¿Cómo podemos mejorar eficazmente la eficiencia del trabajo?
1. Ocho enfermedades comunes que afectan la eficiencia en el trabajo y sus contramedidas
La ineficiencia existe en todas las oficinas: las máquinas de fax no funcionan correctamente, los documentos están desordenados o se pierden, la gente en la oficina no poder trabajar de manera eficiente, no es de extrañar. Sorprendentemente, muchas empresas se adaptan reactivamente a estos problemas en lugar de mejorarlos.
Examina tu oficina para ver si hay 8 problemas comunes que causan ineficiencia y luego mejóralos.
1. Equipo técnico obsoleto
Las computadoras, impresoras, software y otros equipos técnicos obsoletos reducirán la eficiencia del trabajo. Por ejemplo, los diseñadores gráficos que utilizan computadoras personales de bajo rendimiento tienen que esperar entre 20 y 30 segundos cada vez que abren o guardan una imagen; los empleados que utilizan un acceso lento a Internet se enfrentan al mismo problema. Es posible que la página web no se abra o incluso que su computadora se congele.
¿Cómo juzgar si un equipo técnico está desactualizado? La regla general es que si su computadora no puede ejecutar la última versión de un conjunto de software crítico, es necesario actualizarla. Su inversión en equipos nuevos se recuperará rápidamente con una mayor productividad.
2. Disposiciones irrazonables del espacio de trabajo
Tómate unos días para observar los métodos de trabajo de la empresa y descubrir las ineficiencias causadas por disposiciones irrazonables del espacio de trabajo. Por ejemplo, debido a que el escritorio no es lo suficientemente grande, debe ir a otra sala cada vez que desea abrir un archivo, debido a que la computadora está demasiado lejos del teléfono móvil, debe volver a ingresar las actas de la reunión después de cada una; conferencia.
Para resolver estos problemas, a menudo solo necesita reorganizar su espacio de trabajo, lo que puede ser tan simple como quitar libros desordenados de su escritorio o instalar un cable telefónico adicional.
3. Sistema de gestión de documentos ineficiente
Una gestión de archivos desorganizada dificultará la búsqueda de información, lo que provocará una gran pérdida de mano de obra y tiempo.
Para solucionar este problema, asegúrese de que usted y sus empleados tengan las condiciones necesarias para archivar documentos. Vea si es necesario agregar archivadores para que todos los empleados puedan clasificar fácilmente los documentos y encontrarlos fácilmente. Finalmente, los archivos utilizados con menos frecuencia se pueden mover al almacenamiento, lo que facilita a los empleados encontrar los archivos utilizados con frecuencia.
4. Flujo de información no regulado
Debido al uso generalizado de tecnologías de comunicación como el correo electrónico y los teléfonos móviles, el entorno laboral está lleno de noticias, información de mercado, spam y contacto personal. Estos factores externos pueden distraer a los empleados y reducir la productividad.
Reducir la información que distrae en el trabajo. Cancele su suscripción a revistas por correo electrónico que no lea y utilice herramientas de filtrado de correo electrónico para separar los correos electrónicos personales de los correos electrónicos del trabajo. Apaga tu celular en la oficina. Proporcione a la persona relevante únicamente una dirección de correo electrónico o un número de teléfono móvil.
5. Reuniones mal organizadas
Celebrar reuniones innecesarias y desenfocadas reducirá la eficiencia del trabajo y debilitará la moral de los empleados. A menudo sucede que los empleados se reúnen para discutir un tema determinado y la reunión termina siendo demasiado larga, sin poder tomar una decisión o desviándose de los temas que se tratan en la reunión.
Vea si este problema se puede resolver por teléfono u otros medios antes de la reunión. Si una reunión es realmente necesaria, limite el tiempo y utilice una agenda para mantener la reunión centrada en el tema. Designe un facilitador de la reunión cuya responsabilidad sea tomar medidas ante señales de desviación para que la reunión vuelva a encarrilarse.
6. Recursos de investigación deficientes
Confiar en revistas, sitios web, documentos técnicos u otros recursos poco confiables o desactualizados le costará más trabajo.
Anima a los empleados a utilizar herramientas de búsqueda más valiosas suscribiéndose únicamente a publicaciones que los empleados realmente leerán. En otras palabras, no se suscriba a periódicos y revistas que nadie lee y proporcione a los empleados información en línea de alta calidad. Además, busque la conversión de información impresa a bases de datos con capacidad de búsqueda. Por ejemplo, si su empresa depende de una libreta de nombres y direcciones para su trabajo, intente encontrar una versión en CD-ROM; esto hará que la búsqueda sea muy fácil y rápida.
7. Interferencia
Las oficinas de muchas empresas pequeñas no son lo suficientemente espaciosas. Los colegas que hablan en voz alta, el timbre del teléfono, el golpeteo del teclado y la apertura y cierre de puertas reducirán la eficiencia. de toda la oficina.
Sé consciente de la contaminación acústica en el lugar de trabajo y toma medidas. Baje el timbre de su teléfono, apague el altavoz y recuérdeles a los oradores que bajen la voz. Utilice mamparas, plantas, etc. Cree un espacio privado en una oficina abierta para reducir las distracciones visuales.
8. Caos
Los escritorios de muchos ejecutivos exitosos tienen una característica muy destacada: no están desordenados, pero sí muy ordenados. El desorden crea distracciones y reduce la productividad.
Mire alrededor de su oficina y vea dónde está el desorden. Podría ser un cable telefónico cualquiera, una caja en el pasillo o un dispositivo roto en un escritorio. Mueva las cosas que no necesita fuera de la vista y deshágase de las que ya no usa.
Dos o cinco formas de gestionar rápidamente el desorden de la oficina
Los libros se amontonan tan alto como una pirámide, las carpetas y los suministros de oficina sin usar están por todas partes y los cables de la computadora son una fuente constante de peligro de tropiezo. ..
Si la oficina de tu empresa es así, entonces necesitas mejorar la gestión de tu oficina. Siga estos cinco pasos para crear un entorno de oficina productivo.
1. Mueva las cosas que rara vez se usan a otros lugares.
Si miras a tu alrededor, encontrarás una increíble cantidad de cosas que rara vez se usan en la oficina. Documentos caducados, papelería sin usar, luces que nunca se encienden…etc. Mantenga solo los artículos que usa con más frecuencia a su alcance y guarde los que no usa todos los días fuera de la vista.
2. Limpiar y guardar archivos caducados.
No, tienes que llenar todos los archivadores de la oficina. Reduzca el tamaño de sus archivadores: limpie y almacene documentos vencidos. Si no ha buscado un archivo en los últimos 12 meses, aparece aquí. Este trabajo no requiere mucho tiempo, pero mata dos pájaros de un tiro: ahorra tiempo y libera espacio.
3. Presta atención al monitor de tu computadora
Cuando el monitor de la computadora ocupa tu escritorio, es difícil liberar más espacio. Una opción es usar un soporte de exhibición, debajo del cual puedes colocar documentos y otras cosas; otra opción es usar un monitor LCD, que ocupa sólo un tercio del espacio de un monitor CRT.
4. Aprovecha al máximo el espacio de la oficina
Si el espacio de la oficina es pequeño, debes aprovechar al máximo cada centímetro de espacio si quieres trabajar. Se pueden colocar estantes en la pared y el escritorio se puede usar para almacenar archivos o hosts de computadora. Si desea colocar una variedad de equipos de oficina, como máquinas de fax, fotocopiadoras e impresoras, en su escritorio, puede considerar comprar una máquina multifunción.
5. Desecha los materiales de lectura viejos.
Probablemente tengas muchas publicaciones vencidas que ya no necesitas, así que tíralas cuando ordenes el desorden en tu oficina. Si le preocupa perder artículos importantes, explore la tabla de contenido y recorte los artículos que realmente necesita antes de tirarlos. No uses demasiado espacio para almacenar publicaciones, ya que esto acortará tus ciclos de lectura y limpieza.
En tercer lugar, utilizar la ciencia y la tecnología para mejorar los procesos de trabajo
Desde el procesamiento automatizado de formularios hasta la mensajería instantánea, la tecnología actual puede ayudar a los empleados a trabajar de forma más rápida e inteligente.
Los siguientes cinco métodos pueden hacer que la empresa funcione mejor:
1. Automatización de las funciones de gestión.
Muchas empresas tienen funciones de gestión integradas que originalmente se completaban manualmente. , como la asistencia de los empleados, la gestión de formularios de gastos, etc., se entregan a la red informática. Esta medida reduce el tiempo que los empleados dedican a recopilar, procesar y distribuir información, para que puedan dedicar su tiempo a asuntos más importantes de la empresa. Además, la automatización del flujo de información también puede reducir los errores inevitables causados por las operaciones manuales.
2. Mejorar el disfrute de la información dentro de la empresa.
Las redes informáticas se pueden utilizar para distribuir noticias e información a los empleados de forma más rápida y rentable que los avisos y reuniones impresos tradicionales. De esta manera, la empresa puede responder rápidamente a los cambios del mercado y los empleados pueden adaptarse rápidamente a las políticas y medidas de ahorro de costos de la empresa. Las empresas también pueden crear archivos de datos electrónicos para aliviar la carga de archivar y almacenar documentos.
3.* * *Disfrute de recursos de información
Compartir avances, gestores de contratos y bases de datos de información a través de la intranet de la empresa o Internet permite a los empleados obtener información de forma más rápida y eficiente. Por ejemplo, al utilizar la programación en línea, el gerente de proyecto puede ver rápidamente el cronograma de cada miembro del equipo, encontrar un horario de reunión adecuado y luego usar el programa de programación en línea para enviar notificaciones de reuniones a cada participante. En el pasado, tenía que consultar con cada miembro y notificarles uno por uno cuando encontraba el momento adecuado.
Al compartir administradores de contratos y bases de datos de clientes, las empresas pueden ofrecer un mayor nivel de servicio a los clientes. Cualquier empleado de la empresa puede conocer la situación básica del cliente, el historial de pedidos y la información de contacto, de modo que las necesidades del cliente puedan satisfacerse de inmediato.
4. Comunicación rápida y económica
Las herramientas de mensajería instantánea permiten a los empleados comunicarse en tiempo real a través de Internet sin restricciones geográficas y sin costes elevados. En el pasado, la cooperación entre diferentes departamentos requería dedicar tiempo a realizar llamadas de larga distancia o realizar conferencias telefónicas.
5. Colaboración en línea en tiempo real
El personal extranjero también puede venir a la sala de conferencias en línea para editar documentos o realizar presentaciones. Por ejemplo, utilizando los "SharePoint Team Services" proporcionados por bCentral de Microsoft, los empleados pueden discutir y modificar los mismos documentos en una sala de conferencias de red segura, y también pueden crear archivos y realizar seminarios. Esto no sólo aumenta la productividad, sino que también reduce la confusión causada por diferentes versiones impresas de su documento.
10 Cuatro buenos hábitos de trabajo
¿Cuándo termina la jornada laboral? Para muchas pequeñas empresas, la respuesta es "interminable".
Incluso muchos directivos tienen mucho entre manos. Para mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal, los empleados deben aprender a ser productivos en el trabajo para estar lejos de sus escritorios en horarios razonables. Si no lo hace, sufrirá falta de energía, poca creatividad y, en última instancia, dañará su salud.
Utilizando los siguientes 10 métodos, puedes identificar el trabajo que se debe completar todos los días y encontrar estrategias para completar las tareas.
1. Comience cada día con un plan
Antes de revisar el correo electrónico o el correo de voz, dedique los primeros 15 minutos de cada día laboral a escribir una lista de tareas pendientes. Después de escribir la lista, sabrá claramente qué tareas deben completarse hoy, qué tareas deben completarse en los próximos días y qué tareas son objetivos a largo plazo. De esta manera, podrá identificar los problemas que deben abordarse primero y evitar distraerse con cosas sin importancia. De esta manera, incluso si decides dejar de trabajar en el momento adecuado, el progreso de tu trabajo seguirá bajo tu control y no se verá afectado.
2. Asigne tareas
Después de escribir la lista de tareas, considere cuidadosamente qué tareas se pueden asignar a otros miembros del equipo. Identificar estas tareas temprano cada día permite a los miembros del equipo comenzar a trabajar lo más rápido posible, acelerando así la finalización de las tareas. Al igual que usted, sus colegas también quieren organizar sus asuntos diarios con antelación. Los compañeros de trabajo no estarán contentos si les asignas tareas en las últimas horas del día porque podrías alterar sus planes.
3. Controla las distracciones
No permitas que correos electrónicos, llamadas telefónicas y reuniones inesperadas interrumpan tu plan de trabajo y te obliguen a trabajar horas extras. Para controlar las distracciones, puede hacer esto: revise su correo electrónico cada pocas horas en lugar de cada 10 minutos; redirija las llamadas al correo de voz y responda solo aquellas que sean realmente urgentes; solicite programar reuniones a una hora que le resulte conveniente.
4. Trabajar temprano y salir temprano
Trabajar hasta tarde puede generar un círculo vicioso: trabajar hasta tarde generalmente hace que te levantes más tarde, lo que a su vez te hace trabajar más tarde, etc. Oblígate a empezar a trabajar temprano y salir temprano durante la semana. Es difícil hacer esto al principio, pero pronto descubrirá que comenzar a trabajar más temprano le dará tiempo para planificar cada día, lo que lo hará más productivo.
5. No realizar asuntos personales durante el horario laboral.
Algunos empleados se dan caprichos durante las horas de trabajo y se distraen con asuntos personales. No es realista ignorar por completo los asuntos personales en el trabajo, así que haga arreglos generales para manejar las facturas, escribir tarjetas de agradecimiento y otras cosas que afectan la eficiencia del trabajo. Estas pequeñas cosas pueden afectar tu trabajo. Si dedicas mucho tiempo a cosas no relacionadas con el trabajo, trabajar horas extras por la noche es inevitable.
6. El teléfono sólo suena una hora antes del trabajo.
Después de un día laboral normal, enruta las llamadas entrantes a tu sistema de correo de voz. Hacer esto asegurará que pueda concentrarse en asuntos urgentes durante su trabajo normal y también evitará que trabaje hasta tarde.
7. Confianza y confianza en el correo electrónico
Muchas comunicaciones diarias se pueden completar a través del correo electrónico sin realizar una llamada telefónica. El uso del correo electrónico puede ayudarle a evitar llamadas telefónicas. Por supuesto, algunas empresas deben hablar directamente con la gente para operar de forma eficaz. Sin embargo, la mayoría de los empleados pueden manejar más comunicaciones por correo electrónico.
8. Revisa tu equipo tecnológico.
“Un cuchillo afilado marcará la diferencia al cortar leña”. Actualizar su computadora y equipo de oficina puede permitirle trabajar de manera más eficiente y llegar a casa a tiempo. Por ejemplo, una computadora potente puede permitirle buscar en la web más rápido o ejecutar múltiples aplicaciones simultáneamente.
9. Uso de métodos de automatización
Aprovecha al máximo los equipos y aplicaciones ofimáticas para completar las tareas laborales. Esto reducirá las operaciones manuales y te dará más tiempo.
10. Todo lo que puedas hacer hoy, puedes hacerlo hoy.
Muchos empleados han desarrollado el hábito de quedarse despiertos hasta tarde porque no pueden completar las tareas durante el día. Quedarse despierto hasta tarde puede reducir su productividad hasta el punto de dañar su salud. Por lo tanto, los empleados deben hacer todo lo posible para mejorar la eficiencia en el trabajo y lograr "lo que pueden hacer hoy, lo pueden hacer hoy".