Etiqueta del correo electrónico empresarial
Etiqueta del correo electrónico comercial, en la vida real, muchos de nosotros estamos en el lugar de trabajo y muchos de nosotros encontraremos varios problemas. Algunos de ellos no saben qué es la etiqueta del correo electrónico empresarial. Si se cometen errores, el impacto tanto en la empresa como en el individuo puede ser significativo. ¡Echemos un vistazo a qué es la etiqueta del correo electrónico empresarial!
Etiqueta del correo electrónico empresarial 1
Etiqueta del correo electrónico
Acerca del asunto
El asunto es la primera información que el destinatario necesita saber sobre el correo electrónico, por lo que es necesario delinear y utilizar líneas de asunto significativas para que los destinatarios puedan comprender rápidamente el contenido del correo electrónico y determinar su importancia.
1. Asegúrese de no dejar un título en blanco, que es lo más descortés;
2. El título debe ser corto, no largo y no dejar que Outlook lo use. . para mostrar su título;
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3. El título debe reflejar verdaderamente el contenido y la importancia del artículo y evitar el uso de títulos ambiguos, como "del profesor Wang" y "problemático". ;
4. Intenta abordar solo el tema en una carta, no hables de varias cosas en una carta, para que se pueda organizar más tarde;
5. Utilice letras mayúsculas o caracteres especiales (como "*!") según corresponda. ) para resaltar el título y atraer la atención del destinatario, pero debe ser moderado, especialmente no utilices la palabra "urgente" casualmente;
6. Al responder al correo electrónico de la otra parte, puedes cambiarlo. El título según el contenido de la respuesta, no lo repita una y otra vez.
Sobre los saludos y saludos
1. Dirígete al destinatario de forma adecuada y equilibra la balanza.
Escribe la dirección del destinatario al principio del correo electrónico. Esto no sólo es cortés, sino también un recordatorio claro para el destinatario de que el correo electrónico está dirigido a él y requiere la respuesta necesaria, en el caso de varios destinatarios, puede enviarlo a todos.
Si la otra parte tiene un puesto, debe llamar a la otra parte según su puesto, como "Gerente X" si no conoce su puesto, simplemente llámelo "Sr. propio género"; .
No te llames por tu nombre en inglés directamente a personas que no conoces bien y no llames a personas que sean superiores a ti. También es de mala educación llamar a todos por su nombre completo. No utilices "Estimado xxx" para que la gente parezca familiar.
2. Lo mejor es tener saludos al principio y al final del correo electrónico.
Es común escribir "Hola" al principio y "Hola" al final, es común escribir "Saludos más sinceros" y "Te deseo buena suerte" en chino.
Como dice el refrán: "No es extraño ser educado". Siempre es bueno ser educado. Incluso si hay algún problema en el correo electrónico, la otra parte puede tratarlo con calma.
Texto del mensaje
1. El texto del correo electrónico debe ser conciso y fluido.
El cuerpo del correo electrónico debe ser conciso y claro; si hay mucho contenido específico, simplemente presente brevemente el cuerpo y luego escriba un documento separado como archivo adjunto para explicarlo en detalle.
El texto debe ser fluido, utilizar palabras sencillas y frases cortas, expresarse con precisión y claridad, y evitar frases oscuras. Es mejor no hacer que la gente revise su correo electrónico y no sea como Tang Seng.
2. Presta atención al tono del correo electrónico.
En función de la familiaridad y la relación jerárquica entre el destinatario y usted; ya sea que el correo electrónico sea interno o externo, debe elegir un tono de discusión adecuado para evitar causar molestias a la otra parte.
Respetarnos unos a otros deben aparecer con frecuencia frases como por favor y gracias.
Los correos electrónicos se reenvían fácilmente a otras personas, por lo que debes ser cauto y objetivo a la hora de comentar las opiniones de otras personas. ¡"Emailgate" es una lección profunda!
3. Para mayor claridad, se debe utilizar la lista de 1234 en el cuerpo del correo electrónico.
Si el asunto es más complicado, lo mejor será explicarlo claramente en los párrafos 1, 2, 3 y 4. Mantenga cada párrafo breve y nadie tendrá tiempo de leer sus largas palabras.
4. Proporciona información completa en un solo correo electrónico.
Lo mejor es indicar toda la información relevante de forma clara y precisa en un correo electrónico. No envíe un correo electrónico de "adición" o "corrección" después de dos minutos, ya que esto desanimará a la gente.
5. Intente evitar errores ortográficos y tipográficos, y asegúrese de utilizar el corrector ortográfico.
Esto es respeto por los demás y reflejo de la propia actitud. Si el correo electrónico está en inglés, es mejor activar la función de revisión ortográfica; si el correo electrónico está en chino, preste atención a los homónimos de las palabras con retraso mental causado por el método de entrada Pinyin.
Antes de enviar el correo electrónico, asegúrate de leerlo atentamente y comprobar si la redacción es fluida y si hay errores ortográficos.
6. Solicite información importante de manera adecuada
No utilice siempre letras mayúsculas, negrita, cursiva, fuentes de colores o fuentes ampliadas para solicitar información. Se necesitan indicaciones razonables, pero demasiadas distraerán a las personas y afectarán la lectura.
7. Utilizar razonablemente imágenes, tablas y otras formas para ayudar a explicar.
Muchos correos electrónicos con naturaleza de introducción o discusión técnica son difíciles de describir claramente en un texto simple. Si lo explicas con un diagrama, el destinatario elogiará tu consideración.
8. No utilices siempre caracteres sonrientes como :), que parecen frívolos en las cartas comerciales.
Los correos electrónicos comerciales no son tus cartas de amor, por lo que :) y similares es mejor utilizarlos con precaución. Úselo sólo en ocasiones en las que realmente necesite enfatizar una cierta atmósfera relajada, como ahora:)
Adjunto
1. Se le pedirá que revise los accesorios de texto.
2. Los archivos adjuntos deben tener nombres significativos, no nombres de archivos que los extraterrestres puedan entender.
3. El texto principal debe describir brevemente el contenido del archivo adjunto, especialmente cuando hay varios archivos adjuntos.
4. El número de archivos adjuntos no debe exceder de 4. Cuando la cantidad es grande, se debe empaquetar y comprimir en un solo archivo.
5. Si el archivo adjunto es un archivo en un formato especial, el método de apertura debe indicarse en el texto para evitar que afecte el uso; intente utilizar un formato común para que el destinatario no instale software especial; lee tu correo electrónico.
6. Si el archivo adjunto es demasiado grande (no más de 2 MB), debe dividirse en varios archivos pequeños y enviarse por separado.
Selección de idioma y codificación de caracteres chinos
1 Utilice únicamente correos electrónicos en inglés cuando sea necesario.
Los correos electrónicos en inglés son sólo una herramienta de comunicación, no para presumir o practicar inglés. Si los destinatarios son extranjeros, deben utilizar correos electrónicos en inglés para comunicarse; si los destinatarios son chinos de otros países y regiones, también deben comunicarse en inglés. Debido a problemas con la codificación china, sus correos electrónicos chinos pueden aparecer confusos en otras regiones.
2. Respete los hábitos de la otra parte y no inicie correos electrónicos en inglés.
Si el correo electrónico de la otra parte está en chino, no sea inteligente y envíele un correo electrónico en inglés; si la otra parte le envía un correo electrónico en inglés, no responda en chino.
3. Para algunos correos electrónicos informativos o importantes, se recomienda utilizar chino. Te resulta difícil garantizar tu propio nivel de expresión en inglés o el de los demás. Los problemas con la comprensión del inglés afectan la resolución de los problemas involucrados en el correo electrónico.
4. Elija un tamaño de fuente y una fuente que sea fácil de leer.
El chino usa Song Dynasty o New Song Dynasty, el inglés usa Verdana o Arial y el tamaño de fuente es 5 o 10. Este es el mejor tamaño de fuente y tamaño para lectura en línea. No utilice fuentes raras ni cursivas, y es mejor no utilizar material de fondo, especialmente para correos electrónicos comerciales.
Firma final
Cada correo electrónico debe estar firmado al final para que la otra parte pueda conocer claramente la información del remitente. Si bien tus amigos pueden reconocerte por el remitente, no configures esto para tus amigos.
1. No incluya demasiada información de la firma.
Es necesario añadir un archivo de firma al final del correo electrónico. Los documentos de firma pueden incluir información como nombre, cargo, empresa, número de teléfono, número de fax, dirección, etc. , pero la información no debe tener demasiadas líneas, generalmente no más de 4 líneas. Solo necesita incluir cierta información necesaria y, naturalmente, la otra parte se comunicará con usted si necesita información más detallada. La mayoría de los correos electrónicos admiten la configuración de archivos de firma. Puedes consultar cómo configurar archivos de firma en correos electrónicos.
Está bien incluir una cita como parte de su firma, como su lema o el eslogan de su empresa. Pero distingue el destinatario y la ocasión, y recuerda ser apropiado.
2. No utilices sólo un archivo de firma.
La documentación de firmas debe simplificarse para clientes internos, privados y familiares. Un documento firmado demasiado formal puede alienar a la otra persona. Puede configurar varios archivos de firmas en OUTLOOK y llamarlos de manera flexible.
3. El texto del archivo de firma debe coincidir con el texto principal, que puede ser simplificado, tradicional o inglés para evitar caracteres confusos. El tamaño de fuente generalmente debe ser más pequeño que la fuente del texto.
Habilidades de recuperación
1. Responder correos electrónicos de manera oportuna
Después de recibir correos electrónicos importantes de otras personas, a menudo es necesario responderlos de inmediato. Esto es respeto por los demás.
El tiempo de respuesta ideal es de 2 horas, especialmente para correos electrónicos urgentes e importantes.
Se necesita mucho tiempo para procesar cada correo electrónico de forma inmediata. Algunos correos electrónicos de baja prioridad se pueden procesar en un momento específico, pero generalmente no más de 24 horas.
Si el asunto es complicado y no puedes responder a tiempo, al menos debes responder a tiempo y decir "Está bien, lo estamos solucionando y te responderemos a tiempo tan pronto como tengamos los resultados". , etcétera." No hagas esperar a la otra parte, recuerda: responde con prontitud, aunque sea solo para confirmar el recibo.
Si estás de viaje de negocios o de vacaciones, configura una función de respuesta automática para recordar al remitente que no afecte el trabajo.
2. Haga respuestas específicas
Al responder preguntas en una respuesta, es mejor copiar las preguntas relevantes en la respuesta y adjuntar las respuestas. No utilices la simplicidad, que es demasiado sencilla. Haz las explicaciones necesarias para que la otra parte pueda entenderlas todas a la vez para evitar comunicaciones repetidas y desperdicio de recursos.
3. La respuesta no debe tener menos de 10 palabras.
La otra parte te envió un correo electrónico largo, pero en realidad solo respondiste con las palabras "Sí", "Sí", "Gracias" y "Entiendo". Pase lo que pase, agregue 10 palabras para mostrar respeto.
4. No respondas a discusiones sobre el mismo tema varias veces y no construyas edificios altos.
Si el remitente y el destinatario responden a la misma pregunta más de tres veces, solo puede significar una mala comunicación y una explicación poco clara. En este momento, debe comunicarse mediante llamadas telefónicas y otros métodos antes de emitir un juicio. A veces el correo electrónico no es la mejor manera de comunicarse.
Para problemas más complejos, varios destinatarios frecuentemente responden y comentan. Cuanto mayor sea el nivel del correo electrónico, más largo e incómodo será el correo electrónico. En este momento, es necesario resumir los resultados de la discusión anterior, eliminarlos, adelgazarlos y resaltar información útil.
5. Distinguir entre respuesta y respuesta a todos (distinguir entre respuesta individual y respuesta a todos)
Si sólo una persona necesita saber algo, responderle individualmente.
Si das una respuesta concluyente a la solicitud del remitente, reprodúcela toda y deja que todos lo sepan; no le pidas a la otra parte que la complete por ti.
Si no tiene claro el problema planteado por el remitente, o tiene opiniones diferentes, debe comunicarse solo con el remitente y no seguir discutiendo con el remitente delante de todos. Se lo diré a todos cuando termine la discusión. No envíe con frecuencia correos electrónicos a su jefe con resultados inciertos.
¡Piénsalo dos veces antes de hacer clic en "Responder a todos"!
6. Controlar activamente los correos electrónicos.
Para evitar respuestas innecesarias y desperdicio de recursos, puedes especificar en el texto algunos destinatarios a los que responder, o puedes añadir las siguientes frases al final del texto: "Todo completado", "No se requiere acción", "Sólo como referencia, no se requiere respuesta".
Utilizar Enviar, CC y CCO correctamente
Distinguir entre destinatarios, CC y CCO (distinguir entre destinatarios, CC y remitentes secretos) Personas)
1. la gente de To aceptará los principales problemas involucrados en este correo electrónico y deberá responder;
2. La gente de CC solo necesita entenderlo. Las personas de CC no tienen la obligación de responder a los correos electrónicos. Por supuesto, si la gente de CC tiene sugerencias, pueden responder al correo electrónico.
3. BCC es una entrega secreta, es decir, el destinatario no sabe que has enviado un CCO. Esto puede usarse en situaciones inusuales;
4. La disposición de los destinatarios y los destinatarios en CC debe seguir ciertas reglas. Por ejemplo, por departamento; de mayor a menor o de menor a mayor según el nivel del puesto. ¡Las reglas adecuadas pueden ayudar a mejorar tu imagen!
5. Envíe correos electrónicos únicamente a personas que necesiten información y no ocupe los recursos de otras personas;
6. Reenvíe correos electrónicos para resaltar información;
Antes de reenviar. correos electrónicos, asegúrese de que todos los destinatarios necesiten el mensaje. Además, tenga cuidado al reenviar información sensible o confidencial y no reenvíe mensajes internos a personas externas o destinatarios no autorizados.
Cuando sea necesario, se debe modificar y organizar el contenido del correo electrónico reenviado para resaltar la información. No envíe correos electrónicos con docenas de capas de RE a otras personas, lo que confundirá a la gente.
Etiqueta del correo electrónico 2
Tenga en cuenta que los correos electrónicos deben escribirse con cuidado; no lo olvide, no utilice títulos en blanco.
Los correos electrónicos deben redactarse con cuidado y según las especificaciones. El título es la primera información que el destinatario comprende sobre el correo electrónico, por lo que es necesario resumirlo para que el destinatario pueda comprender rápidamente el contenido del correo electrónico y juzgar su importancia. Nunca uses un título en blanco, es lo más irrespetuoso. Mantenga el título breve, no extenso.
Sabes cómo dirigirte al destinatario de forma adecuada; no olvides determinar primero el género.
Es de buena educación dirigirse al destinatario al comienzo del correo electrónico. Esto también le recuerda claramente que el correo electrónico es para él y le solicita la respuesta necesaria. Dirígete al destinatario apropiadamente y luego toma la balanza. En el caso de varios destinatarios, puede llamar a "todos". Si la otra persona tiene un puesto de trabajo, utilice el título del trabajo, como "cierto gerente". Si no conoce su título, debe referirse a él como "Sr." o "Sra." como de costumbre, pero primero debe identificar su género.
Ten en cuenta que el texto debe ser conciso y directo; no olvides prestar atención al tono de la discusión.
El cuerpo del correo electrónico debe ser conciso y sencillo, y es mejor no exigir que otras personas lo lean con frecuencia. Elija un tono de discusión apropiado basado en la familiaridad de la otra parte, la relación jerárquica y la naturaleza interna y externa para evitar causar incomodidad a la otra parte. Para mostrar respeto, a menudo puedes usar palabras como "por favor, gracias".
Ya sabes, los correos electrónicos brindan información completa; no olvides evitar errores ortográficos y tipográficos.
Es mejor indicar toda la información relevante de forma clara y precisa en un correo electrónico, y tratar de no enviar más correos electrónicos de "suplementos" o "correcciones", ya que resultarán muy ofensivos. Revisa el contenido del correo electrónico con antelación para evitar errores ortográficos y tipográficos. Esto es una señal de respeto hacia los demás y un reflejo de tu propia actitud.
Tenga en cuenta que el número de archivos adjuntos de correo electrónico no puede exceder de cuatro; no olvide que el archivo de formato especial explica cómo abrirlo.
Si el correo electrónico tiene archivos adjuntos, debes proporcionar los recordatorios necesarios al destinatario en el cuerpo. El número de archivos adjuntos no debe exceder de 4. Si la cantidad es grande, se debe empaquetar y comprimir en un solo archivo. Si el archivo adjunto tiene un formato especial, el método de apertura debe indicarse en el texto para evitar que afecte su uso. El archivo adjunto es demasiado grande y debe dividirse en varios archivos pequeños y enviarse por separado.
Ten en cuenta que debes responder con prontitud cuando recibas correos electrónicos; no olvides configurar la función de respuesta automática cuando viajes.
Si el asunto es complicado y no se puede resolver de inmediato, responda lo antes posible y explique: "Recibido, actualmente en proceso", etc. Si estás en un viaje de negocios o de vacaciones, debes configurar una función de respuesta automática para informar al remitente para no afectar tu trabajo.
Etiqueta del correo electrónico empresarial 2 Las normas de etiqueta que los empresarios deben respetar cuando utilizan el correo electrónico para comunicarse con el mundo exterior incluyen principalmente los siguientes cuatro aspectos.
En primer lugar, el correo electrónico debe estar redactado con cuidado. Los correos electrónicos enviados a otras personas deben concebirse y redactarse cuidadosamente. Si escribe de manera informal, no respeta a la otra parte ni a usted mismo. A la hora de redactar un correo electrónico, debes prestar especial atención a los siguientes tres puntos.
Primero, el tema debe quedar claro. Por lo general, un correo electrónico tiene un solo asunto y, a menudo, es necesario indicarlo al principio. Si se resume correctamente, el destinatario podrá ver el correo electrónico completo de un vistazo cuando lo vea.
En segundo lugar, el idioma debe ser fluido. Para que un correo electrónico sea fácil de leer, es importante que el lenguaje fluya sin problemas. Trate de no escribir caracteres poco comunes o variantes. Al citar datos e información lo mejor es indicar la fuente para que el destinatario pueda consultarla.
En tercer lugar, el contenido debe ser conciso. El tiempo en Internet es extremadamente valioso, por lo que el contenido del correo electrónico debe ser conciso y directo; cuanto más breve, mejor.
En segundo lugar, el correo electrónico debe protegerse del abuso. En la sociedad de la información, el tiempo de todos es extremadamente valioso. Esto es aún más importante para los empresarios. Por eso algunas personas dirán: "Para respetar a una persona en las interacciones comerciales, primero hay que saber cómo ahorrarle tiempo".
En vista de esto, si no es necesario, no envíe correos electrónicos a otros casualmente. En particular, no lo utilices para chatear con otras personas, o simplemente para probar si tus correos electrónicos se pueden enviar correctamente, ni tampoco debes usarlo para "hacer amigos" en línea.
Actualmente, muchos internautas suelen sentirse molestos porque sus bandejas de entrada de correo electrónico están llenas de innumerables correos electrónicos aburridos, incluso de desconocidos. Lidiar con ello no sólo le hará perder tiempo y energía, sino que también retrasará su negocio.
Sin embargo, en términos generales, después de recibir un correo electrónico importante de alguien, es necesario responderle de inmediato.
En tercer lugar, preste atención a la codificación de los correos electrónicos. Lo que pasa con la codificación es que es un gran problema que debería preocupar a todos los usuarios de correo electrónico. Debido a las características de los caracteres chinos y otras razones, los chinos de China continental, la provincia de Taiwán, Hong Kong y Macao, y otros países del mundo, utilizan actualmente diferentes sistemas de codificación chinos.
Por lo tanto, cuando una persona de negocios utiliza el sistema de codificación de China continental para enviar un correo electrónico a una persona china que vive en todos los demás países y regiones excepto China, lo más probable es que solo reciba un correo electrónico debido a los diferentes sistemas de codificación chinos utilizados por ambas partes. Un libro celestial compuesto de personajes aleatorios.
Por lo tanto, cuando los empresarios utilizan el chino para enviar correos electrónicos a chinos en otros países y regiones excepto China continental, también deben indicar su sistema de codificación chino en inglés para garantizar que la otra parte pueda recibir sus correos electrónicos. -correos electrónicos.
En cuarto lugar, las funciones de correo electrónico deben seleccionarse cuidadosamente. El software de correo electrónico avanzado ahora disponible en el mercado puede tener una variedad de fuentes e incluso una variedad de papeles de papelería para que los usuarios elijan. Sin duda, esto puede mejorar el carácter personal del correo electrónico, pero los empresarios deben utilizar estas funciones con precaución.
Esto se debe principalmente a que, por un lado, la decoración excesiva de los correos electrónicos aumentará inevitablemente su capacidad y aumentará el tiempo de envío y recepción, lo que es una pérdida de tiempo y dinero y, a menudo, da a las personas una sensación de de ostentación. Por otro lado, es posible que el destinatario del correo electrónico tenga un software que no admita la funcionalidad anterior. De esta forma, es probable que el correo electrónico que reciba se desvíe en gran medida de la intención original del remitente, haciendo así que todos los esfuerzos anteriores sean en vano.