¿Qué departamento es el gerente de compras farmacéuticas?
Responsabilidades del departamento de adquisiciones
Dentro de la empresa, el departamento de adquisiciones debe ser un departamento clave con una clara división del trabajo y responsabilidades claras, responsable de comprar diversos materiales y servicios necesarios para mantener el funcionamiento de la empresa. Tomemos como ejemplo una empresa de fabricación para analizar la estructura organizativa y las responsabilidades laborales del departamento de compras.
En las grandes empresas, la estructura organizativa de compras es compleja, y en las distintas empresas, los puestos de los jefes de los departamentos de compras también son diferentes. Por ejemplo, los títulos de los líderes de departamento incluyen director de adquisiciones, vicepresidente, director, director, gerente, etc. , y los puestos específicamente dedicados al negocio de adquisiciones incluyen supervisores, adquisiciones senior, compradores, etc.
Para facilitar la descripción, este artículo solo utiliza dos responsabilidades de compras, a saber, el gerente de compras, es decir, el líder del departamento, y el comprador, es decir, el empleado de base del departamento, que es responsable. para la implementación de actividades de compras específicas.
1. Director de Compras
Como jefe de departamento, el director de compras es responsable de la formulación y planificación de la estrategia. Sus principales responsabilidades son las siguientes:
(1. ) Según datos históricos de ventas, combine los planes para la introducción de nuevos productos y el retiro de productos antiguos, así como el plan de desarrollo futuro de la empresa, para formular un plan de adquisiciones para el próximo año fiscal. En función de las ventas anuales de la empresa, básicamente se pueden calcular el importe de la compra y los gastos.
(2) Mantener las relaciones existentes con los proveedores y garantizar un suministro estable. Se debe mantener la salud financiera de los proveedores existentes y mantener las relaciones con los proveedores de materias primas críticas, especialmente aquellos en mercados ajustados. La estabilidad de la cadena de suministro es la base del desarrollo empresarial de la empresa.
(3) Desarrollar nuevos proveedores y buscar constantemente proveedores potenciales más rentables. Con la premisa de garantizar un suministro estable, se explorarán nuevos canales de suministro de manera oportuna. El departamento de adquisiciones puede sentir que los antiguos proveedores están felices de trabajar con ellos y que no hay necesidad de gastar más energía en desarrollar nuevos proveedores, pero debemos considerarlo desde dos perspectivas.
La primera es la supervivencia del más fuerte, de modo que los proveedores siempre puedan mantener un estado de competencia y que sus negocios fluyan sin problemas. En segundo lugar, debes ser consciente de la prevención de riesgos a la hora de comprar y no poner todos los huevos en la misma cesta. La epidemia de COVID-19 es una advertencia para nosotros.
Si los principales proveedores se concentran en el mismo país o región, una vez que ocurre un desastre importante en esta región, las pérdidas para el comprador pueden ser enormes.
(4) Gestión de contratos de proveedores, revisar periódicamente los precios con los proveedores existentes y formular planes anuales de reducción de precios.
(5) Revisar el desempeño del suministro, la calidad de la materia prima y el costo de los proveedores existentes, y desarrollar un mecanismo de puntuación de proveedores como base para evaluar el desempeño integral del proveedor. La evaluación de proveedores no es sólo una cuestión de un solo comprador. Requiere un desempeño integral de la entrega y la calidad del producto. El método de puntuación ponderada se puede utilizar para observar la situación general.
(6) Comprender activamente los precios del mercado y las tendencias de desarrollo, obtener el último índice de precios de materias primas y reducir los costos de adquisición garantizando al mismo tiempo la calidad. Los gerentes de adquisiciones deben preocuparse por diversas geopolíticas internacionales y los medios de vida de la población nacional. Se puede decir que se preocupan por todo.
(7) Responsable de la gestión de los empleados de este departamento, formulando planes de formación para el desarrollo de carrera y evaluando el desempeño de los empleados. Formar un equipo excelente y formular un plan de sucesión también son cursos obligatorios para los directivos.
(8) Coordinar la comunicación entre proveedores internos y externos. Sólo comunicándose más y siendo bueno en la comunicación podrá sentirse cómodo en el puesto de gerente de compras.
2. Comprador
El responsable de más trabajo es el nivel operativo, que puede incluir lo siguiente:
(1) Crear nueva información de proveedor y nuevos datos maestros. Información de materias primas compradas.
(2) Los precios de las materias primas compradas deben mantenerse y actualizarse periódicamente.
(3) Desarrollar un plan de compras basado en la demanda y las condiciones del inventario.
(4) Crear una orden de compra y enviarla al proveedor.
(5) Confirmar la fecha de entrega y realizar un seguimiento del estado de entrega del pedido.
(6) Resolver el problema de discrepancia en la entrega de pedidos.
(7) Supervisar el desempeño de las entregas de los proveedores, recopilar datos relevantes e informar cualquier problema anormal en la entrega a los supervisores superiores.
(8) Organizar y realizar un seguimiento de los pagos a proveedores.
¿Cómo transformar el departamento de compras?
1. Cambio de concepto
En las empresas en general el 65% del valor de los productos y servicios proviene de sus proveedores, por lo que el departamento de compras es muy importante en la empresa. Tradicionalmente, el ahorro de costos ha sido el objetivo principal de los departamentos de adquisiciones, pero en el futuro, los departamentos de adquisiciones ampliarán sus funciones para ayudar a las empresas a mejorar el desempeño comercial y promover la innovación.
Los líderes de adquisiciones impulsarán esta transformación adoptando de manera proactiva tecnologías emergentes, desarrollando estrategias digitales claras y reestructurando los modelos de adquisiciones. Impulsados por este cambio, los departamentos de adquisiciones repensarán la estructura organizacional, las actividades de adquisiciones, la asignación de recursos y las habilidades relacionadas de todo el departamento.
En la estructura organizativa tradicional, los departamentos comerciales creen que las adquisiciones son una actividad a nivel de ejecución sin influencia estratégica, por lo que siempre notifican al departamento de adquisiciones para implementar el plan establecido después de plantear los requisitos de adquisiciones.
Con el desarrollo del entorno de competencia en el mercado y los negocios, este concepto también debe cambiar. Las unidades de negocios deben trabajar estrechamente con adquisiciones para lograr un mejor desempeño.
En el modelo tradicional, los compradores apoyan a las unidades de negocio con actividades profesionales de extremo a extremo, como adquisiciones, gestión de categorías y proveedores, desarrollo de estrategias de adquisiciones y negociación con proveedores.
En la gestión de proveedores, los compradores sólo pueden encontrar proveedores manualmente, normalmente con la ayuda de los compradores. Los compradores sólo pueden gestionar a los proveedores desde las perspectivas de precio, calidad, entrega, etc., evaluar estáticamente los riesgos de los proveedores y rara vez actualizar de forma proactiva los resultados de la evaluación.
En la gestión de contratos, el comprador adopta procesos manuales de producción y ejecución y carece de puestos de gestión de documentos centralizados. A veces, los documentos electrónicos del contrato se pierden después de la sustitución de adquisiciones, lo que dificulta garantizar que los proveedores cumplan con el contrato.
Después de cambiar la mentalidad, los compradores deben trabajar en estrecha colaboración con las unidades de negocios para integrar las actividades principales de adquisición, contratación y gestión de proveedores en las actividades de la cadena de suministro para satisfacer mejor las necesidades de los clientes.
Al mismo tiempo, los compradores también participarán más activamente en la innovación del diseño de productos y desarrollarán nuevos proyectos con I+D, diseño de productos y proveedores. Los compradores trabajarán más estrechamente con los equipos empresariales y se centrarán en obtener conocimientos a partir de datos enriquecidos procedentes de sistemas de información internos y externos.
2. Innovación tecnológica
Según una encuesta realizada por SAP Performance Benchmarking, los departamentos de adquisiciones dedican el 52% de su tiempo a actividades transaccionales como conciliación y auditorías de cumplimiento. Este trabajo no sólo requiere mucho tiempo y es laborioso, sino que es puramente reactivo y no aborda las causas fundamentales de la gestión de adquisiciones.
En el futuro, las empresas automatizarán la mayoría de las actividades de transacción, como el uso de la automatización robótica de procesos para realizar automáticamente pedidos de materias primas con grandes cantidades de compra y una demanda relativamente estable, liberando así recursos humanos y liberando a los empleados de tareas aburridas. y tareas repetitivas. Liberarse del trabajo y centrarse en trabajos que puedan crear mayor valor para la empresa.
En definitiva, los costes operativos del departamento de adquisiciones se reducirán y aportarán más valor a la empresa. Según un estudio de McKinsey, es probable que el 60% del proceso desde el origen hasta el pago esté total o mayoritariamente automatizado, y el ahorro de costos resultante represente el 3,5% del ahorro total.
En las actividades de contratación digital, se utilizarán inteligencia artificial y blockchain para redactar contratos y proporcionar orientación para las decisiones de contratación. Los departamentos de adquisiciones utilizarán tecnología de análisis predictivo para aumentar la visibilidad del gasto en adquisiciones, lo que facilita las decisiones de adquisiciones.
Los departamentos de adquisiciones pueden utilizar análisis y paneles de control integrados para resaltar el desempeño real de los proveedores y predecir riesgos potenciales de diferentes dimensiones para mejorar el proceso general de gestión de proveedores.
Al adoptar contratos digitales, los departamentos de adquisiciones pueden mejorar la calidad, la transparencia y la velocidad de las negociaciones con los proveedores, fortalecer la colaboración y reducir las preocupaciones corporativas sobre el cumplimiento de los proveedores.
En la era digital, con la aparición de varias tecnologías nuevas, los departamentos de adquisiciones utilizarán RPA, blockchain, aprendizaje automático y otras tecnologías para mejorar la eficiencia de las actividades transaccionales, reducir los costos operativos laborales y expandir la innovación empresarial. pensando en crear más valor para la empresa.