¡Hola! Me acabo de incorporar a la empresa y quería hacer un inventario de material de oficina y utilizarlo. Cómo gestionar por escrito, en anuncios de empresa.

Ítem 1 y ámbito de aplicación

1) Practicar estrictamente la economía, eliminar el desperdicio y hacer el mejor uso de los materiales;

2) Este método es aplicable Responsable de la compra, uso y distribución de todos los suministros de oficina de la empresa;

Artículo 2 Organización de gestión

1) El departamento de administración de la empresa es responsable de la compra, almacenamiento, distribución y gasto de material y consumibles de oficina Prorrateo y reembolso.

2) Cada departamento presenta informes de acuerdo con los estándares de aceptación del Departamento de Administración y los recibe para su uso

Artículo 3 Solicitud de Suministros de Oficina

1) Cada departamento deberá designar un Responsable dedicado a la gestión de suministros y consumibles de oficina, llenar la “Orden de Compra de Suministros de Oficina” según las necesidades del departamento antes del día 5 de cada mes, y presentarla al Departamento Administrativo y de Recursos Humanos luego de su revisión por parte. el director del departamento.

2) El Departamento Administrativo determina la cantidad para cada departamento con base en los estándares de uso de la oficina personal (determinados por la empresa, reportados al gerente general para su archivo y optimizados y mejorados continuamente) y el inventario de suministros de oficina. La situación y completa la "Tabla de resumen de demanda" de "Suministros de oficina" se enviará al Departamento administrativo y de recursos humanos para su aprobación y luego se enviará a la agencia de adquisiciones para su adquisición.

Artículo 4 Adquisición de material de oficina

1) Una vez realizada la compra, organice la aceptación, siga los procedimientos de almacenamiento y complete el formulario de almacenamiento.

2) En principio, la adquisición del material de oficina la realiza el Departamento de Administración.

3) El material de oficina financiera será adquirido por el propio Departamento de Finanzas, pero los procedimientos de adquisición y acceso deberán ajustarse a las normas de aprobación del Departamento de Personal y Administración.

Artículo 5 Almacenamiento de Material de Oficina

1) El almacén debe verificar los artículos enumerados en el recibo de almacén con los artículos a comprar, realizar un inventario en el almacén y completar la Cuenta "Inventario de Material de Oficina".

2) El almacén realiza un inventario de los suministros de oficina en existencia todos los meses para garantizar que las cuentas sean consistentes.

Artículo 6 Recogida y Almacenamiento de Material de Oficina

1) Una vez finalizado el almacenamiento, el almacén se pondrá en contacto con los destinatarios de material de oficina de cada departamento para recogerlo.

2) Los suministros de oficina que deban recolectarse temporalmente se recolectarán después de ser aprobados por el departamento administrativo y de recursos humanos de acuerdo con los estándares de cuota, y se completarán los procedimientos de salida y se completará el formulario de salida. lleno.

3) El material de oficina de gran tamaño será recogido por el Departamento de Personal y Administración de acuerdo con el principio de reparto entre varias personas.

4) Cuando se transfiere o renuncia a un trabajo, todos los suministros personales de oficina (excepto los consumibles) deben devolverse al departamento administrativo de acuerdo con las normas de la empresa. Si es necesario que el departamento retenga, el usuario debe ser identificado e informado al Departamento de Personal y Administración para que el departamento administrativo pueda rastrear el uso de suministros de oficina.

Artículo 7 Gestión de Consumibles de Máquinas (Accesorios)

1) La solicitud para la obtención de consumibles y accesorios es la misma que para el material de oficina, y se puede cumplimentar en el formulario de solicitud mensual. para material de oficina.

2) Si los accesorios del ordenador como teclados, ratones, etc. funcionan mal y necesitan ser reemplazados y se confirma que son irreparables, se puede acudir al Departamento Administrativo y de Recursos Humanos para realizar los trámites de recogida y devolver los accesorios dañados al Departamento Administrativo y de Recursos Humanos.

3) Para impresoras, máquinas de fax y otros consumibles, todos los departamentos deben planificar sus necesidades con antelación basándose en el principio de economía, y notificar al departamento administrativo y de recursos humanos al mismo tiempo, al de recursos humanos; y el departamento administrativo, como departamento de gestión, debe tener un conocimiento detallado de las condiciones de uso correspondientes y realizar un inventario razonable de los artículos valiosos y de uso común.

4) El almacén también debe establecer un libro de contabilidad para gestionar los consumibles (accesorios) de la máquina mencionados anteriormente.

Artículo 8 Inventario y asignación de costos de suministros y consumibles de oficina

1) El almacén realizará un inventario de los artículos del inventario al final de cada mes para garantizar que los artículos del almacén sean consistentes. con las cuentas reales.

2) El almacén debe procesar la recepción de materiales y consumibles de oficina de cada departamento antes del día 30 de cada mes, desglosar los costos a cada departamento, verificar los costos, llenar el formulario "Materiales y Consumibles de Oficina". "Informe", y aclarar los requerimientos de cada departamento. Al mismo tiempo, el departamento administrativo y de recursos humanos copia los gastos de cada departamento en el informe de material y consumibles de oficina a los jefes de cada departamento.

Artículo 9 Gestión del almacén:

Las mercancías en el almacén deben colocarse ordenadamente y el personal ajeno al almacén no puede ingresar al almacén sin permiso.

Artículo 10 Compensación:

El personal de compras del Departamento de Administración de Personal realizará los reembolsos con base en las órdenes de compra, recibos, informes de artículos de oficina y consumibles.

Artículo 11 Recibo de material de oficina

Todo el material de oficina se recoge en régimen de "canje" (papel de fax, papel de copia, notas adhesivas, lápices, cintas varias, etc. de Valor bajo (excepto consumibles), el departamento de recursos humanos se negará a emitir nuevos suministros si no hay artículos viejos.

Notas relevantes sobre el artículo 12

1) Para los departamentos que no puedan presentar a tiempo los informes mensuales y formularios de solicitud de material de oficina, el Departamento Administrativo y de Recursos Humanos tiene el derecho de considerar que el El departamento no tiene ninguna solicitud para suministros de oficina ese mes. No se comprarán los suministros correspondientes.

2) Si el monto de la solicitud del departamento excede el estándar planificado, el Departamento de Personal y Administración tiene derecho a cancelar el monto correspondiente del monto de la solicitud.

Artículo 13 Este sistema se implementará a partir del 1 de junio de 20XX.