Sistema de gestión de confidencialidad para documentos confidenciales
1. La gestión de confidencialidad de información y documentos confidenciales se adhiere a los principios de personal responsable dedicado, registro dedicado, almacenamiento especial en mostrador, gestión de procesos completos y garantía de seguridad.
(1) De acuerdo con las necesidades laborales reales, se asignará un oficial de confidencialidad para que sea específicamente responsable de la gestión diaria de los documentos e información confidenciales.
(2) Establecer un sistema de información especial y un sistema de registro de datos para documentos confidenciales, y registrarlos y gestionarlos por separado de los documentos y datos no confidenciales.
(3) Establecer un sistema de registro para el préstamo y uso de documentos e información confidenciales. El préstamo y el uso de documentos e información confidenciales deben registrarse de manera oportuna para que se pueda conocer oportunamente el paradero de los documentos e información confidenciales.
(4) La copia de documentos confidenciales debe ser aprobada por el líder de la unidad. Las copias se tratarán como originales y los procedimientos de registro se completarán de manera oportuna.
En segundo lugar, recepción y distribución de documentos confidenciales
(1). Después de recibir los documentos confidenciales, el administrador del fichero deberá inscribirlos en el registro especial. Después del registro, el responsable de la oficina determinará el alcance de la circulación.
(2). El personal de gestión documental deberá circular estrictamente de acuerdo con el ámbito de circulación determinado. Los documentos confidenciales deben enviarse y leerse en carpetas exclusivas y, por lo general, deben entregarse en persona y recuperarse de inmediato. Está estrictamente prohibido dejarlo sobre su escritorio. Si los líderes de circulación o el personal realmente necesitan retenerlo para trabajar, deben devolverlo a tiempo después de leerlo (usarlo) o notificar al personal relevante para que lo devuelva, y no pueden transferirlo directamente al siguiente enlace. Los administradores de registros deben mantener un registro de los documentos confidenciales abandonados en otros lugares y realizar un seguimiento de su paradero.
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