir a sus colegas y líderes. Si se trata de correo occidental, debe manejarse de acuerdo con las reglas de la correspondencia comercial occidental.
? 2. Suele haber un saludo al principio y al final del correo electrónico. ¿En términos simples? ¡Hola! ? ,?¡Hola! ? ¡Hola a todos! ? Hazlo. ¿Estudiar en el extranjero te recordó que el final suele ser muy sencillo? Les deseo éxito, paz y felicidad, y alabo a Tang Qi y similares.
[Acerca del texto]
? El texto es muy importante y el requisito básico es que sea conciso y fluido.
? 1. Elija el tono y el lenguaje adecuados para evitar malentendidos en función de su familiaridad con el destinatario, relación jerárquica, correos electrónicos internos o externos;
? 2. Utilice palabras y oraciones simples para describir el contenido de manera clara y clara. Es mejor no tener oraciones oscuras.
? 3. Si realmente hay mucho contenido específico, lo mejor es hacer un resumen de texto y escribir un archivo separado como archivo adjunto para describirlo en detalle.
? 4. Si es necesario, enumere el texto con números de serie para mostrar claridad; haga un uso razonable de tablas e imágenes para ayudar a explicar de manera más intuitiva.
? 5. Transmita información completa en un correo electrónico. No envíe otro correo electrónico después de haber terminado de explicar el asunto y luego envíe otro correo electrónico marcado con correcciones o adiciones. Esto puede ofender fácilmente a las personas.
? 6. Trate de evitar errores tipográficos o ortográficos.
? 7. Solicitar información importante de manera razonable. La información importante debe recordarse especialmente, pero el recordatorio no debe estar sin foco y no debe estar completamente en rojo, negrita o cursiva, ya que esto puede afectar la capacidad del destinatario para leer el correo electrónico.
? 8. Elija la fuente adecuada, ni demasiado grande ni demasiado pequeña. Al mismo tiempo, generalmente no utilice caracteres sonrientes como :) en los correos electrónicos. Porque en los correos electrónicos comerciales, especialmente en los correos electrónicos relacionados con el extranjero, estos personajes parecen un poco frívolos.
[Acerca de los archivos adjuntos]
1. Si el correo electrónico tiene un archivo adjunto, se le debe solicitar al destinatario que revise el archivo adjunto en el texto.
2. El archivo adjunto debe tener un nombre significativo. Es mejor resumir el contenido del archivo adjunto para que el destinatario pueda administrarlo fácilmente después de descargarlo.
3. El texto principal debe describir brevemente el contenido del archivo adjunto, especialmente cuando hay varios archivos adjuntos.
4. El número de archivos adjuntos no debe exceder de 4. Cuando la cantidad es grande, se debe empaquetar y comprimir en un solo archivo.
5. Si el archivo adjunto es un archivo en un formato especial, se debe indicar en el texto el método de apertura para no afectar el uso.
6. Si el archivo adjunto es demasiado grande (no más de 2 MB), debe dividirse en varios archivos pequeños y enviarse por separado.
[Acerca de la firma personalizada]
Cada correo electrónico debe estar firmado al final para que la otra parte pueda conocer claramente la información del remitente. Si bien tus amigos pueden reconocerte por el remitente, no configures esto para tus amigos.
1. No incluya demasiada información de la firma.
Es necesario añadir un archivo de firma al final del correo electrónico. Los documentos de firma pueden incluir información como nombre, cargo, empresa, número de teléfono, número de fax, dirección, etc. , pero la información no debe tener demasiadas líneas, generalmente no más de 4 líneas.
2. No utilices sólo un archivo de firma.
La documentación de firmas debe simplificarse para clientes internos, privados y familiares. Un documento firmado demasiado formal puede alienar a la otra persona.
3. El texto del archivo de firma debe seleccionarse para que coincida con el texto, chino simplificado, chino tradicional o inglés, para evitar caracteres confusos. El tamaño de fuente generalmente debe ser más pequeño que la fuente del texto.
Etiqueta a la que prestar atención al enviar correos electrónicos
1. Responder a los correos electrónicos de manera oportuna.
Puedes responder después de recibir correos electrónicos importantes de otras personas; lo ideal es responder dentro de 2 horas (correos electrónicos urgentes e importantes). No todos los correos electrónicos se procesarán de inmediato, lo que puede llevar demasiado tiempo. Para algunos correos electrónicos de baja prioridad, puede guardarlos.
Cuando no se puedan responder correos electrónicos complejos de manera oportuna y precisa, no haga esperar a la otra parte y responda en consecuencia de manera oportuna, incluso si es solo para confirmar que se ha recibido y está siendo procesado.
2. Respuestas dirigidas.
Al responder al correo electrónico de la lista de preguntas, copie la lista de preguntas y adjunte las respuestas una por una. Dar las explicaciones necesarias y dejar que la otra parte entienda una vez; evitar comunicaciones repetidas y desperdicio de recursos.
3. Responda con atención
Cuando la otra parte envíe un correo electrónico largo, no responda con muy pocas palabras. ¿Qué pasa? ,?¿Está bien? ,?¿Bueno? ,?¿Lo has recibido? ,?¿Gracias? Esas palabras son muy groseras.
4. No construyas edificios de gran altura por el mismo problema.
Si hay demasiados RE, significa que la comunicación no es fluida y clara. En este momento, debe emitir un juicio después de comunicarse por teléfono.
5. Para temas complejos, después de que varios destinatarios respondan y expresen sus opiniones con frecuencia, los resultados de la discusión deben resumirse, eliminarse y reducirse inmediatamente, y resaltarse la información útil.
6. Distinguir entre respuestas y respuestas a todos.
Si solo una persona necesita saberlo, responda; si la solicitud del remitente requiere una conclusión, responda a todos.
Si no tienes claro el tema planteado por el remitente o tienes opiniones diferentes, no mantengas RE delante de todos. Debe comunicarse con el remitente individualmente y avisarles a todos cuando los resultados estén disponibles. No envíe con frecuencia correos electrónicos a su jefe con resultados inciertos.
7. Controlar activamente los intercambios de correo electrónico.
8. Evite enviar discusiones detalladas a la alta dirección, especialmente detalles comerciales previsibles que la alta dirección no pueda entender en profundidad.